Microsoft Excel เป็นเครื่องมือยอดเยี่ยมที่มีความสามารถคำนวณ เครื่องมือกราฟิก Pivot Table และ VBA ออกแบบมา 주로 สำหรับจัดการและทำงานกับชุดข้อมูลขนาดเล็กถึงปานกลาง แต่ขนาดไฟล์จะใหญ่ขึ้นมากกับข้อมูลโต และหลายเหตุผลอื่น ไฟล์ Excel ใหญ่ไม่ช่วยอะไรนอกจากเก็บข้อมูลมาก ยากต่อการแชร์ และทุกกระบวนการใช้เวลานานกว่าปกติ หากพบว่าไฟล์ Excel ใหญ่เกินไปโดยไม่มีเหตุผลชัดเจน วิธีแก้ไข 10 ข้อนี้อาจช่วยแก้ปัญหาได้
10 วิธีแก้ไข หากไฟล์ Excel ใหญ่เกินไปโดยไม่มีเหตุผล
ไฟล์ Excel ใหญ่ได้หลายเหตุผล อาจง่ายแค่มีข้อมูลมากเกินไปในชีต จนถึงเซลล์ว่างที่ยังใช้งานอยู่ เนื่องจากไฟล์ใหญ่ทำงานไม่สนุก จึงควรทำให้เล็กลง การลดขนาดขึ้นอยู่กับสาเหตุที่ทำให้ไฟล์ใหญ่ ลองทุกวิธีเพื่อหาวิธีที่เหมาะกับคุณ
1. ตรวจสอบชีตที่ซ่อนอยู่
บางครั้งมีชีตอยู่แล้วในสมุดงาน แต่ไม่เห็นในมุมมองปกติ คือ "hidden worksheets" ตัวอย่าง สมุดงานที่มีชีตซ่อน ดูแท็บชีตมุมซ้ายล่างจะเห็นแบบนี้
เห็น 3 ชีต แต่ไปแท็บ Review เลือก Workbook Statistics จากกลุ่ม Proofing ก่อน
จะพบจำนวนชีตจริงที่นี่
วิธีแสดงชีตซ่อน:
ขั้นตอน:
- คลิกขวาที่ชื่อใดๆ บน Sheet Tab มุมซ้ายล่าง
- เลือก Unhide จากเมนูบริบท
- เลือกชีตที่ต้องการแสดงจากกล่อง Unhide
- กด OK
หลังจากนั้น จะเห็นชีตที่ซ่อนอยู่กลับมาบน Sheet Tab อีกครั้ง
สำรวจชีตที่ซ่อนอยู่ หากไม่ได้ใช้ ให้ลบออก
อ่านเพิ่ม: How to Determine What Is Causing Large Excel File Size
2. ลบชีตที่ไม่ได้ใช้
ควรลบชีตที่ไม่ได้ใช้แล้ว ไม่ว่าจะซ่อนหรือไม่ซ่อน การมีชีตมากเกินไป佔พื้นที่ทั้งเก็บข้อมูลไม่เกี่ยวข้อง และช่วงเซลล์ที่ใช้งานแต่ว่าง (รายละเอียดในส่วนถัดไป)
ลบออกเป็นขั้นตอนสมเหตุสมผลที่สุด หากไฟล์ Excel ใหญ่เกินไปโดยไม่มีเหตุผลที่ถูกต้อง
อ่านเพิ่ม: How to Compress Excel File for Email (13 Quick Methods)
3. ตรวจสอบ Used Range (ช่วงเซลล์ที่ใช้งาน)
เหตุผลหลักอีกอย่างที่ไฟล์ใหญ่โดยไม่เห็นเหตุผล: เซลล์ที่ใช้งานในสมุดงานมากกว่าที่เห็น เซลล์ที่ใช้งานบางส่วน佔พื้นที่เพราะมีข้อมูล ทำให้ไฟล์ใหญ่
ดูว่าช่วงเซลล์ที่ใช้งานจบที่ไหน: เลือกเซลล์ใดๆ ในชีต กด Ctrl+End ควรอยู่ที่จุดจบข้อมูล
หากพิมพ์ค่าในเซลล์นอกข้อมูล แล้วลบออก เซลล์ยังคง "ใช้งาน" อยู่ แม้ไม่มีเนื้อหา ทำให้ไฟล์ใหญ่กว่าที่ควร
ขั้นตอนลบเซลล์ที่ไม่ได้ใช้:
ขั้นตอน:
- เลือกคอลัมน์เริ่มต้นหลังจบข้อมูล โดยคลิกหัวคอลัมน์
- กด Ctrl+Shift+Right Arrow เลือกคอลัมน์จนสุดชีต
- คลิกขวา เลือก Delete จากเมนูบริบท
- เลือกแถวหลังจบข้อมูล
- กด Ctrl+Shift+Down Arrow เลือกแถวจนสุดชีต
- คลิกขวา เลือก Delete จากเมนูบริบท
เซลล์จะไม่ได้ใช้งานอีกต่อไป ขนาดไฟล์ควรเล็กลง
จำไว้: อย่ากดปุ่ม Delete บนคีย์บอร์ด เพื่อเลือก Delete จากเมนูบริบทแทน
4. ลบรูปแบบที่ไม่จำเป็น
รูปแบบ (Formatting) ช่วยปรับแต่งข้อมูลให้สวยงาม แต่ก็ทำให้ไฟล์ใหญ่ ข้อมูลเล็กๆ ก็ใหญ่ขึ้นจาก formatting หากไฟล์ใหญ่เพราะ formatting มากเกินไป ให้ลบ formatting ที่ไม่จำเป็น หรือหลีกเลี่ยงการใช้มากเกินไป หรือลบทั้งหมด ขึ้นอยู่กับขนาดไฟล์
วิธีลบ formatting:
ขั้นตอน:
- เลือกเซลล์หรือช่วงที่ต้องการลบ formatting
- ไปแท็บ Home บนริบบอน
- เลือก Clear จากกลุ่ม Editing
- เลือก Clear Formatting จากเมนู dropdown
อ่านเพิ่ม: How to Reduce Excel File Size with Macro (11 Easy Ways)
5. บีบอัดรูปภาพในชีต
บางครั้งต้องเพิ่มรูปภาพในชีต แต่เพิ่มรูป = เพิ่มข้อมูลภาพในไฟล์ ทำให้ใหญ่ขึ้น หากหลีกเลี่ยงไม่ได้ ให้บีบอัดรูปให้เล็กลง ไฟล์จะใช้พื้นที่น้อยลงหลังบันทึก
วิธีบีบอัดรูปใน Excel:
ขั้นตอน:
- คลิกรูปภาพเลือก
- แท็บ Picture Format จะปรากฏบนริบบอน เลือกมัน
- คลิก Compress Pictures ในกลุ่ม Adjust
- เลือก Compression options และ Resolution ที่ต้องการ
- กด OK รูปจะถูกบีบอัด
อ่านเพิ่ม: How to Reduce Excel File Size with Pictures (2 Easy Ways)
6. เพิ่มประสิทธิภาพการใช้สูตร
สูตรใช้พื้นที่มากกว่าข้อความหรือตัวเลขปกติ แต่บางกรณีไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ อย่างไรก็ตามก็ใช้พื้นที่มาก ลองเพิ่มประสิทธิภาพการใช้สูตร
ข้อควรระวังเมื่อใช้สูตรในไฟล์ใหญ่:
- หลีกเลี่ยง volatile formulas: RAND, NOW, TODAY, OFFSET, CELL, INDIRECT, INFO
- ใช้ Pivot Table หรือ Excel Table หากหลีกเลี่ยงสูตรได้
- อย่าใช้แถวหรือคอลัมน์ทั้งหมดเป็น reference
- หลีกเลี่ยงสูตรที่คำนวณซ้ำ
7. ลบข้อมูลที่ไม่ได้ใช้
ทุกเซลล์ที่มีข้อมูลหรือใช้งาน佔พื้นที่ฮาร์ดดิสก์ ทำให้ไฟล์ใหญ่ หากมีชุดข้อมูลไม่ได้ใช้ในชีต ให้ลบออก
แทนที่จะลบถาวร ลองเก็บในไฟล์อื่น เพราะไม่ต้องใช้ในไฟล์นี้แล้ว หากต้องการภายหลัง สามารถนำกลับมาได้
8. ลบ Pivot Tables และ Charts ที่ไม่ได้ใช้
Pivot tables และ Excel charts ใช้พื้นที่มาก และในส่วนใหญ่มากกว่าเซลล์ปกติหรือข้อมูลที่จัดรูปแบบ เครื่องมือยอดเยี่ยมช่วยงาน Excel ง่ายขึ้น แต่หากไม่ต้องการ ให้หลีกเลี่ยงการใช้ เพื่อทำให้ไฟล์เล็กลง การเปิดและบันทึกจะราบรื่นขึ้น
อ่านเพิ่ม: How to Reduce Excel File Size with Pivot Table
9. บันทึกไฟล์เป็น Binary (xlsb)
จนถึงเวอร์ชันล่าสุด Excel บันทึกไฟล์เป็น .xlsx ไฟล์ที่มี macro เป็น .xlsm Excel มีรูปแบบ binary คือ .xlsb ใช้พื้นที่น้อยกว่า .xlsx หรือ .xlsm ลองทำดูหากไม่มีทางเลือกอื่น
วิธีบันทึกเป็น binary:
ขั้นตอน:
- คลิกแท็บ File บนริบบอน
- เลือก Save As จาก backstage view
- ไปโฟลเดอร์ที่ต้องการ เลือก Excel Binary Workbook ใน dropdown Save as type
- กด Save
จะบันทึกเป็น xlsb ควรเล็กกว่า xlsx
10. ตรวจสอบแหล่งข้อมูลภายนอก
หากวิธีข้างต้นไม่ช่วยลดขนาด สมุดงานอาจมีข้อมูลมากกว่าที่ควร ควรคิดใหม่ก่อนใช้ Excel เก็บข้อมูลชนิดนี้ Excel ไม่ใช่เครื่องมือฐานข้อมูล ใช้เป็นเครื่องมือวิเคราะห์ สำหรับฐานข้อมูลใหญ่ ควรใช้ Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV ฯลฯ
สรุป
นี่คือวิธีแก้ไขทั้งหมด หากพบว่าไฟล์ Excel ใหญ่เกินไปโดยไม่มีเหตุผล หวังว่าวิธีใดวิธีหนึ่งหรือรวมกันจะช่วยได้ บทความนี้หวังว่าจะเป็นประโยชน์และให้ข้อมูล หากมีคำถามหรือข้อเสนอแนะ บอกเราได้ด้านล่าง
สำหรับวิธีแก้ไขและคู่มือเพิ่มเติม เยี่ยมชม Exceldemy.com
บทความเกี่ยวข้อง
- How to Compress Excel File to Zip (2 Suitable Ways)
- Compress Excel File to Smaller Size (7 Easy Methods)
- Reduce Large Excel File Size by 40-60% (12 Proven Methods)
