วิธีเข้ารหัสอีเมลในแอป Microsoft Outlook และ Outlook.com

ในขณะที่เซิร์ฟเวอร์อีเมลทั้งหมดใช้การเชื่อมต่อที่ปลอดภัยแล้ว หากคุณต้องการเข้ารหัสอีเมลในไคลเอ็นต์เดสก์ท็อป Microsoft Outlook และ Outlook บนเว็บ คุณสามารถทำได้ กระบวนการแตกต่างกันออกไป อย่างไรก็èque ที่นี่เราพูดถึงการเข้ารหัสอีเมล ไม่ใช่การเชื่อมต่อ คุณสามารถคิดว่ามันเป็นชั้นการป้องกันเพิ่มเติม

แม้จะใช้งานง่าย แต่ให้คิดถึงผู้ใช้ปลายทาง และไคลเอ็นต์ที่เขาใช้ ถ้าไม่ใช่ทั้งผู้ส่งและผู้รับรองรับรูปแบบการเข้ารหัส จะเป็นเรื่องท้าทายที่จะส่งอีเมลประเภทนี้

มีการเข้ารหัส 2 ประเภทที่ Outlook รองรับ—

1. การเข้ารหัส S/MIME และ
2. Office 365 Message Encryption

ตัวหลังทำงานได้ก็ต่อเมื่อธุรกิจใช้ใบอนุญาต Office 365 Enterprise E3 ตัวแรก อย่างไรก็ตาม ใช้กันอย่างแพร่หลายและทำงานกับแอปพลิเคชันอีเมลส่วนใหญ่นอกเหนือจาก Outlook

Outlook Web เสนอการเข้ารหัสในตัว ซึ่งคุณสามารถเลือกเปิดใช้งานสำหรับอีเมลแต่ละรายการ นี่คือรายการสิ่งที่เราจะพูดถึงในหัวข้อนี้

1. วิธีเข้ารหัสอีเมล Office Outlook
2. วิธีเข้ารหัสอีเมล Outlook Web
3. วิธีอ่านอีเมลที่เข้ารหัสนอกไคลเอ็นต์ Office

หมายเหตุ: ไม่มีวิธีป้องกันอีเมลแต่ละรายการด้วยรหัสผ่านใน Outlook คุณสามารถป้องกันไฟล์ PST ด้วยรหัสผ่านได้ ดังนั้นอีเมลทั้งหมดของคุณจะเข้าถึงไม่ได้โดยใคร แต่สิ่งนี้แตกต่างจากการเข้ารหัส

วิธีเข้ารหัสอีเมลใน Outlook บน Windows 10

ก่อนเริ่ม หากคุณใช้การเข้ารหัส S/MIME ผู้ส่งและผู้รับต้องมีแอปพลิเคชันจดหมายที่รองรับมาตรฐาน S/MIME Outlook รองรับมาตรฐาน S/MIME คุณสามารถเลือกที่จะเข้ารหัสอีเมลทั้งหมด หรือเข้ารหัสอีเมลแต่ละรายการ การเลือกขึ้นอยู่กับการบังคับใช้นโยบายของแผนก IT นอกจากนี้ คุณควรมีใบรับรอง S/MIME ติดตั้ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเชื่อมต่อกับบุคคลที่เหมาะสมเพื่อทำเช่นนั้น หลังจากติดตั้งแล้ว คุณจะมีตัวเลือกในเมนูแบบเลื่อนลง digital certificate ใน Outlook

เข้ารหัสอีเมลแต่ละรายการ

• เมื่ออยู่ใน New Email composer ให้สลับไปที่แท็บ Options
• จากนั้นขยายส่วน More options โดยคลิกที่ลูกศรที่มุมขวาล่าง
• มันจะเปิดส่วน Properties คลิกที่ปุ่ม Security Settings
  • ก่อนอื่น ติ๊กช่องที่เขียนว่า "Encrypt message contents and attachments."
  • ถัดไป ภายใต้ Security คลิกที่เมนูแบบเลื่อนลงภายใต้ security settings และเลือกใบรับรอง S/MIME
  • สุดท้าย เลือก security label หากใช้ได้
• เมื่อคุณส่งอีเมล มันจะถูกเข้ารหัสโดยใช้มาตรฐานนี้

หมายเหตุ: หากคุณไม่มีใบรับรอง S/MIME ไคลเอ็นต์ Outlook จะแจ้งให้คุณเพิ่มหนึ่ง ถ้าคุณไม่สามารถทำได้ มันจะไม่อนุญาตให้คุณส่งอีเมลที่เข้ารหัส

