วิธีลบแถวว่างใน Excel อย่างรวดเร็ว

การลบแถวว่างเป็นงานที่พบบ่อยที่สุดใน Excel ไม่ว่าข้อมูลจะเป็นประเภทไหน ก็มักมีแถวว่างกระจายอยู่ทั่วไฟล์

ถ้ามีข้อมูลหลายพันแถว การลบแถวว่างด้วยมือเป็นเรื่องน่าเบื่อและเกือบจะเป็นไปไม่ได้ วิธีที่พบบ่อยที่สุดคือใช้แมโคร แต่ถ้าไม่คุ้นเคยแมโคร จะยากที่จะนำไปใช้ และถ้ามีปัญหาก็ไม่รู้จะแก้ไขยังไง

ในบทความนี้จะแนะนำหลายวิธีลบแถวว่างใน Excel พร้อมข้อดี-ข้อเสียของแต่ละวิธี วิธีเหล่านี้ใช้ได้กับทุกเวอร์ชัน Excel ตั้งแต่ 2003 จนถึง 2016 ขึ้นไป

วิธีที่ 1 – เพิ่มคอลัมน์ลำดับก่อนเรียงลำดับ

มีวิธีง่ายและมีประสิทธิภาพโดยไม่ต้องใช้แมโคร คือการเรียงลำดับ (Sort) ขั้นตอนดังนี้ สมมติมีข้อมูลดังภาพ และต้องการลบแถวว่าง:

ขั้นแรก แทรกคอลัมน์ใหม่และใส่ตัวเลขเรียงลำดับ ทำไมต้องทำอย่างนี้? เพราะถ้าลำดับแถวสำคัญ การเรียงคอลัมน์ข้อมูลเพื่อจัดกลุ่มแถวว่างจะทำให้ลำดับเดิมหายไป ไม่สามารถเรียกคืนได้

รูปแบบก่อนเรียงคอลัมน์ชื่อสัตว์:

เลือกทั้งสองคอลัมน์ แล้วไปที่แท็บ Data คลิกปุ่ม Sort

ใน Sort By เลือกคอลัมน์ B (คอลัมน์ที่มีค่าว่าง) แล้ว OK หากหลายคอลัมน์มีค่าว่าง เลือกคอลัมน์ใดก็ได้

ตอนนี้แถวว่างจะถูกจัดกลุ่มอยู่ล่างสุด ลบแถวเหล่านี้ทิ้งได้เลย:

หลังลบเสร็จ เรียงลำดับอีกครั้งโดยใช้คอลัมน์ A (คอลัมน์ลำดับที่สร้างไว้) เพื่อคืนลำดับเดิม

วิธีนี้ง่ายและยังลบแถวที่มีค่าว่างในบางคอลัมน์ (ไม่ใช่ทั้งแถว) ได้อีกด้วย ถ้าต้องการตรวจสอบหลายคอลัมน์พร้อมกัน ให้เพิ่มระดับการเรียง (Sort Level) ในหน้าต่าง Sort ทั้งหมดที่ต้องการ

เมื่อทำเช่นนี้ จะมีเฉพาะแถวที่ ทุกคอลัมน์ที่เลือก เป็นว่างเท่านั้นที่ถูกจัดไปอยู่ล่างสุด

ลบแถวเหล่านั้น แล้วเรียงคืนลำดับเดิมด้วยคอลัมน์ตัวเลข

วิธีที่ 2 – ใช้ฟิลเตอร์ (Filter)

คล้ายกับการเรียงลำดับ แต่ใช้ Filter แทน ไม่ต้องเพิ่มคอลัมน์ตัวเลข เลือกคอลัมน์ที่ต้องการตรวจสอบค่าว่าง แล้วคลิกปุ่ม Filter

คลิกลูกศรที่หัวคอลัมน์ ยกเลิก Select All แล้วติ๊ก Blanks ตรงท้ายรายการ

ทำซ้ำกับทุกคอลัมน์ที่ต้องการ ถ้าจนเหลือแถวว่างอย่างเดียว ไม่ต้องติ๊ก Blanks อีก เพราะถูกเลือกไปแล้ว

หมายเลขแถวว่างจะไฮไลท์สีน้ำเงิน เลือกแถวเหล่านั้น คลิกขวาเลือก Delete แล้วคลิกปุ่ม Filter อีกครั้งเพื่อยกเลิกฟิลเตอร์ ข้อมูลเดิมจะกลับมาแสดง

วิธีที่ 3 – ลบแถวที่มีเซลล์ว่างใดๆ (Go To Special)

วิธีนี้จะลบแถวที่ มีเซลล์ว่างแม้แต่เซลล์เดียว ไม่ใช่แค่แถวที่ว่างทั้งแถว เหมาะสำหรับกรณีที่ต้องการลบแถวข้อมูลไม่ครบ

เลือกข้อมูลทั้งหมด กด F5 จะเปิดกล่อง Go To คลิก Special

เลือก Blanks แล้ว OK

เซลล์ว่างทั้งหมดจะถูกไฮไลท์สีเทา ไปที่แท็บ Home คลิก Delete > Delete Sheet Rows

ผลลัพธ์: แถวที่มีเซลล์ว่างแม้แต่ตัวเดียวจะถูกลบทิ้ง

วิธีนี้ไม่เหมาะกับทุกกรณี แต่บางครั้งก็ประโยชน์มาก เลือกวิธีที่เหมาะกับข้อมูลของคุณครับ