ในธุรกิจทั่วไป เรามักมีลูกค้าจำนวนพันราย และต้องแจ้งเตือนทุกคนเมื่อมีการอัปเดตหรือเปลี่ยนแปลงบริการ การสร้างรายชื่อส่งจดหมาย (Mailing List) ใน Excel ช่วยให้งานที่น่าเบื่อนี้เสร็จภายในไม่กี่นาที ในกรณีส่วนใหญ่ เรามีที่อยู่ส่งจดหมายของลูกค้าอยู่ในไฟล์ Excel แล้ว และต้องการแจ้งให้ทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนที่อยู่บริษัทโดยใช้ข้อมูลเหล่านั้น
สมมติว่าบริษัทของเราชื่อ Marigold Sales และที่อยู่เปลี่ยนจาก 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 เป็น Marigold Sales, 71 Glendale Ave. Boca Raton, Florida 33428 ตอนนี้เราต้องการแจ้งลูกค้าทุกคนเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงนี้
เราจะใช้รายชื่อส่งจดหมายเพื่อแจ้งข่าวนี้ให้ลูกค้าทราบ
ดาวน์โหลดสมุดงาน Excel
2 วิธีง่ายๆ สำหรับการสร้างรายชื่อส่งจดหมายใน Excel
วิธีที่ 1: สร้างรายชื่อส่งจดหมายใน Excel โดยใช้ Microsoft Word Mail Merge
Microsoft Word มีฟีเจอร์ชื่อ Mail Merge (ผสานจดหมาย) เราสามารถใช้ฟีเจอร์นี้สร้างเทมเพลตของรายชื่อส่งจดหมายหลังจากนำเข้าข้อมูลจาก Excel ข้อมูลเหล่านี้ประกอบด้วย ชื่อ, ชื่อบริษัท, ที่อยู่บริษัท, และ อีเมล ของลูกค้าทุกคน ฟีเจอร์ Mail Merge จะแทรกข้อมูลรายชื่อส่งจดหมายโดยอัตโนมัติเมื่อเราดำเนินการตามขั้นตอนต่อไปนี้
ขั้นตอนที่ 1: เนื่องจากต้องการสร้างรายชื่อส่งจดหมาย เราต้องเตรียมข้อความเขียนไว้ใน Microsoft Word ก่อน เปิด Microsoft Word ไปที่แท็บ Mailings (การส่งจดหมาย) > เลือก Letters (จดหมาย) จากส่วน Start Mail Merge (เริ่มผสานจดหมาย)
ขั้นตอนที่ 2: เขียนข้อความตามต้องการ (เช่น แจ้งลูกค้าเกี่ยวกับ การเปลี่ยนที่อยู่) ส่วนข้อความสี น้ำเงิน จะเป็นส่วนที่ตรงกับรายชื่อส่งจดหมายที่กำลังจะสร้าง
ขั้นตอนที่ 3: เลือก Select Recipients (เลือกผู้รับ) จากส่วน Start Mail Merge > เลือก Use an Existing List (ใช้รายการที่มีอยู่) จากตัวเลือก
ขั้นตอนที่ 4: การเลือก Use an Existing List จะนำคุณไปยังโฟลเดอร์ในคอมพิวเตอร์ เลือกไฟล์ที่ต้องการ (เช่น Creating a Mailing List in Excel) แล้วคลิก Open (เปิด)
ขั้นตอนที่ 5: หน้าต่าง Select Table (เลือกตาราง) จะเปิดขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ติ๊กเครื่องหมาย First row of data contains column headers (แถวแรกของข้อมูลมีหัวคอลัมน์) แล้วคลิก OK
ขั้นตอนที่ 6: Microsoft Word จะโหลดข้อมูล วางเคอร์เซอร์ข้างๆ Recipient Name (ชื่อผู้รับ) จากนั้นไปที่ Insert Merge Field (แทรกฟิลด์ผสาน) ในส่วน Write & Insert Fields (เขียนและแทรกฟิลด์) ภายใต้แท็บ Mailings
ขั้นตอนที่ 7: กล่องโต้ตอบ Insert Merge Field จะปรากฏขึ้น เลือก Database Fields (ฟิลด์ฐานข้อมูล) ภายใต้ส่วน Insert แล้วเลือกฟิลด์ที่ต้องการ (เช่น First Name - ชื่อ) จากนั้นคลิก Insert (แทรก) ตามภาพด้านล่าง
