MIS ย่อมาจาก Management Information System (ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ) เป็นส่วนสำคัญขององค์กรทั่วโลก MIS เป็นวิธีสำหรับผู้จัดการและผู้บริหารระดับสูงในทุกสาขา เพื่อรวบรวมและประเมินข้อมูลเกี่ยวกับงานประจำวันและข้อมูลการผลิต การนำเสนอข้อมูลให้กระชับและชัดเจนเป็นหัวใจสำคัญ ในบทความนี้ เราจะอภิปรายด้านสำคัญของ MIS และวิธีที่คุณสามารถ จัดทำรายงาน MIS ใน Excel เองได้อย่างง่ายและละเอียด
ดาวน์โหลดไฟล์ฝึกหัดด้านล่าง
ภาพรวมของรายงาน MIS
MIS หมายถึง Management Information System (ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ) รายงาน MIS ถูกใช้โดยผู้บริหารและผู้จัดการระดับสูงในทุกแผนก ใช้เพื่อให้ภาพรวม (Bulletin View) ของข้อมูลทั้งหมดภายในระบบ สร้างขึ้นจากการรวบรวม เปรียบเทียบ และวิเคราะห์ข้อมูลเกี่ยวกับงานประจำวันและกระบวนการทางธุรกิจ ช่วยให้ประเมิน จัดการ และติดตามองค์ประกอบสำคัญต่างๆ ขององค์กรได้อย่างราบรื่น ยังช่วยระบุปัญหา จุดคอขวด จุดกดดัน ต่างๆ ได้อย่างต่อเนื่อง
หมวดหมู่ของรายงาน MIS
แม้จะมีหมวดหมู่ MIS มากมาย แต่มีเพียงไม่กี่ประเภทที่ได้รับการยอมรับและใช้งานทั่วโลก:
- รายงานสรุป (Summary Report)
- รายงานข้อยกเว้น (Exception Report)
- รายงานแนวโน้ม (Trend Report)
- รายงานตามความต้องการ (On-demand Report)
ประเภทของรายงาน MIS ใน Excel
ภายใต้หมวดหมู่ข้างต้น มีหลายประเภทย่อยของ รายงาน MIS เช่น:
- รายงานยอดขาย (Sales Report)
- รายงาน MIS ด้านบัญชี (Account MIS Report)
- รายงาน MIS ด้านการผลิต (Production MIS Report)
- รายงานงบกำไรขาดทุน (Income Statement Report)
- รายงานความสูญเสียผิดปกติ (Abnormal Losses Report)
- รายงานต้นทุน (Costing Report)
- รายงานสินค้าคงคลัง (Inventory Reports)
- รายงานกระแสเงินสด (Cashflow Statement Report)
- รายงานการใช้งานเครื่องจักร (Machine Utilization Report)
- รายงานเวลาว่าง (Report on Ideal Time)
- รายงานคำสั่งซื้อค้าง (Orders in Hand Reports)
องค์ประกอบของระบบ MIS
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS) ที่มีประสิทธิภาพ ประกอบด้วย 5 องค์ประกอบสำคัญ:
- บุคคล (People): ผู้ใช้ข้อมูลในระบบประจำวันเพื่อบันทึกรายละเอียดสำคัญ เช่น เจ้าหน้าที่ HR, นักบัญชี ฯลฆ
- ข้อมูล (Data): ประกอบด้วยข้อมูลธุรกรรมรายวัน เช่น ธนาคารรวบรวมข้อมูลจากฝาก-ถอนและธุรกรรมอื่นๆ
- กระบวนการ (Process): หมายถึงขั้นตอนปฏิบัติทางธุรกิจ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ทุกคนเห็นพ้องใจและทำให้กระบวนการราบรื่น
- ซอฟต์แวร์ (Software): เป็นตัวเชื่อมต่อระหว่างบุคคลกับ Hardware/ข้อมูล ซอฟต์แวร์ที่ดีทำให้การสื่อสารราบรื่นและเพิ่มประสิทธิภาพ
- ฮาร์ดแวร์ (Hardware): ประกอบด้วยเครื่องพิมพ์, คอมพิวเตอร์, โมดูลเครือข่าย ฯลฆ ให้กำลังคำนวณเพื่อประมวลผลข้อมูล ยังช่วยพิมพ์และเชื่อมต่อเครือข่าย ฮาร์ดแวร์ทำให้การแปลงข้อมูลเป็นข้อมูลสารสนเทศง่ายและเร็วขึ้น
