หากคุณกำลังพยายามคัดลอก filter drop-down list ใน Excel อย่างมีประสิทธิภาพ บทความนี้เหมาะกับคุณ ที่นี่ เราจะอภิปราย 5 วิธีที่แตกต่างกันสำหรับการคัดลอก filter dropdown list ภายใต้เงื่อนไขต่างๆ
มาเจาะลึกบทความหลักกันเลย
ดาวน์โหลดสมุดงาน
5 วิธี คัดลอก Filter Drop-Down List ใน Excel
ที่นี่ เรามีชุดข้อมูลต่อไปนี้ ซึ่งมีรายชื่อชื่อพนักงานขายและค่ายอดขายตามสินค้า เราจะพยายามกรองภายใต้เกณฑ์ต่างๆ เพื่อให้เราเปิดใช้งาน Filter สำหรับชุดข้อมูลนี้ และวิธีต่อไปนี้จะสาธิตวิธีการคัดลอก filter dropdown list
เราใช้ Microsoft Excel 365 เวอร์ชันนี้ คุณสามารถใช้เวอร์ชันอื่นๆ ตามสะดวกได้
วิธีที่ 1: ใช้ตัวเลือก Advanced Filter เพื่อคัดลอก Filter Drop-Down List ใน Excel
ที่นี่ เรามีสินค้ารายการในคอลัมน์ Product แต่สินค้ายังไม่ได้จัดเรียงอย่างถูกต้อง และมีสินค้าซ้ำบางอย่าง เช่น Blackberries, Broccoli คงอยู่
ดังนั้น เมื่อเราคลิกที่สัญลักษณ์ filter dropdown เราจะได้รายการที่จัดเรียงจาก A ถึง Z และที่สำคัญ ไม่มีค่าซ้ำ งานของเราคือคัดลอก dropdown list นี้ไปที่คอลัมน์ Filtered List และเราจะทำได้โดยใช้ตัวเลือก Advanced Filter
ขั้นตอน:
➤ ไปที่แท็บ Data >> กลุ่ม Sort & Filter >> ตัวเลือก Advanced
จากนั้น Wizard Advanced Filter จะเปิดขึ้น
➤ ติ๊กตัวเลือก Copy to another location และ Unique records only
➤ เลือกสินค้าเป็น List range และช่วงปลายทางที่คุณต้องการให้ผลลัพธ์ในกล่อง Copy to และสุดท้าย กด OK
ตามที่คุณเห็น เราได้รายการสินค้าที่ไม่ซ้ำกันในคอลัมน์ Filtered List แต่ยังไม่ได้จัดเรียง
➤ เพื่อทำการจัดเรียง ให้เลือกชุดข้อมูลและไปที่แท็บ Data >> กลุ่ม Sort & Filter >> ตัวเลือก Sort
จากนั้น Wizard Sort จะโผล่ขึ้นมา
➤ เลือกดังนี้
Sort by → Filtered List
Sort On → Cell Values
Order → A to Z
➤ คลิกตัวเลือก My data has headers และกด OK
จากนั้น Filtered List จะถูกจัดเรียง และเราจะได้ filter dropdown list ที่คัดลอกมาในคอลัมน์ Filtered List
อ่านเพิ่มเติม: สร้าง Excel Filter โดยใช้ Drop-Down List ตามค่าเซลล์
วิธีที่ 2: ใช้ฟังก์ชัน UNIQUE เพื่อคัดลอก Filter Drop-Down List ใน Excel
ที่นี่ เราเห็น filter dropdown list ของคอลัมน์ Product และเราจะคัดลอกรายการไปที่คอลัมน์ Filtered List โดยใช้ ฟังก์ชัน UNIQUE และ ฟังก์ชัน SORT
ขั้นตอน:
ก่อนอื่น เราจะแปลงช่วงเป็นตาราง
➤ ไปที่แท็บ Insert >> ตัวเลือก Table
จากนั้น Wizard Create Table จะปรากฏ
➤ เลือกช่วงและคลิกตัวเลือก My table has headers และสุดท้าย กด OK
จากนั้น ตาราง Table2 จะถูกสร้าง
