บางครั้งคุณต้องส่งงาน Excel ไปให้หัวหน้าโครงการหรือผู้บริหารระดับสูง การเปิด Gmail แล้วส่งไฟล์ Excel เป็นกระบวนการที่ยาว วิธีทำในเวิร์กชีต Excel เองจะมีประโยชน์มากกว่า บทความนี้ครอบคลุมทุกวิธีที่เป็นไปได้ในการส่งไฟล์ Excel ไปยังอีเมลอัตโนมัติ หวังว่าคุณจะเพลิดเพลินกับบทความทั้งหมดและได้รับความรู้ที่มีค่า
ดาวน์โหลดไฟล์ฝึกหัดนี้
3 วิธีง่ายๆ ส่งไฟล์ Excel ไปยังอีเมลอัตโนมัติ
เพื่อส่งไฟล์ Excel ไปยังอีเมลอัตโนมัติ เราพบ 3 วิธีที่ให้ผลดี ซึ่งคุณสามารถส่งไฟล์ Excel ไปยังอีเมลอัตโนมัติได้ง่าย วิธีเหล่านี้อิงหลักจากโค้ด VBA และคำสั่ง Excel
1. ใช้ Quick Access Toolbar ส่งไฟล์ Excel ไปยังอีเมลอัตโนมัติ
เราสามารถใช้ Quick Access Toolbar ส่งไฟล์ Excel ไปยังอีเมลอัตโนมัติได้ ต้องเปิดใช้งาน Email โดย ปรับแต่ง Quick Access Toolbar ก่อนการใช้งาน โดยค่าเริ่มต้นจะไม่ติ๊ก วิธีนี้สามารถส่งเวิร์กชีตเดียวและสมุดงานทั้งเล่มเป็นเนื้อหาอีเมลได้ นั่นคือเหตุผลที่วิธีนี้เป็นที่น่าสนใจและมีประสิทธิภาพ
1.1 ส่งเวิร์กชีตเดียวเป็นเนื้อหาอีเมล (Email Body)
คุณสามารถส่งเวิร์กชีตเดียวเป็นเนื้อหาอีเมลได้ แต่ต้องทำสำเนาของเวิร์กชีตที่ต้องการก่อน แล้วสร้างสมุดงานใหม่ใน Excel หลังจากนั้นส่งไปที่อีเมลที่ต้องการ ทำตามคำแนะนำด้านล่าง
ขั้นตอน
- คลิกขวาที่ชีต (Sheet)
- ที่นี่ต้องการส่ง Sheet1 จึงคลิกขวาที่ Sheet1
- จะมีกล่องตัวเลือกปรากฏ
- เลือก Move or Copy
- กล่องโต้ตอบ Move or Copy จะปรากฏ
- ในส่วน To book เลือก New book
- ติ๊ก Create a Copy
- กด OK
- จะสร้างสมุดงานใหม่เป็น Book2 ที่รวมเวิร์กชีตที่เลือกไว้
- ไปที่ Customize Quick Access Toolbar
- เลือก Email
- จะมีไอคอน Email อยู่ข้างๆ Customize Quick Access Toolbar
- คลิกที่ไอคอน Email
- หน้าต่างใหม่จะปรากฏ
- จะพบไฟล์แนบที่ประกอบด้วยเวิร์กชีตเดียว
- เขียนที่อยู่อีเมลในกล่อง To
- สุดท้าย กด Send
1.2 ส่งสมุดงานทั้งเล่มเป็นเนื้อหาอีเมล
เราสามารถส่งสมุดงานทั้งเล่มเป็นเนื้อหาอีเมลได้โดยใช้ Quick Access Toolbar โดยส่วนใหญ่เราต้องส่งสมุดงานทั้งเล่มแทนที่จะเป็นชีตเฉพาะ ทำตามคำแนะนำด้านล่าง
ขั้นตอน
- ไปที่ Customize Quick Access Toolbar
- เลือก Email
- จะมีไอคอน Email อยู่ข้างๆ
- คลิกไอคอน Email
- หน้าต่างใหม่จะปรากฏ
- เขียนที่อยู่อีเมลในกล่อง To
- มีกล่องว่างสำหรับเนื้อหาอีเมล สามารถเขียนรายละเอียดได้
- สุดท้าย กด Send
อ่านเพิ่มเติม: Macro ส่งอีเมลจาก Excel พร้อมเนื้อหา (3 กรณีที่มีประโยชน์)
2. ใช้คำสั่ง Share (แชร์) ส่งไฟล์ Excel ไปยังอีเมล
เราสามารถส่งไฟล์ Excel ไปยังอีเมลได้โดยใช้คำสั่ง Share ในวิธีนี้ คุณส่งไฟล์ Excel เป็นไฟล์แนบ, PDF, หรือ XPS ทุกวิธีมีประโยชน์และใช้งานง่ายเท่าๆ กัน ทำตามขั้นตอนด้านล่าง
ขั้นตอน
- ไปที่แท็บ File ในริบบอน
