ลบแถวว่างใน Excel ได้อย่างง่ายดาย: 6 เทคนิคที่พิสูจน์แล้ว

ขณะทำงานกับสเปรดชีตขนาดใหญ่ คุณมักแทรกแถวว่างโดยเจตนาเพื่ออ่านและเข้าใจได้ง่ายขึ้น แม้การแทรกแถวว่างจะเป็นที่นิยมของคนส่วนใหญ่ แต่บางคนทำงานกับแถวว่างแล้วรู้สึกรำคาญ บางครั้งแถวว่างอาจเกิดจากข้อผิดพลาดของซอฟต์แวร์ Excel หรือขณะถ่ายโอนไฟล์ ส่งออกข้อมูลจากฐานข้อมูลองค์กร เป็นต้น ในบทความนี้ จะแนะนำแนวทางเกี่ยวกับวิธีลบแถวว่างใน Excel

การลบแถวว่างด้วยตนเอง (Manually)

วิธีที่ง่ายที่สุดในการลบ/กำจัดแถวว่างคือการเลือกแถวว่างด้วยตนเอง อาจใช้เวลานานในสเปรดชีตขนาดใหญ่ เนื่องจากต้องจับเป้าหมายด้วยตนเอง ในกระบวนการนี้ ให้เลือกแถวว่างโดยวางเคอร์เซอร์เมาส์ด้านซ้ายสุดของแถวและคลิกปุ่มขวาของเมาส์ ด้วยวิธีนี้ คุณเลือกแถวว่างทั้งแถว ทำซ้ำกระบวนการนี้สำหรับแถวว่างอื่นๆ จะเลือกแถวว่างทั้งหมดได้ ในที่สุด ในแท็บ Home ภายใต้ตัวเลือก Delete กด Delete Sheet Rows การคลิกจะลบแถวว่างทั้งหมดในสเปรดชีตของคุณ ภาพต่อไปนี้แสดงกระบวนการ

กระบวนการนี้ยังใช้ได้กับแถวที่ไม่ว่างเช่นกัน ดังนั้น กระบวนการนี้สามารถใช้ได้ในหลายสถานการณ์

ลบแถวว่างโดยการค้นหาเซลล์ว่าง

หากคุณมีสเปรดชีตที่มีแถวว่างไม่มากนัก การลบด้วยตนจะใช้เวลามากเกินไป มาเลือกวิธีที่เร็วกว่านี้

• 1^st เลือกพื้นที่ที่คุณต้องการดำเนินการ
• ในแท็บ Home ภายใต้ตัวเลือก Find & Select คลิกที่ Go to Special

• ในกล่อง GO TO Special คลิกที่ Blanks และกด OK
• สิ่งนี้จะเลือกเซลล์ว่างทั้งหมดพร้อมกัน

• ตอนนี้ ลบเซลล์เหล่านี้เหมือนวิธีที่ทำในตัวอย่างก่อนหน้า

หมายเหตุ: เห็นได้ชัดว่า ในขั้นตอนนี้ แถวทั้งหมดที่มีเซลล์ว่างถูกลบ นี่ไม่ใช่สิ่งที่เราต้องการ สิ่งอื่นที่ควรระวังคือ หากมีค่าที่หายไปในคอลัมน์ใดคอลัมน์หนึ่ง จะถูกลบเช่นกัน ทำให้ข้อมูลเคลื่อนที่และอาจทำให้เกิดความไม่สอดคล้อง

อ่านเพิ่มเติม: How to Highlight Row If Cell Is Not Blank (4 Methods)

ลบแถวว่างโดยใช้ฟังก์ชัน Find ของ Excel

ในตัวอย่างนี้ เราปรับตารางของเราเล็กน้อย เพื่อให้คุณได้ผลลัพธ์ที่เหมาะสม เนื่องจากตัวอย่างก่อนหน้ามีเซลล์ว่างมากเกินไป บางแถวที่ไม่ได้เป็นแถวว่างจริงๆ ถูกลบไป ในตัวอย่างนี้จะไม่เกิดเรื่องนั้นขึ้น

ที่นี่ เราจะใช้คุณสมบัติ Find ของ Excel กระบวนการทีละขั้นตอนมีดังนี้

• 1^st เลือกชุดข้อมูลของคุณ และในแท็บ Home ภายใต้ Find & Select คลิกที่ Find
• ในกล่อง Find and Replace ให้เว้น Find what ว่าง และเลือก values ใน Look in

• หลังจากกด Find all ส่วนขยายของกล่องนั้นจะปรากฏด้านล่าง กด CTRL+A เพื่อเลือกทั้งหมด แล้วปิดกล่อง

• คุณจะเห็นกล่องว่างในโซนที่เลือก ลบพวกเขาในลักษณะเดียวกับที่เราทำในตัวอย่างก่อนหน้า

ใช้ฟังก์ชัน Filter เพื่อลบแถวว่าง

สำหรับวิธีนี้ เราต้องใส่ข้อมูลทั้งหมดในตาราง ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อทำวิธีนี้

