วิธีการเตรียมรายงาน MIS ใน Excel (2 ตัวอย่างที่เหมาะสม)

MIS ซึ่งย่อมาจาก Management Identification System เป็นส่วนสำคัญขององค์กรทั่วโลก MIS วิธีการสำหรับผู้จัดการและผู้บริหารระดับสูงของทุกสาขาในการรวบรวมและประเมินข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานประจำวันและข้อมูลการผลิต การนำเสนอข้อมูลสั้น ๆ เป็นกุญแจสำคัญที่นี่ ในบทความนี้ เราจะพูดถึงแง่มุมที่สำคัญของ MIS และวิธีเตรียมรายงาน MIS ใน Excel ด้วยตัวคุณเองอย่างเรียบง่ายและประณีต

ดาวน์โหลดสมุดแบบฝึกหัดด้านล่างนี้

ภาพรวมของรายงาน MIS

MIS หมายถึง ระบบข้อมูลการจัดการ รายงาน MIS ถูกใช้โดยผู้บริหารและผู้จัดการระดับสูงในทุกแผนก พวกเขาจะให้มุมมองบูเลทีนของข้อมูลทั้งหมดภายในระบบ สร้างขึ้นโดยการรวบรวม เปรียบเทียบ และวิเคราะห์ข้อมูลเกี่ยวกับงานประจำวันและกระบวนการทางธุรกิจ ทำให้มีการประเมิน จัดการ และติดตามองค์ประกอบสำคัญต่างๆ ขององค์กร นอกจากนี้ยังช่วยระบุปัญหา คอขวด จุดกดดัน ฯลฯ ได้อย่างราบรื่น

หมวดหมู่รายงาน MIS

แม้ว่าจะมีหมวดหมู่ MIS มากมาย แต่มีเพียงไม่กี่หมวดหมู่เท่านั้นที่รู้จักและใช้งานทั่วโลก

1. รายงานสรุป
2. รายงานข้อยกเว้น
3. รายงานดอกยาง
4. รายงานตามความต้องการ

ประเภทของรายงาน MIS ใน Excel

ภายใต้หมวดหมู่ที่กล่าวถึงข้างต้น มีหลายประเภทที่ MIS รายงานตก.

มีสองสามรายการด้านล่าง

1. รายงานการขาย
2. บัญชี MIS รายงาน
3. การผลิต MIS รายงาน
4. รายงานงบกำไรขาดทุน
5. รายงานการสูญเสียผิดปกติ
6. รายงานต้นทุน
7. รายงานสินค้าคงคลัง
8. รายงานงบกระแสเงินสด
9. รายงานการใช้เครื่องจักร
10. รายงานเกี่ยวกับเวลาที่เหมาะสม
11. คำสั่งซื้อในมือรายงาน

ส่วนประกอบของระบบ MIS

ระบบข้อมูลการจัดการที่เป็นประโยชน์ (MIS) ประกอบด้วยองค์ประกอบที่สำคัญ 5 ส่วน

1. ผู้คน :คนคือคนที่ใช้ข้อมูลระบบแบบวันต่อวันเพื่อบันทึกรายละเอียดที่สำคัญ คนอย่างเจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคล นักบัญชี ฯลฯ  ตกอยู่ในประเภทนี้
2. ข้อมูล :ประกอบด้วยข้อมูลการทำธุรกรรมทางธุรกิจรายวัน ข้อมูลจะถูกเก็บรวบรวมผ่านการฝาก การถอน และธุรกรรมอื่นๆ สำหรับธนาคาร
3. กระบวนการ :หมายถึงขั้นตอนทางธุรกิจ นี่คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ทุกคนเห็นพ้องต้องกันและทำให้กระบวนการราบรื่นขึ้น
4. ซอฟต์แวร์ :ซอฟต์แวร์เปิดอยู่ซึ่งเชื่อมต่อผู้คนกับฮาร์ดแวร์/ข้อมูล ซอฟต์แวร์ที่ดีจะทำให้การสื่อสารนี้ราบรื่นและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้
5. ฮาร์ดแวร์ :ฮาร์ดแวร์ประกอบด้วยเครื่องพิมพ์ พีซี โมดูลเครือข่าย ฯลฯ ฮาร์ดแวร์ช่วยให้คอมพิวเตอร์มีกำลังในการประมวลผลที่จำเป็นสำหรับการประมวลผลข้อมูล นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถพิมพ์และเชื่อมต่อกับเครือข่ายได้ ฮาร์ดแวร์ช่วยให้แปลงข้อมูลเป็นข้อมูลได้ง่ายและรวดเร็ว

