ปฏิเสธไม่ได้ว่า Drop Down List เป็นคุณลักษณะที่มีประสิทธิภาพใน Excel แต่บางครั้งเราประสบปัญหาที่ขัดขวางการทำงานกับรายการแบบหล่นลง ในบทความนี้ ฉันจะชี้ให้เห็นปัญหาสำคัญ 8 ประการว่าทำไมรายการแบบหล่นลงไม่ทำงานใน Excel และยังสาธิตวิธีแก้ไขปัญหาด้วย
รายการแบบหล่นลงของ Excel ไม่ทำงานปัญหาและวิธีแก้ไข
มาทำความรู้จักกับชุดข้อมูลต่อไปนี้ โดยจะมีรายการสินค้าพร้อมรหัสคำสั่งซื้อ สถานะในสหรัฐอเมริกา และยอดขาย
ก่อนเข้าสู่การสนทนาหลัก ให้ฉันแบ่งปันความคิดของคุณ
คุณรู้ขั้นตอนการสร้างรายการแบบหล่นลงใน Excel หรือไม่? ถ้าไม่ไม่ต้องกังวล เพียงไปที่ วิธีสร้างรายการแบบหล่นลง บทความ
ฉันได้สร้างรายการดรอปดาวน์สำหรับ “ไอเท็ม” แล้ว
ตอนนี้เราจะพูดถึงปัญหาสำหรับสิ่งที่รายการแบบหล่นลงไม่ทำงานใน Excel พร้อมวิธีแก้ปัญหา
1. เมื่อมองไม่เห็นรายการแบบหล่นลง
บางครั้ง รายการแบบหล่นลงอาจหายไปเนื่องจากสาเหตุหลายประการ แต่สิ่งสำคัญคือต้องทำให้รายการดรอปดาวน์มองเห็นได้
1.1. หากวัตถุถูกซ่อน
ดูรูปต่อไปนี้และไม่เห็นรายการแบบหล่นลง คุณเดาสาเหตุของปัญหานี้ได้ไหม
หากต้องการค้นหาสาเหตุ ให้คลิกที่ ไฟล์ tab> ตัวเลือก .
จากนั้น คุณจะเห็นกล่องโต้ตอบต่อไปนี้คือ ตัวเลือก Excel และเลื่อนเคอร์เซอร์ไปที่ ขั้นสูง ตัวเลือก
ตามที่คุณเห็น ไม่มีอะไร (ซ่อนวัตถุ) เลือกตัวเลือกนี้แล้ว ไม่เห็นรายการแบบเลื่อนลง
ดังนั้นคุณต้องยกเลิกการเลือกตัวเลือกและตรวจสอบวงกลมของ ทั้งหมด ตามรูปเลยครับ
ในที่สุด คุณจะได้ผลลัพธ์ต่อไปนี้ซึ่งแสดงรายการแบบเลื่อนลงสำหรับ “ไอเท็ม”
1.2. ตรวจสอบตัวเลือกแบบเลื่อนลง
เช่นเดียวกับปัญหาก่อนหน้านี้ รายการแบบหล่นลงอาจไม่ปรากฏขึ้น สาเหตุของการหายตัวไปต่างจากฉบับแรก
ที่นี่ ช่องหน้า เมนูแบบเลื่อนลงในเซลล์ ไม่ถูกตรวจสอบ จึงไม่สามารถมองเห็นลูกศรได้
หากคุณต้องการแก้ไขปัญหา ให้ทำเครื่องหมายที่ช่องหน้า เมนูแบบเลื่อนลงในเซลล์ ตัวเลือก. และคุณจะเห็นผลลัพธ์ต่อไปนี้
1.3. ไฮไลท์เซลล์
พูดจริงๆ ก็คือ การสร้างรายการแบบหล่นลงจะช่วยประหยัดเวลาของคุณและทำให้เซลล์เป็นไดนามิก ขออภัย เครื่องมือนี้มีข้อจำกัดเริ่มต้นบางประการ
ตัวอย่างเช่น หากคุณย้ายเคอร์เซอร์จากลูกศรแบบเลื่อนลง เครื่องหมายของลูกศรจะหายไปตามที่แสดงในรูปภาพต่อไปนี้ แม้ว่า “รายการ” จะมีรายการแบบเลื่อนลง
ดังนั้น เราอาจใช้ กล่องคำสั่งผสม เพื่อเน้นรายการแบบเลื่อนลง
ทำตามขั้นตอนด้านล่าง
ขั้นตอน:
⏩ เลือก นักพัฒนา แท็บ> แทรก ribbon> กล่องคำสั่งผสม (การควบคุมแบบฟอร์ม) .
⏩ วาดกล่องด้วยวิธีต่อไปนี้
⏩ คลิกขวาที่กล่องและเลือก การควบคุมรูปแบบ ตัวเลือก
⏩ จากนั้นแก้ไขช่วงอินพุตเป็น $C$5:$C13 และลิงก์เซลล์เป็น H5 .
⏩ สุดท้าย ป้อน ตกลง .
ตอนนี้ถ้าคุณคลิกที่ ดรอปดาวน์ ลูกศร คุณจะเห็นรายการดังรูปต่อไปนี้
1.4. หากสมุดงานเสียหาย
อีกเหตุผลว่าทำไม Drop Down รายการอาจไม่ปรากฏขึ้นหากสมุดงานเสียหาย
ในการแก้ไขปัญหา ให้เลือกไฟล์ที่คุณต้องการเปิด จากนั้นเลือก เปิดและซ่อมแซม ตัวเลือกโดยคลิกขวาที่ เปิด ตัวเลือก
อ่านเพิ่มเติม: วิธีแก้ไขรายการดรอปดาวน์ใน Excel
2. กำลังแสดงว่างในรายการแบบหล่นลง
ในบางกรณี คุณอาจสังเกตเห็นเซลล์ว่างหลังจากคลิกที่ลูกศรแบบเลื่อนลง
คุณมีความคิดเบื้องหลังสถานการณ์นี้ไหม
หากคุณเปิด การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล กล่องโต้ตอบโดยคลิกที่ ข้อมูล แท็บ> การตรวจสอบข้อมูล ตัวเลือกจาก เครื่องมือข้อมูล คุณจะเห็นแหล่งที่มา
ตามที่คุณเห็นแหล่งที่มาในกรณีนี้คือ $B$5$:B$19 . ซึ่งหมายความว่ามีบางเซลล์ว่างในต้นทางและนี่คือเหตุผลหลัก
อะไรก็ตาม คุณสามารถแก้ไขต้นทางได้โดยการเอาเซลล์ว่างออกด้วยวิธีต่อไปนี้
ดังนั้น คุณจะได้ผลลัพธ์ต่อไปนี้โดยไม่มีเซลล์ว่าง
3. ปัญหาเกี่ยวกับรายการใหม่ (การอัปเดตอัตโนมัติของรายการแบบเลื่อนลง)
ตอนนี้เราจะเน้นที่ปัญหาของการอัปเดตอัตโนมัติ ซึ่งคุณอาจสังเกตเห็นว่ารายการแบบหล่นลงไม่ทำงานใน Excel
ในรายการ "รายการ" ต่อไปนี้ จะมีการเพิ่มรายการใหม่คือ "RAM ” แต่ไม่พบในรายการแบบเลื่อนลง
การแก้ไขแหล่งที่มาของการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลทุกครั้งใช้เวลานานมาก
ดังนั้น เราสามารถสร้างช่วงไดนามิกโดยใช้ OFFSET ทำงานดังนี้
ป้อนสูตรด้านล่างใน ที่มา ตัวเลือก
=OFFSET($B$5,0,0,COUNTA(B:B)-1) ที่นี่ B5 คือเซลล์เริ่มต้นของ “รายการ” และ B:B คือคอลัมน์ของรายการ “รายการ”
ในที่สุด ผลลัพธ์จะมีลักษณะดังนี้ที่รายการใหม่ “RAM ” จะถูกเพิ่มโดยอัตโนมัติโดยไม่เปลี่ยนแหล่งที่มา
อ่านเพิ่มเติม: อัปเดตรายการแบบเลื่อนลงอัตโนมัติใน Excel
4. หากรายการที่ถูกต้องไม่ได้รับอนุญาตและรายการแบบหล่นลงไม่ทำงาน
ดังที่คุณเห็นว่ามีรายการที่คั่นด้วยตัวอย่างต่อไปนี้ซึ่งมีเซลล์สามประเภทอยู่ในรายการแบบเลื่อนลง
เมื่อใดก็ตามที่คุณพิมพ์ “ไม่ ” แทน “ไม่ ” คุณจะได้รับข้อความโดยค่าเริ่มต้น
