วิธีแยกชื่อและนามสกุลใน Excel

สมมติสถานการณ์ที่คุณมีรายชื่อชื่อเต็มของคนหลายคน คุณต้องการแยกชื่อเหล่านี้เป็น 3 ส่วน – ชื่อจริง, ชื่อกลาง, และนามสกุล สามารถทำได้ใน Microsoft Excel โดยใช้ฟังก์ชัน Delimiter หรือ Separator อีกวิธีคือใช้ Formula

แยกชื่อและนามสกุลใน Excel

ความต้องการหลักในการแยกชื่อและนามสกุลใน Excel คือเพื่อจัดกลุ่มพนักงานหรือนักศึกษาและจัดประเภทตามชื่อจริงหรือนามสกุล สามารถทำได้ 2 วิธี:

1. แยกชื่อเต็มเป็นชื่อและนามสกุลใน Excel โดยใช้ฟังก์ชัน Delimiter หรือ Separator
2. แยกชื่อเต็มเป็นชื่อ ชื่อกลาง และนามสกุลใน Excel โดยใช้สูตร

1] แยกชื่อและนามสกุลใน Excel โดยใช้ Delimiter หรือ Separator function

วิธีง่ายที่สุดในการแยกชื่อเป็นชื่อจริงและนามสกุลคือใช้ฟังก์ชัน Delimiter หรือ Separator แต่สำหรับชื่อที่มีชื่อกลาง กระบวนการอาจซับซ้อนเล็กน้อย เนื่องจากชื่อกลางและนามสกุลอาจรวมอยู่ในคอลัมน์เดียวกัน

ฟังก์ชันจะเรียกว่า Delimiter หรือ Separator ขึ้นอยู่กับ Excel editor ที่ใช้ แม้ขั้นตอนจะคล้ายกัน

การใช้ฟังก์ชัน Delimiter หรือ Separator ง่ายดังนี้:

เลือก รายชื่อชื่อเต็มที่ต้องการแยกเป็นชื่อจริงและนามสกุล

คลิกแท็บ Data และเลือก Split text to columns

จากเมนูแบบเลื่อนลงที่ปรากฏบนหน้าจอ ให้เลือกตัวเลือกสำหรับ spaces เท่านั้น

พื้นฐานคือเรากำลังแยกคำโดยอิงจากช่องว่าง ซึ่งเป็นตัวคั่นระหว่างชื่อจริงและนามสกุล ปัญหาคือหากชื่อมีชื่อกลาง จะแสดงในคอลัมน์ที่สองและนามสกุลในคอลัมน์ที่สาม หมายความว่านามสกุลทั้งหมดจะไม่อยู่ในคอลัมน์เดียวกัน

2] แยกชื่อเต็มเป็นชื่อ ชื่อกลาง และนามสกุลโดยใช้สูตร

ประโยชน์ของการใช้สูตรสำหรับแยกชื่อจริง ชื่อกลาง และนามสกุล คือสามารถกำหนดคอลัมน์แยกสำหรับแต่ละส่วนได้

สมมติว่ามีคอลัมน์หนึ่งกับรายชื่อชื่อเต็ม และ 3 คอลัมน์สำหรับรายชื่อจริง ชื่อกลาง และนามสกุล

ไวยากรณ์สูตรสำหรับชื่อจริงจะเป็น:

=LEFT(<first cell with full name>,SEARCH(" ",<first cell with full name>))

ไวยากรณ์สูตรสำหรับชื่อกลางจะเป็น:

=MID(<first cell with full name>,SEARCH(" ",<first cell with full name>,1)+1,SEARCH(" ",<first cell with full name>,SEARCH(" ",<first cell with full name>,1)+1)-SEARCH(" ",<first cell with full name>,1))

ไวยากรณ์สูตรสำหรับนามสกุลจะเป็น:

=RIGHT(<first cell with full name>,LEN<first cell with full name>-SEARCH(" ",<first cell with full name>,SEARCH(" ",<first cell with full name>,SEARCH(" ",<first cell with full name>)+1)))

สามารถใช้สูตรเหล่านี้ในเซลล์แถวเดียวกันของคอลัมน์ที่เหมาะสม และดึงสูตรลงไปโดยใช้ตัวเลือก Fill

ตัวอย่าง สมมติว่ามีรายชื่อชื่อเต็มในคอลัมน์ A จากเซลล์ A3 ถึง A8

คอลัมน์ B สำหรับชื่อจริง C สำหรับชื่อกลาง และ D สำหรับนามสกุล เนื่องจากชื่อเต็มแรกอยู่ในเซลล์ A3 จึงต้องเขียนสูตรที่เกี่ยวข้องในเซลล์ B3, C3, และ D3 เนื่องจากอยู่ในแถว 3

สูตรที่จะเขียนในเซลล์ B3 จะเป็น:

=LEFT(A3,SEARCH(" ",A3))

สูตรที่จะเขียนในเซลล์ C3 จะเป็น:

=MID(A3,SEARCH(" ",A3,1)+1,SEARCH(" ",A3,SEARCH(" ",A3,1)+1)-SEARCH(" ",A3,1))

สูตรที่จะเขียนในเซลล์ D3 จะเป็น:

=RIGHT(A3,LEN(A3)-SEARCH(" ",A3,SEARCH(" ",A3,SEARCH(" ",A3)+1)))

จากนั้นสูตรเหล่านี้ต้องดึงลงจนถึงแถว 7 หลังเปิดใช้งานตัวเลือก Fill

นี่จะช่วยสร้างชีตที่ต้องการโดยการแยกชื่อจริง ชื่อกลาง และนามสกุล