เชี่ยวชาญตาราง Excel: 4 วิธีจัดเรียงและกรองข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ

เมื่อคุณมีตารางขนาดใหญ่เป็นชุดข้อมูล มักจะต้องจัดเรียง (Sort) และ กรอง (Filter) ใน Excel ในโพสต์นี้ จะอธิบายวิธีจัดเรียงและกรอง ข้อมูลของตารางใน Excel

คุณสามารถดาวน์โหลดสมุดงานฝึกปฏิบัติได้จากที่นี่:

4 วิธีใช้ Sort และ Filter กับตาราง Excel

ที่นี่ จะอธิบาย 3 วิธีง่ายๆ (จริงๆ แล้วมี 4 วิธีในบทความ) วิธีการจัดเรียงและกรอง กับ ตาราง Excel เพื่อความเข้าใจที่ดีกว่า จะใช้ชุดข้อมูลตัวอย่าง ซึ่งมีข้อมูลของ บริษัทอสังหาริมทรัพย์ ชุดข้อมูลแสดงด้านล่าง

1. สร้างตารางเพื่อใช้ Sort และ Filter ใน Excel

คุณสามารถใช้ฟีเจอร์ของ ตาราง Excel เพื่อจัดเรียงและกรอง ข้อมูลได้ ที่นี่จะแสดงวิธีสร้างตารางและวิธีจัดเรียง/กรองข้อมูลของคุณ

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก ต้องเลือกข้อมูล ที่นี่เลือกช่วง B4:F14
• ขั้นที่สอง จากแท็บ Insert >> เลือกฟีเจอร์ Table

ตอนนี้ กล่องโต้ตอบ Create Table จะปรากฏ

• ต่อไป เลือกข้อมูลสำหรับตารางของคุณ ซึ่งจะถูกเลือกอัตโนมัติ
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่า "My table has headers" (ตารางของฉันมีหัวเรื่อง) ถูกติ๊กถูก
• จากนั้น กด OK

ขณะนี้ คุณจะเห็น ตาราง ดังนี้ ตามที่เห็น แต่ละรายการในแถวหัวของตารางมีลูกศรแบบเลื่อนลง (drop-down arrow) ลูกศรนี้เรียกว่า "Filter button" (ปุ่มตัวกรอง)

ตอนนี้ หากคุณคลิกที่ ปุ่ม Filter คุณจะเห็นตัวเลือกการจัดเรียงและกรอง หลายประเภท

พื้นฐานแล้ว การจัดเรียง (Sorting) หมายถึงการเรียงลำดับแถวใหม่ตามเกณฑ์บางอย่าง เช่น คุณอาจต้องการจัดเรียงคอลัมน์ตาม ลำดับตัวอักษร ตอนนี้ สมมติอยากจัดเรียงคอลัมน์ Area (พื้นที่) ตามลำดับตัวอักษร

• คลิกที่ ปุ่ม Filter ของคอลัมน์ Area จะเห็นตัวเลือกจัดเรียง 3 แบบ: Sort A to Z, Sort Z to A, และ Sort by Color
• จากนั้น คลิกที่ Sort A to Z

ขณะนี้ คุณจะได้ ลูกศรชี้ขึ้น เล็กๆ ติดกับ ปุ่ม Filter เพื่อบอกว่าคุณได้ จัดเรียง คอลัมน์นี้จากตัวอักษรต่ำไปสูงแล้ว

อ่านเพิ่มเติม: วิธีใช้ Slicers กรองตารางใน Excel 2013

• ตอนนี้ คลิกที่ปุ่ม Filter ของคอลัมน์ "List Price" (ราคารายการ) เนื่องจากคอลัมน์นี้เก็บตัวเลข ตัวเลือก การจัดเรียง จึงเปลี่ยนไป ตัวเลือกจัดเรียงจริงๆ แล้วขึ้นอยู่กับเนื้อหาของคอลัมน์

