Microsoft Excel ใช้คำนวณงบประมาณ ภาษี และวัตถุประสงค์อื่นๆ มากมาย ใช้ได้เหมือนเครื่องคิดเลขอีกแบบ ด้วยฟีเจอร์ที่มีอยู่ สามารถคำนวณความแตกต่างระหว่างสองเวลาได้ ช่วยคำนวณชั่วโมงทำงานของพนักงานระหว่างเวลาเริ่มและสิ้นสุด บันทึกชั่วโมงทำงานทั้งหมดได้ เพื่อคำนวณค่าจ้างหรือเงินเดือน
คิดว่าคำนวณ Time Difference ง่าย เพราะแค่ลบ End Time ด้วย Start Time? หากทำตรงไปตรงมา จะเจอปัญหา 2 ข้อ มาดูว่าคืออะไรและจัดการยังไง
คำนวณ Time Difference ใน Excel
การคำนวณความแตกต่างระหว่างสองเวลาใน Excel ยาก แต่ด้วยทริกเล็กน้อย ทำได้ ให้อ่านจนจบ จะคำนวณ Time Difference ใน Excel ได้อย่างสมบูรณ์ เริ่มกันเลย!
พิจารณาข้อมูลตัวอย่าง:
หากลบ End Time ด้วย Start Time โดยตรง จะเจอปัญหา 2 ข้อ:
1. ผลลัพธ์ต่อท้ายด้วย 'AM' หรือ 'PM' ซึ่งไม่ใช่สิ่งที่ต้องการ
2. แสดง Hash errors (#) เนื่องจากลบตรงๆ ผลลัพธ์อาจเป็นลบ ในบางกรณี และเวลาไม่ควรเป็นลบ Excel จึงแสดงเป็น Hash errors
แก้ปัญหาข้อ 1 ด้วยการเปลี่ยน Number Format ขั้นตอนง่าย:
- เลือกเซลล์ที่มีผลลัพธ์ (Total Hours) กด CTRL+1 เปิด Format Cells dialog
- คลิก Custom ในช่อง Type พิมพ์ h:mm กด OK
แก้ปัญหาข้อ 1 แล้ว แต่ยังไม่ใช่คำตอบสมบูรณ์ ยังต้องแก้ Hash errors ใน Total Hours เปลี่ยนสูตรที่ใช้ขั้นแรก (End Time – Start Time เช่น 'E14-E13') เลือกแถว Total Hours กด F2 แก้สูตรเป็น:
E14-E13+ (E13>E14)
แทนที่จะกด Enter ให้กด CTRL+Enter เพื่อนำไปใช้กับเซลล์ที่เลือกทั้งหมดทีเดียว ไม่ต้องแก้สูตรทุกเซลล์
เรารู้ว่า Excel ใช้ระบบ 24 ชั่วโมง ส่วนสำคัญที่แก้ Hash errors คือการเพิ่ม Logical operation ทำให้ "TRUE" ถูกนับเป็น "1" และ "FALSE" เป็น "0" ผลลัพธ์ Time Difference ไม่แสดงค่าลบ และไม่มี Hash errors อีกแล้ว
นี่คือวิธีง่าย สะดวก และสมบูรณ์สำหรับคำนวณ Time Difference ใน Microsoft Excel
ฉันจะคำนวณ Time Difference ใน Excel แบบ 24 ชั่วโมงได้อย่างไร?
หลังคำนวณ Time Difference แล้ว คลิกขวาเลือก Format ตั้งการแสดงเวลาแบบ 24 ชั่วโมง แต่หากคำนวณใน Number format จะทำงานต่างออกไป เช่น 12:00 PM จะคำนวณเป็น 0.5 เพราะเป็นครึ่งวัน