➤ ตอนนี้ เขียนฟังก์ชันต่อไปนี้ในเซลล์ E4 เพื่อรับค่าที่ไม่ซ้ำจากคอลัมน์ Product
=SORT(UNIQUE(Table2[Product],FALSE,FALSE))ที่นี่ Table2[Product] คือช่วงของคอลัมน์ Product ของ Table2, FALSE แรกสำหรับ Return unique rows และตัวที่สองสำหรับ Return every distinct item จากนั้น UNIQUE จะให้เรารายการสินค้าที่ไม่ซ้ำ และจะถูกจัดเรียงโดย SORT function
หลังจากกด ENTER เราจะได้ filter dropdown list ของคอลัมน์ Product ในคอลัมน์ Filtered List
ฟังก์ชัน UNIQUE ใช้ได้เฉพาะ Microsoft Excel 365 เท่านั้น
อ่านเพิ่มเติม: Unique Values in a Drop Down List with VBA in Excel (A Complete Guide)
วิธีที่ 3: ใช้ตัวเลือก Remove Duplicates เพื่อคัดลอก Filter Drop Down List
เพื่อคัดลอก filter dropdown list ของคอลัมน์ Product ไปที่คอลัมน์ Filtered List ที่นี่ เราจะใช้ตัวเลือก Remove Duplicates เพื่อลบค่าซ้ำจากสินค้า และจากนั้น ตัวเลือก Sort จะจัดเรียงรายการให้เหมือน dropdown list ของคอลัมน์ Product
ขั้นตอน:
เราต้องคัดลอกรายการ Product จากคอลัมน์ Product ไปที่คอลัมน์ Filtered List
➤ เลือกช่วงของคอลัมน์ Product และกด CTRL+C
➤ กด CTRL+V เพื่อวางรายการในคอลัมน์ Filtered List
ตอนนี้ถึงเวลาได้ค่าที่ไม่ซ้ำโดยการลบซ้ำ
➤ เลือกช่วงข้อมูลแล้วไปที่แท็บ Data >> กลุ่ม Data Tools >> ตัวเลือก Remove Duplicates
หลังจากนั้น กล่องโต้ตอบ Remove Duplicates จะปรากฏ
➤ ติ๊กตัวเลือก Filtered List และกด OK
จากนั้น จะมีกล่องข้อความบอกว่าลบค่าซ้ำ 2 ค่า และกด OK ที่นี่
หลังจากจัดเรียงข้อความจาก A to Z เหมือน วิธีที่ 1 เราจะได้ filter dropdown list ของคอลัมน์ Product ในคอลัมน์ Filtered List
อ่านเพิ่มเติม: วิธีลบค่าซ้ำจาก Drop Down List ใน Excel (4 วิธี)
บทความคล้ายกัน:
- สร้าง Searchable Drop Down List ใน Excel (2 วิธี)
- วิธีสร้าง Excel Drop Down List พร้อมสี (2 วิธี)
- สร้าง Excel Drop Down List จากตาราง (5 ตัวอย่าง)
- Auto Update Drop Down List ใน Excel (3 วิธี)
- Multiple Dependent Drop-Down List Excel VBA (3 Ways)
วิธีที่ 4: ใช้ฟังก์ชัน FILTER เพื่อคัดลอก Filter Drop Down List
สมมติว่า เรากรองชุดข้อมูลต่อไปนี้ตามคอลัมน์ Product และที่นี่เราต้องการแสดงเฉพาะค่าที่สอดคล้องกับสินค้า Blackberries และ Broccoli
หลังจากกรองแล้ว เรามีชื่อพนักงานขายดังต่อไปนี้เรียงจาก A to Z ใน filter dropdown list ของคอลัมน์ Salesperson
และ ค่ายอดขายต่อไปนี้จากน้อยไปมากใน filter dropdown list ของคอลัมน์ Sales งานของเราคือคัดลอกสองรายการนี้โดยใช้ ฟังก์ชัน FILTER
4.1: การใช้ ฟังก์ชัน FILTER
➤ ใช้สูตรต่อไปนี้ในเซลล์ B14