หลังจากนั้น ทำซ้ำ ขั้นตอนที่ 7 ประมาณ 3 ถึง 4 ครั้ง เพื่อแทรก First Name (ชื่อ), Last Name (นามสกุล), Company Name (ชื่อบริษัท), City (เมือง), State (รัฐ), และ Zip Code (รหัสไปรษณีย์) คุณสามารถแทรกฟิลด์ใดๆ ในข้อความได้ตามต้องการ
ขั้นตอนที่ 8: วางเคอร์เซอร์หน้าบรรทัดทักทาย (เช่น Dear Recipient Name) จากนั้นไปที่ส่วน Write & Insert Fields > เลือก Greeting Line (บรรทัดทักทาย)
ขั้นตอนที่ 9: กล่องโต้ตอบ Insert Greeting Line จะปรากฏขึ้น จากกล่องโต้ตอบนี้
เลือกรูปแบบของ Customer's Name (ชื่อลูกค้า) ตามต้องการ สามารถใส่ Comma (,) หรือตัวคั่นอื่นๆ หลัง Recipient Name ได้ ตัวอย่างผลลัพธ์จะแสดงในส่วน Preview (ตัวอย่าง) ของกล่องโต้ตอบ
คลิก OK
การดำเนินการ ขั้นตอนที่ 1 ถึง 9 จะเตรียมเทมเพลตรายชื่อส่งจดหมายสำหรับลูกค้าแต่ละคนในไฟล์ข้อมูล เทมเพลตจะมีลักษณะคล้ายภาพด้านล่าง
ขั้นตอนที่ 10: หากต้องการดูตัวอย่างสำหรับลูกค้าคนใดคนหนึ่ง เพียงเลือกตัวเลือก Preview Results (ดูตัวอย่างผลลัพธ์) จากส่วน Preview Results
ในไม่กี่วินาที เทมเพลตจะเปลี่ยนเป็นจดหมายส่งจดหมายของ ลูกค้าคนที่ 1 ตามภาพด้านล่าง
คุณจะเห็นว่าไม่มีช่องว่างระหว่าง First Name (ชื่อ) และ Last Name (นามสกุล) ของลูกค้า แค่เพิ่ม Space (ช่องว่าง) หลัง First Name ตามภาพด้านล่าง
ชื่อของลูกค้าทุกคนจะมีช่องว่างระหว่างชื่อและนามสกุลเหมือนกัน คลิกที่ลูกศรนำทางเพื่อเลื่อนดูข้อมูลลูกค้าคนถัดไปหรือคนก่อนหน้า
ขั้นตอนที่ 11: คุณสามารถ Edit (แก้ไข), Print (พิมพ์), หรือแม้แต่ Email (ส่งอีเมล) จดหมายนี้ได้โดยคลิกที่ตัวเลือกที่ต้องการ (เช่น Send Email Message - ส่งข้อความอีเมล)
ขั้นตอนที่ 12: กล่องโต้ตอบ Merge to E-mail (ผสานเป็นอีเมล) จะปรากฏขึ้น เลือก Email Address (ที่อยู่อีเมล) ในกล่องคำสั่ง To (ถึง) พิมพ์หัวข้อที่เหมาะสม (เช่น Address Change - เปลี่ยนที่อยู่) ในกล่องคำสั่ง Subject Line (บรรทัดหัวข้อ)
คลิก OK
คุณสามารถเลือกช่วงหมายเลขลูกค้าที่ต้องการส่งอีเมลได้
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายการคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาคใน Excel (5 วิธี)
บทความที่เกี่ยวข้อง
- วิธีสร้างรายการตามเกณฑ์ใน Excel (4 วิธี)
- สร้างรายการที่ไม่ซ้ำกันใน Excel ตามเกณฑ์ (9 วิธี)
- วิธีสร้างรายการแบบมีหมายเลขใน Excel (8 วิธี)
วิธีที่ 2: สร้างรายชื่อส่งจดหมายโดยใช้ฟีเจอร์นำเข้า (Import) ของ Microsoft Outlook
ในวิธีก่อนหน้า เราใช้ Microsoft Word สร้างรายชื่อส่งจดหมาย แต่ Microsoft Outlook ก็มีตัวเลือกสร้างกล่องจดหมายได้โดยการนำเข้าไฟล์ข้อมูลประเภทหนึ่ง (เช่น ไฟล์ประเภท CSV)
เนื่องจากเรามีไฟล์ข้อมูลติดต่อลูกค้าใน Excel เราแปลงไฟล์เป็นรูปแบบ CSV โดยใช้ฟีเจอร์ Save As (บันทึกเป็น) ของ Excel การแปลงไฟล์แสดงในภาพด้านล่าง (ไปที่ File > Save As > เลือก CSV จากรูปแบบที่เสนอ > คลิก Save)
