ในธุรกิจ เรามีลูกค้าหลายพันรายและต้องแจ้งให้พวกเขาทราบถึงการอัปเดตหรือการเปลี่ยนแปลงในบริการของเรา การสร้างรายชื่อผู้รับจดหมายใน Excel ช่วยให้เราทำงานที่น่าเบื่อได้ภายในไม่กี่นาที ในกรณีส่วนใหญ่ เรามีที่อยู่ทางไปรษณีย์ของลูกค้าในไฟล์ Excel และเราต้องการแจ้งพวกเขาเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่อยู่ของบริษัทโดยใช้ที่อยู่ทางไปรษณีย์ของลูกค้าเหล่านั้น
สมมติว่าชื่อบริษัทของเราคือ Marigold Sales และที่อยู่ได้เปลี่ยนจาก 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 ถึง Marigold Sales, 71 Glendale Ave. Boca Raton, Florida 33428 . ตอนนี้ เราต้องการแจ้งลูกค้าเกี่ยวกับเหตุการณ์นี้
เราต้องการแจ้งพวกเขาเกี่ยวกับเหตุการณ์นี้โดยใช้รายชื่อผู้รับจดหมาย
ดาวน์โหลดสมุดงาน Excel
2 วิธีง่ายๆ ในการสร้างรายชื่อผู้รับจดหมายใน Excel
วิธีที่ 1:การสร้างรายชื่อผู้รับจดหมายใน Excel โดยใช้ Microsoft Word Mail Merge
Microsoft Word เสนอคุณลักษณะชื่อ Mail Merge . เราสามารถใช้คุณลักษณะนี้เพื่อสร้างเทมเพลตของรายชื่อผู้รับจดหมายหลังจากนำเข้าข้อมูลจาก Excel ข้อมูลเก็บ Names ของลูกค้าทั้งหมด , ชื่อบริษัท , ที่อยู่บริษัท และ ที่อยู่อีเมล . การรวมจดหมาย จะแทรกรายชื่อผู้รับจดหมายโดยอัตโนมัติหลังจากที่เราดำเนินการตามลำดับต่อไปนี้
ขั้นตอนที่ 1: เมื่อคุณต้องการสร้างรายชื่อผู้รับจดหมาย คุณต้องเตรียมข้อความที่เป็นลายลักษณ์อักษรโดยใช้ Microsoft Word . เปิด Microsoft Word , ไปที่ การส่งจดหมาย แท็บ> เลือก จดหมาย (จาก Start Mail Merge มาตรา)
ขั้นตอนที่ 2: เขียนข้อความตามความต้องการของคุณ (เช่น แจ้งลูกค้าเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่อยู่ ). สีน้ำเงิน การเขียนสีจะสอดคล้องกับรายชื่อผู้รับจดหมายที่คุณกำลังจะสร้าง
ขั้นตอนที่ 3: เลือก เลือกผู้รับ (จากเริ่มการรวมจดหมาย ส่วน)> เลือก ใช้รายการที่มีอยู่ (จากตัวเลือก)
ขั้นตอนที่ 4: การเลือก ใช้รายการที่มีอยู่ นำคุณไปยังโฟลเดอร์คอมพิวเตอร์ของคุณ เลือกไฟล์ที่ต้องการ (เช่น การสร้างรายชื่อผู้รับจดหมายใน Excel )
คลิกที่ เปิด .
ขั้นตอนที่ 5: เลือกตาราง หน้าต่างเปิดขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ตรวจสอบ ข้อมูลแถวแรกมีส่วนหัวของคอลัมน์ สลับ.
คลิกที่ ตกลง .
ขั้นตอนที่ 6: Microsoft Word โหลดข้อมูล วางเคอร์เซอร์ข้าง ชื่อผู้รับ จากนั้นไปที่ แทรกฟิลด์ผสาน (ใน เขียนและแทรกฟิลด์ ภายใต้ การส่งจดหมาย แท็บ)
ขั้นตอนที่ 7: แทรกฟิลด์ผสาน กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น เลือก ช่องฐานข้อมูล ภายใต้ ส่วนแทรก . จากนั้นเลือกฟิลด์ใดก็ได้ (เช่น ชื่อ ) หลังจากนั้น คลิกที่ แทรก ดังแสดงในภาพด้านล่าง
หลังจากนั้น ทำซ้ำ ขั้นตอนที่ 7 เกี่ยวกับ 3 หรือ 4 ครั้งที่ใส่ ชื่อ , นามสกุล , ชื่อบริษัท , เมือง , สถานะ และ รหัสไปรษณีย์ . คุณสามารถแทรกฟิลด์ใดก็ได้ในข้อความของคุณ
ขั้นตอนที่ 8: อีกครั้ง วางเคอร์เซอร์ไว้หน้าบรรทัดทักทาย (เช่น เรียน ชื่อผู้รับ ). หลังจากนั้นวางเมาส์เหนือ เขียนและแทรกฟิลด์ ส่วน> เลือก สายทักทาย .
