ระบุและแก้ไขสาเหตุหลักของไฟล์ Excel ขนาดใหญ่

Excel ใช้หลักสำหรับ สร้างแผ่นข้อมูล และ คำนวณ โดยไม่ต้องใช้เครื่องคิดเลข องค์กรธุรกิจไม่สามารถผ่านวันใดวันหนึ่งได้โดยไม่ใช้ Excel อย่างไรก็ตาม สำหรับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ ไฟล์ Excel ต้องถูกส่งจากคนไปคนหนึ่ง แต่จะใช้เวลานานหากขนาดไฟล์ใหญ่เกินไป อีกทั้ง การเปลี่ยนแปลงใดๆ ในแผ่นข้อมูลก็ใช้เวลานานในการอัปเดต ดังนั้น จึงสำคัญมากที่จะต้องระบุสาเหตุของ ขนาดไฟล์ใหญ่ ในสมุดงาน Excel ในบทความนี้ จะแสดงวิธีการระบุว่าสิ่งใดก่อให้เกิดขนาดไฟล์ใหญ่ใน Excel

10 วิธีที่เหมาะสมในการระบุสาเหตุของขนาดไฟล์ Excel ใหญ่

ในส่วนนี้ คุณจะพบ 10 วิธีที่เหมาะสมสำหรับการระบุสาเหตุของขนาดไฟล์ใหญ่ใน Excel มาดูกันเลย!

1. ตรวจสอบแผ่นงานที่ซ่อนอยู่ซึ่งไม่จำเป็น

หากคุณได้รับไฟล์ Excel จากคนอื่นหรือดาวน์โหลดจากอินเทอร์เน็ต ไฟล์ที่ได้รับ/ดาวน์โหลดอาจมีแผ่นงานที่ซ่อนอยู่ เพื่อทราบจำนวนแผ่นงานจริง ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง

• ขั้นแรก ไปที่แท็บ Review > คลิก Workbook Statistics

• จากนั้น จะมีหน้าต่างป๊อปอัปแสดงจำนวนแผ่นงานจริง

สมมติว่าป๊อปอัปแสดงว่าจำนวนแผ่นงานคือ 3 สำหรับไฟล์ที่ใช้งานอยู่ แต่คุณเห็นเพียง 2 แผ่นเท่านั้น แผ่นงานที่ไม่จำเป็นอาจถูกซ่อนไว้แต่ยังคงเพิ่มขนาดไฟล์อยู่ สำหรับการแสดงแผ่นงานที่ซ่อน:

• ที่ชื่อแผ่นงาน ให้คลิกขวาเมาส์ > คลิก Unhide

• จากนั้น แผ่นงานที่ซ่อนจะแสดงขึ้น เลือกแผ่นงานที่ต้องการแสดง > คลิก OK

• ดังนั้น แผ่นงานที่ซ่อนของคุณจะปรากฏขึ้น ตอนนี้คุณสามารถลบได้หากไม่จำเป็น

ดังนั้น แผ่นงานที่ซ่อนเป็นหนึ่งในสาเหตุหลักของขนาดไฟล์ใหญ่ใน Excel

2. ตรวจสอบว่ารูปแบบไบนารี (.xlsb) ช่วยลดขนาดไฟล์ได้หรือไม่

ไฟล์ Excel จะถูกบันทึกในรูปแบบ (.xlsx) โดยค่าเริ่มต้น แต่เมื่อบันทึกเป็นรูปแบบไบนารี (.xlsb) ขนาดไฟล์จะลดลงอัตโนมัติ ดังนั้น หากคุณต้องการไฟล์ Excel ขนาดเล็ก ให้ตรวจสอบรูปแบบไฟล์ เนื่องจากรูปแบบเริ่มต้น (.xlsx) เป็นหนึ่งในสาเหตุที่ทำให้ขนาดไฟล์เพิ่มขึ้น

และหากต้องการแปลงไฟล์เป็นรูปแบบไบนารี (.xlsb):

• ขั้นแรก บันทึกสำเนาของไฟล์ในรูปแบบ Excel Binary Workbook (*.xlsb)

• จากนั้น เปรียบเทียบรูปแบบ ไบนารี กับรูปแบบ เริ่มต้น คุณจะสังเกตว่ารูปแบบ ไบนารี ใช้หน่วยความจำน้อยกว่ารูปแบบ เริ่มต้น

ดังนั้น รูปแบบเริ่มต้นก็เป็นหนึ่งในสาเหตุที่ทำให้ขนาดไฟล์เพิ่มขึ้น

อ่านเพิ่มเติม: ลดขนาดไฟล์ Excel ใหญ่ 40-60% (12 วิธีที่พิสูจน์แล้ว)

3. แผ่นงานที่ไม่ได้ใช้งาน ก่อให้เกิดขนาดไฟล์ใหญ่

ขนาดไฟล์ Excel เพิ่มขึ้นเมื่อมีการเพิ่มแผ่นงานใหม่ ไฟล์ Excel ของคุณอาจมีแผ่นงานที่ไม่ได้ใช้งานหรือใช้งานไม่จำเป็น ซึ่งเป็นสาเหตุทำให้ขนาดไฟล์เพิ่มขึ้น ลองตรวจสอบว่ามีแผ่นงานที่ไม่จำเป็นซึ่งไม่มีสูตรหรือคุณสมบัติอื่นๆ แต่มีเพียงข้อมูลดิบเท่านั้น หากมี ให้คัดลอกข้อมูลที่ต้องการไปยังแผ่นงานอื่นและลบแผ่นงานที่ไม่ได้ใช้นั้น จะช่วย ลดขนาดไฟล์ ได้

4. กำหนดพื้นที่ว่างในไฟล์ Excel

หนึ่งในสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดของการเพิ่มขนาดไฟล์ใน Excel คือ พื้นที่ว่างในแผ่นงาน เพื่อตรวจสอบว่ามีพื้นที่ว่างในแผ่นงานหรือไม่ ให้กด CTRL+END และเคอร์เซอร์จะนำคุณไปยังเซลล์ทำงานสุดท้ายที่ใช้งานอยู่

หากนำคุณไปหลายแถวหรือหลายคอลัมน์เกินข้อมูลของคุณ แล้วเซลล์ทั้งหมดที่ครอบครองพื้นที่เหล่านั้นก็เป็นสาเหตุทำให้ขนาดหน่วยความจำเพิ่มขึ้น หากต้องการแก้ไขและลบเซลล์เพิ่มเติมเหล่านี้ ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

• ขั้นแรก เลือกแถวหรือคอลัมน์ว่างแรก เพียงกด SHIFT+SPACE (สำหรับแถว) หรือ CTRL+SPACE (สำหรับคอลัมน์)

• จากนั้น กด CTRL+SHIFT+DOWN ARROW (หรือ RIGHT ARROW) เพื่อเลือกเซลล์สุดท้ายด้านล่างหรือด้านขวาของแผ่นงาน

• หลังจากนั้น อย่ากดปุ่ม DELETE แค่คลิกขวาเมาส์และเลือก Delete จำไว้ว่า การกด DELETE และการเลือก Delete จะให้ผลลัพธ์ต่างกัน

5. การจัดรูปแบบที่ไม่จำเป็น ก่อให้เกิดขนาดไฟล์ใหญ่

ไฟล์ของคุณอาจต้องการนำเสนอข้อมูลดิบในลักษณะพิเศษเพื่อให้ดูสบายตาและอ่านง่าย แต่ทันทีที่คุณจัดรูปแบบเซลล์ในแผ่นงาน ขนาดไฟล์ก็จะเพิ่มขึ้นตามสัดส่วน ขอแนะนำให้ไม่ทำการจัดรูปแบบที่ไม่จำเป็นให้กับข้อมูล แน่นอนว่าคุณต้องการจัดรูปแบบเพื่อวัตถุประสงค์งานหรือลูกค้า แต่ที่นี่หมายถึงการจัดรูปแบบเกินความจำเป็นซึ่งทำเพื่อความสวยงามเพียงอย่างเดียว และสำหรับไฟล์ภายในที่ไม่ได้ต้องการจัดรูปแบบจริงๆ

และสำคัญไม่แพ้กัน ให้ระวังเรื่องการล้างรูปแบบ เนื่องจากการล้างก็อาจทำเครื่องหมายดอลลาร์และคุณสมบัติสำคัญอื่นๆ หายไปได้

สำหรับการล้างรูปแบบ:

• เลือกข้อมูล > ไปที่แท็บ Home > คลิก Editing > Clear > เลือก Clear Format

อ่านเพิ่มเติม: [แก้ไขแล้ว!] ไฟล์ Excel ใหญ่เกินไปโดยไม่มีเหตุผล (10 วิธีแก้ไขที่เป็นไปได้)

อ่านเพิ่มเติม

• วิธีลดขนาดไฟล์ Excel ด้วยแมโคร (11 วิธีง่าย)
• บีบอัดไฟล์ Excel เป็น Zip (2 วิธีที่เหมาะสม)
• วิธีบีบอัดไฟล์ Excel ให้ขนาดเล็กลง (7 วิธีง่าย)

