รายการดรอปดาวน์ใน Excel เป็นเครื่องมือที่ทรงพลัง โดยจะให้คุณให้ผู้ใช้มีลูกศรแบบเลื่อนลงที่เมื่อเลือกแล้ว จะมีรายการตัวเลือกให้
ซึ่งสามารถลดข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลได้เนื่องจากช่วยป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ต้องพิมพ์คำตอบโดยตรง Excel ยังให้คุณดึงรายการสำหรับรายการดรอปดาวน์เหล่านั้นจากช่วงของเซลล์ต่างๆ ได้อีกด้วย
อย่างไรก็ตาม มันไม่ได้หยุดเพียงแค่นั้น ด้วยการใช้วิธีการที่สร้างสรรค์ในการกำหนดค่าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลสำหรับเซลล์แบบเลื่อนลง คุณยังสามารถสร้างรายการดรอปดาวน์ที่เชื่อมโยงได้หลายรายการ โดยที่รายการที่มีอยู่ในรายการที่สองจะขึ้นอยู่กับส่วนที่ผู้ใช้สร้างในรายการแรก 
รายการแบบเลื่อนลงที่เชื่อมโยงหลายรายการเหมาะสำหรับอะไร
พิจารณาว่าแบบฟอร์มออนไลน์ส่วนใหญ่กรอกรายการดรอปดาวน์รองตามสิ่งที่คุณตอบในรายการดรอปดาวน์ก่อนหน้านั้น ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถสร้างแผ่นงานการป้อนข้อมูล Excel ของคุณได้เช่นเดียวกับแบบฟอร์มออนไลน์ มันจะปรับเปลี่ยนตัวเองตามคำตอบของผู้ใช้
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณกำลังใช้สเปรดชีต Excel เพื่อรวบรวมข้อมูลคอมพิวเตอร์จากผู้ใช้ของคุณที่ต้องการซ่อมแซมคอมพิวเตอร์
ตัวเลือกรายการอาจมีลักษณะดังนี้:
- ชิ้นส่วนคอมพิวเตอร์ :จอภาพ เมาส์ คีย์บอร์ด ระบบฐาน
- ประเภทชิ้นส่วน:
- ตรวจสอบ :กระจก, ตัวเครื่อง, สายไฟ, อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ภายใน
- เมาส์ :ล้อ, ไฟ LED, สายไฟ, ปุ่ม, ปลอก
- แป้นพิมพ์ :กุญแจ, ตัวเครื่อง, เมมเบรน, สายไฟ, อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ภายใน
- ระบบฐาน :เคส, ปุ่ม, พอร์ต, ไฟ, อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ภายใน, ระบบปฏิบัติการ
ดังที่คุณเห็นจากแผนผังนี้ ข้อมูลที่สามารถเลือกได้สำหรับ “ประเภทชิ้นส่วน” ขึ้นอยู่กับว่าผู้ใช้เลือกส่วนคอมพิวเตอร์ใดในรายการแบบหล่นลงแรก
ในตัวอย่างนี้ สเปรดชีตของคุณอาจเริ่มมีลักษณะดังนี้:
หากคุณสร้างรายการดรอปดาวน์ที่มีการเชื่อมโยงหลายรายการ คุณสามารถใช้รายการที่เลือกจากรายการดรอปดาวน์ใน B1 เพื่อขับเคลื่อนเนื้อหาของรายการดรอปดาวน์ใน B2
มาดูกันว่าคุณจะตั้งค่านี้ได้อย่างไร นอกจากนี้ โปรดดาวน์โหลดแผ่นงาน Excel ตัวอย่างของเราพร้อมตัวอย่างด้านล่าง