ข้อความนี้ชี้แจงว่าค่าที่ป้อนไม่ตรงกับรายการที่คั่น
อันที่จริง รายการที่คั่นด้วยรายการแบบเลื่อนลงจะพิจารณาตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่
ดังนั้น วิธีแก้ไขปัญหาคือการป้อนค่าที่ถูกต้องด้วยตัวพิมพ์ใหญ่และตัวพิมพ์เล็กจากรายการแบบเลื่อนลง
การอ่านที่คล้ายกัน
- สร้างรายการแบบหล่นลงของ Excel จากตาราง (5 ตัวอย่าง)
- วิธีสร้างรายการดรอปดาวน์ของ Excel พร้อมสี (2 วิธี)
- สร้างรายการจากช่วงใน Excel (3 วิธี)
- วิธีใช้คำสั่ง IF เพื่อสร้างรายการดรอปดาวน์ใน Excel
5. หากรายการที่ไม่ถูกต้องได้รับอนุญาตและรายการแบบหล่นลงไม่ทำงาน
ไม่เหมือนกับรายการที่ถูกต้องในบางครั้ง รายการที่ไม่ถูกต้องจะได้รับอนุญาตในรายการแบบหล่นลง
ในกรณีต่อไปนี้ คุณเห็นว่ารายการ "สมาร์ทโฟน" ได้รับอนุญาตให้เป็นรายการได้แม้ว่าจะไม่มีอยู่ในรายการแบบเลื่อนลง "Itmes" และไม่มีข้อความแสดงข้อผิดพลาดปรากฏขึ้นตามค่าเริ่มต้น
ดังนั้นสาเหตุของข้อผิดพลาดนี้เกิดจากอะไร
หากคุณมองใกล้ ๆ จะมีเซลล์ว่างในส่วนล่างของรายการ "รายการ" ซึ่งอนุญาตให้ป้อนรายการที่ไม่ถูกต้อง
อย่างไรก็ตาม คุณสามารถแก้ไขปัญหาได้โดยยกเลิกการทำเครื่องหมายที่ช่องก่อน เพิกเฉยต่อช่องว่าง ตัวเลือกใน การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล กล่องโต้ตอบแล้วกด ตกลง .
หลังจากทำเช่นนั้น หากคุณป้อนรายการ "สมาร์ทโฟน" รายการที่ไม่ถูกต้องจะไม่ได้รับอนุญาตและจะแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาดโดยค่าเริ่มต้น
6. ปัญหาเกี่ยวกับสัญลักษณ์ของรายการแบบหล่นลง
แม้ว่าจะเป็นปัญหาเล็กน้อย แต่ก็อาจมีความจำเป็นเมื่อคุณมีชุดข้อมูลที่ใหญ่กว่า และคุณต้องการระบุลูกศรแบบเลื่อนลงอย่างรวดเร็วจากชุดข้อมูลขนาดใหญ่
ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถแทรกสัญลักษณ์จาก Wingdings 3 แบบอักษรที่ด้านขวาของรายการแบบเลื่อนลง
และลูกศรแบบเลื่อนลงจะเป็นดังนี้ ซึ่งสามารถระบุได้ง่ายจากชุดข้อมูลขนาดใหญ่
7. รายการแบบหล่นลงไม่ทำงานขณะจัดการกับช่องว่าง
ในขณะนี้ ฉันกำลังแสดงปัญหาที่น่าสนใจและสำคัญในขณะที่จัดการกับช่องว่างในรายการแบบเลื่อนลง
ดังที่คุณเห็นในตัวอย่างต่อไปนี้ รายการแบบเลื่อนลงที่ขึ้นอยู่กับ ถูกสร้างขึ้นในที่ที่คุณเลือกทวีป และชื่อของประเทศต่างๆ จะแสดงในรายการแบบเลื่อนลง
