ป้องกันเซลล์ Excel ได้ง่าย: 2 วิธีพิสูจน์แล้วจำกัดการป้อนข้อมูล

สมมติว่าเรามีแผ่นงานที่มีเซลล์หลายเซลล์ซึ่งเราต้องการบล็อกผู้อื่นไม่ให้ป้อนข้อมูล ในบทช่วยสอนนี้ เราจะแสดงวิธีจำกัดการป้อนข้อมูลในเซลล์ Excel การจำกัดการป้อนข้อมูลเป็นสิ่งจำเป็นเมื่อเราแชร์แผ่นงานสำคัญของเรากับผู้อื่น บางครั้ง เราเพียงไม่ต้องการให้ผู้อื่นรบกวนแผ่นงานโครงการของเรา นอกจากนี้ เราอาจต้องจำกัด การป้อนข้อมูล สำหรับประเภทค่าเฉพาะ

คุณสามารถดาวน์โหลดสมุดงานฝึกปฏิบัติได้ที่นี่

2 วิธีง่าย จำกัดการป้อนข้อมูลในเซลล์ Excel

ตลอดบทความนี้ เราจะแสดง 2 วิธีง่ายในการจำกัดการป้อนข้อมูลในเซลล์ Excel เพื่อแสดงวิธีการ เราจะใช้ชุดข้อมูลต่อไปนี้ ชุดข้อมูลมีชื่อนักเรียนในคอลัมน์หนึ่ง และมีอีกคอลัมน์ที่แสดง รหัสโครงการ ที่มอบหมายให้แต่ละนักเรียน นี่คือคอลัมน์ที่เราต้องการใช้การจำกัด เราจะใช้ชุดข้อมูลนี้สำหรับทุกวิธีในบทความนี้

1. จำกัดประเภทการป้อนข้อมูลในเซลล์ Excel ด้วย Data Validation

Data Validation (การตรวจสอบข้อมูล) เป็นคุณสมบัติของ Excel ที่ช่วยให้คุณจำกัดสิ่งที่ผู้ใช้สามารถพิมพ์ลงในเซลล์ได้ เครื่องมือนี้จำเป็นมากสำหรับการสร้างโครงการที่เราต้องการจำกัดการเข้าถึงของผู้ใช้ ในส่วนนี้ เราจะอภิปรายเกี่ยวกับประเภทการจำกัดต่างๆ ที่ใช้ในเซลล์ Excel ด้วย Data Validation

1.1 จำกัดการป้อนข้อมูลทุกประเภท

ในวิธีนี้ เราจะจำกัดการป้อนข้อมูลทุกประเภทสำหรับผู้ใช้ในเซลล์ Excel ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อดำเนินการวิธีนี้

ขั้นตอน:

• เพื่อเริ่มต้น ให้เลือกเซลล์ (C5:C9)

• เพิ่มเติม ไปที่ Data (ข้อมูล) > Data Validation > Data Validation

• คำสั่งด้านบนจะเปิดกล่องโต้ตอบใหม่ชื่อ 'Data Validation'
• จากนั้น ไปที่แท็บ Settings (การตั้งค่า) เลือกตัวเลือก Text length (ความยาวข้อความ) จากรายการแบบเลื่อนลง Allow (อนุญาต)

• เพิ่มเติม เลือก equal to (เท่ากับ) จากรายการแบบเลื่อนลง Data (ข้อมูล) แล้วพิมพ์ 0 ในฟิลด์ Length (ความยาว)

• ต่อไป ไปที่แท็บ Error Alert (เตือนข้อผิดพลาด)
• เพิ่มเติม พิมพ์ชื่อใน Title (หัวข้อ) และพิมพ์ข้อความในกล่อง Error message (ข้อความข้อผิดพลาด) ข้อความนี้พร้อม Title จะแสดงเมื่อผู้ใช้พยายามป้อนข้อมูลในเซลล์เฉพาะ
• ตอนนี้ คลิก OK

• หลังจากนั้น เลือกเซลล์ C5 พิมพ์ 1 ในเซลล์นั้น
• กด Enter

• สุดท้าย เราได้กล่องเตือนข้อผิดพลาดเหมือนด้านล่าง

1.2 อนุญาตเฉพาะจำนวนเต็ม

ในวิธีนี้ เราจะอนุญาตเฉพาะจำนวนเต็มสำหรับการป้อนข้อมูลในเซลล์ Excel กระบวนการของวิธีนี้คล้ายกับวิธีก่อนหน้า ในการทำเช่นนี้ เราจะทำตามขั้นตอนด้านล่าง