สร้างชีตแหล่งที่มาของรายการแบบหล่นลงของคุณ
วิธีที่สะอาดที่สุดในการตั้งค่าสิ่งนี้คือการสร้างแท็บใหม่ใน Excel ซึ่งคุณสามารถกำหนดค่ารายการดรอปดาวน์ทั้งหมดได้
ในการตั้งค่ารายการดรอปดาวน์ที่เชื่อมโยงเหล่านี้ ให้สร้างตารางที่มีส่วนหัวที่ด้านบนสุดคือชิ้นส่วนคอมพิวเตอร์ทั้งหมดที่คุณต้องการรวมไว้ในรายการดรอปดาวน์แรก จากนั้นแสดงรายการทั้งหมด (ประเภทชิ้นส่วน) ที่ควรอยู่ใต้ส่วนหัวนั้น
ถัดไป คุณจะต้องเลือกและตั้งชื่อแต่ละช่วง เพื่อที่ว่าเมื่อคุณตั้งค่าการตรวจสอบข้อมูลในภายหลัง คุณจะสามารถเลือกช่วงที่ถูกต้องได้
เมื่อต้องการทำเช่นนี้ เลือกรายการทั้งหมดภายใต้แต่ละคอลัมน์และชื่อที่เลือกช่วงเหมือนกับส่วนหัว ในการตั้งชื่อตาราง คุณเพียงพิมพ์ชื่อในช่องเหนือคอลัมน์ "A"
ตัวอย่างเช่น เลือกเซลล์ A2 ผ่าน A5 และตั้งชื่อช่วงนั้นว่า “Monitor”
ทำซ้ำขั้นตอนนี้จนกว่าคุณจะมีช่วงทั้งหมดที่มีชื่อเหมาะสม
อีกวิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือการใช้คุณลักษณะสร้างจากการเลือกของ Excel วิธีนี้ทำให้คุณสามารถตั้งชื่อช่วงทั้งหมดได้เหมือนกับกระบวนการด้วยตนเองด้านบน แต่ทำได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว
ในการดำเนินการนี้ เพียงเลือกช่วงทั้งหมดในแผ่นงานที่สองที่คุณสร้างขึ้น จากนั้นเลือก สูตร จากเมนู แล้วเลือก สร้างจากส่วนที่เลือก ในริบบิ้น
หน้าต่างป๊อปอัปจะปรากฏขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเฉพาะ แถวบนสุด ถูกเลือกแล้วเลือก ตกลง .
การดำเนินการนี้จะใช้ค่าส่วนหัวในแถวบนสุดเพื่อตั้งชื่อแต่ละช่วงที่อยู่ด้านล่าง
ตั้งค่ารายการแบบเลื่อนลงรายการแรกของคุณ
ตอนนี้ได้เวลาตั้งค่ารายการดรอปดาวน์ที่เชื่อมโยงหลายรายการแล้ว ในการดำเนินการนี้:
1. กลับไปที่แผ่นงานแรก เลือกเซลล์ว่างทางด้านขวาของป้ายชื่อแรก จากนั้นเลือก ข้อมูล จากเมนู แล้วเลือก การตรวจสอบข้อมูล ในริบบิ้น
2. ในหน้าต่างการตรวจสอบข้อมูลที่เปิดขึ้น ให้เลือก รายการ ภายใต้ อนุญาต และภายใต้ แหล่งที่มา ให้เลือกไอคอนลูกศรขึ้น ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถเลือกช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการใช้เป็นแหล่งที่มาสำหรับรายการดรอปดาวน์นี้
3. เลือกแผ่นงานที่สองที่คุณตั้งค่าแหล่งข้อมูลรายการแบบหล่นลง จากนั้นเลือกเฉพาะฟิลด์ส่วนหัว ซึ่งจะใช้เพื่อกรอกรายการดรอปดาวน์เริ่มต้นในเซลล์ที่คุณเลือก