• จากนั้น คลิกที่ตัวเลือก "Sort Smallest to Largest" (เรียงจากน้อยไปมาก) ดังนั้น จัดเรียงคอลัมน์ในลำดับเพิ่มขึ้น (ascending order)

ขณะนี้ คุณเห็น ลูกศรชี้ขึ้น กับ ปุ่ม Filter บ่งบอกว่าจัดเรียงคอลัมน์ "List Price" แบบ ascending order แล้ว

ตอนนี้ อยากแสดงวิธีจัดเรียง คอลัมน์โดยใช้สีพื้นหลังหรือสีตัวอักษร ที่นี่ คุณ ไม่สามารถ เรียงคอลัมน์โดยใช้สีพื้นหลังเริ่มต้นของตารางหรือสีตัวอักษรเริ่มต้นของตารางได้

เฉพาะเมื่อคุณได้ใช้สีต่างๆ ในเซลล์หรือตัวอักษรด้วยตัวเอง จึงสามารถจัดเรียงคอลัมน์โดยใช้สีพื้นหลังหรือสีตัวอักษรได้

ที่นี่ เพื่อความเข้าใจที่ดีกว่า ได้ใช้สีพื้นหลังบางสีในเซลล์บางส่วน และใช้สีตัวอักษรบางสีในข้อความบางส่วนในคอลัมน์นี้

• จากนั้น คลิกที่ ปุ่ม Filter ในคอลัมน์ Area อีกครั้ง >> วางเมาส์บน Sort by Color

ขณะนี้ เมนูย่อยจะปรากฏ นอกจากนี้ คุณสามารถเลือก "Sort by Cell Color" (เรียงตามสีเซลล์) หรือ "Sort by Font Color" (เรียงตามสีตัวอักษร) ได้ ตามที่เห็น "Sort by Cell Color" มี 3 ตัวเลือกสำหรับคอลัมน์นี้: สีเขียว, สีเหลือง, และ No Fill (ไม่มีสี) อีกครั้ง Sort by Font Color ก็มี 3 ตัวเลือกสี: สีแดงของตัวอักษร, และ Automatic Font color (สีตัวอักษรอัตโนมัติ) มีตัวเลือกอีกอย่างคือ Custom Sort (จัดเรียงกำหนดเอง) ซึ่งจะอภิปรายต่อไป

• ที่นี่ จากตัวเลือก Sort by Cell Color >> เลือก สีเขียว

ผลลัพธ์จะเป็นดังนี้

ตอนนี้ มาดูวิธีจัดเรียงหลายคอลัมน์

จริงๆ แล้ว คุณสามารถจัดเรียงหลายคอลัมน์ได้ 2 วิธี ตัวอย่าง อยากจัดเรียง 3 คอลัมน์: Agent, Area, และ List Price เมื่อจัดเรียงหลายคอลัมน์ จงจำไว้สำคัญ: ให้จัดเรียง คอลัมน์ที่น้อยที่สุด ก่อน แล้วค่อยจัดเรียงคอลัมน์ลำดับถัดไป และสุดท้ายจัดเรียงคอลัมน์ที่ สำคัญที่สุด

ในกรณีของผม สมมติคอลัมน์ที่น้อยที่สุดคือ Area ตามด้วย List Price และสำคัญที่สุดคือ Agent

• ขั้นแรก จัดเรียงคอลัมน์ Area คลิกปุ่ม Filter เลือก "Sort A to Z"
• จากนั้น จัดเรียงคอลัมน์ List Price คลิกปุ่ม Filter เลือก "Sort Smallest to Largest"
• สุดท้าย จัดเรียงคอลัมน์ Agent ในปุ่ม Filter เลือก "Sort A to Z"

นี่คือวิธีจัดเรียงหลายคอลัมน์

นอกจากนี้ ยังมีอีกวิธีหนึ่งในการจัดเรียงหลายคอลัมน์

• ขั้นแรก คลิกที่ ปุ่ม Filter ใดๆ
• ขั้นที่สอง วาง Mouse pointer บนตัวเลือก "Sort by Color"
• ขั้นที่สาม คลิกที่ฟีเจอร์ Custom Sort

