เชี่ยวชาญการกรองข้อมูลแบบกำหนดเองใน Excel: 5 เทคนิคมืออาชีพ

การจัดการชีต Excel ที่มีชุดข้อมูลขนาดใหญ่เป็นเรื่องท้าทาย แต่หากคุณสามารถกรองข้อมูลตามความต้องการเฉพาะของคุณได้ งานนี้จะกลายเป็นเรื่องง่ายขึ้นมาก ในบทความนี้ เราจะแนะนำวิธีการทำ การกรองแบบกำหนดเอง (Custom Filter) ใน Excel ให้คุณทำตามได้ทีละขั้นตอน

ดาวน์โหลดไฟล์ฝึกหัด

คุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์ Excel สำหรับฝึกหัดได้ฟรีจากลิงก์นี้

5 วิธีในการทำ Custom Filter ใน Excel

ในส่วนนี้ เราจะแสดงวิธีการกรองค่าใน Excel อย่างเฉพาะเจาะจงโดยใช้เครื่องมือคำสั่งของ Excel และ Macro ฯลฯ

ภาพด้านบนคือชุดข้อมูลที่เราจะใช้ในการสาธิตการกรองแบบกำหนดเอง

1. กรองค่าตามตัวเลขใน Excel

คุณสามารถทำ การกรองแบบกำหนดเอง ใน Excel และดึงข้อมูลตาม ตัวเลขเฉพาะ ได้

ขั้นตอน:

• เลือกเซลล์ใดเซลล์หนึ่ง ภายในช่วงข้อมูล
• ที่แท็บ Home ให้เลือก Sort & Filter -> Filter จากกลุ่ม Editing

• จะมี ลูกศรแบบดรอปดาวน์ ปรากฏขึ้นข้างหัวคอลัมน์แต่ละคอลัมน์

• คลิกที่ ลูกศรข้างคอลัมน์ ที่คุณต้องการกรอง เราต้องการกรองตาม Total Sales จึงคลิกที่ลูกศรดรอปดาวน์ข้างมัน
• จากรายการดรอปดาวน์ ให้เลือก Number Filters -> Custom Filter

• กล่องโต้ตอบ Custom AutoFilter จะปรากฏขึ้น ให้เลือกตัวเลือกที่ต้องการจากลูกศรดรอปดาวน์ เราต้องการดึงค่า Total Sales ที่อยู่ระหว่าง 500 และ 900 จึงเลือก is greater than จากตัวเลือกแรกและพิมพ์ 500 ในกล่องข้างเคียง
• เนื่องจากเราต้องการให้ เงื่อนไขทั้งสองเป็นจริง จึงติ๊กถูกที่ตัวเลือก And หากต้องการผลลัพธ์จากเงื่อนไขเพียงอย่างเดียว ให้ ยกเลิก And และ ติ๊ก Or แทน
• จากรายการดรอปดาวน์ที่สอง ให้เลือก is less than และพิมพ์ 900 ในกล่องข้างเคียง
• กด OK

เราได้รายละเอียดสินค้าที่มีค่า Total Sale เท่ากับ 750 ซึ่งอยู่ระหว่าง 500 และ 900

2. การกรองข้อมูลตามข้อความเฉพาะ

คล้ายกับส่วนก่อนหน้า คุณยังสามารถนำ การกรองแบบกำหนดเอง ไปใช้กับชุดข้อมูลตามค่า ข้อความเฉพาะ ได้อีกด้วย

ขั้นตอน:

• ตามที่แสดงข้างต้น ให้ เลือกเซลล์ใดเซลล์หนึ่ง ภายในช่วงข้อมูล
• ที่แท็บ Home ให้เลือก Sort & Filter -> Filter จากกลุ่ม Editing
• จะมี ลูกศรแบบดรอปดาวน์ ปรากฏขึ้นข้างหัวคอลัมน์แต่ละคอลัมน์
• คลิกที่ลูกศรข้างคอลัมน์ที่ต้องการกรอง ครั้งนี้เราจะกรองตาม Month จึงคลิกที่ลูกศรดรอปดาวน์ข้างมัน
• จากรายการดรอปดาวน์ ให้เลือก Text Filters -> Custom Filter

