Drop-down list (รายการแบบเลื่อนลง) ใน Excel เป็นเครื่องมือที่ทรงพลัง มันช่วยให้คุณให้ผู้ใช้เห็นลูกศรแบบเลื่อนลงที่เมื่อเลือก จะแสดงรายการตัวเลือกให้พวกเขา
สิ่งนี้สามารถลดข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลได้ เพราะหลีกเลี่ยงไม่ให้ผู้ใช้ต้องพิมพ์คำตอบโดยตรง Excel ยังช่วยให้คุณดึงรายการสำหรับ Drop-down list เหล่านั้นจากช่วงของเซลล์ได้
แต่สิ่งไม่จบแค่นั้น ด้วยวิธีการกำหนดค่า Data Validation สำหรับเซลล์ Drop-down อย่างมีสร้างสรรค์ คุณสามารถสร้าง Drop-down list หลายรายการที่เชื่อมโยงกัน (Linked) ได้ โดยรายการที่มีอยู่ในลิสต์ที่สองจะขึ้นอยู่กับการเลือกที่ผู้ใช้ทำในลิสต์แรก
Multiple Linked Drop-Down Lists มีประโยชน์อย่างไร?
พิจารณาว่าฟอร์มออนไลน์ส่วนใหญ่จะกรอก Drop-down list รองตามสิ่งที่คุณตอบใน Drop-down list ก่อนหน้า นี่หมายความว่าคุณสามารถทำให้ชีทป้อนข้อมูล Excel ของคุณทันสมัยเท่าฟอร์มออนไลน์ได้ มันจะปรับเปลี่ยนตัวเองตามคำตอบของผู้ใช้
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณใช้สเปรดชีต Excel เพื่อรวบรวมข้อมูลคอมพิวเตอร์จากผู้ใช้ที่ต้องซ่อมคอมพิวเตอร์
ตัวเลือกการป้อนข้อมูลอาจเป็นแบบนี้:
- อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ (Computer Part): จอภาพ (Monitor), เมาส์ (Mouse), คีย์บอร์ด (Keyboard), เคสระบบ (Base System)
- ประเภทอุปกรณ์ (Part Type):
- Monitor: แก้ว (Glass), เคส (Housing), สายไฟ (Power Cord), อุปกรณ์ภายใน (Internal Electronics)
- Mouse: ลูกเลื่อน (Wheel), ไฟ LED (LED Light), สาย (Cord), ปุ่ม (Buttons), เคส (Casing)
- Keyboard: ปุ่มกด (Keys), เคส (Housing), เบรน (Membrane), สาย (Cord), อุปกรณ์ภายใน (Internal Electronics)
- Base System: เคส (Casing), ปุ่ม (Buttons), พอร์ต (Ports), พาวเวอร์ (Power), อุปกรณ์ภายใน (Internal Electronics), ระบบปฏิบัติการ (Operating System)
ตามที่คุณเห็นจากต้นไม้นี้ ข้อมูลที่ควรมีให้เลือกสำหรับ "Part Type" ขึ้นอยู่กับ "Computer Part" ที่ผู้ใช้เลือกใน Drop-down list แรก
ในตัวอย่างนี้ สเปรดชีตของคุณอาจเริ่มต้นดูแบบนี้:
หากคุณสร้าง Multiple Linked Drop-down lists คุณสามารถใช้รายการที่เลือกจาก Drop-down list ในเซลล์ B1 เพื่อขับขี่เนื้อหาของ Drop-down list ในเซลล์ B2
มา看看วิธีตั้งค่าสิ่งนี้กัน อย่าลืมว่าคุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์ Excel ตัวอย่างพร้อมตัวอย่างด้านล่างได้
สร้าง Source Sheet สำหรับ Drop-down List
วิธีที่สะอาดที่สุดในการตั้งค่าสิ่งแบบนี้คือการสร้างแท็บใหม่ใน Excel ที่คุณสามารถกำหนดค่ารายการสำหรับ Drop-down list ทั้งหมดได้
เพื่อตั้งค่า Linked Drop-down lists ให้สร้างตารางที่ส่วนหัว (Header) ด้านบนเป็นอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ทั้งหมดที่คุณต้องการรวมใน Drop-down list แรก จากนั้นรายการรายการทั้งหมด (Part Types) ที่ควรอยู่ภายใต้ Header นั้น
ต่อไป คุณจะต้องเลือกและตั้งชื่อแต่ละช่วง (Range) เพื่อที่เมื่อคุณตั้งค่า Data Validation ภายหลัง คุณจะสามารถเลือกช่วงที่ถูกต้องได้
เพื่อทำเช่นนี้ ให้เลือกทุกรายการภายใต้แต่ละคอลัมน์ และตั้งชื่อช่วงที่เลือกให้เหมือนกับ Header ในการตั้งชื่อตาราง คุณเพียงพิมพ์ชื่อในฟิลด์เหนือคอลัมน์ "A"
ตัวอย่างเช่น เลือกเซลล์ A2 ถึง A5 และตั้งชื่อช่วงนั้นว่า "Monitor"
ทำซ้ำกระบวนการนี้จนกว่าคุณจะตั้งชื่อช่วงทั้งหมดอย่างเหมาะสม