2 ตัวอย่างที่เหมาะสมในการจัดทำรายงาน MIS ใน Excel
ไม่มีกฎที่แข็งแกร่งสำหรับการจัดทำรายงาน MIS แต่มีขั้นตอนปฏิบัติทั่วไปที่คนทั่วโลกปฏิบัติ:
- รวบรวมข้อมูลจากแผนกต่างๆ เช่น การตลาด, การเงิน, ลอจิสติกส์ ฯลฆ
- รวมข้อมูลและทำความสะอาดด้วยซอฟต์แวร์จัดการข้อมูล เช่น Excel, SPSS, R ฯลฆ
- ใช้เครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลหรือสูตรต่างๆ ตามความต้องการ สำรองข้อมูลต้นฉบับไว้ที่อื่น
- ตรวจสอบผลลัพธ์ว่าถูกต้องและสอดคล้องกับความเป็นจริงหรือไม่
เราจะใช้ชุดข้อมูลด้านล่างสำหรับการสาธิต
1. รายงาน MIS เรียบง่ายใน Excel
ตอนนี้เราจะนำเสนอรายงาน MIS แบบเรียบง่ายอีกแบบหนึ่ง
ขั้นตอน
- เลือกตารางข้อมูล คลิก Recommended Charts จากแท็บ Insert
- จะมีหน้าต่างใหม่ปรากฏ
- จากหน้าต่างนั้น คลิกที่แผนภูมิที่มี ชื่อผู้ผลิต (Manufacturer's Name) บนแกนแนวนอน และ ราคาต่อหน่วย (Unit Price) บนแกนแนวตั้ง
- กด OK
- จากหน้าต่างเดียวกัน คลิกที่แผนภูมิที่มี ชื่อผู้ผลิต บนแกนแนวนอน และ ราคารวม (Total Price) บนแกนแนวตั้ง
- กด OK
- ตอนนี้จะมีทั้งสองแผนภูมิอยู่ในเวิร์กชีท
- เลือกคอลัมน์ ประเทศผู้ผลิต (Country of Manufacture) และ จำนวน (Quantity)
- คลิกคำสั่ง Insert Pie ในแท็บ Insert
- จากส่วน 2D chart คลิก Pie of the Pie
- จะได้แผนภูมิพายแสดงเปอร์เซ็นต์ส่วนแบ่งตลาดของประเทศผู้ผลิต
- สุดท้าย สามารถเพิ่ม ราคารวม (Total Price) ตาม ประเทศผู้ผลิต ด้วยวิธีเดียวกัน
- รวมกันจะได้ภาพรวมประมาณนี้
นี่คือวิธีจัดทำ รายงาน MIS ใน Excel โดยใช้แผนภูมิพายและแผนภูมิแท่งแบบง่ายๆ
หมายเหตุ: ขณะสร้างแผนภูมิแท่ง จะปรากฏในเวิร์กชีตใหม่ คุณต้องคัดลอกแผนภูมิมาไว้ในเวิร์กชีตหลัก (หน้าข้อมูลหลัก) เอง
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงานโดยใช้ Macro ใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่ายๆ)
2. รายงาน MIS ด้วย Pivot Table
เราจะวิเคราะห์ชุดข้อมูลด้วย Pivot Table และ Slicer Pivot Table ช่วยให้วิเคราะห์ข้อมูลตามเกณฑ์คอลัมน์ต่างๆ ได้ ส่วน Slicer ทำให้การกรองข้อมูลราบรื่น
ขั้นตอน
- เลือกชุดข้อมูล จากแท็บ Insert คลิกคำสั่ง PivotTable ในกลุ่ม Tables
- หน้าต่างใหม่จะเปิด เลือกช่วงข้อมูลของตาราง
- เลือกตัวเลือก New Worksheet เพื่อวางตารางใหม่บนชีตใหม่
- กด OK
- ชีตใหม่จะเปิด และคุณจะเห็นหน้าต่างข้างเคียง Pivot Table
- ในหน้าต่างนี้ ลาก Components ไปยังฟิลด์ Rows
- ลาก Quantity ไปยังฟิลด์ Value
- ลาก Manufacturer ไปยังฟิลด์ Columns
- จะได้ตารางใหม่ที่ Components อยู่แถวแนวนอน Manufacturers อยู่คอลัมน์ และค่า Quantity จัดเรียงในตาราง
- มีปุ่มกรองเหนือคอลัมน์แผนภูมิ สำหรับเลือก Component ที่ต้องการดู
ตอนนี้เราจะเพิ่มแผนภูมิลงใน Pivot Table
- คลิกคำสั่ง Tools บนแท็บ PivotTable Analyze
- จากเมนูดรอปดาวน์ คลิก PivotChart
