Microsoft Excel เป็นหนึ่งในโปรแกรมจัดระเบียบและวิเคราะห์ข้อมูลที่นำหน้า แต่เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลใน Excel คุณต้องป้อนข้อมูลก่อน ข้อมูล สามารถเป็นประเภทต่างๆ ได้ ตามประเภทข้อมูล มีเทคนิคต่างๆ ในการแทรกข้อมูลใน Microsoft Excel ในบทความนี้ ฉันจะอภิปรายเกี่ยวกับประเภทต่างๆ ของ การป้อนข้อมูล ใน Excel
คุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์ Excel จากลิงก์ด้านล่างและฝึกฝนไปพร้อมๆ กัน
ประเภทของข้อมูลใน Excel
ข้อมูลเป็นหัวใจของ MS Excel มันจัดการกับข้อมูลและสร้างผลลัพธ์ คุณจะพบ 4 ประเภทของข้อมูลใน Excel คือ
- ข้อความ (Text)
- ค่า (Value)
- วันที่ (Date)
- สูตร (Formula)
ข้อมูลประเภทข้อความ: เป็นตัวอักษรและตัวเลขผสมส่วนใหญ่ หมายถึงทั้งอักษรและตัวเลขรวมอยู่ในประเภทข้อมูลนี้ ตัวอย่าง: Alexi Laiho, Area 51, ฯลฯ
ข้อมูลประเภทค่า: ข้อมูลประเภท Value หมายถึงข้อมูลตัวเลขอย่างสมบูรณ์ ตัวอย่าง: 5, 7, 343.556, ฯลฯ
ข้อมูลประเภทวันที่: สามารถเป็นวันที่สั้นหรือรูปแบบวันที่ยาวได้ ตัวอย่าง: 6/13/2022, Monday, May 23, 2016, ฯลฯ
ข้อมูลประเภทสูตร: ค่า, ฟังก์ชัน, และ ตัวดำเนินการ สร้างสูตร ตัวอย่าง: =SUM(A2:H2)+92
ภาพรวม 4 ประเภทของการป้อนข้อมูลใน Excel
ดูชุดข้อมูลต่อไปนี้ ที่นี่ ฉันใช้ทั้ง 4 ประเภทของข้อมูลที่มีใน Excel
ตลอดบทความ ฉันจะแสดงวิธีและกฎเกี่ยวกับ 4 ประเภทของ การป้อนข้อมูล ใน Excel
1. การป้อนข้อมูลประเภทข้อความ
ข้อมูลประเภทข้อความประกอบด้วยตัวเลขและค่า เซลล์เดียวใน Excel รองรับได้ถึง 32,000 ตัวอักษร
เมื่อคุณต้องการแทรกตัวอักษร คุณไม่ต้องคิดอะไร แต่เมื่อคุณต้องการแทรกตัวเลขเป็นข้อความ คุณต้องแทรกอะพอสโทรฟีก่อนตัวเลข
ลองดูวิธีแทรกข้อมูล ประเภทข้อความ ก่อน
❶ คลิกที่เซลล์ แล้วกด F2 เพื่อเปิดโหมดแก้ไข
หรือ คลิกสองครั้งที่เซลล์เพื่อเปิดโหมดแก้ไข
❷ พิมพ์ข้อมูลข้อความ
❸ กดปุ่ม ENTER เพื่อแทรกข้อมูล ประเภทข้อความ
เพื่อแทรกค่าตัวเลขเป็นข้อมูล ประเภทข้อความ
ใช้อะพอสโทรฟี (’) ก่อนตัวเลข และกด ENTER
Excel จะจัดรูปแบบค่าเป็นข้อมูลประเภทข้อความอัตโนมัติ
อะพอสโทรฟีไม่ปรากฏในเซลล์
หากคลิกที่เซลล์ ไอคอนข้อผิดพลาดจะปรากฏ คลิกไอคอนดรอปดาวน์ข้อผิดพลาด จะแสดงว่า ‘ตัวเลขในเซลล์นี้จัดรูปแบบเป็นข้อความหรือมีอะพอสโทรฟีนำหน้า.’
