เป็นเรื่องที่แย่มากเมื่อคุณรู้ว่าอีเมลหรือปฏิทินคำเชิญที่คุณกำลังพยายามค้นหาถูกล้างออกจากกล่องจดหมายผ่านนโยบายการเก็บรักษา ทุกบริการอีเมลดำเนินการโดยนโยบายการเก็บรักษาที่จะลบรายการโดยอัตโนมัติจากโฟลเดอร์ 'ลบ' หลังจากช่วงระยะเวลาหนึ่ง (30 วัน)
ในการเปลี่ยนแปลงนี้ Microsoft ขอเสนอระยะเวลาเก็บรักษาอีเมล คุณลักษณะสำหรับ รายการที่ถูกลบ ในสำนักงาน. ถึงกระนั้น ผู้ใช้จำนวนมากในปัจจุบันยังไม่ทราบถึงคุณลักษณะนี้ ดังนั้น นี่คือหัวข้อสนทนาของวันนี้ ด้วยการอัปเดต Microsoft Office 365 Suite ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดระยะเวลาสำหรับรายการที่จะคงอยู่ในโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ วิธีนี้ช่วยลดความยุ่งยากในการค้นหาอีเมลหรือคำเชิญในปฏิทินที่คุณอาจลบไปโดยไม่ได้ตั้งใจ
สร้างนโยบายการเก็บรักษาอีเมลที่กำหนดเอง
คุณสามารถแก้ไขชื่อของนโยบาย MRM เริ่มต้นหรือสร้างนโยบายใหม่เพื่อเลือกไม่รับการเปลี่ยนแปลงนี้ เมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อนโยบายใน Office 365 ให้ไปที่ผู้ดูแลระบบ Office 365 เลือกศูนย์การจัดการ Exchange และเลือกตัวเลือกการจัดการการปฏิบัติตามข้อกำหนด ถัดไป ให้มองหาตัวเลือก "นโยบายการเก็บรักษา"
จากนั้นเลือกนโยบาย MRM เริ่มต้น คลิกไอคอนแก้ไขแล้วเปลี่ยนชื่อนโยบาย เมื่อเสร็จแล้ว Office 365 จะคงการตั้งค่าที่คุณระบุและนโยบายของคุณจะไม่ถูกเขียนทับ
หากคุณได้ปรับแต่งนโยบาย MRM เริ่มต้นและคงชื่อเดิมไว้ การเปลี่ยนแปลงจะยังมีผลบังคับใช้
โปรดทราบว่าการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำจะไม่มีผลกับ โฟลเดอร์รายการที่กู้คืนได้ . จะเป็นเฉพาะ โฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ . ที่มองเห็นได้เท่านั้น และสำหรับโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบทั้งในกล่องจดหมายหลักและที่เก็บถาวร นอกจากนี้ยังจะไม่ส่งผลกระทบใด ๆ “ย้ายไปที่เก็บถาวร ” ในโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ
อีเมลหายไปจากโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ
หากคุณพบหรือสังเกตเห็นว่าข้อความที่เก่ากว่า 30 วันไม่ปรากฏภายใต้โฟลเดอร์รายการที่ถูกลบของกล่องจดหมายของผู้ใช้ Exchange Online คุณสามารถลองทำสิ่งต่อไปนี้เพื่อแก้ปัญหาชั่วคราว
- เพิ่มจำนวนวันในนโยบายการเก็บรักษาที่กำหนดเอง
- กำหนดนโยบาย MRM เริ่มต้นให้กับกล่องจดหมาย
- เปลี่ยนชื่อสำหรับนโยบายการเก็บรักษาที่กำหนดให้กับกล่องจดหมายเป็น “นโยบาย MRM เริ่มต้น
คำลงท้าย :ทุกองค์กรมีข้อกำหนดทางธุรกิจ การปฏิบัติตามกฎระเบียบและกฎหมาย และวัฒนธรรมทั่วไปของการใช้อีเมลของตนเอง ผู้ดูแลระบบต้องยืนยันว่าการเปลี่ยนแปลงนี้ยังคงสอดคล้องกับกฎการปฏิบัติตามที่มีอยู่ และหากไม่เป็นเช่นนั้น ให้ทำการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดอย่างเหมาะสม พวกเขายังต้องพิจารณาถึงผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นกับจำนวนข้อมูลใหม่ที่จะดาวน์โหลดโดยไคลเอ็นต์ Office 365