• จากกล่องโต้ตอบ Custom AutoFilter ที่ปรากฏขึ้น ให้เลือกตัวเลือกจากลูกศรดรอปดาวน์ เราต้องการดึงรายละเอียดสินค้าของ เดือนหลังเดือนมิถุนายน ยกเว้นเดือนกรกฎาคม จึงเลือก is greater than จากตัวเลือกแรกและพิมพ์ June ในกล่องข้างเคียง
• เนื่องจากต้องการให้ เงื่อนไขทั้งสองเป็นจริง จึงติ๊กถูกที่ And
• จากรายการดรอปดาวน์ที่สอง ให้เลือก does not equal และเลือก July จากรายการดรอปดาวน์ในกล่องเพื่อตัดออกจากเงื่อนไข (สามารถพิมพ์ชื่อเดือนด้วยตนเองได้)
• กด OK

เราได้รายละเอียดสินค้าสำหรับ เดือนหลังเดือนมิถุนายน ยกเว้นเดือนกรกฎาคม ผ่านการกรองแบบกำหนดเองในชีต Excel

อ่านเพิ่มเติม: วิธีกรองค่าที่ไม่ซ้ำกันใน Excel

3. บันทึกการกรองแบบกำหนดเองในตาราง Excel

จนถึงตอนนี้เราแสดงวิธีการกรองแบบกำหนดเองกับชุดข้อมูล แต่คุณยังสามารถบันทึกการกรองแบบกำหนดเองไว้ในตารางได้อีกด้วย โดยต้องแปลงชุดข้อมูลเป็นตารางก่อน เรามาดูวิธีการกัน

ขั้นตอน:

• เลือก ชุดข้อมูล
• จากแท็บ Home ให้เลือก Format as Table

• คุณสามารถตั้งชื่อตารางตามต้องการหรือปล่อยชื่อเดิมไว้ก็ได้ เราต้องการตั้งชื่อจึงตั้งเป็น CustomTable แต่ข้อนี้ไม่บังคับ

• เมื่อทำเสร็จ คุณจะสังเกตเห็น ลูกศรแบบดรอปดาวน์ ปรากฏขึ้นข้างหัวคอลัมน์แต่ละคอลัมน์

• ข้อมูลของคุณกลายเป็นตารางพร้อมตัวเลือกการกรองแล้ว คุณสามารถทำการกรองแบบกำหนดเองตามที่แสดงในส่วนก่อนหน้า หรือวิธีอื่นๆ ได้ เราต้องการดูรายละเอียดสินค้าของเดือน กรกฎาคม จึง ยกเลิกการเลือก Select All และ ติ๊กเลือกเฉพาะ July
• กด OK

จะแสดงเฉพาะรายละเอียดสินค้าจาก เดือนกรกฎาคม ในตาราง

3.1. ใช้งาน Custom Filter สำหรับสองคอลัมน์ในตาราง

หลังจากกรองคอลัมน์หนึ่งของตารางแล้ว คุณสามารถกรองคอลัมน์อื่นเพิ่มเติมได้ เช่น หลังจากดึงข้อมูลเฉพาะ เดือนกรกฎาคม ตอนนี้เราต้องการรายละเอียดสินค้าที่มีค่า Total Sale ระหว่าง 500 ถึง 800

• เพื่อกรองตาม Total Sales ให้คลิกลูกศรดรอปดาวน์ข้างมัน
• จากรายการดรอปดาวน์ ให้เลือก Number Filters -> Custom Filter

• จากกล่องโต้ตอบ Custom AutoFilter ให้เลือก is greater than จากตัวเลือกแรกและพิมพ์ 500 ในกล่องข้างเคียง
• เนื่องจากต้องการให้ เงื่อนไขทั้งสองเป็นจริง จึงติ๊กถูก And
• จากรายการที่สอง ให้เลือก is less than และพิมพ์ 800 ในกล่องข้างเคียง
• กด OK

ตอนนี้คุณจะได้รายละเอียดสินค้าที่ผลิตใน เดือนกรกฎาคม และมี Total Sale เท่ากับ 750 (อยู่ระหว่าง 500 และ 800)

อ่านเพิ่มเติม: วิธีกรองหลายคอลัมน์พร้อมกันใน Excel

บทความที่เกี่ยวข้อง

• วิธีกรองหลายแถวใน Excel (11 วิธีที่เหมาะสม)
• การกรองข้อมูล Excel ตามค่าเซลล์ (6 วิธีที่มีประสิทธิภาพ)
• วิธีใช้ Text Filter ใน Excel (5 ตัวอย่าง)
• Shortcut สำหรับ Excel Filter (3 การใช้งาน מהיר พร้อมตัวอย่าง)

