Mail Merge เป็นคุณสมบัติเด่นของ Microsoft Word โดยใช้คุณสมบัตินี้ของ Microsoft Word และแผ่นข้อมูล Excel เราสามารถสร้างสำเนาเอกสารได้ไม่จำกัดจำนวน บทความนี้จะแสดงขั้นตอนทีละขั้นตอนในการเปลี่ยนรูปแบบวันที่ใน Excel Mail Merge หากคุณสนใจเกี่ยวกับกระบวนการนี้ ให้ดาวน์โหลดสมุดงานฝึกปฏิบัติของเราและติดตามเรา
ดาวน์โหลดสมุดงานฝึกปฏิบัติเหล่านี้เพื่อฝึกปฏิบัติขณะอ่านบทความนี้
ขั้นตอนทีละขั้นตอนในการเปลี่ยนรูปแบบวันที่ใน Excel Mail Merge
เนื้อหานี้จะสาธิตขั้นตอนทีละขั้นตอนในการเปลี่ยนรูปแบบวันที่ใน Excel Mail Merge เราจะส่งจดหมายส่งการเลื่อนตำแหน่งให้พนักงาน กระบวนการอธิบายอย่างละเอียดด้านล่างทีละขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1: สร้างชุดข้อมูล
ในตอนต้นของงานนี้ เราต้องสร้างแผ่นข้อมูล Excel ตามความต้องการที่ต้องการ เนื่องจากเราต้องการส่ง จดหมายส่งการเลื่อนตำแหน่ง ให้พนักงาน ชุดข้อมูลของเราจึงประกอบด้วย ชื่อ และ วันที่ ที่จำเป็นเกี่ยวกับกระบวนการเท่านั้น
- ขั้นแรก ใส่ ชื่อ พนักงานและ วันที่เข้าทำงาน ในองค์กรของพวกเขาในคอลัมน์ B และ C
- เราจะเลื่อนตำแหน่งพนักงานหลังจากเข้าทำงาน 4 เดือน ดังนั้นในเซลล์ E3 ให้เขียนสูตรต่อไปนี้เพื่อรับวันที่เข้าทำงานตำแหน่งใหม่ของพวกเขา
=C3+120
- กด Enter
- จดหมายส่งการเลื่อนตำแหน่งต้องออกอย่างน้อยหนึ่งสัปดาห์ก่อนวันที่เข้าทำงาน เพื่อรับค่าของวันที่เหล่านี้ ให้เขียนสูตรต่อไปนี้ลงในเซลล์ D3
=E3-7
- กด Enter อีกครั้ง
- สุดท้าย เลือกช่วงเซลล์ D3:E3
- จากนั้น ดับเบิลคลิก ที่ไอคอน Fill Handle เพื่อคัดลอกสูตรจนถึงแถว 12
- Save ไฟล์ที่ตำแหน่งที่ต้องการ
- สเปรดชีท Excel ที่ต้องการจะพร้อมแล้ว
ดังนั้น เราสามารถ nóiได้ว่าเราทำขั้นตอนแรกในการเปลี่ยนรูปแบบวันที่ใน Excel Mail Merge เสร็จสิ้นแล้ว
ขั้นตอนที่ 2: ออกแบบเทมเพลตใน Microsoft Word
ในขั้นตอนนี้ เราจะออกแบบเทมเพลตของ จดหมายส่งการเลื่อนตำแหน่ง ที่จะส่งให้พนักงาน
- ขั้นแรก เปิด Microsoft Word บนอุปกรณ์ของคุณ
- จากนั้น เขียนจดหมายตามภาพด้านล่าง
- ตอนนี้ ให้รูปแบบ Bold และ Uppercase ให้กับสตริงที่จะถูกแทนที่ด้วยข้อมูลจากสเปรดชีท Excel จะช่วยให้คุณติดตามได้ง่าย
สุดท้าย เราสามารถพูดได้ว่าเราทำขั้นตอนที่สองในการเปลี่ยนรูปแบบวันที่ใน Excel Mail Merge เสร็จสิ้นแล้ว