เพื่อละเว้นข้อผิดพลาด คลิกไอคอนดรอปดาวน์ข้อผิดพลาด แล้วเลือก Ignore Error
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างแบบฟอร์มป้อนข้อมูลพร้อม Drop Down List ใน Excel (2 วิธี)
2. การป้อนข้อมูลประเภทค่า
วิธีการป้อนข้อมูลประเภทค่า เหมือนกับข้อมูลประเภทข้อความ
ยังไงก็ตาม ฉันจะแสดงวิธีแทรกข้อมูลประเภทค่า
❶ คลิกที่เซลล์ แล้วกด F2 เพื่อเปิดโหมดแก้ไข
หรือ คลิกสองครั้งที่เซลล์เพื่อเปิดโหมดแก้ไข
❷ พิมพ์ค่าภายในเซลล์
❸ กดปุ่ม ENTER เพื่อแทรกข้อมูลลงในเซลล์
เพื่อจัดรูปแบบค่า ให้เลือกเซลล์ก่อน
ไปที่ Home ➤ Number
เลือกประเภทจัดรูปแบบใดๆ จากกลุ่ม Number
สำหรับตัวอย่างนี้ ฉันเลือกแบบจัดรูปแบบ Accounting
คุณยังสามารถ AutoFill ข้อมูลประเภทค่าได้โดยใช้ Fill Handle
วางเคอร์เซอร์เมาส์ที่มุมล่างขวาของเซลล์ที่คุณแทรกข้อมูลประเภทค่า
เคอร์เซอร์จะเปลี่ยนเป็นไอคอน เครื่องหมายบวก ‘+’
กดปุ่มเมาส์ซ้ายค้างไว้ แล้วลากลงไปจนจบ
มันจะ AutoFill เซลล์ที่เหลือในคอลัมน์เดียวกัน
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างแบบฟอร์มที่กรอกได้ใน Excel (5 ตัวอย่างที่เหมาะสม)
3. การป้อนข้อมูลประเภทวันที่
Excel จัดเก็บข้อมูลประเภทวันที่เป็นค่าทศนิยม นั่นคือเหตุผลที่วันที่สามารถใช้ในฟังก์ชันและสูตรได้
เพื่อแทรกข้อมูลประเภทวันที่
❶ คลิกที่เซลล์ แล้วกด F2 เพื่อเปิดโหมดแก้ไข
หรือ คลิกสองครั้งที่เซลล์เพื่อเปิดโหมดแก้ไข
❷ พิมพ์วันที่ภายในเซลล์
❸ กด ENTER เพื่อแทรกวันที่ในเซลล์
เพื่อเพิ่มรูปแบบวันที่ กด CTRL + 1 พร้อมกับข้อมูลที่เลือก
กล่อง Format Cells จะปรากฏ
- ไปที่ Number ➤ Date
- จากส่วน Type เลือกรูปแบบที่คุณต้องการ
- คลิก OK เพื่อใช้
คุณยังสามารถ AutoFill ข้อมูลประเภทวันที่ได้โดยใช้ Fill Handle
วางเคอร์เซอร์เมาส์ที่มุมล่างขวาของเซลล์ที่แทรกข้อมูลประเภทวันที่
เคอร์เซอร์จะเปลี่ยนเป็นไอคอน เครื่องหมายบวก ‘+’
กดปุ่มเมาส์ซ้ายค้างไว้ แล้วลากลงไปจนจบ
Excel จะเติมวันที่ตามลำดับในเซลล์ที่เหลืออัตโนมัติ
อ่านเพิ่มเติม: วิธีแทรก Timestamp ข้อมูลป้อนเข้าโดยอัตโนมัติใน Excel (5 วิธี)
4. การป้อนข้อมูลประเภทสูตร Excel
ข้อมูลประเภทสูตรประกอบด้วย ฟังก์ชัน, ค่า, และ ตัวดำเนินการ
เพื่อแทรกข้อมูลประเภทสูตร
❶ คลิกที่เซลล์ แล้วกด F2 เพื่อเปิดโหมดแก้ไข
หรือ คลิกสองครั้งที่เซลล์เพื่อเปิดโหมดแก้ไข
❷ พิมพ์สูตร
สำหรับตัวอย่างนี้ ฉันใช้สูตรต่อไปนี้ที่มีฟังก์ชัน ROUND, DAYS, & NOW
=ROUND(DAYS(NOW(),D5)/365,0)สูตรนี้คำนวณระยะเวลาการทำงานรวมจากวันที่เข้าทำงานของแต่ละพนักงาน
คุณยังสามารถ AutoFill ข้อมูลประเภทสูตรได้โดยใช้ Fill Handle
วางเคอร์เซอร์เมาส์ที่มุมล่างขวาของเซลล์ที่แทรกข้อมูลประเภทสูตร
เคอร์เซอร์จะเปลี่ยนเป็น ไอคอนเครื่องหมายบวก ‘+’
กดปุ่มเมาส์ซ้ายค้างไว้ แล้วลากลงไปจนจบ
Fill Handle จะคัดลอกสูตรลงไปทั้งหมด และคุณจะเห็นผลลัพธ์ของสูตรอย่างนี้:
คุณยังสามารถทำอะไรกับสูตรได้อีกมากมาย
เช่น คุณสามารถเพิ่มข้อความและสูตรพร้อมกันได้โดยใช้ ฟังก์ชัน CONCAT
=CONCAT(ROUND(DAYS(NOW(),D5)/365,0), " Years")
สูตรไม่ได้จำกัดแค่นี้ Excel มี ข้อความ, คณิตศาสตร์, วันที่และเวลา และอีกมากมาย
อ่านเพิ่มเติม: วิธีจำกัดการป้อนข้อมูลในเซลล์ Excel (2 วิธีง่าย)
สิ่งที่ควรจดจำ
- ข้อมูลประเภทค่ารองรับตัวอักษรต่อไปนี้เท่านั้น: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 + – ( ) , / $ % . E e
- ในการแทรกวันที่ใน Excel ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณแทรกเดือนก่อน ตามด้วยวันและปีตามลำดับ
สรุป
สรุปคือ เราได้อภิปรายเกี่ยวกับประเภทการป้อนข้อมูลใน Excel และอย่าลังเลที่จะถามคำถามในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง เราจะพยาตอบคำถามที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเร็วที่สุด และกรุณาเยี่ยมชมเว็บไซต์ ExcelDemy เพื่อสำรวจเพิ่มเติม
บทความที่เกี่ยวข้อง
- วิธีทำให้การป้อนข้อมูลใน Excel เป็นอัตโนมัติ (2 วิธีที่มีประสิทธิภาพ)
- สร้างบันทึกข้อมูลใน Excel (2 วิธีที่เหมาะสม)
- วิธีป้อนข้อมูลในสเปรดชีต Excel จากแบบฟอร์มบนเว็บ
- สร้างแบบฟอร์ม Autofill ใน Excel (คู่มือขั้นตอนต่อขั้นตอน)
- วิธีสร้างแบบฟอร์มป้อนข้อมูล Excel โดยไม่มี UserForm