2 ตัวอย่างที่เหมาะสมในการจัดทำรายงาน MIS ใน Excel

ไม่มีกฎเกณฑ์ที่เข้มงวดและรวดเร็วในการจัดทำรายงาน MIS แต่มีกระแสงานทั่วไปที่ผู้คนทั่วโลกติดตาม

• รวบรวมข้อมูลจากแผนกต่างๆ เช่น การตลาด การเงิน โลจิสติกส์ ฯลฯ
• จากนั้นรวมข้อมูลเหล่านี้และล้างข้อมูลด้วยซอฟต์แวร์การจัดการข้อมูล เช่น Excel , SPSS , ร, ฯลฯ
• จากนั้นใช้เครื่องมือหรือสูตรวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ ตามความต้องการของคุณ สำรองข้อมูลเดิมไว้ที่อื่น
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตรวจสอบผลลัพธ์ของคุณแล้ว ไม่ว่าจะตามหรือทำงานอย่างถูกต้องหรือไม่

และเราจะใช้ชุดข้อมูลด้านล่างเพื่อการสาธิต

การปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้จะช่วยให้คุณเตรียม MIS รายงานค่อนข้างเร็ว

1. รายงาน MIS อย่างง่ายใน Excel

ตอนนี้เราจะนำเสนอ MIS ง่ายๆ รายงาน

ขั้นตอน

• ขั้นแรก ให้เลือกตารางข้อมูลและคลิกที่ แผนภูมิที่แนะนำ จาก แทรก แท็บ

• จากนั้นก็จะมีหน้าต่างวางไข่ใหม่
• จากหน้าต่างนั้น คลิกที่แผนภูมิที่มี ชื่อผู้ผลิต บนแกนนอนและ ราคาต่อหน่วย ชื่อบนแกนตั้ง
• คลิก ตกลง ต่อจากนี้

• จากหน้าต่างนั้น คลิกที่แผนภูมิที่มี ชื่อผู้ผลิต บนแกนนอนและ ราคารวม ชื่อบนแกนตั้ง
• คลิก ตกลง ต่อจากนี้

• ถัดไป คุณจะเห็นแผนภูมิทั้งสองนี้อยู่ในเวิร์กชีต
• หลังจากนั้น เลือก ประเทศที่ผลิต และ ปริมาณ คอลัมน์

• ถัดไป คลิกที่ แทรกพาย คำสั่งใน แทรก แท็บ
• ดังนั้น การคลิกจาก แผนภูมิ 2 มิติ คลิกที่ พายของพาย .

• หลังจากนี้ คุณจะเห็นแผนภูมิวงกลมเกี่ยวกับเปอร์เซ็นต์ส่วนแบ่งการตลาดของประเทศผู้ผลิตที่แสดงอยู่

• สุดท้าย คุณสามารถเพิ่ม ราคารวม โดย ประเทศที่ผลิต ด้วยกระบวนการที่คล้ายคลึงกัน
• เมื่อรวมกันแล้ว พวกเขามีลักษณะดังนี้ด้านล่าง

นั่นคือวิธีที่คุณสามารถเตรียม MIS รายงานใน Excel โดยใช้แผนภูมิวงกลมและแผนภูมิแท่งอย่างง่าย

หมายเหตุ:

ขณะสร้างแผนภูมิแท่งเหล่านี้ แผนภูมิเหล่านี้จะวางไข่ในแผ่นงานใหม่ คุณต้องคัดลอกแผนภูมินั้นไปยังเวิร์กชีตหลัก (หน้าชุดข้อมูลหลัก) ด้วยตนเอง

อ่านเพิ่มเติม:วิธีสร้างรายงานโดยใช้มาโครใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)

2. รายงาน MIS โดยใช้ Pivot Table

เราจะวิเคราะห์ชุดข้อมูลด้วยตารางเดือยและตัวแบ่งส่วนข้อมูล ตาราง Pivot ช่วยให้ผู้ใช้สามารถวิเคราะห์ข้อมูลตามเกณฑ์ของคอลัมน์ต่างๆ และตัวแบ่งส่วนข้อมูลจะทำให้การกรองข้อมูลเหล่านั้นเป็นไปอย่างราบรื่น