4. เลือกลูกศรลงในหน้าต่างการเลือกเพื่อขยายหน้าต่าง Data Validation คุณจะเห็นช่วงที่คุณเลือกแสดงในแหล่งที่มา สนาม. เลือก ตกลง ให้เสร็จสิ้น
5. ตอนนี้ กลับไปที่แผ่นงานหลัก คุณจะสังเกตเห็นว่ารายการแบบหล่นลงรายการแรกประกอบด้วยฟิลด์ส่วนหัวแต่ละฟิลด์จากแผ่นงานที่สอง
เมื่อรายการดรอปดาวน์แรกของคุณเสร็จสิ้นแล้ว ก็ถึงเวลาสร้างรายการดรอปดาวน์ที่เชื่อมโยงเป็นรายการถัดไป
ตั้งค่ารายการแบบเลื่อนลงรายการแรกของคุณ
เลือกเซลล์ที่สองที่คุณต้องการโหลดรายการขึ้นอยู่กับสิ่งที่เลือกไว้ในเซลล์แรก
ทำซ้ำขั้นตอนข้างต้นเพื่อเปิดหน้าต่างการตรวจสอบข้อมูล เลือก รายการ ในรายการดรอปดาวน์อนุญาต ช่องแหล่งที่มาคือสิ่งที่จะดึงข้อมูลในรายการขึ้นอยู่กับสิ่งที่เลือกในรายการแบบหล่นลงแรก
โดยป้อนสูตรต่อไปนี้:
=ทางอ้อม($B$1)
ฟังก์ชัน INDIRECT ทำงานอย่างไร
ฟังก์ชันนี้ส่งคืนการอ้างอิง Excel ที่ถูกต้อง (ในกรณีนี้คือช่วง) จากสตริงข้อความ ในกรณีนี้ สตริงข้อความคือชื่อของช่วงที่ส่งผ่านโดยเซลล์แรก ($B$1) ดังนั้น INDIRECT จะใช้ชื่อของช่วง จากนั้นจึงจัดเตรียมการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลด้วยช่วงที่ถูกต้องซึ่งเชื่อมโยงกับชื่อนั้น
หมายเหตุ :หากคุณกำหนดค่าการตรวจสอบข้อมูลสำหรับรายการแบบเลื่อนลงรายการที่สองนี้โดยไม่ได้เลือกค่าจากรายการแบบเลื่อนลงรายการแรก คุณจะเห็นข้อความแสดงข้อผิดพลาด คุณสามารถเลือกใช่ เพื่อละเว้นข้อผิดพลาดและดำเนินการต่อ
ตอนนี้ ทดสอบรายการดรอปดาวน์ที่เชื่อมโยงหลายรายการใหม่ของคุณ ใช้เมนูแบบเลื่อนลงรายการแรกเพื่อเลือกชิ้นส่วนคอมพิวเตอร์ชิ้นใดชิ้นหนึ่ง เมื่อคุณเลือกรายการแบบหล่นลงที่สอง คุณควรเห็นรายการที่เหมาะสมสำหรับชิ้นส่วนคอมพิวเตอร์นั้น นี่คือประเภทชิ้นส่วนในคอลัมน์ของแผ่นงานที่สองที่คุณกรอกสำหรับส่วนนั้น
การใช้รายการดรอปดาวน์ที่เชื่อมโยงหลายรายการใน Excel
อย่างที่คุณเห็น นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมมากในการทำให้สเปรดชีตของคุณมีไดนามิกมากขึ้น การกรอกรายการดรอปดาวน์ที่ตามมาเพื่อตอบสนองต่อสิ่งที่ผู้ใช้เลือกในเซลล์อื่นๆ คุณสามารถทำให้สเปรดชีตตอบสนองต่อผู้ใช้ได้มากขึ้น และข้อมูลจะมีประโยชน์มากขึ้น
ลองใช้เคล็ดลับด้านบนและดูว่ารายการดรอปดาวน์ที่เชื่อมโยงที่น่าสนใจประเภทใดที่คุณสามารถสร้างในสเปรดชีตได้ แบ่งปันเคล็ดลับที่น่าสนใจของคุณในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง
