วิธีการตรวจสอบว่าไฟล์ Excel ขนาดใหญ่เกิดจากอะไร

Excel ส่วนใหญ่จะใช้สำหรับ การสร้างแผ่นข้อมูล และ การคำนวณ โดยไม่ต้องใช้เครื่องคิดเลข องค์กรธุรกิจไม่สามารถคิดที่จะผ่านพ้นวันเดียวได้โดยไม่ต้องใช้ Excel อย่างไรก็ตาม เพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ ไฟล์ Excel จะต้องถูกถ่ายโอนจากบุคคลหนึ่งไปยังอีกบุคคลหนึ่ง แต่จะใช้เวลามากหากขนาดไฟล์มากเกินไป อีกครั้ง การเปลี่ยนแปลงใดๆ ในแผ่นข้อมูลจะใช้เวลานานในการอัปเดต การระบุสาเหตุของ ขนาดไฟล์ใหญ่ . จึงเป็นเรื่องสำคัญมาก ในสมุดงาน Excel ในบทความนี้ ผมจะแสดงให้คุณเห็นถึงวิธีการระบุสาเหตุที่ทำให้ไฟล์มีขนาดใหญ่ใน Excel

10 วิธีที่เหมาะสมในการระบุสาเหตุที่ทำให้ไฟล์ Excel มีขนาดใหญ่

ในส่วนนี้ คุณจะได้พบกับ 10 วิธีที่เหมาะสมในการพิจารณาว่าอะไรเป็นสาเหตุให้ไฟล์มีขนาดใหญ่ใน Excel มาตรวจสอบกันเลย!

1. ตรวจสอบเวิร์กชีตที่ซ่อนอยู่ที่ไม่จำเป็น

หากคุณได้รับไฟล์ Excel จากบุคคลอื่นหรือดาวน์โหลดจากเน็ต ไฟล์ที่ได้รับ/ดาวน์โหลดอาจมีเวิร์กชีตที่ซ่อนอยู่ หากต้องการทราบจำนวนแผ่นงานจริง ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง

• ขั้นแรก ไปที่ รีวิว tab> คลิก สถิติสมุดงาน .

• จากนั้นป๊อปอัปจะปรากฏขึ้นเพื่อแสดงจำนวนแผ่นงานจริง

สมมติว่าป๊อปอัปแสดงจำนวนแผ่นงานสำหรับไฟล์ที่ใช้งานอยู่ 3 แผ่น แต่คุณจะเห็นเพียง 2 แผ่นเท่านั้น แผ่นงานที่ไม่จำเป็นอาจถูกซ่อนไว้ แต่ยังคงเพิ่มขนาดไฟล์อยู่ สำหรับการเลิกซ่อนแผ่นงาน:

• ที่นี่ บนชื่อแผ่นงาน ให้คลิกขวาที่เมาส์> คลิก เลิกซ่อน .

• จากนั้น แผ่นงานที่ซ่อนอยู่จะปรากฏขึ้น เลือกแผ่นงานที่คุณต้องการเลิกซ่อน> คลิก ตกลง .

• ดังนั้น แผ่นงานที่ซ่อนอยู่ของคุณจะปรากฏขึ้น ตอนนี้คุณสามารถลบออกได้หากไม่ต้องการ

ดังนั้น ไฟล์ที่ซ่อนอยู่จึงเป็นสาเหตุหลักประการหนึ่งที่ทำให้ไฟล์มีขนาดใหญ่ใน excel

2. ตรวจสอบว่ารูปแบบไบนารี (.xlsb) ลดขนาดไฟล์หรือไม่

ไฟล์ Excel ถูกบันทึกเป็น (.xlsx ) รูปแบบไฟล์ตามค่าเริ่มต้น แต่เมื่อคุณบันทึกเป็นรูปแบบไบนารี (.xlsb ) ขนาดไฟล์จะลดลงโดยอัตโนมัติ ดังนั้น ถ้าคุณต้องการไฟล์ Excel ที่มีขนาดสั้น ให้ตรวจสอบรูปแบบของไฟล์เพราะเป็นค่าเริ่มต้น (.xlsx) รูปแบบเป็นหนึ่งในเหตุผลในการเพิ่มขนาดไฟล์

และถ้าคุณต้องการแปลงไฟล์เป็นไบนารี (.xlsb ) รูปแบบ:

• ขั้นแรก บันทึกสำเนาของไฟล์ใน Excel Binary Workbook (*.xlsb) รูปแบบ

• จากนั้น เปรียบเทียบไบนารี รูปแบบที่มี ค่าเริ่มต้น รูปแบบ. คุณจะสังเกตเห็นว่า ไบนารี รูปแบบใช้หน่วยความจำน้อยกว่า ค่าเริ่มต้น รูปแบบ

ดังนั้นรูปแบบเริ่มต้นจึงมีหน้าที่ในการเพิ่มขนาดไฟล์ด้วย

อ่านเพิ่มเติม: ลดขนาดไฟล์ Excel ขนาดใหญ่ลง 40-60% (12 วิธีที่ได้รับการพิสูจน์แล้ว)

3. การมีอยู่ของเวิร์กชีตที่ไม่ได้ใช้ทำให้ไฟล์มีขนาดใหญ่

ขนาดไฟล์ Excel จะเพิ่มขึ้นเมื่อมีการแนะนำแผ่นงานใหม่ ไฟล์ Excel ของคุณอาจมีชีตที่ไม่ได้ใช้หรือถูกใช้โดยไม่จำเป็น ซึ่งมีหน้าที่ในการเพิ่มขนาดไฟล์ของคุณ ดังนั้น ให้ตรวจสอบว่ามีเวิร์กชีตที่ไม่จำเป็นในไฟล์ของคุณที่ไม่มีสูตรหรือคุณสมบัติอื่นใด แต่มีข้อมูลดิบอยู่บ้างเท่านั้น ในกรณีนี้ เพียงคัดลอกข้อมูลที่คุณต้องการไปยังชีตอื่นแล้วลบชีตที่ไม่ได้ใช้ออก ซึ่งจะช่วยให้คุณ ลดขนาดไฟล์ได้

4. กำหนดช่องว่างในไฟล์ Excel

สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดประการหนึ่งในการเพิ่มขนาดไฟล์ใน Excel คือพื้นที่ว่างในแผ่นงาน หากต้องการตรวจสอบว่ามีช่องว่างในแผ่นงานหรือไม่ ให้กด CTRL+END และเคอร์เซอร์จะนำคุณไปยังเซลล์ที่ทำงานอยู่ล่าสุด

ถ้ามันนำคุณหลายแถวหรือคอลัมน์ผ่านข้อมูลของคุณ เซลล์ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดมีหน้าที่ในการเพิ่มขนาดหน่วยความจำ หากคุณต้องการแก้ไขปัญหานี้และลบเซลล์ส่วนเกินเหล่านี้ทั้งหมด ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

• อันดับแรก เลือกแถวหรือคอลัมน์ที่ว่างเปล่าแรกของคุณ เพียงกด SHIFT+SPACE (สำหรับแถว) หรือ CTRL+SPACE (สำหรับคอลัมน์)

• ตอนนี้ กด CTRL+SHIFT+ลูกศรลง (หรือลูกศรขวา) สำหรับเลือกเซลล์ด้านล่างสุดหรือขวาสุดของเวิร์กชีต

• หลังจากนั้นอย่ากด DELETE ปุ่ม. เพียงคลิกขวาที่เมาส์และเลือก ลบ . จำไว้ว่าให้กด DELETE และเลือก ลบ จะไม่แสดงผลเหมือนเดิม

5. การจัดรูปแบบที่ไม่จำเป็นทำให้ไฟล์มีขนาดใหญ่

ไฟล์ของคุณอาจต้องใช้ข้อมูลดิบที่นำเสนอในลักษณะพิเศษเพื่อให้ดูผ่อนคลายและเป็นมิตรกับผู้อ่าน แต่ทันทีที่คุณจัดรูปแบบเซลล์ในเวิร์กชีต ขนาดไฟล์จะเพิ่มขึ้นตามสัดส่วน ดังนั้น ฉันจะไม่แนะนำให้คุณทำการจัดรูปแบบที่ไม่จำเป็นกับข้อมูลของคุณ แน่นอน คุณต้องการการจัดรูปแบบเพื่อวัตถุประสงค์ในการทำงานหรือสำหรับลูกค้าของคุณ แต่ฉันกำลังพูดถึงการจัดรูปแบบที่มากกว่าซึ่งทำขึ้นเพื่อความสบายตาเท่านั้น และสำหรับไฟล์ภายในใดๆ ที่ไม่ต้องการการจัดรูปแบบใดๆ จริงๆ

และสุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด ระวังการจัดรูปแบบที่ชัดเจนเนื่องจากการหักบัญชีอาจทำให้เครื่องหมายดอลลาร์และคุณลักษณะสำคัญอื่นๆ หายไปได้

สำหรับการล้างการจัดรูปแบบ:

• เลือกข้อมูล> ไปที่ หน้าแรก tab> คลิก กำลังแก้ไข> ชัดเจน> เลือก ล้างรูปแบบ .

อ่านเพิ่มเติม: [แก้ไขแล้ว!] ไฟล์ Excel ใหญ่เกินไปโดยไม่มีเหตุผล (10 วิธีที่เป็นไปได้)

การอ่านที่คล้ายกัน

• วิธีลดขนาดไฟล์ Excel ด้วยมาโคร (11 วิธีง่ายๆ)
• บีบอัดไฟล์ Excel เป็น Zip (2 วิธีที่เหมาะสม)
• วิธีบีบอัดไฟล์ Excel ให้มีขนาดเล็กลง (7 วิธีง่ายๆ)

6. การใช้การคำนวณด้วยตนเอง

ตัวเลือกการคำนวณในแผ่นงาน Excel มักจะถูกตั้งค่าเป็น อัตโนมัติ และมีประโยชน์มากในการทำให้เครื่องคิดเลขเร็วขึ้น แต่ในขณะเดียวกันก็มีหน้าที่ทำให้ไฟล์มีขนาดใหญ่ในระดับหนึ่งด้วย ดังนั้น สำหรับไฟล์ Excel ขนาดใหญ่ จะมีประโยชน์ในการลดขนาดไฟล์ สำหรับสิ่งนี้ เพียงไปที่ สูตร แท็บ จากนั้นเลือก ด้วยตนเอง จาก ตัวเลือกการคำนวณ .