อ่านเพิ่มเติม: Mail Merge ใน Excel โดยไม่ใช้ Word (2 วิธีที่เหมาะสม)
ขั้นตอนที่ 3: สร้างความสัมพันธ์ระหว่างทั้งสองไฟล์
ตอนนี้เราจะสร้างความสัมพันธ์ระหว่างไฟล์ Word และไฟล์ Excel การเชื่อมต่อจะตั้งค่าจากไฟล์ Word
- ขั้นแรก คลิกที่แท็บ Mailing ใน Microsoft Word
- ตอนนี้ เลือก ลูกศรดรอปดาวน์ ของ Select Recipients > Use an Existing List จากกลุ่ม Start Mail Marge
- ผลลัพธ์คือ หน้าต่างเล็กชื่อ Select Data Source จะปรากฏ
- จากนั้น ไปที่ตำแหน่งที่คุณบันทึกแผ่น Excel ไว้ ในกรณีของเรา บันทึกไฟล์ที่ Desktop
- หลังจากนั้น เลือกไฟล์และคลิก Open
- กล่องโต้ตอบเล็กอีกอันชื่อ Select Table จะปรากฏหน้าคุณ
- ติ๊กถูกกล่องเล็ก First row of data contains column headers และคลิก OK ในหน้าต่างนั้น
- คุณจะสังเกตเห็นว่ามี คำสั่งใหม่ บางอย่างพร้อมใช้งานในแท็บ Mailing
- ตอนนี้ เลือกสตริง Name และในแท็บ Mailing คลิกที่ ลูกศรดรอปดาวน์ ของ Insert Merge Field จากกลุ่ม Write & Insert Fields
- เลือกฟิลด์ Name จาก รายการดรอปดาวน์
- คุณจะเห็นว่าข้อความก่อนหน้าจะหายไป และฟิลด์ถูกแทรกในรูปแบบที่แตกต่าง
- เช่นเดียวกัน ให้แทรก ฟิลด์วันที่อีกสามฟิลด์ ที่เหลือลงในจดหมาย
- สุดท้าย ในแท็บ Mailing คลิกที่ตัวเลือก Preview Results จากกลุ่ม Preview Results เพื่อตรวจสอบว่าฟิลด์ทั้งหมดถูกแทรกอย่างถูกต้อง
- คุณจะเห็นจดหมายสำหรับพนักงานทุกคน
สุดท้าย เราสามารถพูดได้ว่าเราทำขั้นตอนที่สามในการเปลี่ยนรูปแบบวันที่ใน Excel Mail Merge สำเร็จแล้ว
อ่านเพิ่มเติม: วิธีผสานไฟล์ Excel เป็นฉลากจัดส่ง (พร้อมขั้นตอนง่ายๆ)
ขั้นตอนที่ 4: ปรับเปลี่ยนรูปแบบวันที่
หากคุณดูจดหมาย คุณจะสังเกตว่าวันที่ทั้งหมดแสดงในรูปแบบเดียวกัน ที่นี่เราจะแสดงวิธีเปลี่ยนรูปแบบของพวกเขา เราจะเพิ่ม ชื่อวันในสัปดาห์ กับฟิลด์ joining date และ joining date at the new position นอกจากนี้ เรายังต้องการแสดง ชื่อเดือน แทนที่จะเป็น หมายเลขเดือน
- ขั้นแรก คลิกขวา ที่ ชื่อฟิลด์ และเลือกตัวเลือก Edit Field
- ผลลัพธ์คือ กล่องโต้ตอบชื่อ Field จะปรากฏ
- ตอนนี้ เปลี่ยนตัวเลือก Categories จาก All เป็น Date and Time
- คุณจะเห็นรูปแบบวันที่ที่มีอยู่ทั้งหมดในตัวเลือก Field Properties
