รายงานค่าใช้จ่ายรายเดือนเป็นพนักงานทั่วไปในชีวิตการทำงานของเรา เกือบทุกองค์กรต้องจัดการกับรายงานนี้เพื่อชำระค่าใช้จ่ายด้วยตนเองของพนักงาน ในบทความนี้ เราจะสาธิตวิธีการจัดทำรายงานค่าใช้จ่ายรายเดือนใน Excel หากคุณสนใจที่จะสร้างรายงานค่าใช้จ่ายรายเดือนด้วย ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรีของเราและติดตามเรา
ดาวน์โหลดเวิร์กบุ๊กฟรีนี้เพื่อฝึกฝนในขณะที่คุณอ่านบทความนี้
ขั้นตอนทีละขั้นตอนในการทำรายงานค่าใช้จ่ายรายเดือนใน Excel
เราถือว่าเป็นพนักงาน เดวิด ที่ทำงานให้กับบริษัทของเราใน ฝ่ายขาย แผนกเพื่อแสดงขั้นตอนนี้ รหัสพนักงานของเขาคือ 202007 . ชื่อผู้จัดการแผนกของเขาคือ ลูก้า .
ขั้นตอนที่ 1:ออกแบบเค้าโครงสรุปเบื้องต้น
ในขั้นตอนนี้ เราจะจัดทำเค้าโครงสรุปหลักเพื่อแสดงค่าใช้จ่ายในแต่ละเดือน
- ก่อนอื่น ในช่วงของเซลล์ B6:B9, จดรายการต่อไปนี้ตามที่แสดงในภาพ
- จากนั้น จัดรูปแบบช่วงของเซลล์ C6:C9 ตามความต้องการของคุณในการป้อนข้อมูลของพนักงาน
- หลังจากนั้น ให้สิทธิ์เซลล์ B11 และ C11 เป็น เดือน และ ค่าใช้จ่าย .
- จดชื่อเดือนทั้งหมดในช่วงเซลล์ B12:B23 .
- เค้าโครงสรุปเบื้องต้นของเราพร้อมแล้ว
ดังนั้น เราสามารถพูดได้ว่าเราเสร็จสิ้นขั้นตอนแรกในการสร้างรายงานค่าใช้จ่ายรายเดือนใน Excel
อ่านเพิ่มเติม:วิธีสร้างรายงานรายได้และค่าใช้จ่ายใน Excel (3 ตัวอย่าง)
ขั้นตอนที่ 2:สร้างรายงานค่าใช้จ่ายรายเดือนสำหรับทุกเดือน
ตอนนี้ เรากำลังจะสร้างรายงานค่าใช้จ่ายรายเดือน เราจะสาธิตกระบวนการสำหรับ มกราคม . ขั้นตอนสำหรับส่วนที่เหลือของเดือนจะคล้ายกัน
- ขั้นแรก ให้เลือกเซลล์ D1 เพื่อใส่โลโก้บริษัทของคุณ
- ในส่วน แทรก คลิกแท็บ ลูกศรแบบเลื่อนลง ของ ภาพประกอบ> รูปภาพ .
- หลังจากนั้น เลือก อุปกรณ์นี้ ตัวเลือก
- ส่งผลให้ แทรกรูปภาพ กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น เลือกโลโก้องค์กรของคุณ เรากำลังใส่โลโก้หน้าเว็บเพื่อความสะดวกของคุณ
- สุดท้าย ให้คลิก แทรก ปุ่ม.
- โลโก้จะถูกแทรกและวางโลโก้ในตำแหน่งที่คุณต้องการ
- ตอนนี้ เลือกช่วงของเซลล์ B4:F4 .
- ใน หน้าแรก แท็บ เลือก ผสาน &ศูนย์ ตัวเลือกจาก การจัดตำแหน่ง กลุ่ม
- จากนั้น ในเซลล์ที่ผสาน ให้ตั้งชื่อที่เหมาะสมสำหรับแผ่นงาน เราแสดงแผ่นงานเป็น รายงานค่าใช้จ่ายของเดือนมกราคม .
- หลังจากนั้น ในช่วงของเซลล์ B6:B7 และ D6:D7 ให้เขียนเอนทิตีต่อไปนี้
- จากนั้น เลือกเซลล์ C6 และจดสูตรต่อไปนี้เพื่อแยก IDของพนักงาน จาก สรุป
=": " & IF(Summary!C6<>0,Summary!C6," ")
- กด Enter .
- ที่นี่ เราใช้ ฟังก์ชัน IF เพื่อให้ได้รูปแบบเซลล์ที่ดี
- ถัดไป ในเซลล์ C7 ให้เขียนสูตรต่อไปนี้เพื่อรับ ชื่อ ของพนักงานคนนั้น
=": " & IF(Summary!C7<>0,Summary!C7," ")
- กด Enter .
- ในทำนองเดียวกัน ในเซลล์ E6 ให้จดสูตรเพื่อรับค่าสำหรับ แผนก ชื่อ.
=": " & IF(Summary!C8<>0,Summary!C8," ")
- กดปุ่ม Enter ที่สำคัญ
- สุดท้าย ในเซลล์ E7 ให้เขียนสูตรต่อไปนี้เพื่อรับ ชื่อผู้จัดการ .
=": " & IF(Summary!C9<>0,Summary!C9," ")
- จากนั้น กด Enter .
- ตอนนี้ ให้จดชื่อต่อไปนี้ตามที่แสดงในรูปภาพ ในช่วงของเซลล์ B9:F9 สำหรับตารางค่าใช้จ่ายรายเดือน
- เพื่อให้แน่ใจว่าจะมีการป้อนข้อมูลที่ถูกต้องในคอลัมน์ ประเภทการชำระเงิน และ หมวดหมู่ เราต้องใช้คุณลักษณะการตรวจสอบข้อมูล
- สำหรับสิ่งนั้น ให้สร้างชีตแยกต่างหากและเปลี่ยนชื่อเป็น อื่นๆ .
- ตอนนี้ อยู่ในช่วงของเซลล์ B3:B6 , จด สี่ ประเภทของระบบการชำระเงิน
- หลังจากนั้น เลือกเซลล์ D10 และใน ข้อมูล ให้เลือก ลูกศรแบบเลื่อนลง ของ การตรวจสอบข้อมูล> การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล จาก เครื่องมือข้อมูล กลุ่ม
- กล่องโต้ตอบขนาดเล็กที่เรียกว่าการตรวจสอบข้อมูล จะปรากฏขึ้น
- จากนั้น ตั้งค่า อนุญาต ตัวเลือกเป็น รายการ และใน แหล่งที่มา ตัวเลือก เลือกช่วงของเซลล์ อื่นๆ!$B$3:$B$6 .
- คลิก ตกลง .
- ในทำนองเดียวกัน ในเซลล์ E10 ให้สร้างรายการแบบเลื่อนลงการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล สำหรับหมวดหมู่ที่แสดงใน อื่นๆ แผ่นงานในช่วง B9:B14 .
- ตอนนี้ เราจะแปลงชุดข้อมูลเป็นตาราง เพราะจะช่วยให้คุณคัดลอกลูกศรแบบเลื่อนลงสำหรับการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในทุกแถวใหม่ของตารางนี้
- ในการนั้น ให้เลือกช่วงของเซลล์ B9:F10 แล้วกด ‘Ctrl+T’ เพื่อแปลงชุดข้อมูลให้เป็นตาราง
- ด้วยเหตุนี้ สร้างตาราง กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น
- ตรวจสอบ ตารางของฉันมีส่วนหัว ตัวเลือกแล้วคลิก ตกลง .
- จากนั้น ใน การออกแบบตาราง tab ตั้งชื่อตารางเป็น มกราคม จากคุณสมบัติ กลุ่ม
- นอกจากนี้ แก้ไข ตัวเลือกสไตล์ตาราง ตามความต้องการของคุณ เราได้ตรวจสอบรายการต่อไปนี้สำหรับตารางของเรา
- ตารางข้อมูลค่าใช้จ่ายรายเดือนของเราสำหรับ มกราคม พร้อมใช้งาน
- ทำตามขั้นตอนเพื่อสร้างใบค่าใช้จ่ายรายเดือนสำหรับช่วงที่เหลือของเดือน
ในที่สุด เราสามารถพูดได้ว่าเราเสร็จสิ้นขั้นตอนที่ 2 เพื่อสร้างรายงานค่าใช้จ่ายรายเดือนใน Excel
อ่านเพิ่มเติม:วิธีสร้างรายงานค่าใช้จ่ายใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
การอ่านที่คล้ายกัน
- วิธีสร้างรายงานโดยใช้มาโครใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
- จัดทำรายงานการขายรายวันใน Excel (พร้อมขั้นตอนด่วน)
- วิธีการสร้างรายงานรายเดือนใน Excel (พร้อมขั้นตอนด่วน)
- สร้างรายงานที่แสดงยอดขายรายไตรมาสใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
- วิธีการสร้างรายงาน MIS ใน Excel สำหรับการขาย (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
ขั้นตอนที่ 3:ตรวจสอบรายงานสรุปด้วยข้อมูล
ในขั้นตอนนี้ เราจะดำเนินการรายงานสรุป พร้อมข้อมูลตัวอย่างและตรวจสอบความสามารถในการใช้งานของรายงาน
- ขั้นแรก ป้อนข้อมูลต่อไปนี้ตามโปรไฟล์สถาบันของคุณในช่วงของเซลล์ C6:C9 .
- คุณจะเห็น ฟังก์ชัน IF จะแสดงข้อมูลเหล่านี้ในใบค่าใช้จ่ายรายเดือนของเรา
- ป้อนข้อมูลตัวอย่างลงในตารางชื่อ มกราคม ดังแสดงในภาพด้านล่าง
- ตอนนี้ ใน สรุป แผ่นงาน เลือกเซลล์ C12 และเขียนสูตรต่อไปนี้ลงในเซลล์
=January[[#Totals],[Total]]
- กด Enter .
- ในทำนองเดียวกัน ให้จดสูตรประเภทเดียวกันเพื่อแยกค่าใช้จ่ายทั้งหมดของแต่ละเดือนในช่วงของเซลล์ C13:C23 .
- รายงานสรุปของเราเสร็จสมบูรณ์แล้ว
สุดท้าย เราสามารถพูดได้ว่าเราเสร็จสิ้นขั้นตอนสุดท้ายในการทำรายงานค่าใช้จ่ายรายเดือนใน Excel
อ่านเพิ่มเติม:สร้างรายงานใน Excel เป็นตาราง (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
ขั้นตอนที่ 4:สร้างรายงานค่าใช้จ่ายรายเดือนแบบไดนามิก
เราจะเพิ่ม สอง แผนภูมิไปยังรายงานสรุปของเราเพื่อให้เห็นภาพค่าใช้จ่ายรายเดือนของเราได้ดีขึ้น ไม่จำเป็น แต่จะช่วยให้ชุดข้อมูลของคุณมีการแสดงภาพที่ดีขึ้น เราจะเพิ่ม พาย แผนภูมิและ แท่ง แผนภูมิ
- ในแผ่นสรุป ให้เลือกช่วงของเซลล์ B12:C23 .
- จากนั้น ใน แทรก ให้เลือก ลูกศรแบบเลื่อนลง ของ แทรกแผนภูมิวงกลมหรือโดนัท และเลือก พายสามมิติ ตัวเลือก
- แผนภูมิจะปรากฏขึ้นด้านหน้า
- คุณสามารถแก้ไขรูปแบบแผนภูมิได้จาก การออกแบบแผนภูมิ และ รูปแบบ แท็บ สำหรับ พาย . ของเรา แผนภูมิเราเลือก สไตล์ 9 จาก รูปแบบแผนภูมิ กลุ่ม
- นอกจากนี้ ให้คลิกที่ องค์ประกอบแผนภูมิ และตรวจสอบ ป้ายกำกับข้อมูล และวาง ตำนาน ที่ขวา ด้านข้าง
- อีกครั้ง เลือกช่วงของเซลล์ B12:C23 .
- ตอนนี้ เพื่อแทรก แถบ แผนภูมิ ทำตามขั้นตอนเดียวกัน และในลูกศรแบบเลื่อนลง ของ คอลัมน์หรือแผนภูมิแท่ง ให้เลือก แถบคลัสเตอร์ ตัวเลือกจาก แถบ 2 มิติ ส่วน.
- จากนั้น แก้ไขจำนวนองค์ประกอบและรูปแบบแผนภูมิตามที่คุณต้องการ เราเลือก สไตล์ 7 และ ขวาน และ ป้ายกำกับข้อมูล องค์ประกอบในแผนภูมินี้
- เพื่อแสดง ป้ายกำกับข้อมูล , เลือก ปลายด้านนอก ตัวเลือก
- หลังจากนั้น วางแผนภูมิทั้งสองในตำแหน่งที่เหมาะสมใน สรุป แผ่น.
- สุดท้าย เลือกช่วงของเซลล์ B4:J4 และใน หน้าแรก ให้คลิกที่ ผสาน &ศูนย์ ตัวเลือกจาก การจัดตำแหน่ง กลุ่ม
- เขียนชื่อที่เหมาะสมลงในเซลล์ที่ผสานตามที่คุณต้องการ สำหรับชีตของเรา เราได้จด สรุปรายงานค่าใช้จ่ายรายเดือน เป็นชื่อเรื่อง
- สุดท้าย ทำตามขั้นตอนเดียวกับ ขั้นตอนที่ 2 เพื่อแทรกโลโก้องค์กรของคุณในเซลล์ G1 .
- รายงานค่าใช้จ่ายรายเดือนของเราเสร็จสมบูรณ์และพร้อมใช้งาน
ในที่สุด เราสามารถพูดได้ว่าเราทำตามขั้นตอนทั้งหมดเพื่อสร้างรายงานค่าใช้จ่ายรายเดือนใน Excel เสร็จแล้ว นอกจากนี้ คุณจะเห็นว่าแผ่นข้อมูลของเรามีมุมมองที่ดีขึ้นจากจุดสิ้นสุดของขั้นตอนสุดท้าย
อ่านเพิ่มเติม:วิธีสร้างรายงานจากข้อมูล Excel (2 วิธีง่ายๆ)
บทสรุป
นั่นคือจุดสิ้นสุดของบทความนี้ ฉันหวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์สำหรับคุณ และคุณจะสามารถจัดทำรายงานค่าใช้จ่ายรายเดือนใน Excel ได้ โปรดแบ่งปันข้อสงสัยหรือคำแนะนำเพิ่มเติมกับเราในส่วนความคิดเห็นด้านล่างหากคุณมีคำถามหรือคำแนะนำเพิ่มเติม
อย่าลืมตรวจสอบเว็บไซต์ของเรา ExcelDemy สำหรับปัญหาและแนวทางแก้ไขที่เกี่ยวข้องกับ Excel หลายประการ เรียนรู้วิธีการใหม่ๆ และเติบโตต่อไป!
บทความที่เกี่ยวข้อง
- วิธีการสร้างรายงานการขายรายเดือนใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
- สร้างรายงานในรูปแบบ PDF โดยใช้ Excel VBA (3 เคล็ดลับง่ายๆ)
- วิธีการสร้างรายงานการผลิตใน Excel (2 ตัวแปรทั่วไป)
- จัดทำรายงานกิจกรรมประจำวันใน Excel (ตัวอย่างง่ายๆ 5 ตัวอย่าง)
- วิธีสร้างรายงานการผลิตรายวันใน Excel (ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรี)
- สร้างการ์ดรายงานใน Excel (ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรี)
- วิธีการทำให้รายงาน Excel เป็นแบบอัตโนมัติโดยใช้มาโคร (3 วิธีง่ายๆ)
