สร้างลำดับชั้น รัฐ-เมือง-รหัสไปรษณีย์ ใน Excel: คู่มือปฏิบัติขั้นตอนละเอียด

เพื่อแสดงที่อยู่ ปกติเราต้องการ รัฐ ชื่อเมือง และรหัส ในหนึ่งรัฐมีหลายเมือง และภายใต้หนึ่งเมืองมีหลายพื้นที่รหัสไปรษณีย์ ในบทความนี้ เราจะ สร้างลำดับชั้น (hierarchy) ด้วย รัฐ เมือง และรหัสไปรษณีย์ ใน Excel เช่น ก่อนอื่นเราจะเลือกรัฐ จากนั้น เลือกเมืองของรัฐนั้น สุดท้าย เราจะได้พื้นที่รหัสไปรษณีย์ภายใต้แต่ละเมือง

ตารางลำดับชั้น (Hierarchy Table) คืออะไร?

ตารางลำดับชั้นคือตารางที่ใช้แสดงความสัมพันธ์ระหว่างเหตุการณ์ต่างๆ มันบอกว่าเหตุการณ์ต่างๆ เกี่ยวข้องกันอย่างไร อะไรคือส่วนประกอบหลัก (parent) และอะไรคือส่วนประกอบรอง (child)

ต่อไปนี้แสดงลำดับชั้นของ รัฐ เมือง และรหัสไปรษณีย์

ขั้นตอนในการสร้างลำดับชั้นของ รัฐ เมือง และรหัสไปรษณีย์ ใน Excel

เราจะแสดงทุกขั้นตอนอย่างละเอียดว่าจะสร้างลำดับชั้นด้วย รัฐ เมือง และรหัสไปรษณีย์ ใน Excel อย่างไร ขั้นแรก เราสร้างชุดข้อมูลของ 5 รัฐ เราจะรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติมจากชุดข้อมูลนี้

⦿ ขั้นตอนที่ 1: เตรียมข้อมูล

ในขั้นตอนนี้ เราจะเตรียมข้อมูลสำหรับลำดับชั้นของ รัฐ เมือง และรหัสไปรษณีย์

• ขั้นแรก เรารวบรวมชื่อ 5 เมืองในแต่ละรัฐ.

• หลังจากนั้น เรารวบรวมรหัสไปรษณีย์หลายรหัสภายใต้เมืองของรัฐ Georgia.

ต่อไป เราทำเช่นนี้สำหรับรัฐอื่นๆ

• ข้อมูลของรัฐ Florida.

• ข้อมูลของรัฐ Alabama.

• ข้อมูลของรัฐ California.

• ข้อมูลของรัฐ Hawaii.

ชุดข้อมูลของเราพร้อมแล้ว

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างลำดับชั้นในตารางสรุป Excel (พร้อมขั้นตอนที่ง่าย)

⦿ ขั้นตอนที่ 2: สร้างรายการรัฐโดยใช้ Data Validation

เพื่อสร้างลำดับชั้น เราจะใช้คุณสมบัติ Data Validation ของ Excel

• ขั้นแรก เราสร้างตารางสำหรับสร้างรายการลำดับชั้น.

• หลังจากนั้น เลือก เซลล์ B5.
• เลือก Data Tools จากแท็บ Data.
• เลือกตัวเลือก Data Validation.

• กล่องโต้ตอบ Data Validation ปรากฏขึ้น.

• เลือกตัวเลือก List จากกล่องดรอปดาวน์ Allow.

• หลังจากนั้น ใส่สูตรในกล่อง Source.

• สุดท้าย คลิกปุ่ม OK.

เราสามารถเห็นสัญลักษณ์ดรอปดาวน์ข้างๆ เซลล์ที่เลือกได้

• หลังจากนั้น คัดลอก เซลล์ B5 โดยกด Ctrl + C.
• จากนั้น เลือก ช่วง B6:B9.

• จากนั้น ไปที่เมนูดรอปดาวน์ Paste.
• เลือกตัวเลือก Paste Special.

