หนึ่งในประโยชน์ของ Excel คือการ สร้างฟอร์มป้อนข้อมูล ซึ่งสามารถสร้างได้ทั้งด้วย UserForm และไม่ใช้ UserForm แต่มากมายไม่ชอบใช้ UserForm หรือ VBA ในบทความนี้จะแนะนำวิธี 빠르고มีประโยชน์ในการสร้างฟอร์มป้อนข้อมูล Excel โดยไม่ใช้ UserForm พร้อมขั้นตอนชัดเจนและภาพประกอบ
สามารถดาวน์โหลดสมุดงาน Excel ฟรีได้ที่นี่เพื่อฝึกฝนเอง
วิธีเพิ่มคำสั่ง Form ไปที่ Quick Access Toolbar
นี่คือชุดข้อมูลที่จะใช้สำหรับสาธิต แสดงปีเผยแพร่และราคาหนังสือขายดีบางเล่ม
เพื่อสร้างฟอร์มป้อนข้อมูล Excel เราต้องใช้คำสั่ง Form ก่อนอื่นมาดูวิธีเพิ่มลง Quick Access Toolbar กัน
ขั้นตอน:
- คลิกที่ไอคอน Customize Quick Access Toolbar มุมซ้ายบนของหน้าต่าง Excel
- เลือก More Commands จากรายการแบบเลื่อนลง
จะได้กล่องโต้ตอบ Excel Options สำหรับปรับแต่ง Quick Access Toolbar
- เลือก Commands Not in the Ribbon จากกล่อง Choose commands from
- เลื่อนลงมาเลือก Form
- กดปุ่ม Add>>
- คำสั่งถูกเพิ่มแล้ว กด OK
ไอคอนคำสั่ง Form จะปรากฏบน Quick Access Toolbar ตามภาพ
วิธีสร้าง Table เพื่อทำฟอร์มป้อนข้อมูลโดยไม่ใช้ UserForm
คำสั่ง Form ต้องการ Excel Table เพื่อสร้างฟอร์มป้อนข้อมูล ตอนนี้มาสร้าง Table สำหรับข้อมูลของเรา
ขั้นตอน:
- เลือกข้อมูลใดก็ได้จากชุดข้อมูล
- กด CTRL + T เพื่อแทรกตาราง
- Excel จะเลือกช่วงข้อมูลอัตโนมัติ กด OK
Excel แปลงช่วงข้อมูลเป็น Table แล้ว
ใช้คำสั่ง Form เพื่อสร้างฟอร์มป้อนข้อมูล Excel โดยไม่ใช้ UserForm
ถึงขั้นตอนสุดท้าย - ใช้คำสั่ง Form กับ Excel Table
ขั้นตอน:
- เลือกข้อมูลใดก็ได้จาก Table
- คลิกไอคอน Form command จาก Quick Access Toolbar
จะปรากฏกล่องโต้ตอบฟอร์มป้อนข้อมูล ชื่อหัวข้อจะตามชื่อแผ่นงาน
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างฟอร์มป้อนข้อมูลใน Excel VBA (ขั้นตอนง่ายๆ)
บทความที่เกี่ยวข้อง
- วิธีป้อนข้อมูลลง Excel จาก Web Form
- สร้างฟอร์มป้อนข้อมูลพร้อม Drop Down List ใน Excel (2 วิธี)
- สร้าง Data Log ใน Excel (2 วิธี)
วิธีใช้ฟอร์มป้อนข้อมูล Excel
สังเกตว่ามีปุ่มคำสั่งในกล่องโต้ตอบ สำหรับเพิ่ม ลบ ค้นหา หรือแก้ไขข้อมูล ในส่วนนี้จะเรียนรู้การทำงานเหล่านั้น
นำทางรายการ (Navigate Entries)
ใช้ปุ่ม Find Next และ Find Prev จากกล่องโต้ตอบฟอร์มป้อนข้อมูล เพื่อเลื่อนไปรายการถัดไปหรือรายการก่อนหน้าได้ง่าย
