มันรู้สึกแย่มากเมื่อคุณรู้ว่าอีเมลหรือการเชิญปฏิทินที่คุณพยายามหา ถูกลบออกจากกล่องจดหมายผ่าน Retention Policy ทุกบริการอีเมลทำงานภายใต้ Retention Policy ที่ลบรายการออกจากโฟลเดอร์ 'Delete' อัตโนมัติหลังจากช่วงเวลาหนึ่ง (30 วัน)
เพื่อเปลี่ยนสิ่งนี้ Microsoft นำเสนอคุณสมบัติ Email Retention Period สำหรับ Deleted items ใน Office แม้ว่าผู้ใช้หลายคนในวันนี้ยังไม่ทราบฟีเจอร์นี้ ดังนั้น นี่คือหัวข้อพูดคุยของวันนี้ ด้วย Microsoft Office 365 Suite ที่อัปเดตแล้ว ผู้ดูแลระบบสามารถตั้งค่าระยะเวลาสำหรับรายการที่คงอยู่ในโฟลเดอร์ Deleted Items ได้ นี่ทำให้งานค้นหาอีเมลหรือการเชิญปฏิทินที่คุณอาจลบโดยไม่ได้ตั้งใจง่ายขึ้น
สร้าง Email Retention Policy แบบกำหนดเอง
คุณสามารถแก้ไขชื่อ Default MRM Policy หรือสร้าง Policy ใหม่เพื่อเลือกไม่ให้มีการเปลี่ยนแปลงนี้ ในการเปลี่ยนชื่อ Policy ใน Office 365 ให้ไปที่ Office 365 Admin เลือก Exchange admin center และเลือก compliance management option ต่อไป ค้นหาตัวเลือก 'retention policies'
จากนั้น เลือก Default MRM Policy คลิกไอคอนแก้ไข และเปลี่ยนชื่อ Policy เมื่อเสร็จแล้ว Office 365 จะรักษาการตั้งค่าที่คุณระบุ และ Policy ของคุณจะไม่ถูกเขียนทับ
โปรดทราบว่าหากคุณปรับแต่ง Default MRM Policy ของคุณและเก็บชื่อเดิม การเปลี่ยนแปลงยังคงใช้ได้
ขอเรียกร้องให้ทราบว่าการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำจะไม่ใช้กับโฟลเดอร์ Recoverable Items folder จะเป็นเฉพาะ Deleted Items folder ที่มองเห็นได้ และ Deleted Items folder ในทั้ง Primary และ Archive mailbox มันจะไม่ส่งผลต่อการกระทำ Move to Archive ใดๆ บน Deleted Items folder
อีเมลหายไปจากโฟลเดอร์ Deleted Items
หากคุณพบหรือสังเกตว่าข้อความที่เก่ากว่า 30 วัน ไม่ปรากฏภายใต้ Deleted Items folder ของ Exchange Online user's mailbox คุณสามารถลองวิธีต่อไปนี้เป็น workaround
- เพิ่มจำนวนวันใน Custom Retention Policy
- กำหนด Default MRM Policy ให้กับ Mailbox
- เปลี่ยนชื่อ Retention Policy ที่กำหนดให้กับ Mailbox เป็น "Default MRM Policy"
คำสรุป: ทุกองค์กรมีข้อกำหนดทางธุรกิจ กฎการปฏิบัติตามและกฎหมาย และวัฒนธรรมทั่วไปของการบริโภคอีเมลที่แตกต่างกัน ผู้ดูแลระบบต้องยืนยันว่าการเปลี่ยนแปลงนี้ยังคงสอดคล้องกับกฎการปฏิบัติตามที่มีอยู่ และหากไม่ ให้ทำการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดอย่างเหมาะสม พวกเขายังต้องดูผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นต่อปริมาณข้อมูลใหม่ที่จะถูกดาวน์โหลดโดยไคลเอนต์ Office 365
