เหตุใดไฟล์ Excel ของฉันจึงใหญ่มาก (7 เหตุผลในการแก้ปัญหา)

ขณะทำงานกับ Excel เรามักพบไฟล์ขนาดใหญ่ที่ใช้เวลาในการประมวลผลหรือเปิดมากเกินไป แม้ในขณะที่ทำงาน ก็ยังต้องใช้เวลามากในการดำเนินการตามคำสั่งง่ายๆ และบางครั้งก็ทำให้เดสก์ท็อปค้าง อาจมีสาเหตุหลายประการที่ทำให้ไฟล์ Excel ขนาดใหญ่ . นี่คือเหตุผลและวิธีแก้ไขหากคุณมีคำถามว่าทำไม Excel . ของฉัน ไฟล์ใหญ่มาก

ดาวน์โหลดแบบฝึกหัดได้จากที่นี่

7 เหตุผลพร้อมวิธีแก้ปัญหาสำหรับการเป็นไฟล์ Excel ของฉันที่ใหญ่มาก

Excel ไฟล์อาจมีขนาดใหญ่ด้วยเหตุผลหลายประการ Excel มีการใช้งานและแอพพลิเคชั่นที่หลากหลาย เป็นผลให้แง่มุมต่าง ๆ อาจเผชิญกับเหตุผลที่แตกต่างกัน สาเหตุและวิธีแก้ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดในการลดขนาดไฟล์ขนาดใหญ่ Excel มีการกล่าวถึงไฟล์ที่นี่

เหตุผลที่ 1:ข้อมูลที่ไม่ได้ใช้

บางครั้ง เราแทรกข้อมูลลงใน Excel ไฟล์ชั่วคราว แต่ลืมลบออก ไฟล์ Excel จะใหญ่ขึ้นด้วยเหตุนี้

สมมติว่าเราต้องการใช้เซลล์จาก A4 ถึง B6 . จากนั้นสำหรับโน้ตสั้นๆ เราก็เขียนไว้ในเซลล์ E10 . พอเลิกงานเราก็ลืมลบ Excel จะเก็บช่วง A4 ถึง E10 แทน A4 ถึง B6 เพราะบันทึกนั้น สิ่งนี้จะเพิ่มขนาดไฟล์

วิธีแก้ไข:ลบข้อมูลชั่วคราว

• เราจำเป็นต้องกำจัดสิ่งชั่วคราวเหล่านี้เพื่อลดช่วงเซลล์ที่ใช้งานอยู่และขนาดไฟล์

อ่านเพิ่มเติม: ลดขนาดไฟล์ Excel ขนาดใหญ่ลง 40-60% (12 วิธีที่ได้รับการพิสูจน์แล้ว)

เหตุผลที่ 2:มีสูตรและฟังก์ชันที่มีความสำคัญน้อยกว่า

หากมีการคำนวณที่เกี่ยวข้องกับ Excel . ใดๆ ที่แตกต่างกันมากเกินไป เวิร์กบุ๊กอาจใช้พื้นที่ขนาดใหญ่ในหน่วยความจำในการโหลดและคำนวณ นอกจากนี้ การคำนวณอัตโนมัติในสมุดงานจะตรวจสอบและพยายามคำนวณหลังจากป้อนข้อมูลทุกครั้ง นั่นทำให้ไฟล์ excel ของฉันมีขนาดใหญ่และใช้เวลาในการโหลดมากเกินไปเช่นกัน

วิธีแก้ไข:หลีกเลี่ยงการคำนวณอัตโนมัติที่ใช้เวลานาน

เพื่อขจัดปัญหาดังกล่าว เราสามารถดำเนินการได้หลายขั้นตอน เช่น:

• ใช้ VBA รหัสเพื่อรวมสูตรทั้งหมดไว้ที่ศูนย์กลางแล้วคำนวณเมื่อจำเป็น
• ปิดใช้งาน การคำนวณอัตโนมัติ และพยายามคำนวณเวิร์กบุ๊กด้วยตนเองเมื่อจำเป็นเท่านั้น เราสามารถปิดการใช้งานได้โดยไปที่ตัวเลือกในเมนูและเลือก ด้วยตนเอง ในสูตร  ส่วน.

อ่านเพิ่มเติม: วิธีลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่ต้องลบข้อมูล (9 เคล็ดลับง่ายๆ)

เหตุผลที่ 3:แผ่นงานที่ซ่อนอยู่

เรามักจะสร้างแผ่นงานชั่วคราวใน Excel เพื่อจัดเก็บและคำนวณข้อมูลแยกกัน หลังจากนั้นเราลืมที่จะกำจัดพวกมันหรือเก็บมันไว้ชั่วคราว แผ่นงานเหล่านี้สามารถเพิ่มขนาดของไฟล์ได้ และเป็นสาเหตุให้ไฟล์ excel มีขนาดใหญ่มาก

วิธีแก้ไข:ลบแผ่นงานที่ซ่อนอยู่

• กำจัดชีตเหล่านั้นเพื่อทำให้ไฟล์มีขนาดเล็กลง และพยายามทำให้น้อยที่สุดเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ทำเช่นนั้น

อ่านเพิ่มเติม: วิธีบีบอัดไฟล์ Excel ที่มีขนาดเกิน 100MB (7 วิธีที่มีประโยชน์)

เหตุผลที่ 4:แผนภูมิและกราฟเพิ่มเติม

หนึ่งในคุณสมบัติที่ใช้มากที่สุดของ Excel คือการแสดงและสร้างกราฟและแผนภูมิตามข้อมูลที่กำหนด บ่อยครั้งในขณะที่เปรียบเทียบ เราสร้างแผนภูมิเพิ่มเติมเพื่อแสดงแง่มุมต่างๆ ในชีตต่างๆ แม้กระทั่งในชีตเดียวกันด้วย พล็อตเหล่านี้เป็นภาพขนาดเล็กที่เพิ่มขนาดของไฟล์โดยดันขนาดไฟล์เป็น กิกะไบต์ เช่นกัน

วิธีแก้ไข:กำจัดรูปภาพเพิ่มเติม

• เราควรเก็บภาพให้น้อยลงเพื่อ ลดขนาดไฟล์ .

• เรายังสามารถบันทึกกราฟแยกกันเพื่อลดขนาดไฟล์

อ่านเพิ่มเติม: วิธีลดขนาดไฟล์ Excel ด้วยรูปภาพ (2 วิธีง่ายๆ)

เหตุผลที่ 5:การจัดรูปแบบไฟล์เพิ่มเติม

ใน Excel เรามักจะสร้างรูปแบบที่กำหนดเองเพื่อให้อ่านและดูหรือวิเคราะห์ข้อมูลได้ดีขึ้น แต่เรามักจะสร้างรูปแบบเพื่อทำให้แผ่นงานหรือสมุดงานดูน่าสนใจ สิ่งนี้ใช้ช่องว่างใน Excel และไฟล์ต้องเก็บรูปแบบเซลล์ว่างไว้ด้วย ทำให้ไฟล์มีขนาดใหญ่และเปิดยาก

วิธีแก้ไข:หลีกเลี่ยงการตกแต่งเพิ่มเติม

• เราสามารถลบการตกแต่งและการจัดรูปแบบดังกล่าวเพื่อลดขนาดไฟล์และจะเพิ่มการเข้าถึงไฟล์ด้วย

อ่านเพิ่มเติม: วิธีบีบอัดไฟล์ Excel สำหรับอีเมล (13 วิธีด่วน)

เหตุผลที่ 6:แหล่งข้อมูลจำนวนมาก

ตั้งแต่ Excel เป็นเครื่องมือวิเคราะห์ ข้อมูลจำนวนมากสามารถสร้างปัญหาได้ในขณะประมวลผลและจัดเก็บ Excel มักจะไม่สามารถจัดการข้อมูลมากเกินไปในขณะที่บันทึกกระบวนการหรือการคำนวณ ดังนั้นควรหลีกเลี่ยงแหล่งข้อมูลจำนวนมากในกรณีของ Excel .

วิธีแก้ไข:สร้างไฟล์แยกหรือเปลี่ยนประเภทไฟล์

• เราสามารถใช้ Microsoft SQL เซิร์ฟเวอร์หรือการเข้าถึง สำหรับการจัดเก็บข้อมูล การใช้ CSV รูปแบบไฟล์สำหรับการจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากก็อาจเป็นวิธีแก้ปัญหาได้เช่นกัน

อ่านเพิ่มเติม: [แก้ไขแล้ว!] ไฟล์ Excel ใหญ่เกินไปโดยไม่มีเหตุผล (10 วิธีที่เป็นไปได้)

เหตุผลที่ 7:นามสกุลไฟล์ที่ไม่เหมาะสม

หากเป็น Excel ไฟล์มีขนาดใหญ่เกินไป แต่เราไม่สามารถย่อขนาดได้ด้วยวิธีการใดๆ จากคำอธิบายด้านบน เราควรพิจารณาบันทึกไฟล์โดยใช้นามสกุลอื่น

วิธีแก้ไข:บันทึกเป็นไฟล์ไบนารีของ Excel

• โดยปกติ Excel จะบันทึกไฟล์เป็น XLSX ไฟล์หรือค่าเริ่มต้น Excel แต่เราสามารถเปลี่ยนนามสกุลไฟล์เป็น XLSB หรือไบนารีของ Excel ไฟล์ซึ่งลดขนาดไฟล์และบันทึกพื้นที่จัดเก็บด้วย

อ่านเพิ่มเติม: วิธีบีบอัดไฟล์ Excel ให้มีขนาดเล็กลง (7 วิธีง่ายๆ)

สิ่งที่ควรจำ

• หลีกเลี่ยงการใช้ฟังก์ชันสุ่มเช่น the ฟังก์ชัน RAND , ที่ ฟังก์ชัน RANDBETWEEN และ ที่ ฟังก์ชัน OFFSET .
• ขณะพยายามลดขนาดไฟล์ ให้เก็บสำเนาของไฟล์ต้นฉบับไว้เป็นข้อมูลสำรอง
• พยายามหลีกเลี่ยงการใช้รูปภาพของ JPEG รูปแบบนี้ใช้พื้นที่มากกว่ารูปแบบบีบอัดอื่นๆ

บทสรุป

ลด Excel ขนาดไฟล์ช่วยได้มากในการใช้ไฟล์และประมวลผล เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการถ่ายโอนไฟล์และการเข้ารหัส หากคุณยังคงมีข้อสงสัยเกี่ยวกับปัญหาและแนวทางแก้ไขเหล่านี้ โปรดแจ้งให้เราทราบในความคิดเห็น ทีมงานของเราพร้อมตอบทุกคำถามของคุณ สำหรับปัญหาที่เกี่ยวข้องกับ excel คุณสามารถเยี่ยมชมเว็บไซต์ของเรา Exceldemy สำหรับการแก้ปัญหาที่เกี่ยวข้องกับ excel ทุกประเภท

บทความที่เกี่ยวข้อง

• วิธีการซิปไฟล์ Excel (3 วิธีง่ายๆ)
• ลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่ต้องเปิด (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
• บีบอัดไฟล์ Excel เป็น Zip (2 วิธีที่เหมาะสม)
• วิธีลดขนาดไฟล์ Excel ด้วย Pivot Table