Excel: 3 วิธีที่พิสูจน์แล้วในการเน้นแถวสลับกัน เพื่อสเปรดชีตที่อ่านง่ายขึ้น

ในบทความนี้เราจะดูวิธี เน้นแถวทีละแถวใน Excel เทคนิคที่มีอยู่คือการใช้ รูปแบบเงื่อนไข (Conditional Formatting) การใช้ สตูลตาราง (Table Styles) ที่แตกต่างกัน และการใช้รหัส Excel VBA การเน้นแถวที่แตกต่างกันใน Excel เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีสำหรับความอ่านง่าย ง่ายมากที่จะเน้นแถวด้วยตนเองในตารางเล็ก แต่เมื่อต้องจัดการกับตารางใหญ่ในเวิร์กชีต คุณต้องใช้วิธีการที่แตกต่างออกไป

3 วิธีที่เหมาะสมในการเน้นแถวทีละแถวใน Excel

สมมติว่าเรามี เวิร์กชีต Excel ขนาดใหญ่ที่มีข้อมูลเกี่ยวกับ พนักงานขาย หลายคนของ Armani Group ชื่อ สินค้า และ รหัสสินค้า อยู่ในคอลัมน์ D และ C ตามลำดับ เราจะเน้นแถวทีละแถวใน Excel โดยใช้คำสั่ง Conditional Formatting ฟังก์ชัน ISEVEN, ISODD, MOD, ROW และรหัส VBA นี่คือภาพรวมของชุดข้อมูลสำหรับงานวันนี้

1. ใช้สตูลตารางเพื่อเน้นแถวทีละแถว

เพื่อใช้การลายสีแถวที่แตกต่างกันใน Excel คุณสามารถใช้สตูลตารางที่แตกต่างกันได้ นี่คือวิธีที่ง่ายและเร็วที่สุดในการเน้นแถว การกรองอัตโนมัติเริ่มต้นและการแบ่งสีแถว (color banding) ทำให้การเน้นแถวที่แตกต่างกันใน Excel ง่ายขึ้น คุณต้องเลือกช่วงข้อมูลและแปลงเป็นตารางเพื่อดำเนินการเน้นแถว

มีลายสีสำหรับแถวและคอลัมน์มากมายในตัวเลือก Format as Table การลายสีแถวสามารถทำได้ตามขั้นตอนด้านล่างสำหรับลายสีที่แตกต่างกัน มาดูคำแนะนำด้านล่างกันเลย!

ขั้นตอนที่ 1:

• เลือกช่วงข้อมูล B4 ถึง E16
• จากแท็บ Insert ไปที่

Insert → Table

• จะมีกล่องโต้ตอบ Create Table ปรากฏขึ้น จากกล่องโต้ตอบนี้ กด OK

• หลังจากนั้น คุณจะได้ตารางที่มีการเน้นสีเริ่มต้น

ขั้นตอนที่ 2:

• Excel สร้างตารางแบบ สีน้ำเงิน และ ขาว ตาม ค่าเริ่มต้น ตอนนี้ถ้าคุณต้องการสร้างลายสีของคุณเองสำหรับตาราง คุณก็สามารถทำได้ โดยจัดรูปแบบตาราง คลิกที่ตัวเลือก Format as Table จากกลุ่ม Styles ภายใต้แท็บ Home คุณจะพบลายสีและสีเพิ่มเติม

• ดังนั้น คุณจะสามารถเปลี่ยนสีเน้นเริ่มต้นของตารางที่สร้างขึ้นได้ คุณยังสามารถใช้ตัวเลือก Design บนส่วนบนของสเปรดชีตซึ่งคุณจะพบตัวเลือกสีพร้อมกับตัวเลือกสตูลตาราง

2. ใช้ Conditional Formatting เพื่อเน้นแถวทีละแถว

Conditional formatting เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีสำหรับ การเน้นหรือลายสีแถวเฉพาะ ด้วยความช่วยเหลือของ conditional formatting คุณสามารถเน้นแถวที่แตกต่างกันตามต้องการได้ ที่นี่เราจะดูการใช้สูตรสองสูตรใน conditional formatting สำหรับการเน้นแถว

