วิธี Co-Author และทำงานร่วมกันบนสมุดงาน Excel พร้อมกัน

Co-authoring แบบออนไลน์เป็นบริการที่คุณและเพื่อนร่วมงานสามารถทำงานบนเอกสารเดียวกันได้ ปกติเอกสารจะบันทึกอัตโนมัติ และการเปลี่ยนแปลงจากผู้ร่วมเขียนคนอื่นจะมองเห็นได้ในไม่กี่วินาที ทำให้ทำงานร่วมกันบนเอกสารผ่านเทคโนโลยี Cloud ง่ายขึ้น Microsoft Office 2016 เปิดใช้งาน Real-time collaboration (การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์) ฟีเจอร์ที่ประสบความสำเร็จ เริ่มจากเปิดใช้งาน Co-authoring บน Word desktop และตอนนี้ Live collaboration เป็นจุดเน้นหลักของ Microsoft Office ผู้ใช้ส่วนใหญ่ย้ายมาใช้ Co-authoring แบบออนไลน์แทนการสร้างและแชร์เอกสารผ่านอีเมล

Co-Author และ Collaborate ใน Excel

เพื่อเริ่มทำงานร่วมกันและ Co-authoring ด้วย Excel ทำตามขั้นตอน:

1. ตรวจสอบว่าใช้ Windows และ Office 365 subscription เวอร์ชันล่าสุด ใช้รูปแบบไฟล์: .xlsm, .xlsx, หรือ .xlsb หากเป็นรูปแบบอื่น ให้เปลี่ยนโดย: เปิดไฟล์ > File > Save As > Browse > Save As Type เปลี่ยนเป็นรูปแบบที่รองรับ

หากไม่มี Subscription ยังคงทำงานร่วมกันได้โดยสร้างเอกสารออนไลน์ผ่าน OneDrive ส่วนตัว แต่ฟังก์ชันจำกัด

2. สร้างหรืออัปโหลดเวิร์กชีตบน SharePoint, OneDrive, หรือ OneDrive for Business
3. หากเลือกอัปโหลดไฟล์ คลิกชื่อไฟล์ สมุดงานจะเปิดในเบราว์เซอร์ใหม่
4. คลิกตัวเลือก Edit in Excel หากได้รับพรอมป์เลือกเวอร์ชัน Excel ให้เลือก Excel 2016
5. เมื่อไฟล์เปิดและยังอยู่ใน Protected View คลิก Enable Editing เพื่อแก้ไขได้
6. คลิกปุ่ม Share มุมขวาบน ในกล่อง Invite People พิมพ์อีเมลสมาชิกทีมที่ต้องการทำงานร่วมกัน คั่นด้วย Semicolon (;) เลือก Can Edit แล้วคลิก Share

7. ผู้ที่ได้รับการแชร์จะได้รับอีเมลพร้อมลิงก์และสิทธิ์เข้าถึง เพื่อ Co-author ให้คลิก Edit Workbook แล้วเลือก Edit in Excel
8. เมื่อเปิดไฟล์ จะเห็น Avatar หรือรูปภาพของผู้ร่วมทำงานที่มุมขวาบนของหน้าต่าง Excel ปกติจะเป็นรูปโปรไฟล์ Avatar หรือตัวอักษร G แปลว่า Guest หรือตัวอักษรแรกของชื่อหากไม่มีรูปโปรไฟล์ การเลือกของคุณจะไฮไลท์สีเขียว ส่วนคนอื่นจะเป็นสีอื่น เช่น น้ำเงิน แดง เหลือง ม่วง

9. คลิกที่ Avatar จะไปยังตำแหน่งที่คนอื่นกำลังทำงานบนสเปรดชีต สังเกตได้จากเคอร์เซอร์ที่กะพริบสี สามารถแก้ไขเอกสารพร้อมกันได้ ทำให้ทำงานโปรเจกต์รวดเร็วและสะดวก

Auto-save ขณะ Co-authoring บน MS Excel

Auto-save เปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้นบนเอกสารทุกไฟล์สำหรับ Co-authoring หรือ OneDrive บันทึกการเปลี่ยนแปลงในไม่กี่วินาที บางครั้งไม่ถึงวินาที

การเลือกของผู้ใช้อื่น

ผู้ใช้ Microsoft Excel หรือ Excel Online จะเห็นรายชื่อผู้ใช้อื่นบนรายการด้านบน การเลือกและข้อความของผู้อื่นจะแสดงในสีต่างกัน ผู้ใช้เวอร์ชัน Excel อื่นจะใช้ฟีเจอร์นี้ไม่ได้

ข้อความ "Refresh recommended" และ "Upload failed"

หากเจอข้อความผิดพลาดเหล่านี้ขณะ Auto-save และ Draft ยังไม่ได้บันทึก ลองคัดลอกลิงก์ไปแท็บใหม่กด Enter จำไว้ทำหลังแน่ใจว่าอินเทอร์เน็ตเชื่อมต่อแล้ว

สองคนเปลี่ยนสิ่งเดียวกันบนเอกสาร

เมื่อสองคนเปลี่ยนสิ่งเดียวกันโดย Auto-save หรือกด Save การเปลี่ยนแปลงล่าสุดจะถูกบันทึก เพื่อความสะดวก Excel Online มีส่วน Comment เพื่อถกเถียงกัน ทำงานคล้าย Chat box

อ่านต่อ: Excel Tips & Tricks