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก ทำซ้ำสองขั้นตอนแรกของวิธีก่อนหน้า
• ต่อไป ไปที่แท็บ Settings
• จากนั้น เลือกตัวเลือก Whole number (จำนวนเต็ม) จากรายการแบบเลื่อนลง Allow, between (อยู่ระหว่าง) จากรายการแบบเลื่อนลง Data
• ใส่ค่า 1 ในฟิลด์ Minimum (ขั้นต่ำ) และ 100 ในฟิลด์ Maximum (สูงสุด) ที่เราต้องการอนุญาต

• หลังจากนั้น ไปที่แท็บ Error Alert
• พิมพ์ข้อความต่อไปนี้ในฟิลด์ Title และ Error message

• หลังจากนั้น พิมพ์ค่า 5 ในเซลล์ C5
• กด Enter

• ผลลัพธ์ เราได้กล่องข้อความข้อผิดพลาดดังต่อไปนี้

1.3 อนุญาตเฉพาะเลขทศนิยม

ตัวอย่างนี้คล้ายกับตัวอย่างก่อนหน้า ที่นี่ เราจะจำกัดการป้อนข้อมูลในเซลล์ Excel ให้เป็นเฉพาะเลขทศนิยม ให้ดูขั้นตอนในการทำสิ่งนี้

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก เปิดกล่องโต้ตอบ Data Validation เหมือนวิธีก่อนหน้า
• ขั้นที่สอง ไปที่แท็บ Settings
• ขั้นที่สาม จากรายการแบบเลื่อนลง Allow เลือก Decimal (ทศนิยม) และ between จากรายการแบบเลื่อนลง Data
• ต่อไป กรอกฟิลด์ Minimum และ Maximum ด้วยค่า 1 และ 100 ตามลำดับ
• หลังจากนั้น ทำการเปลี่ยนแปลงในกล่องเตือนข้อผิดพลาดเหมือนวิธีก่อนหน้า
• ตอนนี้ คลิก OK

• หลังจากนั้น เลือกเซลล์ C5 พิมพ์ 125 ในเซลล์นั้น
• กด Enter

• สุดท้าย เราสามารถเห็นกล่องข้อความข้อผิดพลาดในภาพต่อไปนี้

1.4 จำกัดการป้อนข้อมูลให้เป็นรายการ

ในวิธีนี้ เราจะจำกัดการป้อนข้อมูลในเซลล์ Excel โดยการกำหนดรายการ เราจะทำตามขั้นตอนของวิธีก่อนหน้า การเปลี่ยนแปลงที่เราต้องทำคือการเลือกตัวเลือกที่เหมาะสมสำหรับวิธีนี้ ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อทำวิธีนี้

ขั้นตอน:

• ในเบื้องต้น ทำซ้ำสองขั้นตอนแรกของวิธีแรก จะเปิดกล่องโต้ตอบ Data Validation
• ต่อไป ไปที่แท็บ Settings
• จากนั้น เลือกตัวเลือก List (รายการ) จากรายการแบบเลื่อนลง Allow
• เพิ่มเติม พิมพ์รายการค่าใน Source (แหล่งที่มา)
• ตอนนี้ คลิก OK

• ดังนั้น ไอคอนแบบเลื่อนลงจะปรากฏข้างเซลล์ที่เลือก
• เราสามารถใส่ค่าในเซลล์ได้เฉพาะจากรายการ มิฉะนั้น จะแสดงข้อผิดพลาด

• หลังจากนั้น พิมพ์ 23R ในเซลล์ C5 ค่านี้ไม่อยู่ในรายการที่กำหนด

• กด Enter
• สุดท้าย เราจะเห็นข้อความข้อผิดพลาดเหมือนภาพต่อไปนี้

1.5 จำกัดการป้อนข้อมูลให้เป็นช่วงวันที่

ในวิธีนี้ เราจะจำกัดการป้อนข้อมูลให้เป็นวันที่ในเซลล์ Excel จากนั้นเราจะจำกัดวันที่ในเซลล์ที่เลือก ให้ดูขั้นตอนในการดำเนินการนี้

ขั้นตอน:

• เพื่อเริ่มต้น ทำตามสองขั้นตอนแรกเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ Data Validation
• เพิ่มเติม ไปที่แท็บ Settings
• เพิ่มเติม เลือก Date (วันที่) จากรายการแบบเลื่อนลง Allow และ between จากรายการแบบเลื่อนลง Data
• เพิ่มเติม พิมพ์วันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดของงานของคุณในฟิลด์ 'Start date' และ 'End date' ตามลำดับ
• รักษาข้อความเตือนข้อผิดพลาดเหมือนวิธีก่อนหน้า
• ตอนนี้ คลิก OK

