ในบทความนี้ จะอภิปรายวิธีที่คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลลูกค้าใน Microsoft Excel ได้ โดยทั่วไป ฐานข้อมูลแบบดั้งเดิมจะมีตาราง ฟิลด์ เรกคอร์ด คีย์หลัก (Primary Keys) คีย์ต่างประเทศ (Foreign Keys) ฯลฆ โชคดีที่ใน Excel เราสามารถ สร้างฐานข้อมูล และแปลงเป็นตาราง Excel ได้ นอกจากนี้ Excel ยังมีเครื่องมือที่มีประโยชน์อย่าง Sort & Filter ซึ่งเราสามารถนำไปใช้เพื่อนำทางข้อมูลในฐานข้อมูลได้ มาเรียนรู้การสร้างฐานข้อมูลลูกค้าใน Excel กัน
คุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์ฝึกหัดที่เราใช้เตรียมบทความนี้ได้
ฐานข้อมูลลูกค้าคืออะไร?
พื้นฐานแล้ว ฐานข้อมูลลูกค้าคือชุดข้อมูลที่อาจรวมข้อมูลลูกค้าด้านล่างนี้:
- ชื่อ (Name)
- ชื่อบริษัท (Company Name)
- ตำแหน่งของลูกค้าในบริษัท (Position)
- ที่อยู่ (Address)
- เมือง (City)
- รัฐ/จังหวัด (State)
- เบอร์ติดต่อ (Contact No.)
- อีเมล (Email) ฯลฆ
แนวทางทีละขั้นตอนสร้างฐานข้อมูลลูกค้าใน Excel
ตอนนี้จะอธิบายกระบวนการสร้างฐานข้อมูลลูกค้าทีละขั้นตอน ในขณะสร้างฐานข้อมูล จะเรียก 'คอลัมน์ (Columns)' ว่า 'ฟิลด์ (Fields)' และ 'แถว (Rows)' ว่า 'เรกคอร์ด (Records)' เนื่องจากในฐานข้อมูลแบบดั้งเดิมใช้คำว่า 'Fields' และ 'Records'
ขั้นตอนที่ 1: สร้างหัวตารางหรือชื่อฟิลด์ (Column/Field Headers)
- พิมพ์ชื่อฟิลด์ที่ต้องการรวมในฐานข้อมูลลูกค้า ตัวอย่างเช่น ผมรวมฟิลด์ ชื่อลูกค้า (Client's Name), บริษัท (Company), เมือง (City), รัฐ (State), เบอร์ติดต่อ (Contact No.), อีเมล (Email) ฯลฆ
- เน้นชื่อฟิลด์ให้ชัดเจน เพื่อให้สังเกตเห็นง่าย
ขั้นตอนที่ 2: ใส่ข้อมูลในแถว/เรกคอร์ด (Enter Data into Rows/Records)
- ใส่ข้อมูลลูกค้าในแถว ตัวอย่างเช่น ผมเพิ่ม 7 เรกคอร์ดในชุดข้อมูล
⏩ หมายเหตุ:
- ขณะใส่เรกคอร์ด ห้ามทิ้งแถวว่างระหว่างสองแถวที่มีข้อมูล เช่น ห้ามทิ้งแถว 7 ว่าง ในขณะที่แถว 6 และ 8 มีข้อมูล
- เช่นเดียวกัน ห้ามทิ้งคอลัมน์ว่างทั้งคอลัมน์ในชุดข้อมูล
เนื่องจาก เมื่อ Excel พบแถวหรือคอลัมน์ว่างทั้งแถว/คอลัมน์ จะไม่สามารถรวมแถว/คอลัมน์นั้นในฐานข้อมูลได้ ทำให้ฐานข้อมูลแยกเป็นสองส่วน ชุดข้อมูลใหม่ที่ตัดขาดจากกัน
ขั้นตอนที่ 3: จัดรูปแบบข้อมูลในเรกคอร์ด (Format the Data in Records)
- เมื่อเพิ่มเรกคอร์ดแล้ว เราสามารถจัดรูปแบบตามต้องการ ตัวอย่างเช่น จัดรูปแบบฟิลด์ 'เบอร์ติดต่อ (Contact No.)'