ขั้นตอน

• ในตอนแรก ให้เลือกชุดข้อมูล และจากแท็บ แทรก ให้คลิกที่ PivotTable คำสั่งในกลุ่มตาราง

• หลังจากนั้น หน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้น และจากหน้าต่างนั้น ให้เลือกช่วงของตารางข้อมูลของคุณ
• หลังจากนั้น คลิกที่ แผ่นงานใหม่ ตัวเลือกในการวางตารางข้อมูลใหม่ของคุณบนแผ่นงานใหม่
• คลิก ตกลง ต่อจากนี้

• หลังจากนั้น แผ่นงานใหม่จะเปิดขึ้น และในแผ่นงานนั้น คุณจะเห็น Pivot ใหม่ หน้าต่างข้างโต๊ะ

• ในหน้าต่างนี้ ให้ลาก ส่วนประกอบ ใน แถว ​​ ฟิลด์.
• และลาก จำนวน ใน ค่า ฟิลด์.
• สุดท้าย ลาก ผู้ผลิต ไปที่ คอลัมน์  ฟิลด์.

• แล้วคุณจะสังเกตเห็นว่ามีตารางใหม่ที่ ส่วนประกอบ อยู่ในแถวแนวนอนและผู้ผลิต อยู่ในคอลัมน์
• และมูลค่าของ ปริมาณ ของพวกมันถูกจัดวางเป็นตารางตามนั้น
• มีปุ่มตัวกรองอยู่เหนือคอลัมน์แผนภูมิซึ่งคุณสามารถเลือกองค์ประกอบที่ต้องการดูได้

• ตอนนี้ เราต้องการเพิ่มแผนภูมิบางส่วนใน Pivot ตาราง.
• ในการดำเนินการนี้ ก่อนอื่น ให้คลิกที่ เครื่องมือ คำสั่งใน การวิเคราะห์ PivotTable แท็บ
• จากเมนูแบบเลื่อนลง ให้คลิกที่ PivotChart .

• หลังจากนั้นจะมีหน้าต่างวางไข่ใหม่ จากหน้าต่างนั้น ให้คลิกที่ คอลัมน์
• จากนั้นคลิกที่ไอคอนแผนภูมิที่สองด้านบน
• จะแสดงตัวอย่างหน้าตาของตาราง
• คลิกที่ ตกลง ต่อจากนี้

• จากนั้น คุณจะสังเกตเห็นแผนภูมิใหม่พร้อมคอลัมน์
• บนแกนนอนมี ส่วนประกอบ ชื่อ. มีรหัสสีอยู่ในคำอธิบาย
• และบนแกนตั้ง มี ผลรวมของปริมาณ

• ต่อไป เราจะเพิ่มเกณฑ์เพิ่มเติมในช่องคอลัมน์
• สำหรับสิ่งนี้ ให้ลาก ราคาต่อหน่วย ใน ค่า  ฟิลด์.
• คุณจะสังเกตเห็นว่าตอนนี้แผนภูมิมีการเปลี่ยนแปลงและรวมข้อมูลใน ราคาต่อหน่วย
• จากนั้นสร้างแท็บแทรกและคลิกที่ แผนภูมิที่แนะนำ คำสั่ง

• จากหน้าต่างใหม่ ให้คลิกที่ แผนภูมิคอลัมน์  ตัวเลือก
• จากนั้นคลิกที่ตัวเลือกที่สองด้านบน
• คลิก ตกลง ต่อจากนี้

• จากนั้น คุณจะสังเกตเห็นว่ามีแผนภูมิใหม่ที่แสดงปริมาณของส่วนประกอบแต่ละรายการและการมีส่วนร่วมของผู้ผลิตแต่ละรายที่มีต่อปริมาณนั้นในแถบแนวตั้ง

• ถัดไป คลิกบนแผนภูมิแทรกอีกครั้ง และคลิกที่ แผนภูมิที่แนะนำ .
• จากนั้นคลิกที่ Surface  ตัวเลือก
• จากนั้นเลือก พื้นผิว 3 มิติ ตัวเลือก
• คลิก ตกลง ต่อจากนี้

