Mail Merge ฉลาก Excel ไป Word ได้อย่างง่ายดาย: 5 ขั้นตอนง่ายๆ

เราสามารถใช้ MS Excel เพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ ได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถทำงานกับ MS Excel และ MS Word พร้อมกันได้ นี่เป็นคุณสมบัติที่ทรงพลังและมีประโยชน์มากสำหรับผู้ใช้แอป MS Office ทุกคน เนื่องจากบางครั้งเราต้องเชื่อมโยงข้อมูลที่มีอยู่ในไฟล์ Word และแผ่นงาน Excel อีกทั้ง มีคนหลายคนที่เก็บ ฉลากสำคัญหลายอย่างใน Excel ฉลาก จำเป็นเมื่อส่งอีเมลให้ผู้รับที่เราต้องการ ในบทความนี้ เราจะแสดงขั้นตอนทีละขั้นตอนในการ Mail Merge Labels จาก Excel ไป Word

ดาวน์โหลดสมุดงานต่อไปนี้เพื่อฝึกปฏิบัติด้วยตัวเอง

ขั้นตอนทีละขั้นตอนในการ Mail Merge ฉลากจาก Excel ไป Word

MS Word มีคุณสมบัติที่น่าสนใจชื่อ Mail Merge โดยใช้คุณสมบัตินี้ เราสามารถดำเนินการหลายอย่างได้ คุณสามารถนำเข้าฉลากที่จำเป็นจาก Excel ไป Word โดยใช้ Mail Merge นี้ บทความนี้จะแนะนำคุณผ่านขั้นตอนที่จำเป็นในการ Mail Merge Labels จาก Excel ดังนั้น โปรดทำตามขั้นตอนด้านล่างอย่างระมัดระวังเพื่อดำเนินการนี้

ขั้นตอนที่ 1: เตรียมไฟล์ Excel สำหรับ Mail Merge

• ขั้นแรก เปิด สมุดงาน Excel
• จากนั้น ใส่ฟิลด์ที่จำเป็นในการสร้าง ฉลาก
• ในตัวอย่างนี้ เราใส่ ชื่อ นามสกุล ตำแหน่ง และ บริษัท
• ด้วยวิธีนี้ เตรียมไฟล์ Excel สำหรับ Mail Merge

ขั้นตอนที่ 2: แทรกเอกสาร Mail Merge ใน Word

ตอนนี้ เราต้องตั้งค่า Word สำหรับการผสานไฟล์ Excel เพื่อแทรก เอกสาร Mail Merge ให้เรียนรู้กระบวนการด้านล่าง

• ขั้นแรก เปิดหน้าต่าง Word
• ตอนนี้ ไปที่แท็บ Mailings
• ต่อไป เลือก Step-by-Step Mail Merge Wizard จากเมนูดรอปดาวน์ Start Mail Merge

• ผลลัพธ์คือ फलก Mail Merge จะปรากฏด้านขวาของ หน้าต่าง Word
• ต่อมา เลือก Labels จาก Select document type
• หลังจากนั้น คลิก Next: Starting document

• ตามลำดับ ขั้นตอนที่ 2 ของ Mail Merge จะปรากฏ
• ที่นี่ ให้ติ๊กวงกลมสำหรับ Use the current document
• แต่ หากตัวเลือกนั้นไม่ทำงาน ให้เลือก Change document layout
• จากนั้น กด Label options

• ดังนั้น กล่องโต้ตอบ Label Options จะโผล่ขึ้นมา
• ที่นี่ เลือกการตั้งค่าที่ต้องการและกด OK

• สุดท้าย กด Next: Select recipients

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างฉลากใน Word จากรายการ Excel (แนวทางทีละขั้นตอน)

ขั้นตอนที่ 3: เชื่อมโยง Word และ Excel เพื่อผสานฉลากจัดส่ง

อย่างไรก็ตาม เราต้องเชื่อมโยงไฟล์ Excel กับ Word ในการทำเช่นนั้น ให้ทำตามกระบวนการ

• ขั้นแรก คลิก Use an existing list จาก Select recipients
• ต่อไป กด Browse

• ผลลัพธ์คือ กล่องโต้ตอบ Select Data Source จะปรากฏ
• เลือกไฟล์ Excel ที่ต้องการและกด Open

• ตามลำดับ กล่อง Select Table จะโผล่ขึ้นมา
• สุดท้าย คลิกที่ตารางและกด OK

อ่านเพิ่มเติม: วิธีแปลง Excel เป็นฉลาก Word (พร้อมขั้นตอนง่ายๆ)