• 1^st เลือกช่วงที่คุณจะลบแถวว่าง
• ในแท็บ Home ภายใต้ตัวเลือก Sort & Filter คลิกที่ Filter

• หลังจากนี้ เลือกคอลัมน์ และคลิกตัวกรองแบบเลื่อนลง ยกเลิกการติ๊กค่าทั้งหมดยกเว้น Blanks แล้วกด OK

• สิ่งนี้จะเลือกเซลล์ว่างทั้งหมดในช่วง

• ในแท็บ Home ภายใต้ Delete กด Delete Sheet Rows
• สุดท้าย ลบตัวกรองออก และคุณจะเห็นแถวว่างถูกกำจัด

หมายเหตุ: อย่าลืมสร้างตารางก่อนทำกระบวนการนี้ มิฉะนั้น คุณจะไม่พบทุกชื่อในคอลัมน์ เนื่องจากมีช่องว่างระหว่างแถวของคอลัมน์ ด้วยการสร้างตารางสำหรับเซลล์ คุณกำหนดช่วงสำหรับดำเนินการ

เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง: How to Select Row in Excel If Cell Contains Specific Data (4 Ways)

ใช้คำสั่ง If ใน Excel เพื่อลบแถวว่าง

สำหรับวิธีนี้ เราจะสร้างคอลัมน์เพิ่มเติมชื่อ Test คล้ายกับตัวอย่างก่อนหน้า ความแตกต่างคือ คุณสามารถมองเห็นแถวว่างของสเปรดชีตได้ง่ายขึ้น ขั้นตอนระบุไว้ด้านล่าง

• ที่คอลัมน์ Title ในเซลล์ D2 พิมพ์สูตรนี้ =IF(AND(ISBLANK(A2), ISBLANK(B2), ISBLANK(C2)),"Blanks", "No-Blanks")
• หลังจากกด Enter คุณจะเห็นผลลัพธ์เป็น Blanks หรือ No-Blanks การลากเซลล์ที่มีสูตรนี้ลงไปจะคัดลอกสูตรนี้ไปยังทุกเซลล์

• เช่นเดียวกับตัวอย่างก่อนหน้า ใช้ตัวเลือก filter สำหรับคอลัมน์ Test และยกเลิกการติ๊กกล่อง No-Blank

• จะแสดงเฉพาะเซลล์ว่าง ลบเซลล์ว่างเหล่านี้เหมือนเดิม แล้วลบตัวเลือก filter คุณจะเห็นแถวว่างทั้งหมดของตารางหายไป

ลบแถวว่างโดยใช้ Excel VBA

หากคุณต้องการกำจัดแถวว่างโดยใช้แมโคร/VBA คุณสามารถใช้โค้ดต่อไปนี้ โค้ดนี้ได้มาจากลิงก์ https://www.mrexcel.com/forum/excel-questions/1015878-macro-fro-removing-blank-cells-range.html

Source code

Sub DeleteBlankRows() Dim Rw As Range If WorksheetFunction.CountA(Selection) = 0 Then MsgBox "No blank rows found", vbOKOnly Exit Sub End If With Application .Calculation = xlCalculationManual .ScreenUpdating = False Selection.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Select For Each Rw In Selection.Rows If WorksheetFunction.CountA(Selection.EntireRow) = 0 Then Selection.EntireRow.Delete End If Next Rw .Calculation = xlCalculationAutomatic .ScreenUpdating = True End With MsgBox "Blank Rows Removed" End Sub

คลิกที่ Visual Basic ภายใต้แท็บ Developer ใน Excel ใส่โค้ดในกล่องว่างที่ปรากฏและรัน คุณจะเห็นกล่องข้อความ "Blank Rows Removed" ปรากฏ สุดท้าย กด OK เพื่อดำเนินการต่อ

หมายเหตุ: คุณต้องจำไว้ว่าโค้ดนี้ไม่ทำงานบนตาราง ดังนั้น หากคุณต้องการลบแถวว่างในตาราง คุณไม่สามารถทำได้ด้วยโค้ดนี้ สำหรับการรันโค้ดนี้ คุณอาจต้องเปิดใช้งานแมโครของ Excel

สรุป

เห็นได้ว่ามีหลายวิธีในการลบแถวว่างใน Excel ตั้งแต่ง่ายจนถึงซับซ้อน เลือกวิธีที่เหมาะกับคุณที่สุด คุณต้องระมัดระวังมากขณะลบแถวว่าง เนื่องจากอาจลบเซลล์อื่นๆ ของสเปรดชีตของคุณได้เช่นกัน

โปรดแชร์เทคนิคอื่นๆ ที่คุณรู้ว่าจะเป็นประโยชน์

บทความที่เกี่ยวข้อง

• Data Clean-up Techniques in Excel: Randomizing the Rows
• Excel Alternating Row Color with Conditional Formatting [Video]
• How to Highlight Every Other Row in Excel
• Highlight Active Row in Excel (3 Methods)