6. การใช้การคำนวณแบบ Manual

ตัวเลือกการคำนวณในแผ่นงาน Excel มักตั้งค่าเป็น Automatic และช่วยให้คำนวณได้เร็วขึ้น แต่ในเวลาเดียวกัน ก็เป็นสาเหตุทำให้ขนาดไฟล์ใหญ่ขึ้นในระดับหนึ่ง ดังนั้น สำหรับไฟล์ Excel ขนาดใหญ่ การตั้งค่าเป็น Manual จะช่วยลดขนาดไฟล์ได้ เพื่อทำเช่นนี้ ให้ไปที่แท็บ Formula แล้วเลือก Manual จาก Calculation Options

7. กำหนดและลดขนาดรูปภาพใน Excel

หากไฟล์ Excel ของคุณมีรูปภาพที่แทรกเข้ามาขนาดใหญ่ อาจทำให้ขนาดไฟล์เพิ่มขึ้น เพื่อลดขนาดของรูปภาพ:

• ขั้นแรก คลิกที่รูปภาพและคลิกขวา > เลือก Size and Properties

• จากนั้น กล่องโต้ตอบ Format Picture จะแสดงขึ้น จากที่นี่ คุณสามารถกำหนด ความสูง และ ความกว้าง ใหม่ของรูปภาพเพื่อลดขนาดได้

อ่านเพิ่มเติม: วิธีลดขนาดไฟล์ Excel ที่มีรูปภาพ (2 วิธีง่าย)

8. ตรวจสอบตารางสรุป (Pivot Tables) และแผนภูมิที่ไม่ได้ใช้งาน

หนึ่งในสาเหตุหลักที่ทำให้ขนาดไฟล์ใหญ่ขึ้นคือ การมี ตารางสรุป (Pivot Tables) และแผนภูมิ ตารางสรุปใช้เพื่อได้สรุปข้อมูลอย่างรวดเร็ว เพิ่มขนาดไฟล์อย่างมีนัยสำคัญ ควรตรวจสอบว่ามีตารางสรุปที่ไม่จำเป็นในแผ่นงาน Excel หรือไม่ หากตารางสรุปใช้เพียงครั้งเดียว ควรลบทิ้งทันที เพราะจะช่วยทำให้ขนาดไฟล์เล็กลง แผนภูมิ cũngเช่นกัน ขอแนะนำให้หลีกเลี่ยงการใช้ตารางสรุปและแผนภูมิที่ไม่จำเป็น

9. ตรวจสอบเซลล์ที่ซ่อนอยู่

ไฟล์ Excel ที่มีเซลล์ซ่อนอยู่ก็เป็นสาเหตุทำให้ขนาดไฟล์เพิ่มขึ้น ในกรณีนี้ คุณต้องแสดงเซลล์ที่ซ่อนแล้วลบทิ้ง จะช่วยลดขนาดไฟล์ Excel ได้

10. คัดลอกแผ่นงานไปยังไฟล์ใหม่

คุณยังสามารถตรวจสอบได้ว่าแผ่นงานไหนใช้พื้นที่มาก โดยการคัดลอกแผ่นงานหรือกลุ่มแผ่นงานไปยังไฟล์ใหม่ สำหรับการคัดลอกแผ่นงาน:

• ขั้นแรก คลิกขวาที่ชื่อแผ่นงาน > เลือก Move or Copy

• จากนั้น เลือก (new book) และติ๊ก create a copy

สุดท้าย บันทึกสมุดงานใหม่และตรวจสอบขนาดไฟล์ คุณจะสังเกตการเปลี่ยนแปลงได้ชัดเจนสำหรับไฟล์ขนาดใหญ่มาก

สรุป

ในบทความนี้ คุณได้เรียนรู้วิธีระบุว่าสิ่งใดก่อให้เกิดขนาดไฟล์ใหญ่ใน Excel หวังว่าตั้งแต่ตอนนี้ คุณจะสามารถระบุสาเหตุของขนาดไฟล์ใหญ่ในสมุดงาน Excel ได้อย่างรวดเร็ว หากคุณมีวิธีที่ดีกว่าหรือมีคำถามหรือข้อเสนอแนะเกี่ยวกับบทความนี้ โปรดแชร์ในกล่องความคิดเห็น นี่จะช่วยให้บทความในอนาคตของฉันดีขึ้น สำหรับคำถามเพิ่มเติม กรุณาเยี่ยมชมเว็บไซต์ ExcelDemy ขอให้มีวันที่ดี!

บทความที่เกี่ยวข้อง

• วิธีบีบอัดไฟล์ Excel มากกว่า 100MB (7 วิธีที่มีประโยชน์)
• วิธีลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่ลบข้อมูล (9 เทคนิค)
• วิธี Zip ไฟล์ Excel (3 วิธีง่าย)
• วิธีบีบอัดไฟล์ Excel สำหรับอีเมล (13 วิธีรวดเร็ว)