ขั้นตอนที่ 4: เลือกผู้รับ

หลัง ขั้นตอนที่ 3 จะคืนหน้าต่าง Mail Merge Recipients

• คุณสามารถตัดออกฟิลด์เฉพาะได้โดยการเอาติ๊กออกจากกล่องข้างๆ พวกเขา
• คลิกไอคอนดรอปดาวน์ข้างหัวคอลัมน์เพื่อใช้ คุณสมบัติ Filter หรือดำเนินการ Sort
• หลังจากทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็น กด OK

• ตามลำดับ ไปยังขั้นตอนถัดไป

ขั้นตอนที่ 5: แก้ไขฉลากที่อยู่

เพิ่มเติม เราจะจัดระเบียบ Address block เพื่อทำการเปลี่ยนแปลง ฉลาก

• เลือก Address block ใน Mail Merge พื้นที่ก่อนอื่น

• ดังนั้น กล่องโต้ตอบ Insert Address Block จะปรากฏ
• เพิ่มเติม เลือกรูปแบบที่ต้องการ ดูส่วน Preview เพื่อตรวจสอบเอาต์พุตที่ต้องการ
• หลังจากนั้น กด OK

อ่านเพิ่มเติม: วิธีพิมพ์ฉลากที่อยู่ใน Excel (2 วิธีเร็ว)

ขั้นตอนที่ 6: แสดงฉลาก Mail Merge

• ในขั้นตอน Preview your labels คุณจะได้ดูตัวอย่างฉลาก
• เลือก Recipient ที่ต้องการจาก Mail Merge พื้นที่ และผลลัพธ์จะปรากฏใน ไฟล์ Word
• ดูภาพต่อไปนี้เพื่อความเข้าใจที่ดีขึ้น

อ่านเพิ่มเติม: วิธีพิมพ์ฉลากใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่ายๆ)

ขั้นตอนที่ 7: พิมพ์ฉลากจัดส่ง

หากคุณต้องการพิมพ์ ฉลากจัดส่ง ให้ทำตามกระบวนการด้านล่าง

• หลังจากไปที่ขั้นตอน Complete the merge คุณจะได้ตัวเลือก Print
• กด Print

• ผลลัพธ์คือ กล่องโต้ตอบ Merge to Printer จะโผล่ขึ้นมา
• เลือกการตั้งค่าที่ต้องการและกด OK

ขั้นตอนที่ 8: บันทึกฉลากจัดส่งไว้ใช้ในอนาคต

สุดท้าย เราต้อง บันทึก ฉลากจัดส่ง ในไฟล์ Word สำหรับการใช้งานในอนาคต ดังนั้น ให้ดูกระบวนการเพื่อให้เสร็จสิ้นงาน

• กดปุ่ม Ctrl และ S พร้อมกันเพื่อบันทึกไฟล์
• ด้วยวิธีนี้ จะบันทึกไฟล์
• ตอนนี้ หากคุณอัปเดตไฟล์ Excel ที่เชื่อมโยง มันจะอัปเดต ฉลาก ใน Word อัตโนมัติ
• ทุกครั้งที่คุณเปิดไฟล์ Word ตั้งแต่ตอนนี้ คุณจะได้กล่องโต้ตอบเตือนดังภาพด้านล่าง
• ดังนั้น คลิก Yes เพื่อ Mail Merge Labels จาก Excel ไป Word คลิก No ถ้าไม่ใช่

สรุป

จากนี้ไป คุณจะสามารถ Mail Merge Labels จาก Excel ไป Word ได้โดยทำตามขั้นตอนที่อธิบายไว้ข้างต้น ใช้งานต่อไป และแจ้งให้เราทราบหากคุณมีวิธีอื่นในการทำงาน ติดตามเว็บไซต์ ExcelDemy สำหรับบทความแบบนี้เพิ่มเติม อย่าลืมทิ้งความคิดเห็น ข้อเสนอแนะ หรือคำถาม หากมีในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง

บทความที่เกี่ยวข้อง

• วิธีผสานไฟล์ Excel เป็นฉลากจัดส่ง (พร้อมขั้นตอนง่ายๆ)
• วิธีพิมพ์ฉลาก Avery จาก Excel (2 วิธีง่ายๆ)
• วิธีสร้างฉลากโดยไม่ใช้ Word ใน Excel (คู่มือทีละขั้นตอน)