• ตอนนี้ คุณจะเห็น พื้นผิว 3 มิติ กราฟที่มีเกณฑ์ต่างกันสามข้อ

• ตอนนี้เราจะใช้ ตัวแบ่งส่วนข้อมูล .
• A ตัวแบ่งส่วนข้อมูล สามารถทำหน้าที่เป็นปุ่มตัวกรองเพื่อกรองข้อมูลสำคัญได้อย่างรวดเร็ว
• ในการดำเนินการนี้ ให้คลิกที่ แทรก และ คลิกที่ตัวกรอง  คำสั่ง
• จากนั้นคลิกที่ ตัวแบ่งส่วนข้อมูล  คำสั่ง

• หลังจากนั้น คุณจะเห็น ตัวแบ่งส่วนข้อมูล หน้าต่างถามชื่อเกณฑ์
• คลิกที่ ส่วนประกอบ แล้วคลิก ตกลง

• จะมี ตัวแบ่งส่วนข้อมูล ของเกณฑ์ส่วนประกอบ ซึ่งการคลิกที่เกณฑ์ใดๆ จะแสดงค่าที่ป้อนในตารางและซ่อนค่าที่เหลือ เช่นเดียวกับตัวกรอง .

• ทำซ้ำขั้นตอนเดียวกันสำหรับเกณฑ์อื่นๆ เช่น การผลิต , ประเทศต้นกำเนิด
• จากนั้นเราจะมี ตัวแบ่งส่วนข้อมูล three สามตัวแยกกัน สำหรับแผนภูมิ

• ตอนนี้คุณสามารถกรองข้อมูลเช่นคุณและสร้างข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าได้อย่างราบรื่น
• นี่คือ MISประเภทหนึ่ง รายงานที่นำเสนอด้วย ตัวแบ่งส่วนข้อมูล และ Pivot Table กันเลยทีเดียว

ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถเตรียมรายงาน MIS ใน Excel ได้อย่างง่ายดาย ลองใช้กับชุดข้อมูลของคุณ

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงานจากข้อมูล Excel (2 วิธีง่ายๆ)

สิ่งที่ควรจำ

• คุณควรใช้ Excel ได้ดี โดยเฉพาะในส่วนของแผนภูมิ
• ขึ้นอยู่กับเครื่องมือรวบรวมข้อมูลที่มีประสิทธิภาพซึ่งสามารถดึงข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่างๆ เช่น ฐานข้อมูล สเปรดชีต ฯลฯ
• ก่อนทำ MIS รายงานโครงการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีฐานข้อมูลสำรองเพื่อเชื่อมโยงในภายหลัง
• จัดทำรายงาน ตามบุญของผู้ฟัง
• เน้นที่แหล่งที่มาของฐานข้อมูลที่ข้อมูลของคุณมาจาก

บทสรุป

สรุปคำถามว่า “เตรียมตัวอย่างไรให้ MIS รายงานใน Excel” มีคำตอบโดยละเอียดพร้อมตัวอย่างสองตัวอย่าง เสร็จแล้วด้วย Pivot ตาราง และ พื้นผิว แผนภูมิ และอีกอันเสร็จสิ้นด้วย พาย แผนภูมิและ แท่ง แผนภูมิ. ทั้งคู่ใช้ข้อมูลในชีวิตจริง

สำหรับปัญหานี้ มีเวิร์กบุ๊กให้ดาวน์โหลดซึ่งคุณสามารถฝึกตัวอย่างเหล่านี้ได้

อย่าลังเลที่จะถามคำถามหรือข้อเสนอแนะใด ๆ ผ่านส่วนความคิดเห็น ข้อเสนอแนะใด ๆ สำหรับการปรับปรุง Exceldemy ชุมชนจะได้รับการชื่นชมอย่างมาก

บทความที่เกี่ยวข้อง

• วิธีการสร้างรายงานค่าใช้จ่ายใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
• สร้างรายงานในรูปแบบ PDF โดยใช้ Excel VBA (3 เคล็ดลับง่ายๆ)
• วิธีการสร้างรายงานการผลิตใน Excel (2 ตัวแปรทั่วไป)
• จัดทำรายงานกิจกรรมประจำวันใน Excel (ตัวอย่างง่ายๆ 5 ตัวอย่าง)
• วิธีสร้างรายงานการผลิตรายวันใน Excel (ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรี)