รายงานค่าใช้จ่ายรายเดือนเป็นเรื่องปกติในชีวิตวิชาชีพ เกือบทุกองค์กรต้องจัดการรายงานนี้เพื่อคืนเงินค่าใช้จ่ายที่พนักงานจ่ายแทน บทความนี้จะสาธิตวิธีสร้างรายงานค่าใช้จ่ายรายเดือนใน Excel หากสนใจสร้างรายงานของตัวเอง ให้ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรีและทำตามขั้นตอน
ดาวน์โหลดสมุดงานฟรีเพื่อฝึกฝนขณะอ่านบทความนี้
ขั้นตอนการสร้างรายงานค่าใช้จ่ายรายเดือนใน Excel
พิจารณาพนักงาน David ทำงานในแผนก sales รหัสพนักงาน 2022007 หัวหน้าแผนกชื่อ Luca
ขั้นตอนที่ 1: ออกแบบโครงสร้างสรุปเบื้องต้น
ในขั้นตอนนี้ จะสร้างโครงสร้างสรุปเบื้องต้นเพื่อแสดงค่าใช้จ่ายรายเดือน
- ในช่วงเซลล์ B6:B9 ให้เขียนข้อมูลต่อไปนี้ตามภาพ
- จัดรูปแบบช่วงเซลล์ C6:C9 ตามต้องการ เพื่อป้อนข้อมูลพนักงาน
- ตั้งชื่อเซลล์ B11 และ C11 ว่า Month และ Expense
- เขียนชื่อเดือนทั้งหมดในช่วงเซลล์ B12:B23
- โครงสร้างสรุปเบื้องต้นพร้อมแล้ว
ดังนั้น ขั้นตอนแรกในการสร้างรายงานค่าใช้จ่ายรายเดือนใน Excel เสร็จสิ้น
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงานรายได้และค่าใช้จ่ายใน Excel (3 ตัวอย่าง)
ขั้นตอนที่ 2: สร้างรายงานค่าใช้จ่ายรายเดือนสำหรับทุกเดือน
ตอนนี้จะสร้างรายงานค่าใช้จ่ายรายเดือน จะสาธิตสำหรับ January ขั้นตอนสำหรับเดือนอื่นๆ จะคล้ายกัน
- เลือกเซลล์ D1 เพื่อแทรกโลโก้บริษัท
- ในแท็บ Insert คลิกลูกศรแบบเลื่อนลงของ Illustrations > Pictures
- เลือก This device
- กล่องโต้ตอบ Insert Picture จะปรากฏ เลือกโลโก้องค์กร ใส่โลโก้เว็บไซต์เพื่อตัวอย่าง
- คลิก Insert
- โลโก้จะถูกแทรก วางโลโก้ที่ตำแหน่งที่ต้องการ
- เลือกช่วงเซลล์ B4:F4
- ในแท็บ Home เลือก Merge & Center จากกลุ่ม Alignment
- ในเซลล์ที่ผสานแล้ว ตั้งชื่อหัวข้อที่เหมาะสม ตั้งเป็น Expense Report of January
- ในช่วงเซลล์ B6:B7 และ D6:D7 ให้เขียนข้อมูลต่อไปนี้
- เลือกเซลล์ C6 ใส่สูตรต่อไปนี้เพื่อดึง ID พนักงานจากแผ่น Summary
=": " & IF(Summary!C6<>0,Summary!C6," ")
- กด Enter
- ใช้ ฟังก์ชัน IF เพื่อจัดรูปแบบเซลล์ให้ดี
- ในเซลล์ C7 ใส่สูตรเพื่อดึง ชื่อ พนักงาน
=": " & IF(Summary!C7<>0,Summary!C7," ")
- กด Enter
- ในเซลล์ E6 ใส่สูตรเพื่อดึงค่า ชื่อแผนก
=": " & IF(Summary!C8<>0,Summary!C8," ")
- กด Enter
- ในเซลล์ E7 ใส่สูตรเพื่อดึง ชื่อหัวหน้า
=": " & IF(Summary!C9<>0,Summary!C9," ")
- กด Enter
- เขียนหัวข้อต่อไปนี้ในช่วงเซลล์ B9:F9 สำหรับตารางค่าใช้จ่ายรายเดือน ตามภาพ
- เพื่อให้ข้อมูลในคอลัมน์ Payment Type และ Category ถูกต้อง ต้องใช้ฟีเจอร์ Data Validation
- สร้างแผ่นงานแยก ตั้งชื่อว่า Others
- ในช่วงเซลล์ B3:B6 เขียน 4 ประเภทการชำระเงิน
- เลือกเซลล์ D10 ในแท็บ Data เลือกลูกศรแบบเลื่อนลงของ Data Validation > Data validation จากกลุ่ม Data Tools
- กล่อง Data Validation จะปรากฏ
- ตั้ง Allow เป็น List และใน Source เลือกช่วง Others!$B$3:$B$6
- คลิก OK
- ในเซลล์ E10 สร้าง Data Validation dropdown เหมือนกันสำหรับหมวดหมู่ในแผ่น Others ช่วง B9:B14
- แปลงชุดข้อมูลเป็น Table เพราะจะช่วยคัดลอก Data Validation dropdown ไปทุกแถวใหม่ของ Table
- เลือกช่วง B9:F10 กด Ctrl+T เพื่อแปลงเป็น Table
- กล่อง Create Table จะปรากฏ
- ติ๊ก My table has headers คลิก OK
- ในแท็บ Table Design ตั้งชื่อ Table ว่า January จากกลุ่ม Properties
- ปรับ Table Style Options ตามต้องการ ติ๊กตามภาพ
- ตารางข้อมูลค่าใช้จ่ายรายเดือนสำหรับ January พร้อมใช้งานแล้ว
- ทำตามขั้นตอนนี้เพื่อสร้างแผ่นค่าใช้จ่ายรายเดือนสำหรับเดือนอื่นๆ
ขั้นตอนที่ 2 เสร็จสิ้น
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงานค่าใช้จ่ายใน Excel (ขั้นตอนง่ายๆ)
บทความที่เกี่ยวข้อง
- สร้างรายงานด้วย Macro ใน Excel (ขั้นตอนง่ายๆ)
- สร้างรายงานยอดขายรายวันใน Excel (ขั้นตอนเร็ว)
- สร้างรายงานรายเดือนใน Excel (ขั้นตอนเร็ว)
- สร้างรายงานแสดงยอดขายรายไตรมาสใน Excel (ขั้นตอนง่ายๆ)
- สร้าง MIS Report ใน Excel สำหรับยอดขาย (ขั้นตอนง่ายๆ)
ขั้นตอนที่ 3: ตรวจสอบรายงานสรุปด้วยข้อมูล
ในขั้นตอนนี้ จะทำให้ รายงานสรุป สมบูรณ์ด้วยข้อมูลตัวอย่าง และทดสอบการทำงาน
- ป้อนข้อมูลตามโปรไฟล์องค์กรในช่วง C6:C9
- ฟังก์ชัน IF จะแสดงข้อมูลเหล่านี้ในแผ่นค่าใช้จ่ายรายเดือน
- ป้อนข้อมูลตัวอย่างในตาราง January ตามภาพ
- ในแผ่น Summary เลือกเซลล์ C12 ใส่สูตรต่อไปนี้
=January[[#Totals],[Total]]
- กด Enter
- ใส่สูตรคล้ายกันเพื่อดึงค่าใช้จ่ายรวมของแต่ละเดือนในช่วง C13:C23
- รายงานสรุปสมบูรณ์แล้ว
ขั้นตอนสุดท้ายในการสร้างรายงานค่าใช้จ่ายรายเดือนใน Excel เสร็จสิ้น
อ่านเพิ่มเติม: สร้างรายงานใน Excel เป็นตาราง (ขั้นตอนง่ายๆ)
ขั้นตอนที่ 4: สร้างรายงานค่าใช้จ่ายรายเดือนแบบไดนามิก
จะเพิ่ม 2 แผนภูมิในรายงานสรุป เพื่อให้เห็นภาพค่าใช้จ่ายรายเดือนชัดเจนขึ้น ไม่บังคับ แต่จะทำให้ข้อมูลดูดีขึ้น จะเพิ่มแผนภูมิ Pie และ Bar
- ในแผ่น Summary เลือกช่วง B12:C23
- ในแท็บ Insert เลือกลูกศรแบบเลื่อนลงของ Insert Pie or Doughnut Chart เลือก 3-D Pie
- แผนภูมิจะปรากฏ สามารถปรับสไตล์จากแท็บ Chart Design และ Format สำหรับ Pie เลือก Style 9 จาก Chart Styles
- คลิกไอคอน Chart Elements ติ๊ก Data Labels วาง Legends ด้าน ขวา
- เลือกช่วง B12:C23 อีกครั้ง
- เพื่อแทรก Bar Chart ทำขั้นตอนเดียวกัน ที่ลูกศร Columns or Bar Chart เลือก Clustered Bar จาก 2-D Bar
- ปรับองค์ประกอบและสไตล์แผนภูมิ ตามต้องการ เลือก Style 7 และองค์ประกอบ Axes และ Data Labels
- เพื่อแสดง Data Labels เลือก Outside End
- วางแผนภูมิทั้งสองในตำแหน่งที่เหมาะสมในแผ่น Summary
- เลือกช่วง B4:J4 ในแท็บ Home คลิก Merge & Center จากกลุ่ม Alignment
- เขียนหัวข้อที่เหมาะสมในเซลล์ที่ผสาน ตัวอย่างเขียน Summary of Monthly Expense Report
- ทำตามขั้นตอน ขั้นตอนที่ 2 เพื่อแทรกโลโก้องค์กรในเซลล์ G1
- รายงานค่าใช้จ่ายรายเดือนเสร็จสมบูรณ์และพร้อมใช้งาน
สรุปได้ว่า ทุกขั้นตอนในการสร้างรายงานค่าใช้จ่ายรายเดือนใน Excel เสร็จสิ้น ข้อมูลดูมีลักษณะดีขึ้นจากขั้นตอนสุดท้าย
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงานจากข้อมูล Excel (2 วิธีง่ายๆ)
สรุป
จบบทความนี้แล้ว หวังว่าจะเป็นประโยชน์ และคุณจะสามารถสร้างรายงานค่าใช้จ่ายรายเดือนใน Excel ได้ โปรดแชร์คำถามหรือข้อเสนอแนะในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง
อย่าลืมเยี่ยมชมเว็บไซต์ ExcelDemy สำหรับปัญหาและโซลูชัน Excel ต่างๆ เรียนรู้วิธีใหม่ๆ และพัฒนาต่อไป!
บทความที่เกี่ยวข้อง
- สร้างรายงานยอดขายรายเดือนใน Excel (ขั้นตอนง่ายๆ)
- สร้างรายงาน PDF ด้วย Excel VBA (3 เทคนิค)
- สร้างรายงานการผลิตใน Excel (2 รูปแบบทั่วไป)
- สร้างรายงานกิจกรรมรายวันใน Excel (5 ตัวอย่าง)
- สร้างรายงานการผลิตรายวันใน Excel (ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรี)
- สร้างบัตรรายงานใน Excel (ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรี)
- ทำให้รายงาน Excel เป็นอัตโนมัติด้วย Macro (3 วิธีง่ายๆ)
