ขณะทำงานบน Excel เรามักพบไฟล์ขนาดใหญ่ที่ใช้เวลาประมวลผลหรือเปิดนานมาก แม้ขณะทำงาน ก็ใช้เวลามากในการดำเนินการสั่งงานง่ายๆ และบางครั้งทำให้เดสก์ท็อปค้าง มี หลายเหตุผลที่ทำให้ไฟล์ Excel ใหญ่ นี่คือเหตุผลและวิธีแก้ไข หากคุณสงสัยว่า ทำไมไฟล์ Excel ของฉันถึงใหญ่
คุณสามารถดาวน์โหลดสมุดงานฝึกฝนได้ที่นี่
7 เหตุผลพร้อมวิธีแก้ไข สำหรับไฟล์ Excel ที่ใหญ่ผิดปกติ
ไฟล์ Excel อาจใหญ่ได้หลายเหตุผล Excel มีการใช้งานและแอปพลิเคชันหลากหลาย ทำให้แง่มุมต่างๆ อาจเผชิญเหตุผลที่ต่างกัน เหตุผลทั่วไปและวิธีแก้ไขสำหรับลดขนาดไฟล์ Excel ขนาดใหญ่ ถูกอภิปรายที่นี่
เหตุผลที่ 1: ข้อมูลที่ไม่ได้ใช้ (Unused Data)
บางครั้ง เราแทรกข้อมูลลงในไฟล์ Excel สำหรับระยะสั้น แต่ลืมลบออก ไฟล์ Excel จะใหญ่ขึ้นเพราะเหตุนี้
สมมติว่าเราต้องการใช้เซลล์จาก A4 ถึง B6 แล้วเขียนบันทึกสั้นในเซลล์ E10 หลังเสร็จงาน เราลืมลบมันออก Excel จะเก็บช่วง A4 ถึง E10 แทนที่จะเป็น A4 ถึง B6 เพราะบันทึกนั้น ทำให้ขนาดไฟล์เพิ่มขึ้น
วิธีแก้: ลบข้อมูลชั่วคราว
- เราต้องกำจัดสิ่งเหล่านี้เพื่อลดช่วงเซลล์ที่ใช้งานจริง (active cell ranges) และขนาดไฟล์
อ่านเพิ่มเติม: ลดขนาดไฟล์ Excel ใหญ่ 40-60% (12 วิธีที่พิสูจน์แล้ว)
เหตุผลที่ 2: สูตรและฟังก์ชันที่มีความสำคัญน้อยกว่า (Less Important Formulas and Functions)
หากมีการคำนวณหลายอย่างที่เชื่อมโยงกับสมุดงาน Excel ใดๆ อาจใช้พื้นที่หน่วยความจำมากในการโหลดและคำนวณ นอกจากนี้ การคำนวณอัตโนมัติในสมุดงานจะตรวจสอบและพยายามคำนวณหลังจากการป้อนข้อมูลทุกครั้ง นั่นก็ทำให้ไฟล์ Excel ใหญ่และใช้เวลาโหลดมาก
วิธีแก้: หลีกเลี่ยงการคำนวณยาวและอัตโนมัติ
เพื่อแก้ปัญหาเหล่านี้ เราสามารถทำได้หลายขั้นตอน เช่น:
- ใช้โค้ด VBA เพื่อรวมสูตรทั้งหมดไว้ที่เดียว แล้วคำนวณเมื่อจำเป็น
- ปิด Automatic Calculation และคำนวณสมุดงานด้วยตนเองเฉพาะเมื่อจำเป็น สามารถปิดได้โดยไปที่ Options ในเมนู และเลือก Manual ในส่วน Formulas
อ่านเพิ่มเติม: วิธีลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่ลบข้อมูล (9 เคล็ดลับเร็ว)
เหตุผลที่ 3: แผ่นงานที่ซ่อนอยู่ (Hidden Worksheets)
เรามักสร้างแผ่นงานชั่วคราวใน Excel เพื่อจัดเก็บและคำนวณข้อมูลแยกต่างหาก หลังจากนั้น เราลืมกำจัดมันหรือเก็บไว้ชั่วคราว แผ่นงานเหล่านี้เพิ่มขนาดไฟล์และเป็นเหตุผลที่ไฟล์ Excel ใหญ่
วิธีแก้: ลบแผ่นงานที่ซ่อนอยู่
- กำจัดแผ่นงานเหล่านั้นเพื่อทำให้ไฟล์เล็กลง และพยายามสร้างให้น้อยที่สุดเพื่อหลีกเลี่ยงการต้องลบ
อ่านเพิ่มเติม: วิธีบีบอัดไฟล์ Excel มากกว่า 100MB (7 วิธีที่มีประโยชน์)
เหตุผลที่ 4: แผนภูมิและกราฟเพิ่มเติม (Extra Charts and Graphs)
คุณสมบัติที่ใช้มากที่สุดของ Excel คือการแสดงและสร้างกราฟ/แผนภูมิจากข้อมูลที่ให้ บ่อยครั้งขณะเปรียบเทียบ เราสร้างแผนภูมิเพิ่มเติมเพื่อแสดงมุมมองต่างๆ บนแผ่นงานต่างๆ แม้แต่บนแผ่นเดียวกัน กราฟเหล่านี้เป็นภาพขนาดเล็กที่เพิ่มขนาดไฟล์ จนขนาดไฟล์อาจถึง Gigabytes
วิธีแก้: กำจัดภาพเพิ่มเติม
- ควรเก็บภาพให้น้อยที่สุดเพื่อ ลดขนาดไฟล์
- เรายังสามารถบันทึกกราฟแยกต่างหากเพื่อลดขนาดไฟล์
อ่านเพิ่มเติม: วิธีลดขนาดไฟล์ Excel ด้วยรูปภาพ (2 วิธีง่าย)
เหตุผลที่ 5: การจัดรูปแบบไฟล์เพิ่มเติม (Extra File Formatting)
ใน Excel เรามักสร้างรูปแบบกำหนดเองเพื่ออ่านและวิเคราะห์ข้อมูลได้ดีขึ้น แต่เรามักจัดรูปแบบเพื่อให้แผ่นงานหรือสมุดงานดูสวยงาม นี่ใช้พื้นที่ว่างใน Excel และไฟล์ต้องเก็บรูปแบบของเซลล์ว่างด้วย ทำให้ไฟล์ใหญ่และยากต่อการเปิด
วิธีแก้: หลีกเลี่ยงการตกแต่งเกินความจำเป็น
- เราสามารถลบการตกแต่งและจัดรูปแบบเหล่านี้เพื่อลดขนาดไฟล์ และจะเพิ่มการเข้าถึงไฟล์ได้
อ่านเพิ่มเติม: วิธีบีบอัดไฟล์ Excel สำหรับอีเมล (13 วิธีรวดเร็ว)
เหตุผลที่ 6: ข้อมูลต้นทางจำนวนมาก (Large Amount of Source Data)
เนื่องจาก Excel เป็นเครื่องมือวิเคราะห์ ข้อมูลจำนวนมากอาจสร้างปัญหาในการประมวลผลและจัดเก็บ Excel ปกติไม่สามารถจัดการข้อมูลมากเกินไปขณะบันทึกหรือคำนวณ ดังนั้น ควรหลีกเลี่ยงข้อมูลต้นทางจำนวนมากใน Excel
วิธีแก้: สร้างไฟล์แยกหรือเปลี่ยนประเภทไฟล์
- เราสามารถใช้ Microsoft SQL Server หรือ Access สำหรับจัดเก็บข้อมูล การใช้รูปแบบไฟล์ CSV สำหรับจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากก็เป็นวิธีแก้อีกอย่าง
อ่านเพิ่มเติม: [แก้ไขแล้ว!] ไฟล์ Excel ใหญ่เกินไปโดยไม่มีเหตุผล (10 วิธีแก้ไขที่เป็นไปได้)
เหตุผลที่ 7: นามสกุลไฟล์ไม่เหมาะสม (Inappropriate File Extension)
หากไฟล์ Excel ใหญ่เกินไปแต่เราลดขนาดไม่ได้ด้วยวิธีใดๆ จากข้างต้น เราควรพิจารณาบันทึกไฟล์ด้วยนามสกุลอื่น
วิธีแก้: บันทึกเป็น Excel Binary File
- ปกติ Excel บันทึกเป็นไฟล์ XLSX หรือค่าเริ่มต้นของ Excel แต่เราสามารถเปลี่ยนนามสกุลเป็น XLSB หรือ Excel Binary file ซึ่งลดขนาดไฟล์และประหยัดพื้นที่จัดเก็บ
อ่านเพิ่มเติม: วิธีบีบอัดไฟล์ Excel ให้เล็กลง (7 วิธีง่าย)
สิ่งที่ควรจำ
- หลีกเลี่ยงการใช้ฟังก์ชันสุ่ม เช่น RAND, RANDBETWEEN และ OFFSET
- ขณะพยายามลดขนาดไฟล์ ให้เก็บสำเนาไฟล์ต้นฉบับเป็นสำรอง (backup)
- พยายามหลีกเลี่ยงการใช้ภาพ JPEG รูปแบบนี้ใช้พื้นที่มากกว่ารูปแบบบีบอัดอื่นๆ
สรุป
การลดขนาดไฟล์ Excel ช่วยมากในการใช้งานและประมวลผลไฟล์ สำคัญสำหรับการถ่ายโอนไฟล์และการเข้ารหัส หากยังมีคำถามเกี่ยวกับปัญหาและวิธีแก้ไขเหล่านี้ ให้แจ้งในความคิดเห็น ทีมของเราพร้อมตอบคำถามทั้งหมด สำหรับปัญหาเกี่ยวกับ Excel ใดๆ คุณสามารถเยี่ยมชมเว็บไซต์ Exceldemy สำหรับโซลูชันทุกประเภท
บทความที่เกี่ยวข้อง
- วิธี Zip ไฟล์ Excel (3 วิธีง่าย)
- ลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่เปิดไฟล์ (พร้อมขั้นตอนง่าย)
- บีบอัดไฟล์ Excel เป็น Zip (2 วิธีที่เหมาะสม)
- วิธีลดขนาดไฟล์ Excel ด้วย Pivot Table
