home

หน้าแรก
 Computer >> บทช่วยสอนคอมพิวเตอร์ >  >> ซอฟต์แวร์ >> Office

สร้าง Drop-Down List ขึ้นอยู่กับกัน (Dependent) หลายคำใน Excel - คู่มือทีละขั้นตอน

ขณะทำงานใน Microsoft Excel บางครั้งต้องสร้างฟอร์มป้อนข้อมูลหรือแดชบอร์ด Drop-down list เป็นฟีเจอร์ที่ช่วยให้เลือกจากรายการในเซลล์ เมื่อมีรายการที่ต้องป้อนบ่อยๆ ฟีเจอร์นี้มีประโยชน์มาก บทความนี้จะสาธิตขั้นตอนสร้าง Dependent Drop-Down List หลายคำ ใน Excel รวมถึงวิธีล้างหรือรีเซ็ตรายการ

Dependent Drop Down List ใน Excel คืออะไร?

Drop-down list ใน Excel คือฟังก์ชัน Data Validation ที่ให้เลือกจากรายการตัวเลือก เมื่อรายการในลิสต์ที่ 2 เปลี่ยนตามค่าที่เลือกในลิสต์ที่ 1 เรียกว่า Dependent Drop-Down List (รายการแบบเลื่อนลงที่ขึ้นอยู่กับกัน)

ขั้นตอนสร้าง Dependent Drop Down List หลายคำใน Excel

ใช้ข้อมูลตัวอย่างในชีท List: คอลัมน์ B = Product (Fruit, Vegetable), คอลัมน์ D = Fruit Item, คอลัมน์ F = Vegetable Item

ขั้นตอนที่ 1: สร้าง 2 ชีทในสมุดงาน

สร้างชีท Data List (เก็บข้อมูล) และ Data Entry (ป้อนข้อมูล) โดยกดเครื่องหมาย +

ขั้นตอนที่ 2: สร้างรายการสำหรับ Drop-Down Menu หลายคำ

  1. ในชีท Data List เลือกเซลล์ในคอลัมน์ที่ต้องการ (เช่น Product)
  2. Home > Format as Table เลือกช่วง ติ๊ก My table has headers
  3. ทำซ้ำสำหรับ Fruit และ Vegetable - ทั้ง 3 รายการกลายเป็น Excel Tables
  4. สร้าง Named Range: เลือกข้อมูลในตาราง (ไม่รวมหัวข้อ) > คลิก Name Box ด้านซ้ายสูตร > พิมพ์ชื่อ (Product, Fruit, Vegetable) > Enter

ขั้นตอนที่ 3: สร้าง Drop Down List หลัก (Primary)

  1. ในชีท Data Entry เลือกช่วง B4:C6 > Home > Format as Table เลือกสไตล์
  2. ยืนยันช่วง $B$4:$C$6 ติ๊ก My table has headers

ขั้นตอนที่ 4: เพิ่ม Drop Down List ที่ขึ้นอยู่กับกัน

  1. เลือกช่วง B4:B6 > Data > Data Validation > Data Validation
  2. Settings: Allow เลือก List, Source ใส่ =Product (Named Range ที่สร้างไว้) กด OK
  3. สำหรับ Dependent list: เลือกเซลล์ C5 > Data Validation > Allow: List > Source ใส่สูตร =INDIRECT(B5) กด OK
  4. ทำซ้ำสำหรับเซลล์ C6
  5. หาก B5 ว่าง จะมีข้อความแจ้งเตือน กด Yes เพื่อดำเนินต่อ

ฟังก์ชัน INDIRECT ทำให้ C5 ขึ้นอยู่กับค่าใน B5

ขั้นตอนที่ 5: ทดสอบ Dependent Drop Down List

  • เลือก Fruit ใน B5 > คลิกลูกศร C5 จะแสดงรายการผลไม้
  • เลือก Vegetable ใน B6 > คลิกลูกศร C6 จะแสดงรายการผัก

อ่านเพิ่มเติม: วิธีเลือกจาก Drop Down และดึงข้อมูลจากชีทอื่นใน Excel

ล้างหรือรีเซ็ตข้อมูล Dependent Drop Down List

เมื่อเปลี่ยนลิสต์หลัก ลิสต์ขึ้นอยู่กับควรล้างค่าเก่าออก ใช้ 2 วิธี:

1. ใช้ Excel VBA ล้าง Dependent Drop Down List

  1. Developer > Visual Basic (หรือ Alt+F11)
  2. ที่ชีท Data Entry คลิกขวา View Code
  3. วางโค้ด:
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    If Target.Column = 4 Then
        If Target.Validation.Type = 3 Then
            Application.EnableEvents = False
            Target.Offset(0, 1).ClearContents
        End If
    End If
exitHandler:
    Application.EnableEvents = True
    Exit Sub
End Sub
  1. กด Ctrl + S บันทึกโค้ด
  2. ทดสอบ: เลือก Fruit ใน B5, Banana ใน C5 > แล้วเปลี่ยน B5 เป็น Vegetable > C5 จะถูกล้างอัตโนมัติ

หมายเหตุ: อย่าแก้ไขโค้ด ไม่งั้นอาจทำงานไม่ถูกต้อง

2. ใช้ Conditional Formatting ไฮไลต์รายการที่ไม่ตรงกัน

ใช้สูตรรวม VLOOKUP, ISERROR, INDEX, MATCH เพื่อไฮไลต์เซลล์ที่ข้อมูลไม่ตรง

  1. เลือกเซลล์ที่มี Dependent list (เช่น E3) > Home > Conditional Formatting > New Rule
  2. เลือก Use a formula to determine which cells to format
  3. ใส่สูตร: =ISERROR(VLOOKUP(E3,INDEX($A$2:$B$6,,MATCH(D3,$A$1:$B$1)),1,0))
  4. คลิก Format เลือกสี Fill สำหรับไฮไลต์ กด OK
  5. กด OK อีกครั้ง - ตอนนี้พิมพ์ข้อมูลผิด จะถูกไฮไลต์อัตโนมัติ

สรุป

บทความนี้แนะนำการสร้าง Dependent Drop Down List หลายคำ ใน Excel ทีละขั้นตอน พร้อมวิธील้างข้อมูลอัตโนมัติด้วย VBA และไฮไลต์ข้อมูลผิดด้วย Conditional Formatting หวังว่าจะช่วยได้ หากมีคำถาม ข้อเสนอแนะ สามารถแสดงความคิดเห็นได้ หรือเยี่ยมชม ExcelDemy.com

บทความที่เกี่ยวข้อง