- เลือกฟิลด์นั้น กด Ctrl + 1 เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ Format Cells (คลิกขวาเลือก Format Cells ก็ได้)
- ในกล่อง Format Cells ไปที่แท็บ Number คลิกหมวดหมู่ Special
- เลือก Phone Number จากส่วน Type แล้วกด OK
- ผลลัพธ์: ข้อมูลในฟิลด์ Contact No. จัดรูปแบบตามที่ต้องการ สามารถจัดรูปแบบข้อมูลอื่นๆ ด้วย Format Cells ได้เช่นกัน
บทความคล้ายกัน
- วิธีสร้างฐานข้อมูลพนักงานใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่ายๆ)
- วิธีสร้างฐานข้อมูลพร้อมฟอร์มใน Excel
- วิธีสร้างฐานข้อมูลนักศึกษาใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่ายๆ)
ขั้นตอนที่ 4: สร้างตารางจากข้อมูลลูกค้าที่ใส่แล้ว (Create a Table from the Entered Client Data)
- สร้างตารางจากช่วงข้อมูลข้างต้น โดยเลือกเซลล์ใดๆ ในช่วงข้อมูล แล้วกด Ctrl + T
- Excel จะแสดงกล่องโต้ตอบ Create Table ตรวจสอบช่วงตาราง ติ๊ก 'My table has headers' แล้วกด OK
- จะได้ตารางตามภาพด้านล่าง
⏪ หมายเหตุ:
คุณสามารถแปลงช่วงข้อมูลเป็นตารางจาก Excel Ribbon ได้เช่นกัน โดยทำตามเส้นทาง: Insert > Table
ขั้นตอนที่ 5: ตั้งชื่อตาราง/ฐานข้อมูล (Naming the Table/Database)
- หากต้องการ สามารถตั้งชื่อฐานข้อมูลลูกค้าได้ เนื่องจากตารางนี้แทนฐานข้อมูล จึงตั้งชื่อไว้ เลือกตาราง ไปที่ Name Box แล้วเปลี่ยนชื่อเป็น 'Client_Data' (ตั้งชื่อตามต้องการได้)
ขั้นตอนที่ 6: เพิ่มเรกคอร์ดเพิ่มเติมในฐานข้อมูลลูกค้า (Add More Records to the Client Database)
- ตอนนี้ฐานข้อมูลพร้อมแล้ว สามารถเพิ่มเรกคอร์ดเพิ่มได้ ขณะใส่เรกคอร์ดใหม่ พิมพ์ข้อมูลในเซลล์ใดๆ ของแถวใหม่ แล้วกด Enter/Tab
- แถวใหม่จะถูกรวมเข้าไปในตาราง/ฐานข้อมูลอัตโนมัติ ใส่ข้อมูลลูกค้าที่เหลือในเรกคอร์ดใหม่ สามารถเพิ่มเรกคอร์ดหรือฟิลด์เพิ่มได้ด้วยวิธีเดียวกัน
ใช้ตัวเลือก Sort & Filter ของ Excel ในฐานข้อมูลลูกค้า
какที่กล่าวไว้ก่อนหน้า เราสามารถ Sort & Filter ข้อมูลจากฐานข้อมูลใน Excel ได้ ในฐานข้อมูลแบบดั้งเดิม ต้องเขียน Query เพื่อทำงานเหล่านี้ ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อเรียงลำดับและกรองข้อมูลจากฐานข้อมูลลูกค้าของเรา
ขั้นตอน:
- กรองข้อมูลลูกค้าสำหรับรัฐ TX คลิกเมนูดรอปดาวน์ของฟิลด์: State
- ติ๊กเฉพาะ TX แล้วกด OK
- ผลลัพธ์: ข้อมูลลูกค้าของ Texas ถูกกรองออกมา
- สามารถเรียงลำดับฐานข้อมูลได้เช่นกัน ตัวอย่าง: เรียง ชื่อลูกค้า (Client's Name) ตามอักษร คลิกเมนูดรอปดาวน์ของฟิลด์: Client's Name แล้วคลิกไอคอน Sort A to Z
- ผลลัพธ์: ฟิลด์ Client's Name ถูกเรียงตามอักษรตามที่ต้องการ
คุณสามารถใช้ตัวเลือก Sort & Filter ตามความต้องการได้
สรุป
ในบทความข้างต้น ได้พยายามอภิปรายขั้นตอนการสร้างฐานข้อมูลลูกค้าใน Excel อย่างละเอียด หวังว่าวิธีและคำอธิบายเหล่านี้จะเพียงพอต่อการแก้ปัญหาของคุณ กรุณาแจ้งให้ทราบหากมีข้อสงสัย
บทความเกี่ยวข้อง
- วิธีดูแลฐานข้อมูลลูกค้าใน Excel
- วิธีสร้างฐานข้อมูลที่อัปเดตอัตโนมัติใน Excel
- สร้างฐานข้อมูลสินค้าคงคลังใน Excel (3 วิธีง่าย)
- วิธีสร้างฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่ายๆ)
- วิธีสร้างฐานข้อมูลที่ค้นหาได้ใน Excel (2 เทคนิคเร็ว)
