ให้เราสมมติสถานการณ์ที่คุณมีรายชื่อบุคคล คุณตั้งใจที่จะแบ่งชื่อเหล่านี้ออกเป็นสามส่วน ได้แก่ ชื่อ ชื่อกลาง และนามสกุล สามารถทำได้ใน Microsoft Excel โดยใช้ ตัวคั่น หรือ ตัวคั่น การทำงาน. อีกวิธีในการแยกชื่อจะใช้ สูตร .
แยกชื่อและนามสกุลใน Excel
ความต้องการหลักในการแยกชื่อและนามสกุลใน Excel คือการจัดกลุ่มพนักงานหรือนักเรียนและจัดหมวดหมู่ตามชื่อหรือนามสกุล คุณสามารถทำได้สองวิธี:
- แยกชื่อเต็มเป็นชื่อและนามสกุลใน Excel โดยใช้ฟังก์ชันตัวคั่นหรือตัวคั่น
- แยกชื่อเต็มเป็นชื่อ กลาง และนามสกุลใน Excel โดยใช้สูตร
1] แยกชื่อและนามสกุลใน Excel โดยใช้ฟังก์ชันตัวคั่นหรือตัวคั่น
วิธีที่ง่ายที่สุดในการแบ่งชื่อเป็นชื่อและนามสกุลคือการใช้ฟังก์ชันตัวคั่นหรือตัวคั่น อย่างไรก็ตาม สำหรับชื่อที่มีชื่อกลาง กระบวนการอาจซับซ้อนเล็กน้อย เนื่องจากชื่อกลางและนามสกุลอาจรวมกันในคอลัมน์เดียวกัน
ฟังก์ชันนี้จะเรียกว่า ตัวคั่น หรือ ตัวคั่น ขึ้นอยู่กับตัวแก้ไข Excel ที่คุณต้องการใช้ แม้ว่าขั้นตอนจะคล้ายคลึงกัน
การใช้ ตัวคั่น หรือ ตัวคั่น ฟังก์ชั่นที่เรียบง่าย:
เลือกรายชื่อนามสกุลที่คุณต้องการแยกออกเป็นชื่อและนามสกุล
คลิกที่ ข้อมูล และเลือก แยกข้อความเป็นคอลัมน์ .
จากเมนูแบบเลื่อนลงที่ปรากฏบนหน้าจอ ให้เลือกตัวเลือกสำหรับช่องว่าง เท่านั้น
โดยพื้นฐานแล้ว เรากำลังแยกคำตามช่องว่าง ซึ่งเป็นลักษณะการแยกระหว่างชื่อและนามสกุล ปัญหาคือถ้าชื่อมีชื่อกลางก็จะแสดงในคอลัมน์ที่สองและนามสกุลในคอลัมน์ที่สาม ก็หมายความว่านามสกุลทั้งหมดจะไม่อยู่ในคอลัมน์เดียวกัน
2] แยกชื่อเต็มเป็นชื่อ กลาง และนามสกุลโดยใช้สูตร
ประโยชน์ของการใช้สูตรในการแยกชื่อ ชื่อกลาง และนามสกุลคือ คุณสามารถกำหนดคอลัมน์แยกกันสำหรับชื่อ กลาง และนามสกุลแต่ละชื่อได้
สมมติว่าเรามีหนึ่งคอลัมน์ที่มีรายชื่อเต็ม และสามคอลัมน์สำหรับรายการชื่อ กลาง และนามสกุล
ไวยากรณ์สำหรับสูตรสำหรับชื่อจะเป็น:
=LEFT(<first cell with full name>,SEARCH(" ",<first cell with full name>)) ไวยากรณ์สำหรับสูตรสำหรับชื่อกลางจะเป็น:
=MID(<first cell with full name>,SEARCH(" ",<first cell with full name>,1)+1,SEARCH(" ",<first cell with full name>,SEARCH(" ",<first cell with full name>,1)+1)-SEARCH(" ",<first cell with full name>,1)) ไวยากรณ์สำหรับสูตรสำหรับนามสกุลจะเป็น:
=RIGHT(<first cell with full name>,LEN<first cell with full name>-SEARCH(" ",<first cell with full name>,SEARCH(" ",<first cell with full name>,SEARCH(" ",<first cell with full name>)+1))) เราสามารถใช้สูตรเหล่านี้ในเซลล์แถวเดียวกันของคอลัมน์ที่เหมาะสม จากนั้นดึงสูตรลงมาโดยใช้ตัวเลือกเติม
เช่น. สมมติว่าเรามีรายชื่อเต็มในคอลัมน์ A จากเซลล์ A3 ถึงเซลล์ A8
คอลัมน์ B ใช้สำหรับชื่อจริง C สำหรับชื่อกลาง และ D สำหรับนามสกุล เนื่องจากชื่อเต็มแรกอยู่ในเซลล์ A3 เราจึงต้องเขียนสูตรที่เกี่ยวข้องในเซลล์ B3, C3 และ D3 เนื่องจากอยู่ในแถวที่ 3
สูตรที่จะเขียนในเซลล์ B3 จะเป็น:
=LEFT(A3,SEARCH(" ",A3))
สูตรที่จะเขียนในเซลล์ C3 จะเป็น:
=MID(A3,SEARCH(" ",A3,1)+1,SEARCH(" ",A3,SEARCH(" ",A3,1)+1)-SEARCH(" ",A3,1))
สูตรที่จะเขียนในเซลล์ D3 จะเป็น:
=RIGHT(A3,LEN(A3)-SEARCH(" ",A3,SEARCH(" ",A3,SEARCH(" ",A3)+1)))
จากนั้นสูตรเหล่านี้จะต้องถูกดึงลงมาจนถึงแถวที่ 7 หลังจากเปิดใช้งานตัวเลือกการเติม
ซึ่งจะช่วยคุณในการสร้างแผ่นงานที่ต้องการโดยแยกชื่อ กลาง และนามสกุล