- หน้าต่างใหม่จะปรากฏ คลิก Column แล้วคลิกไอคอนแผนภูมิตัวที่สองด้านบน
- จะแสดงตัวอย่างรูปลักษณ์ตาราง กด OK
- จะได้แผนภูมิคอลัมน์ใหม่ แกนแนวนอนคือ Components แบ่งสีใน Legend แกนแนวตั้งคือ Sum of Quantity
ต่อไป เพิ่มเกณฑ์เพิ่มเติมในฟิลด์คอลัมน์
- ลาก Unit Price ไปยังฟิลด์ Value
- แผนภูมิจะเปลี่ยนและรวมข้อมูล Unit Price เข้าไป
- จากแท็บ Insert คลิกคำสั่ง Recommended Charts
- จากหน้าต่างใหม่ คลิกตัวเลือก Column Chart แล้วคลิกตัวเลือกตัวที่สองด้านบน กด OK
- จะได้แผนภูมิใหม่แสดง Quantity ของแต่ละ Component และส่วนแบ่งของ Manufacturer แต่ละแห่งในแท่งแนวตั้ง
เพิ่มแผนภูมิอีกครั้ง คลิก Recommended Charts เลือก Surface แล้วเลือก 3D-Surface กด OK จะได้กราฟ 3D Surface พร้อม 3 เกณฑ์
ตอนนี้เราจะใช้ Slicer
- Slicer ทำหน้าที่เป็นปุ่มกรองข้อมูลสำคัญได้อย่างรวดเร็ว
- คลิก Insert แล้วคลิกคำสั่ง Filters แล้วคลิก Slicer
- จะมีหน้าต่าง Slicer ขอชื่อเกณฑ์ คลิก Components แล้ว OK
- จะได้ Slicer ของเกณฑ์ Components คลิกที่เกณฑ์ไหน จะแสดงค่าในตารางและซ่อนที่เหลือ เหมือน Filters
- ทำซ้ำสำหรับเกณฑ์อื่นๆ เช่น Manufacturing, Country of Origin
- จะได้ Slicers แยก 3 ตัวสำหรับแผนภูมิ
- ตอนนี้คุณสามารถกรองข้อมูลได้ตามต้องการและสร้างข้อมูลเชิงลึกที่มีค่า
- นี่คือตัวอย่างรายงาน MIS ที่นำเสนอด้วย Slicer และ Pivot Table รวมกัน
ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถจัดทำรายงาน MIS ใน Excel ได้อย่างง่ายดาย ลองนำไปใช้กับข้อมูลของคุณเองดู
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงานจากข้อมูล Excel (2 วิธีง่ายๆ)
ข้อควรจำ
- ควรมีความชำนาญใน Excel โดยเฉพาะส่วนแผนภูมิ
- ขึ้นอยู่กับเครื่องมือรวบรวมข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ สามารถดึงข้อมูลจากแหล่งต่างๆ เช่น ฐานข้อมูล, สเปรดชีต ฯลฆ
- ก่อนเริ่มโปรเจกต์รายงาน MIS ควรมีฐานข้อมูลสำรอง (Backup) เพื่อเชื่อมโยงภายหลัง
- สร้างรายงาน ให้เหมาะกับกลุ่มเป้าหมายผู้ชม
- ให้ความสำคัญกับแหล่งที่มาของฐานข้อมูลที่ข้อมูลของคุณมาจาก
สรุป
สรุปคือ คำถาม "วิธีจัดทำ รายงาน MIS ใน Excel" ได้รับคำตอบอย่างละเอียดพร้อม 2 ตัวอย่าง ตัวอย่างแรกใช้ Pivot Table และ Surface Chart ตัวอย่างที่สองใช้ Pie Chart และ Bar Chart ทั้งคู่ใช้ข้อมูลจริง
มีไฟล์ Workbook สำหรับดาวน์โหลดฝึกปฏิบัติตัวอย่างเหล่านี้
ถามคำถามหรือให้ข้อเสนอแนะได้ที่ส่วนความคิดเห็น ข้อเสนอแนะเพื่อปรับปรุงชุมชน ExcelDemy จะได้รับการขอบคุณเป็นอย่างสูง
บทความเกี่ยวข้อง
- วิธีสร้างรายงานค่าใช้จ่ายใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่ายๆ)
- สร้างรายงานในรูปแบบ PDF ด้วย Excel VBA (3 เทคนิคเร็ว)
- วิธีสร้างรายงานการผลิตใน Excel (2 รูปแบบทั่วไป)
- สร้างรายงานกิจกรรมรายวันใน Excel (5 ตัวอย่างง่าย)
- วิธีสร้างรายงานการผลิตรายวันใน Excel (ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรี)