2.1 ใช้ฟังก์ชัน ISEVEN

การใช้ ฟังก์ชัน ISEVEN ใน conditional formatting คุณสามารถเน้นแถวคู่ในช่วงเฉพาะได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการเน้นแถวคู่จากช่วง A1:D9 ให้เลือกช่วงทั้งหมดและเลือก New Rule ภายใต้ Conditional Formatting และใช้สูตร =ISEVEN(ROW()) ขั้นตอนระบุไว้ด้านล่าง

ขั้นตอน:

• ก่อนอื่น เลือกเซลล์จาก B5 ถึง B16 เพื่อใช้ conditional formatting จากแท็บ Home ไปที่

Home → Styles → Conditional Formatting → New Rule

• กล่องโต้ตอบชื่อ New Formatting Rule จะปรากฏ ทำตามขั้นตอนสำหรับกล่องโต้ตอบ New Formatting Rule ก่อนอื่น เลือก Use a formula to determine which cells to format จาก Select a Rule Type: สอง พิมพ์สูตรด้านล่างใน Format values where this formula is true: ฟังก์ชัน ISEVEN คือ

• กดตัวเลือก Format

• หลังจากคลิกตัวเลือก Format กล่องโต้ตอบ Format Cells จะโผล่ขึ้นมา จากกล่องโต้ตอบนั้น ก่อนอื่น เลือก Fill สอง เลือกสีจากเมนู Background Color เราเลือก สีเหลืองเข้ม สุดท้าย กด OK

• ดังนั้น คุณจะกลับไปที่กล่องโต้ตอบ New Formatting Rule สุดท้าย คุณต้องกด OK

• สุดท้าย คุณจะสามารถ เน้นแถวทีละแถว ได้ตามภาพหน้าจอด้านล่าง

2.2 ใช้ฟังก์ชัน ISODD เพื่อเน้นแถวคี่

การใช้ฟังก์ชัน ISODD ใน conditional formatting คุณสามารถเน้นแถวคี่ในช่วงเฉพาะได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการเน้นแถวคี่จากช่วง B5:E16 ให้เลือกช่วงทั้งหมดและเลือก New Rule ภายใต้ Conditional Formatting และใช้สูตร =ISODD(ROW()) ขั้นตอนระบุไว้ด้านล่าง

ขั้นตอน:

• ก่อนอื่น เลือกเซลล์จาก B5 ถึง B16 เพื่อใช้ conditional formatting จากแท็บ Home ไปที่

Home → Styles → Conditional Formatting → New Rule

• กล่องโต้ตอบชื่อ New Formatting Rule จะปรากฏ ทำตามขั้นตอนสำหรับกล่องโต้ตอบ New Formatting Rule ก่อนอื่น เลือก Use a formula to determine which cells to format จาก Select a Rule Type: สอง พิมพ์สูตรด้านล่างใน Format values where this formula is true: ฟังก์ชัน ISODD คือ

• กดตัวเลือก Format

• หลังจากคลิกตัวเลือก Format กล่องโต้ตอบ Format Cells จะโผล่ขึ้นมา จากกล่องโต้ตอบนั้น ก่อนอื่น เลือก Fill สอง เลือกสีจากเมนู Background Color เราเลือกสี เขียว สุดท้าย กด OK

• ดังนั้น คุณจะกลับไปที่กล่องโต้ตอบ New Formatting Rule สุดท้าย คุณต้องกด OK

• สุดท้าย คุณจะสามารถ เน้นแถวคี่ทีละแถว ได้ตามภาพหน้าจอด้านล่าง

2.3 การจัดรูปแบบเป็นกลุ่มโดยใช้ฟังก์ชันหลายตัวในสูตรเดียว

สมมติว่าคุณต้องการเน้นแถวทีละแถวในกลุ่ม คุณสามารถใช้ conditional formatting พร้อมสูตรที่อิงจาก ISEVEN/ISODD, CEILING, และ ROW เพื่อทำการเน้นนี้ได้ ในการทำเช่นนั้น ให้ทำซ้ำ ย่อยวิธี 1 คุณเปลี่ยนแค่สูตรด้านล่างในกล่องโต้ตอบ New Formatting Rule เพื่อเน้นแถวทีละแถว