• หน้าต่าง Paste Special ปรากฏขึ้น.
• ติ๊กเลือกตัวเลือก Validation จากส่วน Paste.

• สุดท้าย คลิกที่ปุ่ม OK.

เราสามารถเห็นสัญลักษณ์ดรอปดาวน์แสดงสำหรับเซลล์อื่นๆ ได้

• หลังจากนั้น ใส่ตัวเลือกจากรายการดรอปดาวน์ของแต่ละเซลล์.

อ่านเพิ่มเติม: วิธีเพิ่มลำดับชั้นแถวใน Excel (2 วิธีง่าย)

⦿ ขั้นตอนที่ 3: สร้างรายการเมืองด้วย Data Validation

ในขั้นตอนนี้ เราจะใช้ Data Validation ในคอลัมน์ City.

• เลือก เซลล์ C5 เพื่อใช้ Data Validation.

• ไปที่หน้าต่าง Data Validation ตามที่แสดงก่อนหน้านี้.
• ตอนนี้ ใส่สูตรต่อไปนี้ใน Source.

• จากนั้น กดปุ่ม OK.

• ดูที่ชุดข้อมูล.

เราสามารถเห็นรายการดรอปดาวน์และตัวเลือกในรายการดรอปดาวน์ได้ ขยายรายการดรอปดาวน์ไปที่ ช่วง C6:C9.

• เลือก เซลล์ C5.
• คัดลอกเซลล์นั้นโดยกด Ctrl+C.
• จากนั้น เลือก ช่วง C6:C9 หลังจากนั้น กด Ctrl+ Alt+ V สำหรับ paste special.
• จากนั้น ติ๊กเลือกตัวเลือก Validation จากหน้าต่าง Paste Special.

• สุดท้าย เลือกปุ่ม OK.

เราสามารถเห็นตัวเลือกจากรายการดรอปดาวน์ของ Data Validation ได้

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างลำดับชั้นหลายระดับใน Excel (2 วิธีง่าย)

⦿ ขั้นตอนที่ 4: สร้างรายการดรอปดาวน์รหัสไปรษณีย์

ตอนนี้ เราจะใช้ Data Validation สำหรับคอลัมน์ Zip Data Validation นี้ขึ้นอยู่กับค่าของ ช่วง C5:C9.

• เลือก เซลล์ D5 ก่อน.

• เข้าสู่หน้าต่าง Data Validation ตามที่แสดงก่อนหน้านี้.
• ใส่สูตรในกล่อง Source.

• คลิกที่ปุ่ม OK.

• ตอนนี้ ดูที่ชุดข้อมูล.
• คลิกที่ลูกศรลงของรายการดรอปดาวน์.

ดู รหัสไปรษณีย์ (Zip) บนรายการ เราใช้สิ่งนี้สำหรับเซลล์ที่เหลือของ ช่วง C5:C9.

• สูตร Data Validation สำหรับ เซลล์ D6.

• สูตร Data Validation สำหรับ เซลล์ D7.

• สูตร Data Validation สำหรับ เซลล์ D8.

• สูตร Data Validation สำหรับ เซลล์ D9.

• ดูชุดข้อมูลอีกครั้ง.

เราสามารถเลือก รหัสไปรษณีย์ จากรายการดรอปดาวน์ได้

สรุป

ในบทความนี้ เราอธิบายวิธีสร้างลำดับชั้นของ รัฐ เมือง และรหัสไปรษณีย์ ใน Excel หวังว่าจะตอบสนองความต้องการของคุณ โปรดดูเว็บไซต์ของเรา Exceldemy.com และให้ข้อเสนอแนะในกล่องความคิดเห็น

บทความที่เกี่ยวข้อง

• วิธีสร้างแผนภูมิลำดับชั้นใน Excel (3 วิธีง่าย)
• สร้างลำดับชั้นวันที่ในตารางสรุป Excel (พร้อมขั้นตอนที่ง่าย)
• วิธีใช้ SmartArt Hierarchy ใน Excel (พร้อมขั้นตอนที่ง่าย)