ขณะนี้ กล่องโต้ตอบชื่อ Sort จะปรากฏ เนื่องจากอยากจัดเรียงรวม 3 คอลัมน์ และในกล่องโต้ตอบจัดเรียงได้แค่คอลัมน์เดียว จึงต้องเพิ่มระดับ (Level) อีก 2 ระดับ

• ขั้นแรก เพิ่ม 2 ระดับโดยคลิกปุ่ม "Add Level" 2 ครั้ง

ในกล่องโต้ตอบ Sort คอลัมน์ที่สำคัญที่สุดจะอยู่บนสุด ตามด้วยคอลัมน์ลำดับถัดไป และสุดท้ายคือคอลัมน์ที่น้อยที่สุด ที่นี่ คอลัมน์สำคัญที่สุดคือ "Agent" ตามด้วย "List Price" และน้อยที่สุดคือ "Area"

• ขั้นที่สอง เลือก Agent ใน Sort by drop-down
• ขั้นที่สาม เลือก Sort on Values ที่นี่ สามารถเรียงตาม Values, Cell Color, Font Color, และ Cell Icon ได้
• ขั้นที่สี่ เลือก Order เป็น A to Z คลิกที่ drop-down จะมีตัวเลือก Z to A และ "Custom Lists" อีก ตามด้วยคลิก Custom Lists เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ Custom Lists

• จากนั้น เลือก List Price ในกล่อง Then by >> เลือก Order เป็น Largest to Smallest
• สุดท้าย เลือกคอลัมน์ Area ในกล่อง Then by >> คง Order ไว้เป็น A to Z
• ต่อไป กด OK

นอกจากนี้ คุณยังสามารถยกระดับ ลดระดับได้ เพียงเลือก Level คลิกลูกศร Up และ Down อีกด้วย คุณยังสามารถคัดลอกและลบ Level ได้ โดยต้องคลิกปุ่ม Options ขณะนั้น กล่องโต้ตอบ Sort Options จะปรากฏพร้อม More Options ยิ่งไปกว่านั้น สามารถทำให้การจัดเรียง Case Sensitive (แบ่งเลขใหญ่เล็ก) และเปลี่ยน Orientation (ทิศทาง) ได้

สุดท้าย คุณจะได้ คอลัมน์ 3 คอลัมน์ ที่จัดเรียงแล้ว ตามเกณฑ์

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้าง Timeline ใน Excel เพื่อกรอง Pivot Tables!

ตอนนี้ มาพูดถึงวิธี กรอง (Filter) ตาราง

จริงๆ แล้ว การกรอง (Filtering) หมายถึงการแสดงเฉพาะแถวที่ตรงตามเงื่อนไข แถวอื่นจะถูกซ่อน ตัวอย่าง ใน ตารางอสังหาริมทรัพย์ นี้ อาจสนใจดูเฉพาะข้อมูล Central Area เพื่อทำ การกรอง นี้ ให้ทำตามขั้นตอน:

• ขั้นแรก คลิกที่ ปุ่ม Filter ถัดจากคอลัมน์ Area
• ขั้นที่สอง ยกเลิกติ๊ก Select All
• ขั้นที่สาม เลือก Central
• ขั้นที่สี่ กด OK

ขณะนี้ จะเห็นว่าเฉพาะ ข้อมูลเกี่ยวกับ Central Area เท่านั้นที่แสดงในตาราง สังเกตว่าหมายเลขแถวบางตัวหายไป พวกมันถูกซ่อนอยู่ นอกจากนี้ สังเกตว่า ปุ่ม Filter ของคอลัมน์นี้แสดงกราฟิกที่แตกต่าง หมายถึงคอลัมน์นี้ถูก กรอง แล้ว