- จากนั้น คลิกที่รูปแบบใดก็ได้ และคุณจะเห็นรูปแบบวันที่ในกล่องว่างด้านล่างข้อความ Date formats
- หลังจากนั้น เลือกตัวเลือก Field Codes
- คุณจะเห็นรหัสฟิลด์
- จากนั้น เลือกส่วนของรหัสนั้นตามภาพด้านล่างและกด 'Ctrl+C' เพื่อคัดลอก
- สุดท้าย คลิก Cancel เพื่อปิดกล่อง
- เช่นเดียวกัน คลิกขวา ที่ฟิลด์ «Joining_Date» และจาก เมนูบริบท เลือกตัวเลือก Toggle Field Codes
- รหัสของฟิลด์นั้นจะปรากฏ
- ตอนนี้ กด 'Ctrl+V' เพื่อวางรหัสต่อไปนี้หลังชื่อฟิลด์ภายในวงเล็บ
\@"dddd, MMMM d, yyyy"
- อีกครั้ง คลิกขวา ที่เมาส์และเลือกตัวเลือก Toggle Field Codes เพื่อรับชื่อฟิลด์กลับมา
- เช่นเดียวกัน ใช้รหัสรูปแบบเดียวกันและทำตามกระบวนการเดียวกันเพื่อปรับเปลี่ยนรูปแบบวันที่ของฟิลด์ Joining Date at New Position
- หลังจากนั้น เพื่อเปลี่ยนรูปแบบวันที่ของ Promotion Letter Issue Date ให้เขียนรหัสต่อไปนี้ภายในวงเล็บของฟิลด์ที่สอดคล้องกัน
\@ “MMMM d, yyyy”
- กลับไปที่ชื่อฟิลด์โดยใช้ตัวเลือก Toggle Field Codes
- สุดท้าย คลิกที่ตัวเลือก Preview Results จากกลุ่ม Preview Results
- คุณจะเห็นว่ารูปแบบวันที่ของเราเปลี่ยนจากขั้นตอนก่อนหน้าแล้ว
สุดท้าย เราสามารถพูดได้ว่าโค้ดของเราทำงานสำเร็จ และเราสามารถเปลี่ยนรูปแบบวันที่ใน Excel Mail Merge ได้
💬 สิ่งที่คุณควรทราบ
อย่าคลิกปุ่ม OK เพื่อแทรกรหัสรูปแบบฟิลด์จากกล่องโต้ตอบ Field ปุ่ม OK จะแทรกค่าอย่างถาวรที่ตำแหน่งนั้น ผลคือ วันที่จะคงที่เหมือนเดิมสำหรับข้อมูลที่เหลือ
สรุป
นี่คือจบของบทความนี้ หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์ต่อคุณ และคุณจะสามารถเปลี่ยนรูปแบบวันที่ใน Excel Mail Merge ได้ โปรดแชร์คำถามเพิ่มเติมหรือคำแนะนำกับเราในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง หากมีคำถามหรือคำแนะนำเพิ่มเติม
อย่าลืมตรวจสอบเว็บไซต์ ExcelDemy ของเราสำหรับปัญหาและโซลูชันเกี่ยวกับ Excel หลายอย่าง เรียนรู้วิธีใหม่ๆ และเติบโตต่อไป!
บทความที่เกี่ยวข้อง
- Macro to Populate a Mail Merge Document from Excel
- วิธี Mail Merge จาก Excel ไป Outlook พร้อมไฟล์แนบ (2 ตัวอย่าง)
- Mail Merge จาก Excel ไป Word Envelopes (2 วิธีง่ายๆ)
- วิธี Mail Merge รูปภาพจาก Excel ไป Word (2 วิธีง่ายๆ)
- วิธี Mail Merge จาก Excel ไป Outlook (พร้อมขั้นตอนง่ายๆ)