=FILTER(B7:D11,B7:B11=B7," ")ที่นี่ B7:D11 คือช่วง แล้ว FILTER จะค้นหาค่า Blackberries ของเซลล์ B7 ในช่วง B7:B11=B7 และสำหรับเซลล์ว่าง จะคืนค่าว่าง
หลังจากกด ENTER เราจะได้ชื่อพนักงานขายและค่ายอดขายสำหรับสินค้า Blackberries
เช่นเดียวกัน สำหรับการดึงค่าสำหรับสินค้า Broccoli ใช้สูตรต่อไปนี้ในเซลล์ B16
=FILTER(B7:D11,B7:B11=B8," ")
➤ กด ENTER และคุณจะได้ชื่อพนักงานขายในคอลัมน์ Filtered List1 และค่ายอดขายในคอลัมน์ Filtered List2
ฟังก์ชัน FILTER ใช้ได้เฉพาะ Microsoft Excel 365 เท่านั้น
4.2: การคัดลอกค่าและจัดเรียง
ตอนนี้ เราจะจัดเรียงให้เหมือนรายการใน filter dropdown ตามที่แสดงก่อนหน้า แต่ที่นี่ไม่สามารถทำได้เพราะเป็น array formula
ดังนั้น เราต้องคัดลอกรายการโดยกด CTRL+C
➤ จากนั้น เลือกเซลล์ที่ต้องการวาง และคลิกขวา ที่นี่ เลือกตัวเลือก Paste Values
ด้วยวิธีนี้ เราจะได้ค่าของคอลัมน์ Filtered List1 และ Filtered List2 ในชุดข้อมูลต่อไปนี้
งานสุดท้ายคือจัดเรียงชื่อพนักงานขายจาก A to Z และค่ายอดขายจากน้อยไปมาก
➤ เลือกช่วงของคอลัมน์ Filtered List1 และไปที่แท็บ Data >> กลุ่ม Sort & Filter >> ตัวเลือก Sort
หลังจากนั้น กล่องโต้ตอบ Sort จะโผล่ขึ้นมา
➤ เลือกดังนี้
Sort by → Filtered List1
Sort On → Cell Values
Order → A to Z
➤ คลิกตัวเลือก My data has headers และกด OK
ค่าของ Filtered List1 จะถูกจัดเรียงแล้ว และตอนนี้เราจะทำงานกับค่ายอดขายของคอลัมน์ Filtered List2
➤ เลือกช่วงของคอลัมน์ Filtered List2 และไปที่แท็บ Data >> กลุ่ม Sort & Filter >> ตัวเลือก Sort
ภายหลัง กล่องโต้ตอบ Sort จะปรากฏ
➤ เลือกดังนี้
Sort by → Filtered List2
Sort On → Cell Values
Order → Smallest to Largest
➤ คลิกตัวเลือก My data has headers และกด OK
ตามที่เราเห็น เราจัดเรียงค่าของคอลัมน์ Filtered List1 และ Filtered List2 ตามที่ต้องการแล้ว
สุดท้าย เราคัดลอก filter dropdown list ของคอลัมน์ Salesperson ไปที่คอลัมน์ Filtered List1
และ filter dropdown list ของคอลัมน์ Sales ในคอลัมน์ Filtered List2
อ่านเพิ่มเติม: VBA to Select Value from Drop Down List in Excel (2 Methods)
วิธีที่ 5: การผสมผสานของฟังก์ชัน SUBTOTAL, INDEX และ MATCH
ที่นี่ เราจะกรองชุดข้อมูลตามสินค้าบางอย่างของคอลัมน์ Product และด้วยวิธีนี้ filter drop-down list ของคอลัมน์ Salesperson จะถูกอัปเดตอัตโนมัติ และโดยใช้ ฟังก์ชัน SUBTOTAL, ฟังก์ชัน INDEX, ฟังก์ชัน MATCH เราจะได้รายการนั้นในคอลัมน์ Filtered List เสมอ
5.1: การรับหมายเลขลำดับที่อัปเดตแล้ว
ก่อนอื่น เราจะได้หมายเลขลำดับในคอลัมน์ Helper ซึ่งจะอัปเดตอัตโนมัติหลังจากกรอง
