เมื่อคุณมีตารางขนาดใหญ่เป็นชุดข้อมูล เกือบตลอดเวลา คุณอาจต้องจัดเรียงและกรอง ใน Excel ในโพสต์นี้ ฉันจะพูดถึงวิธีจัดเรียงและกรอง ข้อมูลของตารางใน Excel
คุณสามารถดาวน์โหลดสมุดแบบฝึกหัดได้จากที่นี่:
4 วิธีในการใช้การเรียงลำดับและกรองด้วยตาราง Excel
ฉันจะอธิบาย 3 วิธีง่ายๆ ของวิธีการจัดเรียงและกรอง ด้วย ตาราง Excel . เพื่อความเข้าใจที่ดีขึ้น ฉันจะใช้ชุดข้อมูลตัวอย่าง ซึ่งมีข้อมูลของบริษัท บริษัทอสังหาริมทรัพย์ . ชุดข้อมูลได้รับด้านล่าง
1. การแทรกตารางเพื่อใช้การเรียงลำดับและกรองใน Excel
คุณสามารถใช้คุณสมบัติของตาราง Excel เพื่อจัดเรียงและกรอง ข้อมูล. ที่นี่ ฉันจะแสดงวิธีแทรกตารางและวิธีจัดเรียงและกรองข้อมูลของคุณ
ขั้นตอน:
- ขั้นแรก คุณต้องเลือกข้อมูล ที่นี่ฉันได้เลือกช่วง B4:F14 .
- ประการที่สอง จาก แทรก แท็บ>> เลือก ตาราง คุณลักษณะ
ตอนนี้ กล่องโต้ตอบ ของ สร้างตาราง จะปรากฏขึ้น
- ถัดไป เลือกข้อมูลสำหรับตารางของคุณ ซึ่งจะถูกเลือกโดยอัตโนมัติ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่า “ตารางของฉันมีส่วนหัว” ถูกทำเครื่องหมายไว้
- จากนั้น กด ตกลง
ในขณะนี้ คุณจะเห็น ตาราง . ต่อไปนี้ . อย่างที่คุณเห็น แต่ละรายการในแถวส่วนหัวของตารางมีลูกศรดรอปดาวน์ ลูกศรแบบเลื่อนลงนี้เรียกว่า “ตัวกรอง ปุ่ม ”
ตอนนี้ หากคุณคลิกที่ ปุ่มตัวกรอง คุณจะเห็นการจัดเรียงและการกรอง .หลายประเภท ตัวเลือก
โดยทั่วไปการเรียงลำดับ หมายถึงการจัดเรียงแถวใหม่ตามเกณฑ์บางอย่าง ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการจัดเรียงคอลัมน์ในลำดับตามตัวอักษร . สมมติว่าฉันต้องการจัดเรียงพื้นที่ .นี้ คอลัมน์ตามลำดับตัวอักษร
- ดังนั้น คลิกที่ปุ่มตัวกรอง ของ พื้นที่ คอลัมน์. ที่นี่ คุณสามารถดูสาม ตัวเลือกการจัดเรียง:จัดเรียง A ถึง Z , เรียงจาก Z ถึง A และจัดเรียงตามสี .
- จากนั้น ฉันคลิกที่ จัดเรียง A ถึง Z .
ในตอนนี้ คุณจะได้ลูกศรขึ้น .เล็กน้อย ข้างปุ่มตัวกรอง เพื่อแจ้งให้คุณทราบว่าคุณได้ จัดเรียง คอลัมน์นี้ตั้งแต่ตัวอักษรล่างไปจนถึงตัวอักษรที่สูงกว่า
อ่านเพิ่มเติม: วิธีใช้ตัวแบ่งส่วนข้อมูลเพื่อกรองตารางใน Excel 2013
- ตอนนี้ คลิกที่ “ราคาปลีก ปุ่มตัวกรองของคอลัมน์ ” . โดยที่ “ราคาปลีก ” คอลัมน์ถือตัวเลข ดังนั้น คุณเห็น การเรียงลำดับ ตัวเลือกมีการเปลี่ยนแปลง ดังนั้น การเรียงลำดับ ตัวเลือกจริงขึ้นอยู่กับเนื้อหาของคอลัมน์
- จากนั้น ฉันคลิกที่ “เรียงลำดับจากน้อยไปมาก " ตัวเลือก. ดังนั้นฉันจึงเรียงลำดับคอลัมน์จากน้อยไปมาก
ขณะนี้ คุณสามารถเห็นลูกศรขึ้น ด้วยปุ่มตัวกรอง เพื่อแจ้งให้คุณทราบว่าคุณได้จัดเรียง “ราคาปลีก ” ใน เรียงลำดับจากน้อยไปมาก .