• หลังจากนั้น พิมพ์วันที่อยู่นอกช่วงที่กำหนด

• กด Enter
• สุดท้าย เราได้กล่องข้อความข้อผิดพลาดเหมือนภาพต่อไปนี้

1.6 จำกัดการป้อนข้อมูลให้อนุญาตเวลา

เราสามารถจำกัดการป้อนข้อมูลตามเวลาในเซลล์ Excel ได้เช่นกัน ดังนั้น เราจะไม่สามารถพิมพ์ค่าเวลาใดๆ นอกเหนือจากช่วงเวลาที่กำหนดได้ ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อดำเนินการวิธีนี้

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก เปิด Data Validation ในการทำเช่นนี้ เราจะทำตามสองขั้นตอนแรกของวิธีแรก
• ต่อไป ไปที่แท็บ Settings
• จากนั้น เลือก Time (เวลา) จากรายการแบบเลื่อนลง Allow และ between จากรายการแบบเลื่อนลง Data
• เพิ่มเติม ตั้งค่า 9:00:00 AM ในฟิลด์ Start time (เวลาเริ่ม) และ 5:00:00 PM ที่ End time (เวลาสิ้นสุด)
• ตั้งค่าข้อความใน Error Alert เหมือนวิธีก่อนหน้า
• คลิก OK

• หลังจากนั้น พิมพ์ค่า 6:00:00 PM ในเซลล์ C5

• กด Enter
• ผลลัพธ์ เราได้กล่องข้อความข้อผิดพลาดดังต่อไปนี้ เราได้ข้อความนี้เพราะค่า 6:00:00 PM อยู่นอกช่วงที่เรากำหนด

1.7 จำกัดการป้อนข้อมูลให้อนุญาตเฉพาะข้อความ

จนถึงตอนนี้ การจำกัดทั้งหมดถูกสร้างขึ้นโดยคุณสมบัติ Data Validation แล้ว ถ้าเราต้องการจำกัดแบบอื่น เราต้องใช้ Custom Data Validation (การตรวจสอบข้อมูลแบบกำหนดเอง) สมมติว่าในวิธีนี้ เราต้องการจำกัดการป้อนข้อมูลให้อนุญาตเฉพาะค่าข้อความ ให้ดูขั้นตอนในการทำสิ่งนี้

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก ทำซ้ำสองขั้นตอนแรกของวิธีแรก จะเปิดกล่องโต้ตอบ Data Validation
• ขั้นที่สอง ไปที่แท็บ Settings
• ขั้นที่สาม เลือกตัวเลือก Custom (กำหนดเอง) จากรายการแบบเลื่อนลง Allow
• เพิ่มเติม ในฟิลด์ Formula (สูตร) ให้พิมพ์สูตรต่อไปนี้:

• ตั้งค่าข้อความของแท็บ Error Alert เหมือนวิธีก่อนหน้า
• คลิก OK

• ที่นี่ ฟังก์ชัน ISTEXT กำหนดว่าค่าเป็นข้อความหรือไม่ และส่งคืน TRUE หากเป็นข้อความ มิฉะนั้น ส่งคืน False
• เพิ่มเติม พิมพ์ค่าตัวเลข 222 ในเซลล์ C5

• กด Enter
• ดังนั้น เราได้กล่องข้อความข้อผิดพลาดเหมือนด้านล่าง

1.8 จำกัดการป้อนข้อมูลให้อนุญาตเฉพาะตัวเลข

ในวิธีนี้ ตรงข้ามกับวิธีก่อนหน้า เราจะจำกัดการป้อนข้อมูลให้อนุญาตเฉพาะตัวเลขในเซลล์ Excel ผ่านขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อดำเนินการวิธีนี้

ขั้นตอน:

• ในตอนแรก ทำสองขั้นตอนแรกของวิธีแรกเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ Data Validation
• ต่อไป ไปที่แท็บ Settings
• จากนั้น จากรายการแบบเลื่อนลง Allow เลือกตัวเลือก Custom
• เพิ่มเติม ในฟิลด์ Formula ให้พิมพ์สูตรต่อไปนี้:

