[แก้ไขแล้ว!] ไฟล์ Excel ใหญ่เกินไปโดยไม่มีเหตุผล (10 วิธีที่เป็นไปได้)

Microsoft Excel เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมที่มีความสามารถในการคำนวณหรือการคำนวณ เครื่องมือกราฟิก ตารางเดือย และ VBA ซอฟต์แวร์ได้รับการออกแบบมาเป็นหลักสำหรับการจัดการและทำงานกับชุดข้อมูลที่ค่อนข้างเล็ก แต่ขนาดไฟล์จะใหญ่ขึ้นด้วยชุดข้อมูลขนาดใหญ่และสาเหตุอื่นๆ อีกมากมาย และไม่มีอะไรเกี่ยวกับไฟล์ Excel ขนาดใหญ่ที่จะเป็นประโยชน์ ยกเว้นการมีข้อมูลจำนวนมาก แชร์ได้ยากกว่าและทุกกระบวนการใช้เวลานานเกินความจำเป็น ถ้าคุณพบว่าไฟล์ Excel ของคุณใหญ่เกินไปโดยไม่มีเหตุผล หนึ่งในวิธีแก้ไขที่เป็นไปได้เหล่านี้อาจช่วยแก้ปัญหาของคุณได้

10 วิธีแก้ไขที่เป็นไปได้หากไฟล์ Excel ของคุณใหญ่เกินไปโดยไม่มีเหตุผล

ไฟล์ Excel อาจมีขนาดใหญ่ด้วยเหตุผลหลายประการ สามารถทำได้ง่ายพอๆ กับการมีข้อมูลมากเกินไปในสเปรดชีตจนถึงเซลล์ว่างที่ยังคงใช้งานอยู่ เนื่องจากไฟล์ Excel ที่ใหญ่กว่านั้นไม่สนุกเลยที่จะใช้งานด้วย มักจะเป็นไปได้ที่จะทำให้เป็นไฟล์ที่เล็กกว่า หากคุณพบว่าไฟล์ Excel ของคุณใหญ่เกินไปโดยที่คุณหาไม่เจอ ให้ลองใช้เคล็ดลับและกลเม็ดเหล่านี้ที่จะช่วย ลดขนาดไฟล์ของคุณ . การลดขนาดขึ้นอยู่กับสิ่งที่ทำให้ไฟล์มีขนาดใหญ่ตั้งแต่แรก อย่างไรก็ตาม ลองใช้แต่ละอันเพื่อค้นหาสิ่งที่เหมาะกับคุณ

1. ตรวจสอบแผ่นงานที่ซ่อนอยู่

บางครั้งอาจมีสเปรดชีตอยู่แล้วในเวิร์กบุ๊กของคุณ ซึ่งคุณจะไม่พบในมุมมองธรรมดา กล่าวอีกนัยหนึ่ง "แผ่นงานที่ซ่อนอยู่" ตัวอย่างเช่น ลองดูสมุดงานที่มีแผ่นงานที่ซ่อนอยู่ เมื่อดูที่แท็บแผ่นงานที่ด้านล่างซ้ายของสเปรดชีต จะมีลักษณะดังนี้

ดังที่เราเห็นจากรูป มีสเปรดชีตสามแผ่นในสมุดงาน แต่ไปที่ รีวิว และเลือก สถิติสมุดงาน จาก การพิสูจน์ เข้ากลุ่มก่อน

คุณจะพบข้อมูลจำนวนจริงของเวิร์กชีตได้ที่นี่

หากต้องการเลิกซ่อนเวิร์กชีต ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก ให้คลิกขวาที่ชื่อใดก็ได้บน แท็บชีต ที่ด้านล่างซ้ายของสเปรดชีต
• จากนั้นเลือก เลิกซ่อน จากเมนูบริบท

• ถัดไป เลือกแผ่นงานที่คุณต้องการเลิกซ่อนจาก เลิกซ่อน  กล่องโต้ตอบ

• จากนั้นคลิกที่ ตกลง .

หลังจากนั้น คุณจะเห็นแผ่นงานที่ซ่อนอยู่ใน แท็บแผ่นงาน อีกครั้ง

ตอนนี้ให้สำรวจสเปรดชีตที่ถูกซ่อนไว้ และหากไม่มีประโยชน์ ให้ลบออก

อ่านเพิ่มเติม: วิธีการกำหนดสาเหตุที่ทำให้ไฟล์ Excel มีขนาดใหญ่

2. ลบเวิร์กชีตที่ไม่ได้ใช้

คุณควรลบสเปรดชีตที่ไม่ได้ใช้อีกต่อไป ไม่เพียงแต่สำหรับที่ซ่อน แต่ยังรวมถึงสเปรดชีตที่ไม่ได้ซ่อนด้วย การมีสเปรดชีตมากเกินไปส่งผลให้ใช้พื้นที่มากเกินไปสำหรับทั้งที่มีข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องและมีช่วงเซลล์ที่ว่างเปล่า (รายละเอียดในหัวข้อถัดไป)