➤ ใช้สูตรต่อไปนี้ในเซลล์ D4
=SUBTOTAL(3,C$4:C4)ที่นี่ 3 สำหรับฟังก์ชัน COUNTA, C$4:C4 คือช่วงที่จะอัปเดตสำหรับแต่ละแถวต่อเนื่อง เช่น สำหรับ Row 8 จะเป็น C$4:C8 เพราะเราฟิกซ์ขอบเขตแรกโดยใส่เครื่องหมาย $ ก่อน Row number 4
➤ กด ENTER และลาก Fill Handle ลงไป
ด้วยวิธีนี้ เราจะได้หมายเลขลำดับในคอลัมน์ Helper
ตอนนี้ เราจะกรองตารางตามคอลัมน์ Product ดังนั้น เราติ๊กสินค้า Apple, Beet Greens, Blackberries, และ Cherry จาก dropdown list ของคอลัมน์นี้
จากนั้น เราจะได้ตารางที่กรองแล้วดังต่อไปนี้ และตอนนี้เราจะคัดลอก filter dropdown list ของคอลัมน์ SalesPerson ไปที่คอลัมน์ Filtered List
5.2: การใช้ ฟังก์ชัน INDEX และ MATCH เพื่อดึงรายการ
➤ เขียนหมายเลขลำดับในคอลัมน์ Serial No
➤ พิมพ์สูตรต่อไปนี้ในเซลล์ D14
=INDEX($C$4:$C$11,MATCH(C14,$D$4:$D$11,0))ที่นี่ $C$4:$C$11 คือช่วงของคอลัมน์ SalesPerson ที่เราต้องการ C14 คือหมายเลขลำดับที่จะจับคู่กับตัวเลขในคอลัมน์ Helper
- MATCH(C14,$D$4:$D$11,0) → คืนค่าดัชนีแถวของค่าในเซลล์ C14 ซึ่งคือ 1
Output → 1
- INDEX($C$4:$C$11,MATCH(C14,$D$4:$D$11,0)) กลายเป็น
INDEX($C$4:$C$11,1) → ตรวจสอบค่าที่สอดคล้องในช่วง $C$4:$C$11 สำหรับดัชนีแถว 1
Output → Michael
➤ กด ENTER และลาก Fill Handle ลงไป
จากนั้น คุณจะได้ชื่อพนักงานขายในคอลัมน์ Filtered List และงานสุดท้ายคือจัดเรียงจาก A to Z
➤ เพื่อทำการจัดเรียง ให้เลือกชุดข้อมูลและไปที่แท็บ Data >> กลุ่ม Sort & Filter >> ตัวเลือก Sort
หลังจากนั้น กล่องโต้ตอบ Sort จะเปิดขึ้น
➤ เลือกดังนี้
Sort by → Filtered List
Sort On → Cell Values
Order → A to Z
➤ คลิกตัวเลือก My data has headers และกด OK
ในที่สุด รายการจะถูกจัดเรียง และเราจะได้สำเนาของ filter drop-down list ของคอลัมน์ SalesPerson ในคอลัมน์ Filtered List
เนื้อหาเกี่ยวข้อง: วิธีสร้าง Drop-Down List ตามสูตรใน Excel (4 วิธี)
ส่วนฝึกปฏิบัติ
สำหรับการฝึกปฏิบัติด้วยตัวเอง เราได้เตรียมส่วน Practice ไว้ด้านล่างในแผ่นชื่อ Practice โปรดลองทำด้วยตัวเอง
สรุป
ในบทความนี้ เราพยายามครอบคลุมวิธีการคัดลอก filter drop-down list ใน Excel อย่างง่ายดาย หวังว่าจะเป็นประโยชน์ หากคุณมีข้อเสนอแนะหรือคำถาม รู้สึกสบายใจแชร์ในส่วนความคิดเห็น
บทความเกี่ยวข้อง
- Conditional Drop Down List ใน Excel (สร้าง เรียงลำดับ และใช้)
- วิธีใช้ IF Statement สร้าง Drop-Down List ใน Excel
- วิธีสร้าง Drop Down List จากแผ่นงานอื่นใน Excel (2 วิธี)
- VLOOKUP with Drop Down List in Excel
- วิธีแก้ไข Drop-Down List ใน Excel (4 วิธีพื้นฐาน)