ขั้นตอนที่ 9: แทรกคำทักทาย กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น จาก แทรกคำทักทาย กล่องโต้ตอบ
เลือกรูปแบบใดก็ได้ ชื่อลูกค้า . คุณสามารถใส่ จุลภาค (, ) หรือตัวคั่นอื่นๆ หลัง ชื่อผู้รับ . การแสดงตัวอย่างการกระทำของคุณจะแสดงภายใต้ ดูตัวอย่าง ในกล่องโต้ตอบ
คลิกที่ ตกลง .
กำลังดำเนินการ ขั้นตอนที่ 1 ถึง9 เตรียมเทมเพลตของรายการอีเมลสำหรับลูกค้าแต่ละรายในไฟล์ข้อมูล แม่แบบจะคล้ายกับที่แสดงในภาพด้านล่าง
ขั้นตอนที่ 10: หากต้องการดูตัวอย่างสำหรับลูกค้าท่านใด เพียงเลือก ดูตัวอย่างผลลัพธ์ ตัวเลือก (จาก ดูตัวอย่างผลลัพธ์ มาตรา)
สักครู่หนึ่ง เทมเพลตจะเปลี่ยนเป็น 1 st จดหมายของลูกค้าตามภาพด้านล่าง
คุณไม่เห็นช่องว่างระหว่าง แรก และ นามสกุล ของลูกค้า เพียงแค่ใส่ ช่องว่าง หลัง ชื่อ ดังรูปด้านล่าง
ชื่อของลูกค้าทั้งหมดจะมีช่องว่างระหว่าง First . ของพวกเขาเหมือนกัน และ นามสกุล . คลิกที่ลูกศรทิศทางเพื่อเลื่อนไปข้างหน้าและข้างหลังระหว่างข้อมูล
ขั้นตอนที่ 11: คุณสามารถแก้ไข , พิมพ์ หรือแม้แต่ อีเมล จดหมายเพียงแค่คลิกที่ตัวเลือกเฉพาะ (เช่น ส่งข้อความอีเมล )
ขั้นตอนที่ 12: ผสานเข้ากับอีเมล กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น เลือก ที่อยู่อีเมล ใน ถึง กล่องคำสั่ง พิมพ์หัวเรื่องที่เหมาะสม (เช่น เปลี่ยนที่อยู่ ) ใน หัวเรื่อง กล่องคำสั่ง
คลิก ตกลง .
คุณสามารถเลือกหมายเลขลูกค้าที่ต้องการส่งอีเมลถึงได้
อ่านเพิ่มเติม:วิธีสร้างรายการคั่นด้วยจุลภาคใน Excel (5 วิธี)
การอ่านที่คล้ายกัน
- วิธีสร้างรายการตามเกณฑ์ใน Excel (4 วิธี)
- สร้างรายการที่ไม่ซ้ำใน Excel ตามเกณฑ์ (9 วิธี)
- วิธีการสร้างรายการลำดับเลขใน Excel (8 วิธี)
วิธีที่ 2: การสร้างรายชื่อผู้รับจดหมาย การใช้ Microsoft Outlook คุณสมบัติการนำเข้า
ในวิธีการก่อนหน้านี้ เราใช้ Microsoft Word เพื่อสร้างรายชื่อผู้รับจดหมาย อย่างไรก็ตาม Microsoft Outlook ยังเสนอตัวเลือกในการสร้างกล่องจดหมายโดยการนำเข้าไฟล์ประเภทข้อมูลบางประเภท (เช่น CSV ประเภทไฟล์)
เนื่องจากเรามีไฟล์ข้อมูลการติดต่อของลูกค้าใน Excel เราเพียงแค่แปลงไฟล์เป็น CSV รูปแบบโดยใช้ บันทึกเป็น . ของ Excel ลักษณะเฉพาะ. การแปลงไฟล์แสดงอยู่ในภาพด้านล่าง (ไปที่ ไฟล์> บันทึกเป็น> เลือก CSV จากรูปแบบที่เสนอ> คลิก บันทึก )
หลังจากแปลงไฟล์ Excel เป็น CSV รูปแบบไฟล์ ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อสร้างรายชื่ออีเมลโดยใช้ Microsoft Outlook .