หากคุณเลือกเอเชียเป็นทวีป คุณจะเห็นรายการแบบเลื่อนลงที่แสดงชื่อประเทศต่างๆ
รายการแบบหล่นลงของชื่อประเทศคือ-
แต่ถ้าคุณเลือก “อเมริกาเหนือ” เป็นทวีป คุณจะไม่เห็นรายการหรือค่าของชื่อประเทศของทวีปในรายการแบบเลื่อนลง
ความจริงก็คือรายการแบบหล่นลงไม่สามารถละเว้นช่องว่างระหว่างคำได้
เราแก้ไขปัญหาได้โดยป้อนสูตรต่อไปนี้
=INDIRECT(SUBSTITUTE(B13," ","_")) ในที่นี้ B13 คือเซลล์ที่มี “อเมริกาเหนือ”
ที่สำคัญ แทนที่ ฟังก์ชั่นละเว้นช่องว่างและถูกแทนที่ด้วยขีดล่าง จากนั้น ทางอ้อม ฟังก์ชันส่งคืนการอ้างอิงเซลล์และเชื่อมโยงค่าข้อความ
และคุณจะเห็นรายการแบบหล่นลงของชื่อประเทศของทวีป
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายการดรอปดาวน์ขึ้นอยู่กับไดนามิกใน Excel
8. รายการแบบหล่นลงไม่ทำงานหลังจากคัดลอกวาง
ใน Excel เวอร์ชันก่อนหน้า คุณต้องไม่คัดลอกและวางรายการดรอปดาวน์ที่สอดคล้องกับการจัดรูปแบบต้นฉบับ
แม้ว่าคุณจะสามารถใช้ CTRL+C . ได้ง่ายๆ (คัดลอก) และ CTRL+V (วาง) ใน Excel เวอร์ชันอัปเดต
หากคุณใช้เวอร์ชันก่อนหน้า ให้เลือก วางแบบพิเศษ ตัวเลือกขณะวางข้อมูล
จากนั้นตรวจสอบวงกลมก่อนการตรวจสอบ ตัวเลือกแล้วกด ตกลง .
หากคุณทำเช่นนั้น คุณจะได้รับชุดข้อมูลที่คัดลอกพร้อมรายการดรอปดาวน์ที่สร้างขึ้นใน Excel เวอร์ชันก่อนหน้า
สิ่งที่ควรจำ
ผม. บันทึกไฟล์ Excel ใน .xlsx เพื่อเก็บรายการแบบหล่นลงในขณะที่เปิดไฟล์ในเวอร์ชันที่อัปเดต
ii. พยายามจำชื่อฟิลด์หรือสถานที่ที่คุณสร้างรายการดรอปดาวน์ แต่ถ้าคุณคิดว่าอาจจะจำไม่ได้ คุณอาจใช้ไฮไลต์เซลล์โดยการแทรกกล่องคำสั่งผสมหรือสัญลักษณ์
บทสรุป
ปัญหาเหล่านี้เป็นปัญหาที่คุณอาจประสบปัญหาขณะทำงานในรายการดรอปดาวน์ ฉันยังกล่าวถึงวิธีแก้ปัญหาพร้อมกับปัญหา จริงๆ ฉันหวังว่าบทความนี้อาจเป็นประโยชน์สำหรับคุณ อย่างไรก็ตาม หากคุณมีคำถามและข้อเสนอแนะ โปรดอย่าลืมแบ่งปันในส่วนความคิดเห็นต่อไปนี้
อ่านเพิ่มเติม
- วิธีการสร้างรายการแบบหล่นลงตามสูตรใน Excel (4 วิธี)
- เชื่อมโยงค่าของเซลล์กับรายการดรอปดาวน์ใน Excel (5 วิธี)
- รายการแบบเลื่อนลงตามเงื่อนไขใน Excel (สร้าง จัดเรียง และใช้งาน)
- วิธีสร้างรายการแบบหล่นลงพร้อมตัวกรองใน Excel (7 วิธี)
