ถ้าคุณใช้ Excel เป็นจำนวนมาก คุณอาจเจอสถานการณ์ที่คุณมีชื่อในเซลล์เดียว และคุณจำเป็นต้องแยกชื่อออกเป็นเซลล์ต่างๆ นี่เป็นปัญหาที่พบบ่อยมากใน Excel และคุณอาจทำการค้นหาโดย Google และดาวน์โหลดมาโครต่าง ๆ 100 รายการที่เขียนโดยคนจำนวนมากเพื่อทำสิ่งนี้ให้กับคุณ
อย่างไรก็ตาม ในโพสต์นี้ ฉันจะแสดงวิธีตั้งค่าสูตร เพื่อให้คุณทำเองได้และเข้าใจสิ่งที่เกิดขึ้นจริง หากคุณใช้ Excel เป็นจำนวนมาก อาจเป็นความคิดที่ดีที่จะเรียนรู้ฟังก์ชันขั้นสูงบางอย่าง เพื่อให้คุณสามารถทำสิ่งที่น่าสนใจมากขึ้นด้วยข้อมูลของคุณ
ถ้าคุณไม่ชอบสูตรและต้องการวิธีแก้ปัญหาที่เร็วกว่านี้ ให้เลื่อนลงไปที่ ข้อความเป็นคอลัมน์ ซึ่งสอนวิธีใช้ฟีเจอร์ Excel เพื่อทำสิ่งเดียวกัน นอกจากนี้ คุณลักษณะข้อความเป็นคอลัมน์ยังดีกว่าที่จะใช้ถ้าคุณมีมากกว่าสองรายการในเซลล์ที่คุณต้องการแยก ตัวอย่างเช่น ถ้าหนึ่งคอลัมน์มี 6 ช่องรวมกัน การใช้สูตรด้านล่างจะกลายเป็นเรื่องยุ่งและซับซ้อนมาก
แยกชื่อใน Excel
ในการเริ่มต้น เรามาดูกันว่าโดยปกติแล้วชื่อจะถูกเก็บไว้ในสเปรดชีต Excel อย่างไร ฉันพบเห็นได้บ่อยที่สุด 2 วิธีคือ ชื่อจริง นามสกุล โดยเว้นวรรคและนามสกุล , ชื่อ ด้วยเครื่องหมายจุลภาคคั่นทั้งสอง ทุกครั้งที่ฉันเห็นชื่อกลาง มักจะเป็น ชื่อ อักษรกลาง นามสกุล ชอบด้านล่าง:
การใช้สูตรง่ายๆ และการรวมสูตรสองสูตรเข้าด้วยกัน ทำให้คุณสามารถแยกชื่อ นามสกุล และชื่อย่อกลางเป็นเซลล์ที่แยกจากกันใน Excel ได้อย่างง่ายดาย เริ่มต้นด้วยการแยกส่วนแรกของชื่อ ในกรณีของฉัน เราจะใช้สองฟังก์ชัน:ซ้าย และค้นหา นี่คือสิ่งที่เราต้องทำตามหลักเหตุผล:
ค้นหาข้อความในเซลล์เพื่อหาช่องว่างหรือลูกน้ำ ค้นหาตำแหน่ง จากนั้นนำตัวอักษรทั้งหมดที่อยู่ด้านซ้ายของตำแหน่งนั้นออก
นี่เป็นสูตรง่ายๆ ที่ช่วยให้ทำงานได้อย่างถูกต้อง:=LEFT(NN, SEARCH(” “, NN) – 1) โดยที่ NN คือเซลล์ที่มีชื่ออยู่ในนั้น -1 มีไว้เพื่อลบช่องว่างหรือเครื่องหมายจุลภาคที่ส่วนท้ายของสตริง
อย่างที่คุณเห็น เราเริ่มต้นด้วยฟังก์ชันด้านซ้าย ซึ่งรับอาร์กิวเมนต์ 2 ตัว:สตริงและจำนวนอักขระที่คุณต้องการดึงโดยเริ่มจากจุดเริ่มต้นของสตริง ในกรณีแรก เราค้นหาช่องว่างโดยใช้เครื่องหมายคำพูดคู่และเว้นวรรคระหว่าง ในกรณีที่สอง เรากำลังมองหาเครื่องหมายจุลภาคแทนการเว้นวรรค แล้วผลลัพธ์สำหรับ 3 สถานการณ์ที่ฉันพูดถึงจะเป็นอย่างไร
เราได้ชื่อจากแถวที่ 3 นามสกุลจากแถวที่ 5 และชื่อจากแถวที่ 7 เยี่ยมมาก! ดังนั้นขึ้นอยู่กับวิธีการจัดเก็บข้อมูลของคุณ ตอนนี้คุณได้แยกชื่อหรือนามสกุลแล้ว ตอนนี้สำหรับส่วนต่อไป นี่คือสิ่งที่เราต้องทำอย่างมีเหตุผลในตอนนี้:
– ค้นหาข้อความในเซลล์เพื่อหาช่องว่างหรือเครื่องหมายจุลภาค ค้นหาตำแหน่งแล้วลบตำแหน่งออกจากความยาวทั้งหมดของสตริง สูตรจะมีลักษณะดังนี้:
=ขวา(NN,LEN(NN) -SEARCH(” “,NN))