7. กำหนดและลดขนาดรูปภาพใน Excel

ถ้าไฟล์ Excel ของคุณมีรูปภาพขนาดใหญ่ที่แทรกไว้ ก็อาจเพิ่มขนาดไฟล์ของคุณได้เช่นกัน วิธีลดขนาดสเกลของรูปภาพของคุณ:

• ขั้นแรก คลิกที่รูปภาพและคลิกขวาที่รูปภาพ> เลือก ขนาดและคุณสมบัติ .

• จากนั้น กล่องโต้ตอบจัดรูปแบบรูปภาพจะปรากฏขึ้น จากที่นี่ คุณสามารถกำหนด ความสูง . ใหม่ได้ และ ความกว้าง ของภาพเพื่อลดขนาด

อ่านเพิ่มเติม: วิธีลดขนาดไฟล์ Excel ด้วยรูปภาพ (2 วิธีง่ายๆ)

8. ตรวจสอบตาราง Pivot และแผนภูมิที่ไม่ได้ใช้

สาเหตุหลักประการหนึ่งที่ทำให้ขนาดไฟล์ใหญ่ขึ้นเกิดจากการมีตาราง Pivot และแผนภูมิ ตาราง Pivot ส่วนใหญ่จะใช้สำหรับการสรุปข้อมูลอย่างรวดเร็ว จะเพิ่มขนาดไฟล์อย่างมาก ดังนั้นจึงควรตรวจสอบว่ามีตารางสาระสำคัญที่ไม่จำเป็นในแผ่นงาน Excel หรือไม่ หากตารางเดือยใช้เพียงครั้งเดียว จะดีกว่าที่จะลบออกอย่างรวดเร็วเพราะจะช่วยทำให้ขนาดไฟล์สั้นลง เช่นเดียวกับแผนภูมิ ดังนั้น เราขอแนะนำให้คุณหลีกเลี่ยงการใช้ตารางเดือยและแผนภูมิโดยไม่จำเป็น

9. ตรวจสอบเซลล์ที่ซ่อนอยู่

ไฟล์ Excel ที่มีเซลล์ที่ซ่อนอยู่มีหน้าที่ในการเพิ่มขนาดไฟล์ ในกรณีนี้ คุณต้องยกเลิกการซ่อนเซลล์ที่ซ่อนอยู่และลบออก จะช่วยลดขนาดของไฟล์ Excel ได้

10. คัดลอกชีตไปยังไฟล์ใหม่

คุณยังสามารถตรวจสอบว่าแผ่นงานใดมีขนาดใหญ่โดยคัดลอกแผ่นงานหรือกลุ่มของแผ่นงานไปยังไฟล์ใหม่ สำหรับการคัดลอกแผ่น:

• ขั้นแรก ให้คลิกขวาที่ชื่อแผ่นงาน> เลือก ย้ายหรือคัดลอก .

• ตอนนี้ เลือก (หนังสือเล่มใหม่) และทำเครื่องหมาย สร้างสำเนา .

สุดท้าย บันทึกเวิร์กบุ๊กใหม่และตรวจสอบขนาดของไฟล์ คุณจะสามารถสังเกตเห็นการเปลี่ยนแปลงของขนาดไฟล์ที่ใหญ่มาก

บทสรุป

ในบทความนี้ คุณได้เรียนรู้วิธีระบุสาเหตุที่ทำให้ไฟล์มีขนาดใหญ่ใน Excel ฉันหวังว่าจากนี้ไปคุณจะสามารถระบุสาเหตุที่ทำให้ไฟล์ขนาดใหญ่ในสมุดงาน Excel ได้อย่างรวดเร็ว หากคุณมีวิธีการหรือคำถามหรือข้อเสนอแนะที่ดีกว่านี้เกี่ยวกับบทความนี้ โปรดอย่าลืมแบ่งปันในช่องแสดงความคิดเห็น นี้จะช่วยให้ฉันปรับปรุงบทความที่จะเกิดขึ้นของฉัน สำหรับข้อสงสัยเพิ่มเติม กรุณาเยี่ยมชมเว็บไซต์ของเรา ExcelDemy . ขอให้เป็นวันที่ดี!

บทความที่เกี่ยวข้อง

• วิธีบีบอัดไฟล์ Excel ที่มีขนาดเกิน 100MB (7 วิธีที่เป็นประโยชน์)
• วิธีลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่ต้องลบข้อมูล (9 เคล็ดลับ)
• วิธีการซิปไฟล์ Excel (3 วิธีง่ายๆ)
• วิธีบีบอัดไฟล์ Excel สำหรับอีเมล (13 วิธีด่วน)