การแยกส่วนสูตร:

สูตร ¹ แรกปรับปกติหมายเลขแถวเพื่อเริ่มต้นที่ 1 โดยใช้ ฟังก์ชัน ROW และการควบคุม (offset) ที่นี่เราใช้ offset เป็น 1 ผลลัพธ์จึงไปที่ ฟังก์ชัน CEILING ซึ่งปัดเศษผลลัพธ์ด้วยการคูณ 2 จากนั้น หาร ด้วย 2 เพื่อนับเป็นกลุ่มของ 2 ซึ่งเริ่มต้นที่ 1 สุดท้าย เพื่อแสดงผล TRUE ในกลุ่มแถวคู่ ฟังก์ชัน ISEVEN ถูกนำมาใช้ในสูตร เราสามารถใช้ฟังก์ชัน ISODD แทน ISEVEN ได้เช่นกัน ขึ้นอยู่กับสูตรและตัวเลขที่ระบุในสูตร ผลลัพธ์จะแตกต่างกันไป

• ภาพด้านล่างแสดงผลลัพธ์ที่เราอภิปรายในตัวอย่างนี้

2.4 รวมฟังก์ชัน MOD และ ROW เพื่อเน้นแถว

แทนที่จะใช้ฟังก์ชัน ISEVEN/ISODD เรายังสามารถใช้ ฟังก์ชัน MOD เพื่อเน้นแถวที่แตกต่างกันได้ เช่นเดียวกับฟังก์ชัน ISEVEN/ISODD สูตรนี้ก็ตัดสินใจว่าแถวเป็นเลขคู่หรือคี่ และนำการลายสีไปใช้ตามลำดับ เพื่อเน้นแถวคู่ทุกแถว ให้ทำซ้ำ ย่อยวิธี 1 คุณเปลี่ยนแค่สูตรด้านล่างในกล่องโต้ตอบ New Formatting Rule เพื่อเน้นแถวคู่ทุกแถว

การแยกส่วนสูตร:

ฟังก์ชัน MOD นำตัวเลขพร้อมตัวหารและคืนค่าตัวเลขเป็นเศษ ตัวเลขถูกให้โดย ฟังก์ชัน ROW ซึ่งจากนั้นหารด้วย 2 หากตัวเลขเป็นคู่ MOD จะคืนค่า 0

• ภาพต่อไปนี้แสดงแถวคู่ที่ถูกเน้น

• หากคุณต้องการ เน้นแถวคี่ โดยใช้สูตรเดียวกัน คุณสามารถใช้ 1 แทน 0 ในสูตรข้างต้น ผลลัพธ์และสูตรที่ระบุใน conditional formatting แสดงในภาพด้านล่าง

• หลังจากนั้น เลือกตัวเลือก Format เพื่อเน้นแถวคี่ทุกแถว เราจะเน้นแถวคี่ทุกแถวด้วยสี แดง

หมายเหตุ:

ตัวหารไม่สามารถเป็นศูนย์หรือหนึ่งได้ หากใช้ศูนย์เป็นตัวหาร จะไม่พบการลายสีในช่วง และถ้าใช้หนึ่งเป็นตัวหาร ช่วงทั้งหมดจะถูกลายสี

หากคุณต้องการเน้นทุก 2 แถวที่เริ่มจากกลุ่มที่ 1 สูตรจะเป็น =MOD(ROW()-2,4)+1<=2

อีกครั้ง หากคุณต้องการเน้นทุก 2 แถวที่เริ่มจากกลุ่มที่ 2 สูตรจะเป็น =MOD(ROW()-2,4)>=2 และเพื่อเน้นทุก 3 แถวที่เริ่มจากกลุ่มที่ 2 สูตรจะเป็น =MOD(ROW()-3,6)>=3

3. รันโค้ด VBA เพื่อเน้นแถวทีละแถว

สำหรับการเน้นแถวที่แตกต่างกันใน Excel เรายังสามารถใช้รหัส VBA ได้ ที่นี่ในตัวอย่างนี้ เราใช้รหัส VBA ที่เน้นแถวคู่ มาทำตามคำแนะนำด้านล่างเพื่อเน้นแถวคู่!