- เลือกคำสั่ง Share
- เลือก Email จากส่วน Share
- ในตัวเลือก Email จะมีวิธีส่งไฟล์ Excel ไปยังอีเมลหลายแบบ
- เราเลือก Send as Attachment
- หลังคลิก หน้าต่างใหม่จะปรากฏ
- เขียนที่อยู่อีเมลที่ต้องการส่งไฟล์ Excel
- กด Send
อ่านเพิ่มเติม: วิธีแชร์ไฟล์ Excel ออนไลน์ (2 วิธีง่ายๆ)
บทความคล้ายกัน
- ส่งอีเมลเตือนอัตโนมัติจากเวิร์กชีต Excel ด้วย VBA
- วิธีส่งอีเมลอัตโนมัติเมื่อเงื่อนไขตรงกันใน Excel
- [Solved]: Share Workbook Not Showing in Excel (with Easy Steps)
- วิธีส่งอีเมลจากรายการ Excel (2 วิธีที่มีประสิทธิภาพ)
- วิธีส่งสเปรดชีต Excel ที่แก้ไขได้ทางอีเมล (3 วิธีเร็ว)
3. ใช้ VBA ส่งไฟล์ Excel ไปยังอีเมลอัตโนมัติ
หนึ่งในวิธีที่นิยมและมีประสิทธิภาพที่สุดในการส่งไฟล์ Excel ไปยังอีเมล คือการใช้โค้ด VBA โค้ด VBA ให้ระบบโดยรวมที่คุณสามารถเปลี่ยนชุดข้อมูลและแค่กด Run เพื่อส่งไฟล์ Excel ไปยังอีเมลของใครก็ได้ ทำตามคำแนะนำด้านล่างอย่างระมัดระวัง
ขั้นตอน
- เปิด Developer tab โดยกด Alt+F11
- สามารถปรับ Developer tab ในริบบอนได้โดยการปรับแต่งริบบอน
- หน้าต่าง Visual Basic จะปรากฏ
- ไปที่แท็บ View
- เลือก Module
- หน้าต่าง Module ใหม่จะปรากฏ
- เขียนโค้ดต่อไปนี้:
Sub Email_From_Excel_Basic()
Dim email_app As Object
Dim email_item As Object
Set email_app = CreateObject("Outlook.Application")
Set email_item = email_app.CreateItem(0)
email_item.to = "admin@wsxdn.com"
email_item.Subject = "Subject Line for Email"
email_item.Body = "The message for the email"
email_item.Display
Set email_item = Nothing
Set email_app = Nothing
End Sub- กด Run เพื่อรันโค้ด
- หน้าต่างใหม่จะปรากฏ
- ใส่ที่อยู่อีเมลที่ต้องการ
- เนื่องจากวัตถุประสงค์หลักคือส่งไฟล์ Excel จึงต้องแนบไฟล์ Excel ไว้ที่นั่น
- ไปที่แท็บ Insert (ใน Outlook)
- เลือก Attach File
- ในตัวเลือก Attach File จะมีตัวเลือกหลายอย่างที่ใช้เมื่อเร็วๆ นี้
- เลือกไฟล์ Excel ที่ต้องการ
- ไฟล์จะปรากฏเหนือเนื้อหาอีเมล
- กด Send
อ่านเพิ่มเติม: Excel Macro ส่งอีเมลอัตโนมัติ (3 ตัวอย่างที่เหมาะสม)
สรุป
เราได้แสดง 3 วิธีที่แตกต่างกันในการส่งไฟล์ Excel ไปยังอีเมลอัตโนมัติ ที่นี่ 2 วิธีอิงจากคำสั่ง Excel และอีก 1 วิธีใช้โค้ด VBA กระบวนการทั้งหมดมีประโยชน์และเข้าใจง่ายเท่าๆ กัน หากมีคำถาม ถามได้ในกล่องความคิดเห็น และอย่าลืมเยี่ยมชมหน้า ExcelDemy ของเรา
บทความเกี่ยวข้อง
- วิธีดูว่าใครอยู่ในไฟล์ Excel แบบแชร์ (พร้อมขั้นตอนเร็ว)
- เปิดใช้งาน Share Workbook ใน Excel
- วิธีส่งอีเมลจำนวนมากจาก Outlook ด้วย Excel (3 วิธี)
- ใช้ Macro ส่งอีเมลจาก Excel พร้อมไฟล์แนบ
- วิธีแชร์ไฟล์ Excel ให้หลายคนใช้งาน
- วิธีส่งอีเมลถ้าเงื่อนไขตรงกันใน Excel (3 วิธีง่ายๆ)