ตอนนี้ ฉันต้องการแสดงวิธีที่คุณสามารถ จัดเรียง คอลัมน์ที่ใช้สีพื้นหลังหรือข้อความ ที่นี่ คุณไม่สามารถจัดเรียงคอลัมน์โดยใช้สีพื้นหลังของตารางเริ่มต้นหรือสีข้อความเริ่มต้นของตารางได้
เฉพาะเมื่อคุณใช้สีต่างๆ ในเซลล์หรือข้อความด้วยตัวเองเท่านั้น คุณสามารถจัดเรียงคอลัมน์โดยใช้สีพื้นหลังหรือสีข้อความได้
เพื่อความเข้าใจที่ดีขึ้น ฉันได้ใช้สีพื้นหลังในบางเซลล์ และใช้สีข้อความในบางข้อความในคอลัมน์นี้
- จากนั้น คลิกที่ ปุ่มตัวกรอง ใน พื้นที่ อีกครั้ง>> เลื่อนเมาส์ไปที่ จัดเรียงตามสี .
ในขณะนี้ เมนูย่อยจะปรากฏขึ้น นอกจากนี้ คุณสามารถเลือก “จัดเรียงตามสีของเซลล์ ” หรือ “จัดเรียงตามสีฟอนต์ ” อย่างที่คุณเห็น “จัดเรียงตามสีของเซลล์ ” มี สาม ตัวเลือกสำหรับคอลัมน์นี้:สีเขียว สีเหลือง และ ไม่เติมสี . อีกครั้ง จัดเรียงตามสีแบบอักษร มีสาม .ด้วย ตัวเลือกสี:สีแบบอักษรสีแดง และ สีแบบอักษรอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังมีอีกตัวเลือกหนึ่ง การจัดเรียงแบบกำหนดเอง ซึ่งผมจะกล่าวถึงในภายหลัง
- ที่นี่ จาก จัดเรียงตามสีของเซลล์ ตัวเลือก >> ฉันเลือกสีเขียว
จากนั้นคุณจะเห็นผลลัพธ์ดังต่อไปนี้
ตอนนี้ มาดูกันว่าคุณจะจัดเรียงหลายคอลัมน์ได้อย่างไร
ที่จริงแล้ว คุณสามารถจัดเรียงหลายคอลัมน์ใน สอง วิธี ตัวอย่างเช่น ฉันต้องการเรียงลำดับสาม คอลัมน์:ตัวแทน พื้นที่ และราคาปลีก . เมื่อคุณจัดเรียงหลายคอลัมน์ ให้นึกถึงสิ่งสำคัญอย่างหนึ่ง:อันดับแรก ให้จัดเรียงคอลัมน์ที่มีนัยสำคัญน้อยที่สุด จากนั้นจัดเรียงคอลัมน์ลำดับความสำคัญถัดไป และจัดเรียงคอลัมน์ที่สำคัญที่สุดในตอนท้าย
ในกรณีของฉัน สมมติว่าคอลัมน์ที่มีความสำคัญน้อยที่สุดของฉันคือ พื้นที่ คอลัมน์ ราคาปลีก คอลัมน์และคอลัมน์ที่สำคัญที่สุดคือ ตัวแทน คอลัมน์
- อย่างแรกเลย ฉันจะเรียงลำดับพื้นที่ ให้คลิกที่ปุ่มตัวกรอง และเลือก “เรียง A ถึง Z ” ตัวเลือก
- จากนั้น จัดเรียง ราคาปลีก ให้คลิกที่ปุ่มตัวกรอง และเลือก “เรียงจากน้อยไปหามาก ” ตัวเลือก
- สุดท้าย จัดเรียง ตัวแทน ในปุ่มตัวกรอง ให้เลือก “จัดเรียง A ถึง Z ” ตัวเลือก
นี่คือวิธีการจัดเรียงหลายคอลัมน์
นอกจากนี้ยังมีวิธีอื่นที่คุณสามารถจัดเรียงหลายคอลัมน์ได้
- ขั้นแรก คลิกที่ปุ่มตัวกรอง .
- ประการที่สอง ย้ายตัวชี้เมาส์ เหนือ “จัดเรียงตามสี ” ตัวเลือก
- หลังจากนั้น คลิกที่ การจัดเรียงแบบกำหนดเอง คุณลักษณะ
ขณะนี้กล่องโต้ตอบชื่อจัดเรียง ปรากฏขึ้น เนื่องจากฉันต้องการเรียงลำดับทั้งหมด สาม คอลัมน์ และในกล่องโต้ตอบ คุณสามารถจัดเรียงได้เพียงคอลัมน์เดียว ดังนั้นฉันต้องเพิ่มอีกสองระดับ
- ประการแรก ฉันเพิ่มอีกสองระดับโดยคลิกสองครั้งที่ “เพิ่มระดับ ปุ่ม ”
ในกล่องโต้ตอบการเรียงลำดับ คอลัมน์ที่สำคัญที่สุดมาก่อน จากนั้นคอลัมน์สำคัญถัดไป และสุดท้ายคอลัมน์ที่มีนัยสำคัญน้อยที่สุด คอลัมน์ที่สำคัญที่สุดของฉันคือ “ตัวแทน ” ตามด้วยคอลัมน์ “ราคาปลีก ” และคอลัมน์ที่มีความสำคัญน้อยที่สุดคือ “พื้นที่” คอลัมน์
- ประการที่สอง ฉันเลือก ตัวแทน ใน จัดเรียงตามเมนูแบบเลื่อนลง .
- ประการที่สาม ฉันเลือกเรียงลำดับตาม ค่า . ที่นี่ คุณสามารถจัดเรียง ค่า สีของเซลล์ สีแบบอักษร และ ไอคอนเซลล์ .
- ประการที่สี่ เลือก คำสั่งซื้อ เป็น A ถึง Z . ที่นี่ เพื่อดูตัวเลือกเพิ่มเติม คลิกที่เมนูแบบเลื่อนลง Z ถึง A และ “รายการที่กำหนดเอง ” มีตัวเลือก อีกครั้ง ให้คลิกที่ รายการที่กำหนดเอง ตัวเลือกเพื่อเปิด รายการที่กำหนดเอง กล่องโต้ตอบ
- จากนั้น เลือก ราคาปลีก ใน จากนั้น โดย กล่อง>> เลือก คำสั่งซื้อ เป็น มากไปหาน้อย .
- สุดท้าย เลือก พื้นที่ คอลัมน์ใน จากนั้นโดย กล่อง>> จากนั้นให้ไม่เปลี่ยนแปลง คำสั่งซื้อ เป็น A ถึง Z.
- ต่อมาต้องกด ตกลง .
นอกจากนี้ คุณสามารถเพิ่มระดับของคุณ คุณสามารถลดระดับของคุณ เพียงเลือกระดับ คลิกที่ ขึ้น ลูกศร และคลิกที่ ลง . อีกครั้ง ลูกศร นอกจากนี้ คุณสามารถคัดลอกระดับและลบระดับได้ ในการทำเช่นนั้น คุณต้องคลิกที่ ตัวเลือก ปุ่ม. ในขณะนั้น ตัวเลือกการจัดเรียง กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้นพร้อมกับตัวเลือกเพิ่มเติม . นอกจากนี้ คุณสามารถทำการจัดเรียงของคุณ ตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่ และคุณสามารถเปลี่ยน การวางแนว .
สุดท้ายคุณจะได้เรียงสาม คอลัมน์ตามเกณฑ์
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างไทม์ไลน์ใน Excel เพื่อกรอง Pivot Table!
ตอนนี้ มาคุยกันถึงวิธีกรอง ตาราง
อันที่จริงการกรอง หมายถึงแสดงเฉพาะแถวที่ตรงตามเงื่อนไข แถวอื่น ๆ จะถูกซ่อน ตัวอย่างเช่น ในตารางอสังหาริมทรัพย์ คุณอาจสนใจดูเฉพาะ พื้นที่ส่วนกลาง ข้อมูล. นอกเหนือจากนี้ ให้ทำ การกรอง คุณสามารถทำตามขั้นตอนที่กำหนดได้
- ขั้นแรก คลิกที่ปุ่มตัวกรอง ข้าง พื้นที่ คอลัมน์
- ประการที่สอง ยกเลิกการทำเครื่องหมาย เลือกทั้งหมด ตัวเลือก
- ประการที่สาม เลือก ส่วนกลาง ตัวเลือก
- สุดท้าย กด ตกลง .
ในขณะนี้ คุณจะเห็นว่าเฉพาะ ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับพื้นที่ส่วนกลาง อยู่บนโต๊ะได้แล้ว นอกจากนี้ โปรดสังเกตว่าไม่มีหมายเลขแถวบางหมายเลข ซึ่งจริงๆ แล้วหมายเลขแถวนั้นถูกซ่อนไว้ นอกจากนี้ โปรดสังเกตว่า ปุ่มตัวกรอง ของคอลัมน์นี้กำลังแสดง กราฟิก . ที่แตกต่างกัน ซึ่งหมายความว่าฉันได้ กรองคอลัมน์นี้ .
เช่นเดียวกับ การกรองที่ซับซ้อน ก็เป็นไปได้เช่นกัน นอกจากนี้ บอกว่าอยากดูเฉพาะ แฮมิลตัน และ ปีเตอร์สัน ใน ตัวแทน คอลัมน์และเฉพาะ N. อำเภอ ในพื้นที่ คอลัมน์
- ขั้นแรก ใส่ เมาส์ เคอร์เซอร์บนปุ่มตัวกรอง beside the Agent column.
- Secondly, choose the “Text Filters ” option. At this time, a sub-menu appears and so many options are here. Equals, Does Not Equal, Begins With, Ends With, Contains, Does Not Contain, and Custom Filter . Dig them out by yourself and solve the homework on this topic.
- Lastly, I click on Custom Filter.
Subsequently, a Custom AutoFilter dialog box appears.
This Filtering will show rows where Agent is Equals. Furthermore, you can change it by clicking on the drop-down where you will see so many options:equals, does not equal, is greater than, is greater than or equal to and so many others.
- Now, I select Hamilton besides the 1st equals กล่อง.
- Then, I select Or and then again equals , and then Peterson .
- Lastly, I click OK .
Last but not the least, you will see only Hamilton and Peterson as agents are showing on the table now.
In the same way, you can filter a number of columns. When you use more filtering , the total updated Rows of the table will be visible.
- Similarly, click on the Filter button beside the Area column
- Then, unmark the Select All option and then select the N. County ตัวเลือก
- Subsequently, press OK .
Lastly, you will see two filtered columns.
2. Use of Context Menu Bar to Sort and Filter with Excel Table
You can use the Context Menu Bar to sort and filter an Excel table. At first, I will do the sorting.
- Firstly, select any column that you want to sort. Here, I have selected B4 .
- Secondly, right-click on the B4 เซลล์
- Thirdly, from the Context Menu Bar >> choose Sort >> then select Sort A to Z . Here, you can sort according to your preferred way.
At this time, you will see the following sorted table .
Similarly, I will do filtering .
- Firstly, select any cell that you want to sort. Here, I have selected D10 .
- Secondly, right-click on the D10 เซลล์
- Thirdly, from the Context Menu Bar >> choose Filter >> then select Filter by Selected Cell’s Color . Here, you can filter according to your preferred way.
Lastly, you will see the following sorted &filtered table .
3. Employing Sort &Filter Command
Here, you can employ the Sort &Filter command to do sorting and filtering in Excel.
- Firstly, select a cell that you want to sort or filter. Here, I have selected B4 .
- Secondly, from the Home tab>> go to the Editing feature.
- Thirdly, from the Sort &Filter command>> choose the Custom Sort ตัวเลือก
At this time, a dialog box named Sort will appear.
- Firstly, choose Date Listed as Sort by and Order as Newest to Oldest .
- Secondly, click twice on the Add Level ตัวเลือก
- Thirdly, choose Sq Ft as Sort by and Order as Largest to Smallest .
- Similarly, choose Agent as Sort by and Order as A to Z .
In the Sort dialog box, the most significant column comes first , then the next significant column, and finally the least significant column. Here, my most significant column was the “Date Listed ” column, then the “Sq Ft ” column, and the least significant column was the “Agent” column.
- Lastly, press OK .
Finally, you will see the following sorted ตาราง
Apart from this, to do that filtering you may follow the given steps.
- Firstly, click on the Filter button beside the Area column
- Secondly, unmark the Select All ตัวเลือก
- Thirdly, select the N. County and S. County ตัวเลือก
- สุดท้าย กดตกลง .
Lastly, you will see the following sorted &filtered table .
4. Applying Keyboard Shortcuts to Sort and Filter Excel Table
As well as, you can apply the Keyboard Shortcuts to bring the Filter button .
- Firstly, select any column that you want to sort. Here, I have selected D4 .
- Secondly, press CTRL+SHIFT+L.
Subsequently, you will see the Filter button .
Here, you may follow method-1 to do sorting and filtering. Below, I have attached a sorted and filtered table by following the previous methods.
Things to Remember
- Here, to remove filtering for a column, click on the Filter button, and select Clear Filter from that column .
- Furthermore, if you’ve filtered multiple columns and you want to Remove all the filtering at once, then you need to click on the Sort &Filter drop-down in the Home ribbon and then select the Clear command from the list.
- Moreover, you can apply keyboard shortcuts CTRL+SHIFT+L to remove the Filter button .
บทสรุป
I hope you found this article helpful. Here, I have explained 4 suitable methods to use Sort and Filter with Excel Table . You can visit our website Exceldemy to learn more Excel-related content. Please, drop comments, suggestions, or queries if you have any in the comment section below.
Read More…
Excel Advanced Filter [Multiple Columns &Criteria, Using Formula &with Wildcards]
Using Table Nomenclature in Excel &Referring to Tables in VBA!
