เมื่อคนส่วนใหญ่นึกถึงการเรียงลำดับข้อความในแอปพลิเคชัน พวกเขาจะนึกถึงการเรียงลำดับเซลล์ในสเปรดชีต Excel อย่างไรก็ตาม คุณสามารถจัดเรียงข้อความใน Word ได้ตราบใดที่มีบางอย่างที่บอก Word ว่าส่วนต่างๆ ของข้อความเริ่มต้นและสิ้นสุด
ในบทความนี้ ฉันจะแสดงให้คุณเห็นสองสามวิธีในการจัดเรียงข้อความ รายการ และตารางใน Word โปรดทราบว่าถ้าคุณมีข้อมูลใน Excel อยู่แล้ว คุณสามารถแทรกสเปรดชีต Excel ลงในเอกสาร Word ของคุณได้อย่างง่ายดาย
การเรียงลำดับรายการใน Word
มีรายการสามประเภทที่คุณสามารถจัดเรียงใน Word ได้ ประเภทแรกเป็นเพียงรายการคำหรือวลีที่แต่ละบรรทัดแยกจากกัน ประเภทที่สองคือรายการที่ไม่เรียงลำดับหรือรายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย รายการที่สามเป็นรายการลำดับหรือลำดับเลข
ในแต่ละกรณี ตัวแบ่งบรรทัด (หรือเรียกอีกอย่างว่าการขึ้นบรรทัดใหม่) จะบอก Word ว่าคำหรือวลีหนึ่งสิ้นสุดที่ใดและอีกคำหนึ่งเริ่มต้นขึ้น นี่คือวิธีที่ Word สามารถจัดเรียงข้อความในเอกสารได้
ในการจัดเรียงรายการประเภทใด ๆ เหล่านี้ ให้เริ่มต้นด้วยการเลือกรายการด้วยเมาส์ของคุณ เพียงเริ่มต้นที่จุดเริ่มต้นของรายการ กดปุ่มซ้ายของเมาส์ค้างไว้ แล้วลากเมาส์ของคุณจนกว่าจะเลือกรายการทั้งหมด
จากนั้นคลิกที่ หน้าแรก แท็บ ริบบิ้น และค้นหาส่วนที่ชื่อย่อหน้า . มองหาปุ่มที่มีตัวอักษร A และ Z บนนั้นและลูกศรชี้ลง นี่คือ การเรียงลำดับ สั่งการ. คลิกที่ จัดเรียง ปุ่มและ Word จะเปิด จัดเรียงข้อความ หน้าต่าง
ใน จัดเรียงข้อความ หน้าต่าง คุณจะสังเกตเห็นว่ามีตัวเลือกมากมาย ก่อนอื่น คุณต้องระบุว่าคุณต้องการจัดเรียงข้อความที่คุณเลือกตามย่อหน้า แม้ว่าเราจะมีเพียงหนึ่งคำต่อบรรทัด แต่ Word ยังคงถือว่าแต่ละบรรทัดเป็นย่อหน้าของมันเอง เพราะเรากดปุ่ม Enter เพื่อไปยังบรรทัดถัดไป การจัดเรียงตามย่อหน้าเป็นตัวเลือกเริ่มต้น
ต่อไปเราต้องบอก Word ว่าเรากำลังเรียงลำดับอะไร ค้นหาเมนูแบบเลื่อนลงที่มีข้อความ ประเภท แล้วเลือก ข้อความ . นี่เป็นตัวเลือกเริ่มต้นด้วย
สุดท้ายนี้ เราต้องบอก Word ว่าเราต้องการเรียงลำดับข้อความจากน้อยไปมาก (A ถึง Z) หรือจากมากไปหาน้อย (Z ถึง A) จากน้อยไปมาก คำสั่งซื้อเป็นตัวเลือกเริ่มต้น เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิกปุ่ม ตกลง ปุ่มและ Word จะจัดเรียงข้อความของคุณด้วยตัวเลือกที่คุณเลือก
สังเกตว่าตอนนี้ข้อความถูกจัดเรียงจาก A ถึง Z ตามลำดับจากน้อยไปมาก นอกจากนี้ หากคุณคลิกที่ ตัวเลือก คุณสามารถกำหนดการตั้งค่าขั้นสูงได้ เช่น ตัวคั่นฟิลด์ และควรคำนึงถึงตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่หรือไม่
การจัดเรียงข้อความในตาราง
การเรียงลำดับประเภทนี้อาจดูคุ้นเคยสำหรับคุณหากคุณเรียงลำดับข้อมูลใน Excel บ่อยครั้ง เช่นเดียวกับเวิร์กชีต Excel ตารางประกอบด้วยแถว คอลัมน์ และอาจมีส่วนหัวในแถวแรก โชคดีที่ Word ช่วยให้คุณจัดเรียงข้อความได้อย่างยืดหยุ่นเช่นเดียวกับที่พบใน Excel
สมมติว่าคุณมีตารางใน Word ที่ดูเหมือนตารางด้านล่าง
สังเกตว่ามีส่วนหัวของคอลัมน์ในแถวแรกและคอลัมน์แรกมีข้อความที่เราต้องการจัดเรียง สมมติว่าเราต้องการจัดเรียงข้อมูลตามลำดับจากมากไปน้อยในครั้งนี้ เลือกทั้งตารางแล้วคลิก จัดเรียง . อีกครั้ง ปุ่มใน ย่อหน้า ส่วนของ ริบบิ้น .
สังเกตที่มุมล่างซ้ายมือของ จัดเรียง หน้าต่างที่ Word ตรวจพบส่วนหัวในแถวแรกแล้ว โปรดสังเกตด้วยว่า จัดเรียงตาม . แรก เมนูแบบเลื่อนลงมีส่วนหัวของคอลัมน์ ชื่อ . แล้ว ในช่องตัวเลือก
ตัวเลือกที่เหลือยังคงเหมือนเดิม ยกเว้นอย่าลืมเปลี่ยนทิศทางการจัดเรียงเป็น จากมากไปน้อย . เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิกปุ่ม ตกลง ปุ่มและ Word จะจัดเรียงตารางโดยใช้ตัวเลือกที่เราได้เลือกไว้
การเรียงลำดับข้อความใน Word นั้นทำได้ง่าย ตราบใดที่คุณมีวิธีบอก Word ว่าองค์ประกอบข้อมูลใดแยกองค์ประกอบข้อมูลหนึ่งออกจากองค์ประกอบถัดไป หากคุณใช้การตั้งค่าการจัดเรียงเพียงเล็กน้อย คุณจะพบว่าคุณสามารถจัดเรียงโดยใช้หลายคอลัมน์ หรือแม้แต่ข้อความที่คั่นด้วยแท็บและเครื่องหมายจุลภาคในเอกสาร Word
แม้ว่าจะไม่มีประโยชน์เท่ากับการเรียงลำดับข้อมูลใน Excel แต่คุณสามารถประหยัดเวลาใน Word ได้ด้วยการให้แอปพลิเคชันเรียงลำดับย่อหน้าและข้อความตารางสำหรับคุณโดยใช้อินเทอร์เฟซที่คล้ายกันที่พบในเวิร์กชีต Excel สนุก!
