Office 365 Business พร้อม Exchange Online ให้คุณสามารถตั้งค่าลายเซ็นอีเมลระดับองค์กรได้ (เช่นเดียวกับ Exchange 2016 และ 2019) ซึ่งจะใช้กับอีเมลที่ส่งโดยผู้ใช้หรืออุปกรณ์ใดๆ ของบริษัท ลายเซ็นอีเมลระดับองค์กรถูกกำหนดค่าบนฝั่งเซิร์ฟเวอร์ ทำให้มั่นใจได้ว่าอีเมลgehendทั้งหมดของบริษัทจะมีรูปแบบและรายละเอียดลายเซ็นเหมือนกัน และกำจัดความสามารถในการเพิ่มรายละเอียดอื่นๆ ลงในลายเซ็นที่คุณไม่ต้องการ
แม้การเพิ่มลายเซ็นระดับองค์กรจะมีประโยชน์มาก แต่ก็มีข้อจำกัดบางประการ ดังนี้ *
* หมายเหตุ: เพื่อหลีกเลี่ยงข้อจำกัดเหล่านี้ คุณสามารถใช้แอปของบุคคลที่สามจาก CodeTwo หรือ Exclaimer ได้
ข้อจำกัดของลายเซ็นระดับองค์กรใน Office 365 หรือ Exchange:
- ลายเซ็นไม่มองเห็นได้เมื่อผู้ใช้กำลังเขียนอีเมล
- ลายเซ็นจะถูกเพิ่มอยู่ท้ายการสนทนาอีเมลเสมอ
- ไม่สามารถฝังรูปภาพโดยตรงในลายเซ็นได้ หากต้องการใช้รูปภาพ ต้องใช้ Public URL ของรูปภาพนั้น
- ผู้ใช้ไม่สามารถเลือกใช้ลายเซ็นอื่นได้ หากต้องการ
- ลายเซ็นที่จัดรูปแบบ HTML ไม่แสดงผลถูกต้องเมื่อส่งจากอุปกรณ์ที่ไม่ใช่ Outlook เป็นไคลเอนต์อีเมล
ในบทความนี้ คุณจะพบคำแนะนำทีละขั้นตอน สำหรับการสร้างและปรับแต่งลายเซ็นอีเมลสำหรับบริษัทของคุณบนฝั่งเซิร์ฟเวอร์ โดยใช้กฎการขนส่ง Exchange (Exchange 2019 และ 2016)
วิธีสร้างลายเซ็นอีเมลระดับองค์กรใน Exchange Online (Office 365 Business)
- เข้าสู่ระบบ ไปที่ Office 365 Admin portal และคลิก Exchange
- ใน Exchange admin center เลือก Mail flow จากหน้าต่างด้านซ้าย
3. ที่แท็บ rules คลิกเครื่องหมาย plus + และเลือก Apply disclaimers - ในหน้า New rule ใส่ชื่อกฎ (เช่น "Company Signature")
- 5a. จากรายการดรอปดาวน์ Apply this rule if เลือก The sender is located…
- 5b. เลือก Inside the organization และคลิก OK
- ในรายการดรอปดาวน์ Do the following เลือก Append the disclaimer… (หลังจากนั้น คุณจะเห็นตัวเลือก Enter text และ Select one ด้านขวา)
- 6a. คลิกลิงก์ Enter text เพื่อปรับแต่งลายเซ็นของคุณ
- 6a1. ในกล่อง specify disclaimer text คุณสามารถใส่รายละเอียดบริษัทได้ทั้งข้อความธรรมดาหรือรูปแบบ HTML และสามารถใช้แอตทริบิวต์พิเศษบางอย่างเพื่อดึงข้อมูลของแต่ละผู้ใช้จากรายการแอตทริบิวต์ Active Directory ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า (Display Name, Title, Phone Number, Company Name ฯลฯ)
- wrap: ส่งต่อข้อความต้นฉบับเป็นไฟล์แนบและแท็บลายเซ็น
- ignore: ส่งข้อความโดยไม่มีลายเซ็น
- reject: ไม่ส่งข้อความ
ตัวอย่างเช่น หากต้องการสร้างลายเซ็นแบบง่ายในรูปแบบ HTML เช่นด้านล่าง…
..ให้คัดลอกและวางโค้ด HTML ต่อไปนี้ (โดยไม่ต้องมีเครื่องหมายคำพูด) ลงในกล่อง specify disclaimer text แล้วแก้ไขข้อความที่มีตัวอักษรสีแดงตามข้อมูลของคุณเอง เมื่อเสร็จแล้ว คลิก OK: *
"<p><br /> Best Regards,<br /><br /> <strong>%%DisplayName%%</strong><br />%%title%%<br /><br /><strong>%%Company%%</strong><br />Type your Company's Address here<br /><strong>Phone:</strong> %%PhoneNumber%%<br /><strong>Fax:</strong> 203 202 2011<br /><strong>email:</strong> %%Email%%<br /><br /></p>
<p><img src="Type here the Public URL of your Company Logo" width="150" height="150" /></p>
<p>We are committed to replying to all emails within 24 hours.</p>"
| * หมายเหตุเพิ่มเติม:
1. หากคุณไม่รู้ HTML สามารถใช้ "Word to HTML editor" ออนไลน์ฟรีเพื่อออกแบบลายเซ็นใน HTML City 6b1. หลังจากปรับแต่งลายเซ็นแล้ว คลิกลิงก์ Select one และเลือกการกระทำหากไม่สามารถแทรก disclaimer ได้ (failback action)
6b1. ระบุหนึ่งในการกระทำ failback ที่มีอยู่ และคลิก OK:
7. เมื่อเสร็จแล้ว เลื่อนลง เลือก Enforce และ Save กฎใหม่ * * หมายเหตุ: หากต้องการเปิดใช้งานหรือปิดใช้งานกฎในเวลาเฉพาะ หรือเพิ่มการกระทำและข้อยกเว้นเพิ่มเติม ให้คลิก More Options และทำการเปลี่ยนแปลง
8. สุดท้าย เลือก Yes เพื่อใช้กฎกับข้อความในอนาคตทั้งหมด * หมายเหตุ: |
เสร็จแล้ว! แจ้งให้我知道ได้หากคู่มือนี้ช่วยคุณได้โดยการทิ้งความคิดเห็นเกี่ยวกับประสบการณ์ของคุณ โปรดกดไลก์และแชร์คู่มือนี้เพื่อช่วยผู้อื่น