ขั้นตอนที่ 1:

• เปิดโมดูล โดยจากแท็บ Developer ไปที่

Developer → Visual Basic

• หลังจากคลิกริบบอน Visual Basic หน้าต่างชื่อ Microsoft Visual Basic for Applications – Highlight Every Other Row.xlsm จะปรากฏทันที จากหน้าต่างนั้น เราจะแทรกโมดูลสำหรับใช้ VBA code ของเรา ในการทำเช่นนั้น ไปที่

Insert → Module

ขั้นตอนที่ 2:

• โมดูล Highlight Every Other Row จะโผล่ขึ้นมา ในโมดูล Highlight Every Other Row ให้เขียน VBA ด้านล่าง

Sub Highlight_Every_Other_Row() Dim R As Range, x On Error Resume Next Set R = Application.InputBox("Select Range", Type:=8) For x = 1 To R.Rows.Count If x Mod 2 = 0 Then R.Rows(x).Interior.ColorIndex = 15 End If Next End Sub

• รัน VBA โดยไปที่

Run → Run Sub/UserForm

• หลังจากรัน VBA Code กล่องโต้ตอบ Input จะโผล่ขึ้นมา จากกล่องโต้ตอบ Input ทำตามภาพหน้าจอด้านล่าง

• สุดท้าย คุณจะสามารถเน้นแถวคู่ทุกแถวได้ตามภาพหน้าจอด้านล่าง

เลือกแถวทีละแถวใน Excel

ในส่วนนี้ เราจะเรียนรู้วิธีเลือกแถวทีละแถวใน Excel วิธีที่ง่ายและสั้นที่สุดคือการใช้คีย์บอร์ดและเมาส์ มาทำตามคำแนะนำด้านล่างกันเลย!

ขั้นตอน:

• ก่อนอื่น เลือกหมายเลขแถว แล้วดับเบิลคลิกที่ หมายเลขแถว ด้วย ขวาของเมาส์

• จากนั้น จะเลือก Entire Row

• ตอนนี้ กดค้าง CTRL และเลือกแถวที่เหลือตามต้องการโดยใช้ ขวาของเมาส์

สิ่งที่ควรจดจำ

👉 คุณยังสามารถเปิดหน้าต่าง Microsoft Visual Basic for Applications ได้โดยการกด Alt + F11 พร้อมกัน บนคีย์บอร์ด

👉 หากแท็บ Developer ไม่มองเห็นในริบบอน คุณสามารถทำให้มองเห็นได้ โดยไปที่

File → Option → Customize Ribbon

สรุป

ในบทความนี้ เราเห็นวิธีที่แตกต่างกันในการเน้นแถวทีละแถวใน Excel การลายสี/เน้นแถวที่แตกต่างกันใน Excel ช่วยเพิ่มความอ่านง่ายและความชัดเจน ขณะทำงานบนสเปรดชีตขนาดใหญ่ ควรเน้นแถว

หวังว่า ตั้งแต่ตอนนี้คุณจะไม่มีปัญหาในการใช้การแบ่งสีแถวในแถวที่แตกต่างกันของ Excel บทความนี้อาจช่วยคุณกับคำถามว่า how to highlight every other row in excel หากคุณใช้วิธีอื่นในการเน้นแถว โปรดอย่าลังเลที่จะแสดงความคิดเห็น

บทความที่เกี่ยวข้อง

• Data Clean-up Techniques in Excel: Randomizing the Rows
• How to Delete Blank Rows in Excel (6 Ways)
• Highlight Row If Cell Contains Any Text
• How to Highlight Row If Cell Is Not Blank (4 Methods)