4. ทำ Custom Filter ด้วย Advanced Filter ใน Excel

นอกจากการใช้ตัวกรองแบบดรอปดาวน์แล้ว คุณยังสามารถใช้คุณสมบัติ Advanced ใน Excel เพื่อกรองข้อมูลแบบกำหนดเองได้อีกด้วย

ขั้นตอน:

• เลือก Advanced จากแท็บ Data

• จะมีกล่องโต้ตอบชื่อ Advanced Filter ปรากฏขึ้น ซึ่งมีช่วงข้อมูลของคุณอยู่ในกล่อง List range แล้ว

• ตอนนี้กลับไปที่ชุดข้อมูล ในเซลล์อื่น ให้จัดเก็บข้อมูลที่ต้องการใช้เป็นเกณฑ์การกรอง ตัวอย่าง เราต้องการดึงข้อมูลสำหรับ Mobile จึงเก็บ Mobile ไว้ที่ เซลล์ G5 และตั้งชื่อคอลัมน์ว่า Product Name ที่ เซลล์ G4
• เลือก Advanced อีกครั้ง ในกล่องโต้ตอบ ให้กำหนด Criteria range โดย ลากเลือกเซลล์ที่เพิ่งสร้าง ในกรณีนี้เราลากเลือก เซลล์ G4 และ G5 เป็นค่าอินพุตใน Criteria range
• กด OK

คุณจะเห็นเฉพาะรายละเอียดของ Mobile ในชุดข้อมูลของเรา

5. ใช้ Macro บันทึกการกรองข้อมูลแบบกำหนดเองใน Excel

มีอีกวิธีหนึ่งที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพในการบันทึกการกรองข้อมูลแบบกำหนดเองใน Excel โดยใช้ Macro การใช้ Macro ช่วยให้คุณบันทึกการกรองแบบกำหนดเองและนำไปใช้ในชีตอื่นภายหลังได้ ขั้นตอนการใช้ Macro เพื่อกรองข้อมูลแบบกำหนดเอง ดังนี้

ขั้นตอน:

• จากแท็บ Developer ให้เลือก Record Macro

• ตั้งชื่อ Macro ในกล่องโต้ตอบ Record Macro เราตั้งชื่อว่า MacroCustom ในกล่อง Macro name
• กด OK

• ตอนนี้คุณสามารถทำการกรองประเภทใดก็ได้ในชุดข้อมูล Macro จะบันทึกและนำไปใช้ในชีตอื่น ตัวอย่าง หลังกด Record macro เราต้องการดึง Total Sale ของ เดือนกรกฎาคม จึง ยกเลิก Select All และติ๊ก July เฉพาะจากรายการดรอปดาวน์โดยคลิกที่ลูกศรข้างหัวคอลัมน์
• หลังกด OK จะแสดงเฉพาะรายละเอียดสินค้าของ เดือนกรกฎาคม

• ตอนนี้เลือก Stop Recording จากแท็บ Developer Macro จะบันทึกขั้นตอนที่เราทำไว้ทั้งหมด

• ไปที่ชีตอื่นที่ต้องการกรองแบบเดียวกัน เลือก Macros จากแท็บ Developer

• เลือกชื่อ Macro ที่ตั้งไว้ก่อนหน้า ในกรณีนี้เราเลือก MacroCustom
• กด Run

กระบวนการกรองที่คุณทำในชีตก่อนหน้าจะถูกนำมาใช้ที่นี่ ดูภาพด้านล่างที่แสดงเฉพาะรายละเอียดสินค้าที่ผลิตใน เดือนกรกฎาคม

อ่านเพิ่มเติม: กรองหลายเกณฑ์ใน Excel ด้วย VBA

สรุป

บทความนี้แสดงวิธี การทำ Custom Filter ใน Excel หวังว่าจะเป็นประโยชน์มาก ถ้ามีคำถามเกี่ยวกับหัวข้อนี้ สามารถถามได้เลยครับ

เพิ่มเติม

• วิธีกรองเซลล์ที่มีสูตรใน Excel (2 วิธี)
• การกรองตามสีใน Excel (2 ตัวอย่าง)
• วิธีลบ Filter ใน Excel (5 วิธีง่ายและรวดเร็ว)
• ใช้หลาย Filter ใน Excel [วิธีการ + VBA]