การ กรองแบบซับซ้อน (complex filtering) ก็ทำได้เช่นกัน เพิ่มเติม สมมติอยากดูเฉพาะ Hamilton และ Peterson ในคอลัมน์ Agent และเฉพาะ N. County ในคอลัมน์ Area

• ขั้นแรก วาง เมาส์ บน ปุ่ม Filter ถัดจากคอลัมน์ Agent
• ขั้นที่สอง เลือกตัวเลือก "Text Filters" (ตัวกรองข้อความ) ขณะนี้ เมนูย่อยปรากฏ มีตัวเลือกมากมาย: Equals, Does Not Equal, Begins With, Ends With, Contains, Does Not Contain, และ Custom Filter ลองขุดค้นด้วยตัวเองและทำการบ้านเรื่องนี้
• สุดท้าย คลิก Custom Filter

ต่อมา กล่องโต้ตอบ Custom AutoFilter จะปรากฏ

การกรองนี้จะแสดงแถวที่ Agent Equals (เท่ากับ) นอกจากนี้ คุณสามารถเปลี่ยนได้โดยคลิกที่ drop-down จะมีตัวเลือกมาก: equals, does not equal, is greater than, is greater than or equal to และอีกมากมาย

• ตอนนี้ เลือก Hamilton ถัดจากกล่อง equals แรก
• จากนั้น เลือก Or และอีกครั้ง equals แล้ว Peterson
• สุดท้าย คลิก OK

สุดท้ายนี้ คุณจะเห็นเฉพาะ Hamilton และ Peterson ในคอลัมน์ Agent แสดงในตาราง

ด้วยวิธีเดียวกัน คุณสามารถกรองคอลัมน์ตัวเลขได้ เมื่อใช้ การกรอง มากขึ้น แถวทั้งหมดที่อัปเดต ของตารางจะมองเห็นได้

• คลิกที่ ปุ่ม Filter ถัดจากคอลัมน์ Area
• จากนั้น ยกเลิก Select All และเลือก N. County
• ต่อไป กด OK

สุดท้าย คุณจะเห็น 2 คอลัมน์ที่กรองแล้ว

2. ใช้เมนูบริบท (Context Menu Bar) เพื่อ Sort และ Filter กับตาราง Excel

คุณสามารถใช้ Context Menu Bar (เมนูบริบท) เพื่อจัดเรียงและกรองตาราง Excel ที่นี่ จะทำการจัดเรียงก่อน

• ขั้นแรก เลือกคอลัมน์ที่ต้องการจัดเรียง ที่นี่เลือก B4
• ขั้นที่สอง คลิกขวา ที่เซลล์ B4
• ขั้นที่สาม จาก Context Menu Bar >> เลือก Sort >> แล้วเลือก Sort A to Z ที่นี่ สามารถจัดเรียงตามวิธีที่ต้องการได้

ขณะนี้ จะเห็น ตารางที่จัดเรียงแล้ว ดังนี้

เช่นเดียวกัน จะทำ การกรอง (Filtering)

• ขั้นแรก เลือกเซลล์ที่ต้องการกรอง ที่นี่เลือก D10
• ขั้นที่สอง คลิกขวา ที่เซลล์ D10
• ขั้นที่สาม จาก Context Menu Bar >> เลือก Filter >> แล้วเลือก Filter by Selected Cell's Color ที่นี่ สามารถกรองตามวิธีที่ต้องการได้

สุดท้าย จะเห็น ตารางที่จัดเรียงและกรองแล้ว ดังนี้

3. ใช้คำสั่ง Sort & Filter

ที่นี่ สามารถใช้คำสั่ง Sort & Filter เพื่อจัดเรียงและกรองใน Excel

• ขั้นแรก เลือกเซลล์ที่ต้องการจัดเรียงหรือกรอง ที่นี่เลือก B4
• ขั้นที่สอง จากแท็บ Home >> ไปที่ฟีเจอร์ Editing
• ขั้นที่สาม จากคำสั่ง Sort & Filter >> เลือกตัวเลือก Custom Sort