• ตั้งค่าข้อความของแท็บ Error Alert ในลักษณะเดียวกับวิธีการก่อนหน้า
• คลิก OK

• ที่นี่ ฟังก์ชัน ISNUMBER ใช้ตรวจสอบว่าค่าเป็นตัวเลขหรือไม่
• พิมพ์ ASD ในเซลล์ C5

• กด Enter
• สุดท้าย เราจะเห็นกล่องข้อความข้อผิดพลาดเหมือนภาพต่อไปนี้

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างฟอร์มป้อนข้อมูลใน Excel (ทีละขั้นตอน)

บทความที่เกี่ยวข้อง

• สร้างสเปรดชีต Excel จากฟอร์มเว็บ
• วิธีสร้างบันทึกข้อมูลใน Excel (2 วิธีที่เหมาะสม)
• สร้างฟอร์มป้อนข้อมูลพร้อมรายการแบบเลื่อนลงใน Excel (2 วิธี)
• วิธีสร้างฟอร์มที่กรอกได้ใน Excel (5 ตัวอย่างที่เหมาะสม)

2. ป้องกันแผ่นงานเพื่อจำกัดการป้อนข้อมูลในเซลล์ Excel

การใช้คุณสมบัติ Data Validation เป็นวิธีที่สะดวกที่สุดในการจำกัดการป้อนข้อมูลในเซลล์ Excel แต่ เราสามารถทำได้ด้วยการป้องกัน แผ่นงาน Excel ของเรา ให้ดูขั้นตอนในการทำสิ่งนี้

ขั้นตอน:

• เพื่อเริ่มต้น คลิกที่ ไอคอนสามเหลี่ยม ที่มุมซ้ายบนเพื่อเลือกแผ่นงานทั้งหมด
• เพิ่มเติม คลิกขวาบนพื้นที่ที่เลือก เลือกตัวเลือก Format Cells (จัดรูปแบบเซลล์)

• จากนั้น ในกล่องโต้ตอบ Format Cells ไปที่แท็บ Protection (การป้องกัน)
• ยกเลิกการเลือกตัวเลือก Locked (ล็อก)
• คลิก OK

• เพิ่มเติม เลือกเซลล์ (B5:B9) เท่านั้น
• คลิกขวา บนพื้นที่ที่เลือก และเลือกตัวเลือก Format Cells

• ต่อไป ไปที่แท็บ Protection ของกล่องโต้ตอบ Format Cells เลือกตัวเลือก Locked
• ตอนนี้ คลิก OK

• หลังจากนั้น ไปที่แท็บ Review (ตรวจทาน) เลือกตัวเลือก Protect Sheet (ป้องกันแผ่นงาน) จากริบบอน

• พิมพ์รหัสผ่านในฟิลด์ป้อนข้อมูล เราใช้ 1234
• คลิก OK

• อีกครั้ง กล่องโต้ตอบอีกอันหนึ่งเพื่อยืนยันรหัสผ่านจะปรากฏ
• ดังนั้น พิมพ์รหัสผ่านอีกครั้งในฟิลด์ป้อนข้อมูล
• คลิก OK

• หลังจากนั้น เลือกเซลล์ B5 ลองพิมพ์ค่าใดๆ ในเซลล์นั้น

• ผลลัพธ์ เราจะได้กล่องเตือนเหมือนภาพต่อไปนี้

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างฟอร์มป้อนข้อมูลใน Excel VBA (พร้อมขั้นตอนง่าย)

สรุป

สรุปได้ว่า บทช่วยสอนนี้สาธิต 2 วิธีง่ายในการจำกัดการป้อนข้อมูลในเซลล์ Excel ดาวน์โหลดแผ่นงานฝึกปฏิบัติที่อยู่ในบทความนี้เพื่อทดสอบทักษะของคุณ หากคุณมีคำถาม โปรดทิ้งความคิดเห็นในกล่องด้านล่าง ทีมของเราจะพยายามตอบสนองข้อความของคุณโดยเร็วที่สุด โปรดติดตามโซลูชัน Microsoft Excel ที่มีความคิดสร้างสรรค์มากขึ้นในอนาคต

บทความที่เกี่ยวข้อง

• แทรก Timestamp ข้อมูลป้อนข้อมูลอัตโนมัติใน Excel (5 วิธี)
• วิธีสร้างฟอร์ม Autofill ใน Excel (คู่มือทีละขั้นตอน)
• สร้างฟอร์มป้อนข้อมูล Excel โดยไม่ใช้ UserForm
• วิธีทำให้การป้อนข้อมูลใน Excel เป็นอัตโนมัติ (2 วิธีที่มีประสิทธิภาพ)