ขั้นตอนที่ 1: เปิด Microsoft Outlook . เลือก ไฟล์ .
ขั้นตอนที่ 2: จาก ไฟล์ ตัวเลือกริบบิ้น
เลือก เปิดและส่งออก> คลิกที่ นำเข้า/ส่งออก .
ขั้นตอนที่ 3: ตัวช่วยสร้างการนำเข้าและส่งออก ปรากฏขึ้น ในวิซาร์ด ให้เลือก นำเข้าจากโปรแกรมหรือไฟล์อื่น ตัวเลือก
กด ถัดไป .
ขั้นตอนที่ 4: นำเข้าไฟล์ กล่องคำสั่งเปิดขึ้น เลือก ค่าที่คั่นด้วยจุลภาค (CSV ) เป็น เลือกประเภทไฟล์ที่จะนำเข้าจาก .
คลิกถัดไป .
ขั้นตอนที่ 5: ตอนนี้ ใน นำเข้าไฟล์ กล่องคำสั่ง คลิกที่ เรียกดู เพื่อนำเข้าไฟล์ (บันทึกไว้ก่อนหน้านี้ CSV ไฟล์)
ขั้นตอนที่ 6: เลือก CSVที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้ จากไดเร็กทอรีคอมพิวเตอร์และคลิก ตกลง .
ขั้นตอนที่ 7: Outlook โหลดไฟล์ที่นำเข้าใน ขั้นตอนที่ 6 และจอแสดงผล ทำเครื่องหมายที่ อนุญาตให้สร้างสำเนา ตัวเลือกแล้วไป ถัดไป .
ขั้นตอนที่ 8: คุณต้องเลือกตำแหน่ง (เช่น ผู้ติดต่อ ) โดยจะต้องแตกไฟล์ที่นำเข้า จากนั้นคลิกที่ปุ่ม ถัดไป .
ขั้นตอนที่ 9: เพื่อให้ตรงกับฟิลด์ คุณต้องบอก Outlook ว่าจะใช้รายการใดเป็น ชื่อ , บริษัท , หรือ ที่อยู่อีเมล . ด้วยเหตุนี้ ให้คลิกที่แมปฟิลด์ที่กำหนดเอง .
ขั้นตอนที่ 10: ลากค่าจาก จาก (ซ้าย ด้านข้าง) ถึง ถึง (ถูกต้อง ด้านข้าง) เพื่อกำหนดให้เหมือนกัน
ทำซ้ำ ขั้นตอนที่ 10 สำหรับ ชื่อบริษัท และ ที่อยู่อีเมล หลังจากนั้น คลิก ตกลง คล้ายกับภาพด้านล่าง
ขั้นตอนที่ 11: คุณยังสามารถเปลี่ยนปลายทางของไฟล์ได้อีกด้วย หากไม่ต้องการดำเนินการดังกล่าว ให้คลิกที่ เสร็จสิ้น .
Outlook ใช้เวลาสักครู่แล้วโหลดรายชื่อติดต่อทั้งหมด หากคุณต้องการตรวจสอบผู้ติดต่อที่นำเข้า ไปที่ ผู้ติดต่อ และรายชื่อที่นำเข้าทั้งหมดจะปรากฏดังภาพต่อไปนี้
คุณสามารถนับหรือตรวจสอบ ชื่อ ด้วยข้อมูลต้นทาง Outlook นี้สร้างรายชื่อรับเมลซึ่งคุณสามารถส่งอีเมลถึงแต่ละรายการได้ทันที
อ่านเพิ่มเติม:วิธีสร้างรายการตามตัวอักษรใน Excel (3 วิธี)
บทสรุป
ในบทความนี้ เราสาธิตวิธีสร้างรายชื่อผู้รับจดหมายใน Excel โดยใช้ความสามารถในการเชื่อมโยงของ ผลิตภัณฑ์ของ Microsoft (เช่น Microsoft Word และ Microsoft Outlook ). หวังว่าวิธีการเหล่านี้จะเติมเต็มภารกิจของคุณในการสร้างรายชื่อผู้รับจดหมายใน Excel แสดงความคิดเห็นหากคุณมีคำถามเพิ่มเติมหรือมีอะไรเพิ่มเติม
บทความที่เกี่ยวข้อง
- วิธีการสร้างรายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยใน Excel (9 วิธี)
- สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำใน Excel (วิธีง่ายๆ 3 วิธี)
- วิธีสร้างรายการภายในเซลล์ใน Excel (วิธีด่วน 3 วิธี)
- สร้างรายการราคาใน Excel (คำแนะนำทีละขั้นตอน)