หลังจากแปลงไฟล์ Excel เป็นรูปแบบ CSV แล้ว ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อสร้างรายชื่อส่งจดหมายโดยใช้ Microsoft Outlook
ขั้นตอนที่ 1: เปิด Microsoft Outlook เลือก File (ไฟล์)
ขั้นตอนที่ 2: จากตัวเลือกริบบิ้น File เลือก Open & Export (เปิดและส่งออก) > คลิก Import/Export (นำเข้า/ส่งออก)
ขั้นตอนที่ 3: Import and Export Wizard (ตัวช่วยนำเข้าและส่งออก) จะปรากฏขึ้น ในตัวช่วย เลือกตัวเลือก Import from another program or file (นำเข้าจากโปรแกรมหรือไฟล์อื่น) แล้วกด Next (ถัดไป)
ขั้นตอนที่ 4: กล่องคำสั่ง Import a File (นำเข้าไฟล์) เปิดขึ้น เลือก Comma Separated Values (CSV) เป็น Select the file type to import from (เลือกประเภทไฟล์ที่จะนำเข้า) แล้วคลิก Next
ขั้นตอนที่ 5: ในกล่องคำสั่ง Import a File คลิก Browse (เรียกดู) เพื่อนำเข้าไฟล์ (ไฟล์ CSV ที่บันทึกไว้ก่อนหน้า)
ขั้นตอนที่ 6: เลือกไฟล์ CSV ที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้จากไดเรกทอรีคอมพิวเตอร์ แล้วคลิก OK
ขั้นตอนที่ 7: Outlook โหลดไฟล์ที่นำเข้าใน ขั้นตอนที่ 6 และแสดงผล ติ๊กตัวเลือก Allow duplicate to be created (อนุญาตให้สร้างรายการซ้ำ) แล้วกด Next
ขั้นตอนที่ 8: ต้องเลือกตำแหน่ง (เช่น Contacts - ติดต่อ) ที่จะแยกไฟล์ที่นำเข้าไป แล้วคลิก Next
ขั้นตอนที่ 9: เพื่อจับคู่ฟิลด์ คุณต้องบอก Outlook ว่าจะนำรายการไหนเป็น Name (ชื่อ), Company (บริษัท), หรือ Email Address (ที่อยู่อีเมล) ดังนั้น คลิก Map custom fields (จับคู่ฟิลด์ที่กำหนดเอง)
ขั้นตอนที่ 10: ลากค่าจาก From (ด้านซ้าย) ไป To (ด้านขวา) เพื่อกำหนดให้ตรงกัน
ทำซ้ำ ขั้นตอนที่ 10 สำหรับ Company Name (ชื่อบริษัท) และ Email Address (ที่อยู่อีเมล) จากนั้นคลิก OK ตามภาพด้านล่าง
ขั้นตอนที่ 11: คุณยังสามารถเปลี่ยนปลายทางไฟล์ได้ หากไม่จำเป็น ให้คลิก Finish (เสร็จสิ้น)
Outlook ใช้เวลาสักครู่แล้วโหลดติดต่อทั้งหมด หากต้องการตรวจสอบติดต่อที่นำเข้า ให้ไปที่ Contacts (ติดต่อ) ติดต่อที่นำเข้าทั้งหมดจะปรากฏตามภาพด้านล่าง
คุณสามารถนับหรือตรวจสอบ First Name (ชื่อ) กับข้อมูลต้นทางได้ Outlook นี้สร้างรายชื่อส่งจดหมายที่คุณสามารถส่งจดหมายให้แต่ละคนได้ทันที
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายการตามลำดับตัวอักษรใน Excel (3 วิธี)
สรุป
ในบทความนี้ เราได้สาธิตวิธีสร้างรายชื่อส่งจดหมายใน Excel โดยใช้ความสามารถในการเชื่อมโยงของ ผลิตภัณฑ์ Microsoft (เช่น Microsoft Word และ Microsoft Outlook) หวังว่าวิธีการเหล่านี้จะตอบสนองความต้องการของคุณในการสร้างรายชื่อส่งจดหมายใน Excel หากมีข้อสงสัยเพิ่มเติมหรือมีข้อเสนอแนะ กรุณาแสดงความคิดเห็นได้เลย
บทความที่เกี่ยวข้อง
- วิธีสร้างรายการแบบมีจุดใน Excel (9 วิธี)
- สร้างรายการ To Do ใน Excel (3 วิธีง่ายๆ)
- วิธีสร้างรายการภายในเซลล์ใน Excel (3 วิธีรวดเร็ว)
- สร้างรายการราคาใน Excel (แนวทางทีละขั้นตอน)