ขั้นตอน:
- เพื่อไปรายการถัดไป กดปุ่ม Find Next
จะเห็นว่าเลื่อนไปรายการถัดไปแล้ว
- เพื่อกลับไปรายการก่อนหน้า กดปุ่ม Find Prev
กลับมาอยู่ที่รายการเดิมแล้ว
อ่านเพิ่มเติม: ทำให้การป้อนข้อมูลใน Excel เป็นอัตโนมัติ (2 วิธีที่มีประสิทธิภาพ)
ค้นหารายการ (Search an Entry)
สามารถค้นหารายการใดๆ ได้โดยใช้ปุ่ม Criteria
ขั้นตอน:
- คลิกปุ่ม Criteria ก่อน ทุกช่องจะว่างเปล่า
- พิมพ์คำค้นหาในช่องที่ต้องการ สามารถค้นหาข้อมูลเต็มรูปแบบหรือบางส่วน ตัวอย่างค้นหา 2015
- กด Enter
จะเห็นข้อมูลที่ตรงกันแสดงในช่องอื่นๆ หากมีผลลัพธ์มากกว่า 1 รายการ สามารถเลื่อนดูได้ด้วยปุ่ม Find Next และ Find Prev
เพิ่มรายการใหม่ (Add New Entry)
มาดูวิธีเพิ่มรายการผ่านกล่องโต้ตอบฟอร์มป้อนข้อมูล คือไม่ได้เพิ่มข้อมูลลงชีตโดยตรง แต่เพิ่มจากกล่องโต้ตอบ แล้วข้อมูลจะถูกเพิ่มเข้า Table ในชีตอัตโนมัติ
ขั้นตอน:
- คลิกปุ่ม New
- กรอกข้อมูลใหม่ในช่องต่างๆ แล้วกด Enter เพื่อบันทึก
ข้อมูลจะถูกเพิ่มเข้า Excel Table ทันที
แก้ไขรายการ (Edit an Entry)
หากต้องการแก้ไขรายการจากฟิลด์ใดก็ได้ ก็ทำได้ง่ายมาก ตัวอย่างจะแก้ปีเผยแพร่ของหนังสือเล่มแรกจาก 2020 เป็น 2019
ขั้นตอน:
- พิมพ์ข้อมูลใหม่ในช่องที่ตรงกัน พิมพ์ 2019
- กด Enter
ตอนนี้ข้อมูลอัปเดตใน Excel Table แล้ว
กู้คืนรายการ (Restore an Entry)
ขณะแก้ไข ถ้าตัดสินใจไม่อยากแก้แล้วอยากกู้คืนข้อมูลเดิม ให้ใช้ปุ่ม Restore
ขั้นตอน:
- เพื่อยกเลิกการแก้ไขจากจุดใดจุดหนึ่ง คลิกปุ่ม Restore
ตัวอย่างกำลังแก้ชื่อหนังสือเล่มแรก ลบบางคำ แล้วกด Restore
ข้อมูลกลับสู่สภาพเดิม
ลบรายการ (Delete an Entry)
สุดท้าย มาเรียนรู้การลบรายการ โดยใช้ปุ่ม Delete
ขั้นตอน:
- นำทางไปยังข้อมูลที่ต้องการลบ ตัวอย่างเลือกข้อมูลที่เพิ่งเพิ่ม
- คลิกปุ่ม Delete
จะมีกล่องแจ้งเตือนยืนยันการลบ
- กด OK เพื่อดำเนินการต่อ
ข้อมูลถูกลบเรียบร้อยแล้ว
สรุป
หวังว่าขั้นตอนที่อธิบายจะเพียงพอสำหรับการสร้างฟอร์มป้อนข้อมูล Excel โดยไม่ใช้ UserForm หากมีคำถาม สามารถถามในส่วนความคิดเห็นได้ และขอรับฟีดแบ็กด้วย เยี่ยมชม ExcelDemy เพื่อสำรวจเพิ่มเติม
บทความที่เกี่ยวข้อง
- สร้าง Fillable Form ใน Excel (5 ตัวอย่าง)
- แทรก Timestamp อัตโนมัติใน Excel (5 วิธี)
- จำกัดการป้อนข้อมูลในเซลล์ Excel (2 วิธีง่ายๆ)