ขณะนี้ กล่องโต้ตอบชื่อ Sort จะปรากฏ

• ขั้นแรก เลือก Date Listed เป็น Sort by และ Order เป็น Newest to Oldest
• ขั้นที่สอง คลิก 2 ครั้งที่ตัวเลือก Add Level
• ขั้นที่สาม เลือก Sq Ft เป็น Sort by และ Order เป็น Largest to Smallest
• เช่นเดียวกัน เลือก Agent เป็น Sort by และ Order เป็น A to Z

ในกล่องโต้ตอบ Sort คอลัมน์ ที่สำคัญที่สุด มา ก่อน ตามด้วยคอลัมน์ลำดับถัดไป และสุดท้ายคอลัมน์ที่น้อยที่สุด ที่นี่ คอลัมน์สำคัญที่สุดคือ "Date Listed" ตามด้วย "Sq Ft" และน้อยที่สุดคือ "Agent"

• สุดท้าย กด OK

สุดท้าย จะเห็น ตารางที่จัดเรียงแล้ว ดังนี้

นอกจากนี้ เพื่อทำ การกรอง ให้ทำตามขั้นตอน:

• ขั้นแรก คลิกที่ ปุ่ม Filter ถัดจากคอลัมน์ Area
• ขั้นที่สอง ยกเลิก Select All
• ขั้นที่สาม เลือก N. County และ S. County
• ขั้นที่สี่ กด OK

สุดท้าย จะเห็น ตารางที่จัดเรียงและกรองแล้ว ดังนี้

4. ใช้ปุ่มลัดแป้นพิมพ์เพื่อจัดเรียงและกรองตาราง Excel

นอกจากนี้ ยังสามารถใช้ ปุ่มลัดแป้นพิมพ์ (Keyboard Shortcuts) เพื่อเรียก ปุ่ม Filter ได้

• ขั้นแรก เลือกคอลัมน์ที่ต้องการจัดเรียง ที่นี่เลือก D4
• ขั้นที่สอง กด CTRL+SHIFT+L

ต่อมา จะเห็น ปุ่ม Filter

ที่นี่ คุณสามารถทำตาม วิธีที่ 1 เพื่อจัดเรียงและกรองได้ ด้านล่าง แนบ ตารางที่จัดเรียงและกรองแล้ว โดยทำตามวิธีก่อนหน้า

สิ่งที่ควรจดจำ

• ที่นี่ เพื่อลบการกรองสำหรับคอลัมน์ ให้คลิกที่ ปุ่ม Filter และเลือก Clear Filter from that column (ล้างตัวกรองจากคอลัมน์นั้น)
• นอกจากนี้ หากคุณกรองหลายคอลัมน์ และต้องการ ลบ การกรองทั้งหมดพร้อมกัน ให้คลิกที่ drop-down Sort & Filter ในริบบิ้น Home แล้วเลือกคำสั่ง Clear จากรายการ
• ยิ่งไปกว่านั้น สามารถใช้ปุ่มลัดแป้นพิมพ์ CTRL+SHIFT+L เพื่อลบ ปุ่ม Filter ได้

สรุป

หวังว่าบทความนี้จะมีประโยชน์ ที่นี่ อธิบาย 4 วิธีที่เหมาะสมในการใช้ Sort และ Filter กับตาราง Excel คุณสามารถเยี่ยมชมเว็บไซต์ Exceldemy เพื่อเรียนรู้เนื้อหาเกี่ยวกับ Excel เพิ่มเติม โปรดแสดงความคิดเห็น ข้อเสนอแนะ หรือคำถามในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง

อ่านเพิ่มเติม…

Excel Advanced Filter [Multiple Columns & Criteria, Using Formula & with Wildcards]

Using Table Nomenclature in Excel & Referring to Tables in VBA!