การเขียนร่วมออนไลน์เป็นบริการที่คุณและเพื่อนร่วมงานสามารถทำงานในเอกสารเดียวกันได้ โดยปกติ เอกสารจะบันทึกอัตโนมัติและการเปลี่ยนแปลงที่ทำโดยผู้เขียนร่วมคนอื่นๆ จะปรากฏในไม่กี่วินาที ช่วยให้ทำงานบนเอกสารได้ง่ายขึ้นโดยใช้เทคโนโลยีคลาวด์ Microsoft Office 2016 ได้เปิดใช้งานการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ ซึ่งเป็นคุณลักษณะที่ดูเหมือนจะค่อนข้างประสบความสำเร็จในตลาด เริ่มต้นด้วยการเปิดใช้งานการเขียนร่วมบนเวอร์ชันเดสก์ท็อปของ Word และตอนนี้ การทำงานร่วมกันแบบสดได้กลายเป็นแรงผลักดันหลักของ Microsoft Office แต่ผู้ใช้ส่วนใหญ่เปลี่ยนไปใช้การเขียนร่วมแบบออนไลน์แทนการสร้างและแบ่งปันเอกสารผ่านอีเมล
เขียนร่วมและทำงานร่วมกันใน Excel
ในการเริ่มต้นการทำงานร่วมกันเป็นทีมและการเขียนร่วมโดยใช้ Excel คุณสามารถใช้ขั้นตอนต่อไปนี้:
1] ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีการสมัครใช้งาน Windows และ Office 365 เวอร์ชันล่าสุด คุณจะใช้รูปแบบไฟล์เหล่านี้:ไฟล์ .xlsm, .xlsx หรือ .xlsb หากคุณมีรูปแบบอื่น คุณสามารถเปลี่ยนได้โดยการเปิดไฟล์ คลิกที่ ไฟล์> บันทึกเป็น> เรียกดู> บันทึก ในฐานะ ประเภท แล้วเปลี่ยนรูปแบบเป็นประเภทที่เกี่ยวข้อง
หากคุณไม่มีการสมัครใช้งาน คุณยังคงสามารถทำงานร่วมกันได้โดยการสร้างเอกสารออนไลน์โดยลงชื่อเข้าใช้ OneDrive ส่วนบุคคลของคุณ อย่างไรก็ตาม ฟังก์ชันการทำงานมีจำกัด
2] สร้างหรืออัปโหลดเวิร์กชีตใน SharePoint , OneDrive หรือ OneDrive for Business .
3] หากคุณเลือกอัปโหลดไฟล์ เพียงคลิกที่ชื่อไฟล์ จากนั้นเวิร์กบุ๊กจะเปิดขึ้นในเบราว์เซอร์ใหม่
4] คลิกที่ แก้ไขใน Excel ตัวเลือก. หากคุณได้รับพร้อมท์ให้เลือกเวอร์ชันของ Excel ให้เลือก Excel 2016
5] เมื่อไฟล์เปิดขึ้นและคุณเห็นว่าไฟล์ยังคงอยู่ใน Protected View เพียงคลิกที่ เปิดใช้งานการแก้ไข เพื่อทำการเปลี่ยนแปลงไฟล์ได้
6] คลิกที่ แบ่งปัน ปุ่มที่มุมบนขวาของหน้าต่าง ใน เชิญผู้คน กล่อง เพียงพิมพ์ที่อยู่อีเมลของสมาชิกในทีมของคุณของคนที่คุณต้องการทำงานร่วมกัน แยกที่อยู่อีเมลแต่ละรายการด้วยเครื่องหมายอัฒภาค เลือก แก้ไขได้ จากนั้นดำเนินการคลิกที่ แบ่งปัน ปุ่ม. 
7] คนที่คุณแชร์ไฟล์ด้วยจะได้รับอีเมลพร้อมลิงก์ไปยังไฟล์และเข้าถึงเพื่อเปิดไฟล์ ในการเขียนร่วม พวกเขาต้องคลิก แก้ไขสมุดงาน จากนั้นเลือก แก้ไข ใน Excel
8] เมื่อคุณเปิดไฟล์ คุณจะเห็นอวาตาร์หรือรูปภาพของผู้ทำงานร่วมกันที่ได้รับเชิญที่มุมขวาบนของหน้าต่าง Excel พวกเขามักจะปรากฏด้วยรูปภาพ รูปแทนตัว หรือตัวอักษร G . ที่บันทึกไว้ ซึ่งหมายถึง “แขก” หรือชื่อย่อของชื่อหากไม่มีรูปโปรไฟล์ที่เลือก การเลือกของคุณจะถูกเน้นด้วยสีเขียว ในขณะที่การเลือกของผู้อื่นจะเป็นสีอื่นๆ เช่น น้ำเงิน แดง เหลือง หรือม่วง 
เมื่อคุณคลิกที่อวาตาร์ คุณจะถูกนำไปยังตำแหน่งที่บุคคลอื่นกำลังทำงานอยู่ในสเปรดชีต การปรากฏตัวของเขาสามารถสังเกตได้ด้วยเคอร์เซอร์สีกะพริบ ตอนนี้คุณสามารถแก้ไขเอกสารพร้อมกันด้วยการเขียนร่วมในสเปรดชีต ซึ่งจะทำให้การทำงานในโครงการต่างๆ เป็นไปอย่างรวดเร็วและสะดวกสบาย
บันทึกอัตโนมัติขณะเขียนร่วมใน MS Excel
การบันทึกอัตโนมัติเป็นฟีเจอร์ที่เปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้นในเอกสารทั้งหมดที่มีไว้สำหรับการเขียนร่วมหรือใน OneDrive โดยจะบันทึกการเปลี่ยนแปลงในเอกสารเป็นวินาที บางครั้งอาจใช้เวลาเพียงเสี้ยววินาที
การเลือกของผู้ใช้รายอื่น
ผู้ใช้ที่ใช้ Microsoft Excel หรือ Excel ออนไลน์จะสามารถเห็นผู้ใช้รายอื่นในรายการด้านบน การเลือกและข้อความของผู้ใช้รายอื่นจะปรากฏเป็นสีต่างๆ ผู้ใช้ที่มี MS Excel เวอร์ชันอื่นจะไม่สามารถใช้คุณลักษณะนี้ได้
ข้อความ "แนะนำให้รีเฟรช" และ "อัปโหลดล้มเหลว"
หากคุณได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาดเหล่านี้ในขณะที่บันทึกอัตโนมัติและไม่ได้บันทึกแบบร่าง คุณอาจลองคัดลอกลิงก์บนแท็บอื่นแล้วกด Enter อย่าลืมทำเช่นนี้เมื่อคุณแน่ใจว่าเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตแล้ว
ผู้ใช้สองคนเปลี่ยนแปลงสิ่งเดียวกันในเอกสาร
เมื่อผู้ใช้สองคนเปลี่ยนแปลงสิ่งเดียวกันโดยบันทึกอัตโนมัติหรือคลิกบันทึก การเปลี่ยนแปลงล่าสุดจะถูกบันทึก เพื่อให้ง่ายขึ้น Excel ออนไลน์อนุญาตให้ส่วนความคิดเห็นเพื่อหารือเกี่ยวกับเรื่องนี้ระหว่างผู้ใช้ มันทำงานเหมือนกล่องแชท
อ่านต่อ :เคล็ดลับและเทคนิคของ Excel
