ทำให้การป้อนข้อมูลใน Excel เป็นอัตโนมัติ: 2 เทคนิคที่พิสูจน์แล้ว

บทช่วยสอนนี้จะแนะนำวิธีทำให้ การป้อนข้อมูล (data entry) ใน Excel เป็นอัตโนมัติ เมื่อต้องจัดการข้อมูลจำนวนมาก การป้อนข้อมูลด้วยมือเกือบจะเป็นไปไม่ได้ การทำให้กระบวนการป้อนข้อมูลเป็นอัตโนมัติจึงเป็นทางออก นอกจากจะประหยัดเวลาแล้ว ยังป้องกันการพิมพ์ข้อมูลซ้ำซ้อนอีกด้วย

สามารถดาวน์โหลดสมุดงานฝึกฝนได้ที่นี่

2 วิธีที่มีประสิทธิภาพในการทำให้การป้อนข้อมูลใน Excel เป็นอัตโนมัติ

ในบทความนี้จะสาธิต 2 วิธีที่มีประสิทธิภาพ วิธีแรกใช้ฟีเจอร์ Data Validation วิธีที่สองใช้รูปแบบ Excel Table

1. ทำให้การป้อนข้อมูลเป็นอัตโนมัติด้วย Data Validation

ก่อนอื่น ใช้ Data Validation เพื่อทำให้การป้อนข้อมูลใน Excel เป็นอัตโนมัติ ฟีเจอร์ Data Validation ของ Excel สามารถควบคุมได้ว่าผู้ใช้สามารถป้อนอะไรในเซลล์หรือช่วงเซลล์เฉพาะได้ โดยทั่วไปใช้จำกัดการป้อนข้อมูลของผู้ใช้ สามารถใช้ Data Validation ได้ในทุกเวอร์ชันของ Microsoft Excel ด้วยฟีเจอร์นี้ เราสามารถปรับแต่งข้อจำกัดการป้อนข้อมูลสำหรับผู้ใช้ได้ เพื่อสาธิตวิธีนี้ จะใช้ชุดข้อมูลดังนี้

มาดูขั้นตอนการทำวิธีนี้

ขั้นตอน:

• เลือกเซลล์ (B11:B15)
• ไปที่กล่อง Name Manager ข้างแท็บสูตร พิมพ์ Fruits ในช่อง Name Manager

• เลือกช่วงเซลล์ (B11:C14) พิมพ์ fruitprice ในช่อง Name Manager

• เลือกช่วงเซลล์ (B5:B8)

• ไปที่แท็บ Data
• คลิกเมนูแบบเลื่อนลง Data Validation จาก Ribbon เลือก Data Validation

• กล่องโต้ตอบ Data Validation จะปรากฏ
• ไปที่แท็บ Settings เลือก List จากเมนู Allow
• พิมพ์ค่าช่วงชื่อ '=Fruits'
• คลิก OK

• จะได้ไอคอนแบบเลื่อนลง ตามภาพ เลือกข้อมูลจากช่วงข้อมูลอื่นได้

• เลือกช่วงเซลล์ (C5:C8) ใส่สูตรต่อไปนี้ในแถบสูตร:

• กด Ctrl + Enter เพื่อใช้สูตรในเซลล์ที่เลือกทั้งหมด

• เลือกชื่อผลไม้จากรายการแบบเลื่อนลงในเซลล์ B5
• ราคาจะปรากฏอัตโนมัติในเซลล์ C5 ที่ตรงกัน

อ่านเพิ่มเติม: จำกัดการป้อนข้อมูลในเซลล์ Excel (2 วิธีง่ายๆ)

บทความที่เกี่ยวข้อง

• สร้าง Data Log ใน Excel (2 วิธี)
• สร้างฟอร์มป้อนข้อมูลพร้อม Drop Down List ใน Excel (2 วิธี)
• สร้าง Fillable Form ใน Excel (5 ตัวอย่าง)
• แทรก Timestamp อัตโนมัติใน Excel (5 วิธี)

2. ใช้ Excel Table เพื่อทำให้การป้อนข้อมูลเป็นอัตโนมัติ

ในวิธีที่สอง จะใช้ Excel Table เพื่อทำให้การป้อนข้อมูลเป็นอัตโนมัติ Excel Table เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการจัดเก็บข้อมูล มาพร้อมฟีเจอร์มากมายที่ทำให้การจัดการและวิเคราะห์ข้อมูลง่ายขึ้น เพื่อสาธิตวิธีนี้ ใช้ชุดข้อมูลดังนี้ ชุดข้อมูลมีชื่อผลไม้ต่างๆ และราคา ในแถวสุดท้ายมี Total ราคารวมของผลไม้ทั้งหมด จะแปลงช่วงข้อมูลนี้เป็น Table ดังนั้น หากเพิ่มเรคคอร์ดใหม่เข้า Table จำนวน Total จะอัปเดตอัตโนมัติ

มาดูขั้นตอนการใช้ Excel Table

ขั้นตอน:

• เลือกช่วงข้อมูลทั้งหมด (B4:C9)
• ไปที่แท็บ Insert เลือก Table จาก Ribbon

• กล่องโต้ตอบ Create Table จะปรากฏ
• อย่าลืมติ๊กถูก 'My table has headers'
• คลิก OK

• ได้ข้อมูลในรูปแบบ Table แล้ว

• เพิ่มเรคคอร์ดใหม่ใน Table ที่แถว 6
• จะเห็นว่าราคารวมในเซลล์ C10 อัปเดตอัตโนมัติ

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างฟอร์มป้อนข้อมูลใน Excel VBA (ขั้นตอนง่ายๆ)

สรุป

บทช่วยสอนนี้สาธิต 2 วิธีที่มีประสิทธิภาพในการทำให้การป้อนข้อมูลใน Excel เป็นอัตโนมัติ ดาวน์โหลดสมุดงานฝึกฝนในบทความนี้เพื่อทดสอบทักษะ หากมีคำถาม ให้ทิ้งความคิดเห็น ทีมงานจะตอบโดยเร็วที่สุด โปรดติดตามโซลูชัน Microsoft Excel ที่น่าสนใจเพิ่มเติมในอนาคต

บทความที่เกี่ยวข้อง

• ป้อนข้อมูลลง Excel จาก Web Form
• สร้าง Autofill Form ใน Excel (คู่มือทีละขั้นตอน)
• สร้างฟอร์มป้อนข้อมูล Excel โดยไม่ใช้ UserForm
• วิธีสร้างฟอร์มป้อนข้อมูลใน Excel (ทีละขั้นตอน)