การทำงานร่วมกันเป็นสิ่งสำคัญในหลายพื้นที่ทำงาน เนื่องจากโครงการส่วนใหญ่ต้องการให้ผู้ใช้จำนวนมากเข้าถึงไฟล์ จึงจำเป็นต้องมีการตั้งค่าการทำงานร่วมกัน
Microsoft Excel เป็นหนึ่งในหลาย ๆ โปรแกรมที่บริษัททั่วโลกใช้ ดังนั้น ความต้องการสมุดงานที่ใช้ร่วมกันจึงเป็นสิ่งสำคัญ
ในโพสต์นี้ คุณจะได้เรียนรู้ว่าคุณและทีมของคุณสามารถทำงานร่วมกันโดยใช้ Excel 2016 และ Excel เวอร์ชันอื่นๆ ทางออนไลน์ได้อย่างไร
แชร์ไฟล์ Excel แบบออฟไลน์
หากคุณมีการเชื่อมต่อในพื้นที่ ผู้ใช้ทั้งหมดในเครือข่ายจะสามารถเข้าถึงไฟล์ใดก็ได้ ไม่เพียงเท่านั้น ยังสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่เกิดขึ้นกับไฟล์ได้ คุณยังกำหนดได้ว่าผู้ใช้รายใดจะสามารถเข้าถึงไฟล์ได้
เริ่มต้นด้วยการบันทึกไฟล์ในตำแหน่งที่ทุกคนในกลุ่มของคุณสามารถเข้าถึงได้ จากนั้นคุณตั้งค่าไฟล์สำหรับการทำงานร่วมกันได้
การเพิ่มกลับคุณลักษณะสมุดงานที่ใช้ร่วมกัน
ผู้ใช้ Office 365 จะพบ สมุดงานที่ใช้ร่วมกัน คุณลักษณะที่ซ่อนอยู่โดยค่าเริ่มต้น เนื่องจาก Microsoft สนับสนุนให้ผู้ใช้แชร์เวิร์กบุ๊กทางออนไลน์
นี่คือวิธีที่คุณเปิดใช้งานคุณลักษณะนี้ หากคุณใช้ Excel เวอร์ชันเก่า คุณสามารถข้ามไปยังส่วนถัดไปได้ – การแชร์เอกสาร
- ไปที่ ไฟล์> ตัวเลือก> แถบเครื่องมือด่วน .
- ภายใต้ เลือกคำสั่งจาก เมนูแบบเลื่อนลง เลือก คำสั่งทั้งหมด . เลื่อนดูรายการจนกว่าคุณจะเห็นแชร์เวิร์กบุ๊ก (เดิม) แล้วเลือกรายการนั้น
- คลิกปุ่ม เพิ่ม ปุ่ม.
- ทำเช่นเดียวกันสำหรับคำสั่งต่อไปนี้:
- ติดตามการเปลี่ยนแปลง (เดิม)
- ปกป้องการแบ่งปัน (ดั้งเดิม)
- เปรียบเทียบและผสานเวิร์กบุ๊ก
- คลิก ตกลง เมื่อเสร็จแล้ว
การแบ่งปันเอกสาร
- ใน รีวิว ให้คลิกที่ แบ่งปันสมุดงาน ปุ่ม.
ผู้ที่ทำตามขั้นตอนใน การเพิ่มกลับคุณลักษณะสมุดงานที่ใช้ร่วมกัน ส่วนจะพบ แบ่งปันสมุดงาน ปุ่ม (พร้อมกับคำสั่งอื่นๆ ที่คุณเพิ่ม) ใน แถบเครื่องมือด่วน แทน
- จะมีหน้าต่างโต้ตอบปรากฏขึ้น เลือกตัวเลือกที่เปิดใช้งานฟีเจอร์เวิร์กบุ๊กที่แชร์
- ตรงไปที่ ขั้นสูง แท็บและเปิดใช้งาน ติดตามการเปลี่ยนแปลง และการตั้งค่าอื่นๆ ที่คุณอาจต้องการเปิด
ปกป้องไฟล์ของคุณ
ขั้นตอนข้างต้นให้ทุกคนเข้าถึงไฟล์ของคุณ แต่ยังให้สิทธิ์การเข้าถึงระดับผู้ดูแลระบบแก่ทุกคนตามค่าเริ่มต้น การปกป้องไฟล์ของคุณหมายถึงการเข้าถึงไฟล์จะถูกจำกัดและติดตามได้
- ไปที่ รีวิว แท็บแล้วคลิก ปกป้องและแชร์เวิร์กบุ๊ก ปุ่ม.
- ทำเครื่องหมายที่ การแบ่งปันด้วยการติดตามการเปลี่ยนแปลง ช่องทำเครื่องหมาย
- คุณควรสร้างรหัสผ่านด้วย ไม่เช่นนั้นใครก็ตามสามารถเปลี่ยนเวิร์กบุ๊กกลับเป็นการตั้งค่าเดิมได้
- บันทึกการเปลี่ยนแปลงและออก
แชร์ไฟล์ Excel ออนไลน์
แม้ว่าการทำงานแบบออฟไลน์จะเป็นทางเลือกที่ดี แต่คุณก็ถูกขัดขวางโดยความจำเป็นในการแชร์ไดรฟ์ในเครื่อง การทำงานออนไลน์เป็นทางเลือกที่ดีกว่าอย่างเห็นได้ชัด นี่คือวิธีการ
การใช้ OneDrive
- เปิดไฟล์และไปที่ ไฟล์> แชร์> บันทึกไปยัง Cloud .
- เชิญคนที่คุณต้องการร่วมงานด้วยโดยป้อนที่อยู่อีเมลของพวกเขา คุณยังสามารถตั้งค่าการอนุญาตได้
- คลิก แบ่งปัน เมื่อเสร็จแล้ว
การใช้ Google ไดรฟ์
Google ไดรฟ์น่าจะเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการทำงานในโครงการไปพร้อม ๆ กัน ทุกคนที่มีบัญชี Google จะสามารถเข้าถึงไฟล์และแก้ไขได้ตามต้องการ
- ลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณและไปที่ Google ไดรฟ์
- เมื่อเข้ามาแล้ว คุณจะสร้างไฟล์ใหม่หรืออัปโหลดไฟล์ที่มีอยู่ได้
- เมื่อสร้างหรืออัปโหลดเอกสารของคุณแล้ว ให้คลิกปุ่ม แชร์ ที่มุมบนขวาของเวิร์กชีต
ซึ่งจะให้ตัวเลือกแก่คุณในการแบ่งปันสเปรดชีตโดยการป้อนที่อยู่อีเมลหรือโดยการแบ่งปันลิงก์กับเพื่อนร่วมงานของคุณ
การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดจะถูกติดตามและบันทึกโดยอัตโนมัติ คุณสามารถทำงานกับเอกสารได้แบบเรียลไทม์ซึ่งสะดวกมาก