ดังนั้น การลบออกจึงเป็นขั้นตอนที่สมเหตุสมผลที่สุดหากไฟล์ Excel ของคุณใหญ่เกินไปโดยไม่มีเหตุผลที่ถูกต้อง

อ่านเพิ่มเติม: วิธีบีบอัดไฟล์ Excel สำหรับอีเมล (13 วิธีด่วน)

3. ตรวจสอบช่วงที่ใช้

เหตุผลสำคัญอีกประการหนึ่งที่คุณอาจพบว่าไม่มีเหตุผลใดที่ไฟล์ Excel ของคุณมีขนาดใหญ่เกินไป เนื่องจากมีการใช้งานเซลล์ในเวิร์กบุ๊กของคุณเป็นจำนวนมากกว่าที่ปรากฏ บางเซลล์ใช้พื้นที่ว่างเนื่องจากข้อมูลบางส่วนในเซลล์ และทำให้ไฟล์ Excel มีขนาดใหญ่

หากต้องการดูว่าช่วงเซลล์ที่คุณใช้สิ้นสุดที่ใด ให้เลือกเซลล์ใดก็ได้ในสเปรดชีตแล้วกด Ctrl+End บนแป้นพิมพ์ของคุณ ตามหลักการแล้ว ตำแหน่งควรเป็นที่ที่ชุดข้อมูลสิ้นสุด

หากเราป้อนค่าในเซลล์นอกชุดข้อมูลแล้วลบออก เซลล์นั้นจะยังคงใช้งานอยู่แม้ว่าจะไม่มีเนื้อหาอยู่ในนั้นก็ตาม ทำให้ไฟล์มีขนาดใหญ่กว่าที่ควรจะเป็น

คุณสามารถทำตามขั้นตอนที่ง่ายและรวดเร็วเหล่านี้เพื่อลบเซลล์ที่ไม่ได้ใช้ออกจากสเปรดชีต

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก เลือกคอลัมน์ที่เริ่มต้นหลังจากที่ชุดข้อมูลสิ้นสุดโดยคลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์
• จากนั้นกด Ctrl+Shift+ลูกศรขวา บนแป้นพิมพ์ของคุณ การดำเนินการนี้จะเลือกคอลัมน์ทั้งหมดจนถึงส่วนท้ายของสเปรดชีต
• ตอนนี้ คลิกขวาที่ส่วนที่เลือก
• หลังจากนั้น เลือก ลบ จากเมนูบริบท
• ถัดไป เลือกแถวหลังจากที่ชุดข้อมูลสิ้นสุด
• จากนั้นกด Ctrl+Shift+ลูกศรลง บนแป้นพิมพ์ของคุณ การดำเนินการนี้จะเลือกแถวทั้งหมดจนถึงจุดสิ้นสุดของสเปรดชีต
• ตอนนี้ คลิกขวาและเลือก ลบ จากเมนูบริบท

เซลล์จะไม่ถูกใช้งานอีกต่อไปหลังจากนั้น ขนาดไฟล์ควรย่อลง ณ จุดนี้

จำไว้ว่าอย่าเพียงแค่กดปุ่ม Delete บนคีย์บอร์ดของคุณ ให้เลือกจากเมนูบริบทแทน

4. ลบการจัดรูปแบบที่ไม่จำเป็นออก

การจัดรูปแบบช่วยให้เราปรับแต่งชุดข้อมูลเพื่อให้มีความเรียบร้อยมากขึ้น แต่เดี๋ยวก่อนยังทำให้ไฟล์ของเรามีขนาดใหญ่ แม้แต่ชุดข้อมูลขนาดเล็ก การจัดรูปแบบทำให้ไฟล์มีข้อมูลเพิ่มเติม และเพิ่มขนาดของไฟล์ ไฟล์ Excel ของคุณอาจมีขนาดใหญ่เกินไปเนื่องจากมีการจัดรูปแบบมากเกินไป ดังนั้น ให้ลบการจัดรูปแบบที่ไม่จำเป็นออกหรือพยายามอย่าให้มีมากเกินไปในตอนเริ่มต้น หรือเพียงแค่ลบทั้งหมดขึ้นอยู่กับขนาดไฟล์ที่คุณมี

หากต้องการลบการจัดรูปแบบ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก ให้เลือกเซลล์หรือช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการนำการจัดรูปแบบออก
• จากนั้นไปที่ Home บนริบบิ้นของคุณ
• หลังจากนั้นให้เลือก ล้าง จาก กำลังแก้ไข  กลุ่ม
• เลือก ล้างการจัดรูปแบบ จากเมนูแบบเลื่อนลง

อ่านเพิ่มเติม: วิธีลดขนาดไฟล์ Excel ด้วยมาโคร (11 วิธีง่ายๆ)

5. บีบอัดรูปภาพในสเปรดชีต

บางครั้งเราจำเป็นต้องเพิ่มรูปภาพในสเปรดชีตเพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ แต่การเพิ่มรูปภาพจะเพิ่มข้อมูลรูปภาพลงในไฟล์ Excel ด้วย ซึ่งทำให้ไฟล์มีขนาดใหญ่ขึ้น หากหลีกเลี่ยงการเพิ่มรูปภาพไม่ได้ วิธีหนึ่งในการแก้ไขคือบีบอัดรูปภาพให้มีขนาดเล็กลง วิธีนี้จะทำให้ไฟล์ใช้พื้นที่น้อยลงหลังจากบันทึก