วิธีทางเลือกในการทำเช่นนี้คือการใช้ฟีเจอร์ Create from Selection ของ Excel วิธีนี้ช่วยให้คุณตั้งชื่อช่วงทั้งหมดเหมือนกระบวนการด้วยตนเองด้านบน แต่เพียงคลิกเดียว
เพื่อทำเช่นนี้ ให้เลือกช่วงทั้งหมดในแท็บที่สองที่คุณสร้างขึ้น จากนั้นเลือก Formulas จากเมนู และเลือก Create from Selection ใน Ribbon
หน้าต่างป๊อปอัปจะปรากฏ ให้แน่ใจว่าเลือก Top row เท่านั้น และจากนั้นเลือก OK
สิ่งนี้จะใช้ค่า Header ในแถวบนสุดเพื่อตั้งชื่อช่วงแต่ละช่วงที่อยู่ด้านล่าง
ตั้งค่า Drop-down List แรก
ตอนนี้ถึงเวลาตั้งค่า Multiple Linked Drop-down lists ของคุณ วิธีทำ:
1. กลับไปที่แท็บแรก ให้เลือกเซลล์ว่างทางขวาของป้ายกำกับแรก จากนั้นเลือก Data จากเมนู และเลือก Data Validation ใน Ribbon
2. ในหน้าต่าง Data Validation ที่เปิดขึ้น ให้เลือก List ภายใต้ Allow และภายใต้ Source ให้เลือกไอคอนลูกศรชี้ขึ้น สิ่งนี้จะให้คุณเลือกช่วงเซลล์ที่ต้องการใช้เป็นแหล่งที่มา (Source) สำหรับ Drop-down list นี้
3. เลือกแท็บที่สองที่คุณตั้งค่าข้อมูลแหล่งที่มาของ Drop-down list ไว้ และเลือก เฉพาะฟิลด์ Header รายการเหล่านี้จะถูกใช้เพื่อเติม Drop-down list เริ่มต้นในเซลล์ที่คุณเลือก
4. เลือกลูกศรชี้ลงในหน้าต่างการเลือก เพื่อขยายหน้าต่าง Data Validation คุณจะเห็นช่วงที่คุณเลือกแสดงอยู่ในช่อง Source ตอนนี้ เลือก OK เพื่อเสร็จสิ้น
5. ตอนนี้ กลับไปที่แท็บหลัก คุณจะสังเกตว่า Drop-down list แรกมีฟิลด์ Header จากแท็บที่สองทุกตัว
ตอนที่ Drop-down list แรกของคุณเสร็จแล้ว ถึงเวลาสร้าง Drop-down list ถัดไปที่เชื่อมโยงกัน
ตั้งค่า Drop-down List ที่สอง (ที่เชื่อมโยง)
เลือกเซลล์ที่สองที่คุณต้องการโหลดรายการขึ้นอยู่กับสิ่งที่เลือกในเซลล์แรก
ทำซ้ำกระบวนการข้างต้นเพื่อเปิดหน้าต่าง Data Validation เลือก List ใน Allow dropdown ช่อง Source คือสิ่งที่จะดึงรายการเข้ามาตามสิ่งที่เลือกใน Drop-down list แรก
เพื่อทำเช่นนี้ ให้ป้อนสูตรต่อไปนี้:
=INDIRECT($B$1)
ฟังก์ชัน INDIRECT ทำงานอย่างไร?
ฟังก์ชันนี้คืนค่าการอ้างอิง Excel ที่ถูกต้อง (ในกรณีนี้คือช่วง Range) จากสตริงข้อความ (Text string) ในกรณีนี้ สตริงข้อความคือชื่อของช่วงที่ถูกส่งผ่านโดยเซลล์แรก ($B$1) ดังนั้น INDIRECT จะรับชื่อของช่วง และจากนั้นให้ Data Validation ของ Drop-down ด้วยช่วงที่ถูกต้องที่เกี่ยวข้องกับชื่อนั้น
หมายเหตุ: หากคุณกำหนดค่า Data Validation สำหรับ Drop-down ที่สองโดยไม่ได้เลือกค่าจาก Drop-down แรก คุณจะเห็นข้อความผิดพลาด คุณสามารถเลือก Yes เพื่อข้ามข้อผิดพลาดและดำเนินต่อได้
ตอนนี้ ลองทดสอบ Multiple Linked Drop-down lists ใหม่ของคุณ ใช้ Drop-down แรกเลือกอุปกรณ์คอมพิวเตอร์หนึ่งชิ้น เมื่อคุณเลือก Drop-down ที่สอง คุณควรจะเห็นรายการที่เหมาะสมสำหรับอุปกรณ์คอมพิวเตอร์นั้น นี่คือ Part Types ในคอลัมน์บนแท็บที่สองที่คุณกรอกไว้สำหรับอุปกรณ์ส่วนนั้น
การใช้ Multiple Linked Drop-down Lists ใน Excel
ตามที่คุณเห็น นี่เป็นวิธีที่โคตรโค올 (cool) ในการทำให้สเปรดชีตของคุณไดนามิก (Dynamic) มากขึ้น โดยการเติม Drop-down lists ถัดไปตอบสนองต่อสิ่งที่ผู้ใช้เลือกในเซลล์อื่นๆ คุณสามารถทำให้สเปรดชีตของคุณตอบสนอง (Responsive) ต่อผู้ใช้มากขึ้น และข้อมูลมีประโยชน์มากขึ้น
ลองเล่นกับเคล็ดลับข้างต้น และดูว่าคุณสามารถสร้าง Linked Drop-down lists ที่น่าสนใจได้อย่างไรในสเปรดชีตของคุณ แชร์เคล็ดลับน่าสนใจของคุณเองในส่วนความคิดเห็นด้านล่างได้เลย