เข้ารหัสอีเมลทั้งหมด

• เปิด Outlook และคลิกเมนู File
• จากนั้นคลิก Options อีกครั้ง และนำทางไป Trust Center > Trust Center Settings > Email Security
• ติ๊กช่องที่เขียนว่า "Encrypt message contents and attachments."
• ภายใต้ Encrypted email คลิกที่ Settings > Certificates and Algorithms > เลือกใบรับรอง S/MIME
• เลือก OK

เมื่อคุณเปิดใช้งานนี้ อีเมลทั้งหมดของคุณจะถูกเข้ารหัส คุณจะต้องแน่ใจว่าผู้รับมีไคลเอ็นต์ที่รองรับใบรับรอง S/MIME เพื่ออ่านอีเมล

อ่าน: Free Email Encryption Add-ins สำหรับ Outlook

วิธีเข้ารหัสอีเมลใน Outlook บนเว็บ

ฟีเจอร์นี้พร้อมใช้งานเฉพาะสำหรับการสมัครสมาชิก Office 365 Home หรือ Office 365 Personal มีประโยชน์เมื่อคุณไมไว้ใจผู้ให้บริการอีเมลของผู้รับว่าปลอดภัย อย่างไรก็ตาม คุณควรเข้าใจอย่างชัดเจนว่าฟีเจอร์เหล่านี้ทำงานอย่างไร มิฉะนั้น ผู้รับจะไม่สามารถอ่านอีเมลหรือเข้าถึงเนื้อหาใดๆ ได้

เข้าสู่ระบบบัญชี Outlook และจากนั้นคลิกที่ปุ่ม new message ข้างๆ Attach มีลิงก์ Encrypt คลิกที่มัน คุณจะมีสองตัวเลือก:

• Encrypt:

  • ข้อความอยู่ในสถานะเข้ารหัสและไม่ออกจาก Office 365

  • ผู้รับที่มีบัญชี Outlook.com และ Office 365 สามารถดาวน์โหลดไฟล์แนบโดยไม่ต้องถอดรหัส

  • พวกเขาสามารถทำได้เมื่อใช้ Outlook.com, แอป Outlook บนมือถือ หรือแอป Mail ใน Windows 10

อย่างไรก็ตาม หากพวกเขาใช้ไคลเอ็นต์อีเมลอื่น พวกเขาจะต้องใช้รหัสผ่านชั่วคราวเพื่อดาวน์โหลดไฟล์แนบจากพอร์ทัล Office 365 Message Encryption

• Encrypt and Prevent Forwarding:
  • ข้อความของคุณอยู่ในสถานะเข้ารหัสภายใน Office 365
  • ไม่สามารถคัดลอกหรือส่งต่อได้
  • เอกสาร Office เช่น Word หรือ Excel ยังคงเข้ารหัสแม้หลังดาวน์โหลด
  • ไฟล์แนบอื่นๆ เช่น ไฟล์ PDF หรือไฟล์ภาพ สามารถดาวน์โหลดโดยไม่ต้องถอดรหัส

วิธีอ่านอีเมลที่เข้ารหัสนอกไคลเอ็นต์ Office

หากคุณต้องการส่งอีเมลที่เข้ารหัสและต้องการให้ผู้อื่นที่ใช้แอปอย่าง Gmail อ่านได้ คุณต้องแชร์วิธีที่อธิบายด้านล่าง วิธีนี้จะขอรหัสผ่านเพื่อเข้าถึงอีเมล อย่างไรก็ตาม มันคือรหัสผ่านที่ Microsoft เสนอเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของผู้รับ

• เขียนและส่งอีเมลโดยใช้การเข้ารหัส
• ผู้รับจะได้รับอีเมลที่จะเปิดเผยข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลและอีเมล id ของเขา
• จากนั้นเพื่ออ่านข้อความ คลิกที่ปุ่ม Read the Message
• มันจะพาคุณไป Office 365 center ที่คุณสามารถยืนยันได้โดยใช้ One Time passcode หรือโดยลงชื่อเข้าใช้ Google
• เมื่อการยืนยันเสร็จสิ้น อีเมลจะถูกเปิดเผย

หมายเหตุ: OTP จะถูกส่งไปยังอีเมลของผู้รับ

ตามที่คุณสังเกต อีเมลไม่เคยออกจากเซิร์ฟเวอร์ Office 365 อีเมลถูกโฮสต์ที่นี่และอนุญาตให้อ่านหลังการยืนยัน หากคุณใช้ไคลเอ็นต์ Outlook คุณจะไม่ต้องผ่านกระบวนการนี้

หวังว่าโพสต์นี้จะทำตามได้ง่าย และคุณสามารถเข้าใจรายละเอียดของการเข้ารหัสอีเมลได้