หากต้องการบีบอัดรูปภาพใน Excel ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก เลือกรูปภาพโดยคลิกที่รูปภาพ
• จากนั้นแท็บใหม่จะปรากฏขึ้นบนริบบิ้นชื่อ รูปแบบรูปภาพ . เลือกเลย
• หลังจากนั้น ให้คลิกที่ บีบอัดรูปภาพ . คุณจะพบได้ใน ปรับ กลุ่มของแท็บ

• ถัดไป เลือก ตัวเลือกการบีบอัดที่คุณต้องการ และ ความละเอียด .

• หลังจากนั้น คลิก ตกลง แล้วคุณจะถูกบีบอัดรูปภาพของคุณ

อ่านเพิ่มเติม: วิธีลดขนาดไฟล์ Excel ด้วยรูปภาพ (2 วิธีง่ายๆ)

6. เพิ่มประสิทธิภาพการใช้สูตร

เช่นเดียวกับการปรับเปลี่ยนอื่นๆ สูตรยังใช้พื้นที่มากกว่าข้อความปกติหรือรายการตัวเลข แต่ในบางกรณีการใช้สูตรก็หลีกเลี่ยงไม่ได้ แม้ว่านี่อาจเป็นความจริง แต่ก็ใช้พื้นที่มากขึ้น ดังนั้นให้พยายามเพิ่มประสิทธิภาพการใช้สูตรในเวิร์กชีตของคุณ

ในขณะที่ใช้สูตรในไฟล์ Excel ขนาดใหญ่ ให้มองหาสิ่งต่อไปนี้

• พยายามหลีกเลี่ยงการใช้สูตรผันผวน เช่น RAND , ตอนนี้ , วันนี้ , ออฟเซ็ต , เซลล์ , ทางอ้อม และ ข้อมูล .
• ใช้ตารางเดือยหรือตาราง Excel หากหลีกเลี่ยงสูตรได้
• พยายามอย่าใช้ทั้งแถวหรือทั้งคอลัมน์เป็นข้อมูลอ้างอิง
• อย่าลืมหลีกเลี่ยงสูตรที่เกี่ยวข้องกับการคำนวณซ้ำๆ

7. ลบข้อมูลที่ไม่ได้ใช้

แต่ละเซลล์ที่มีข้อมูลหรือใช้งานอยู่จะใช้พื้นที่ในฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ ทำให้ไฟล์มีขนาดใหญ่ หากคุณมีชุดข้อมูลที่ไม่ได้ใช้ในสเปรดชีตที่ไม่ต้องการแล้ว ให้นำออก

แทนที่จะลบออกอย่างถาวร ให้ลองเก็บไว้ในไฟล์อื่นเพราะคุณไม่ต้องการมันในไฟล์นั้นอีกต่อไป ด้วยวิธีนี้ หากคุณต้องการใช้ในภายหลัง คุณสามารถขอคืนได้

8. ลบ Pivot Table และ Charts ที่ไม่ได้ใช้

Pivot tables and Excel charts also take up space. And in most cases, more than normal cells or formatted datasets. These are excellent tools that help our Excel operations easier. But if you don’t need them, try to avoid using them at all to make the file smaller. This will also make usual Excel operations like opening and saving smoother.

อ่านเพิ่มเติม: How to Reduce Excel File Size with Pivot Table

9. Save File as Binary

Up to Excel’s latest version, Microsoft Excel usually saves the files with an xlsx extension. For workbooks that contain macros, the extension is xlsm. Excel has another format for saving the file as binary format with an extension of xlsb. These types of files take up lower space than an xlsx or an xlsm file. Try this out if you have no other options available.

To save the file as binary, follow these steps.

ขั้นตอน:

• First, click on the File บนริบบิ้นของคุณ
• Then select Save As from the backstage view.
• After that, navigate to the folder where you want to save your file and select Excel Binary Workbook in the Save as type  เมนูแบบเลื่อนลง

• Then click on Save .

This will save the file in xlsb format which should be lower than the xlsx รูปแบบ

10. Check for External Data Source

If none of the above methods is shrinking your Excel file size, your workbook might be containing more data than it should. In that case, you should think again before using Excel for saving such datasets. Excel is not a database tool. Instead, it is used as an analytical one. For large databases, you should consider using database tools like Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV, etc.

บทสรุป

These were all the fixes you can use if you find yourself in a situation where your Excel file is too large for no reason. Hopefully, one or a combination of these fixes helped you out. ฉันหวังว่าคุณจะพบว่าคู่มือนี้มีประโยชน์และให้ข้อมูล If you have any questions or suggestions, let us know below.

For more fixes and guides like this, visit Exceldemy.com .

บทความที่เกี่ยวข้อง

• How to Compress Excel File to Zip (2 Suitable Ways)
• Compress Excel File to Smaller Size (7 Easy Methods)
• Reduce Large Excel File Size by 40-60% (12 Proven Methods)