ตอนนี้เราใช้ฟังก์ชันที่ถูกต้อง สิ่งนี้ใช้อาร์กิวเมนต์สองอย่างเช่นกัน:สตริงและจำนวนอักขระที่คุณต้องการดึงโดยเริ่มจากจุดสิ้นสุดของสตริงไปทางซ้าย เราต้องการความยาวของสตริงลบตำแหน่งของช่องว่างหรือเครื่องหมายจุลภาค ซึ่งจะทำให้เราทุกอย่างทางด้านขวาของช่องว่างแรกหรือเครื่องหมายจุลภาค
เยี่ยมมาก ตอนนี้เรามีส่วนที่สองของชื่อแล้ว! ในสองกรณีแรก คุณทำเสร็จแล้วค่อนข้างมาก แต่ถ้ามีชื่อกลางในชื่อ คุณจะเห็นว่าผลลัพธ์ยังมีนามสกุลที่มีชื่อกลางด้วย แล้วเราจะเอานามสกุลและชื่อกลางออกได้อย่างไร? ง่าย! แค่เรียกใช้สูตรเดิมอีกครั้งที่เราเคยได้ส่วนที่สองของชื่อ
ดังนั้นเราจึงกำลังทำสิ่งที่ถูกต้องและคราวนี้ใช้สูตรบนเซลล์ชื่อกลางและนามสกุลที่รวมกัน มันจะหาช่องว่างหลังอักษรตัวแรกตรงกลาง แล้วเอาความยาวลบด้วยตำแหน่งของช่องว่างของจำนวนอักขระที่ส่วนท้ายของสตริง
คุณมีมัน! ตอนนี้คุณได้แยกชื่อและนามสกุลออกเป็นคอลัมน์แยกกันโดยใช้สูตรง่ายๆ สองสามสูตรใน Excel! แน่นอนว่าไม่ใช่ทุกคนที่จะมีรูปแบบข้อความในลักษณะนี้ แต่คุณสามารถแก้ไขได้ง่ายเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของคุณ
ข้อความเป็นคอลัมน์
นอกจากนี้ยังมีวิธีง่ายๆ อีกวิธีหนึ่งในการแยกข้อความที่รวมเป็นคอลัมน์แยกกันใน Excel เป็นคุณลักษณะที่เรียกว่า Text to Columns และทำงานได้ดีมาก นอกจากนี้ยังมีประสิทธิภาพมากขึ้นหากคุณมีคอลัมน์ที่มีข้อมูลมากกว่า 2 ส่วน
ตัวอย่างเช่น ด้านล่าง ฉันมีข้อมูลบางส่วนโดยที่แถวหนึ่งมีข้อมูล 4 ส่วน และอีกแถวหนึ่งมีข้อมูล 5 ส่วน ฉันต้องการแบ่งออกเป็น 4 คอลัมน์และ 5 คอลัมน์ตามลำดับ อย่างที่คุณเห็น การพยายามใช้สูตรข้างต้นอาจไม่ได้ผล
ใน Excel ให้เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการแยกก่อน จากนั้นไปข้างหน้าและคลิกที่ ข้อมูล แท็บแล้วคลิกที่ข้อความเป็นคอลัมน์ .
สิ่งนี้จะแสดงวิซาร์ด Text to Columns ในขั้นตอนที่ 1 คุณเลือกว่าฟิลด์จะถูกคั่นหรือความกว้างคงที่ ในกรณีของเรา เราจะเลือก ตัวคั่น .
ในหน้าจอถัดไป คุณจะเลือกตัวคั่น คุณสามารถเลือกจากแท็บ อัฒภาค เครื่องหมายจุลภาค เว้นวรรค หรือพิมพ์กำหนดเองได้
สุดท้าย คุณเลือกรูปแบบข้อมูลสำหรับคอลัมน์ โดยปกติ ทั่วไป จะทำงานได้ดีสำหรับข้อมูลส่วนใหญ่ หากคุณมีบางอย่างที่เฉพาะเจาะจง เช่น วันที่ ให้เลือกรูปแบบนั้น
คลิก เสร็จสิ้น และดูว่าข้อมูลของคุณถูกแยกออกเป็นคอลัมน์อย่างน่าอัศจรรย์อย่างไร อย่างที่คุณเห็น แถวหนึ่งเปลี่ยนเป็นห้าคอลัมน์ และอีกแถวหนึ่งกลายเป็นสี่คอลัมน์ คุณลักษณะ Text to Columns มีประสิทธิภาพมากและทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นมาก
หากคุณมีปัญหาในการแยกชื่อที่ไม่อยู่ในรูปแบบที่ฉันมีอยู่ด้านบน ให้โพสต์ความคิดเห็นพร้อมข้อมูลของคุณ แล้วเราจะพยายามช่วยเหลือ สนุก!
