วิธีแชร์ไฟล์ Excel เพื่อทำงานร่วมกัน (Collaboration)

การทำงานร่วมกัน (Collaboration) สำคัญในหลายสถานที่ ทุกโปรเจกต์ต้องการไฟล์เข้าถึงได้หลายคน ระบบแชร์ไฟล์จึงจำเป็น

Microsoft Excel เป็นโปรแกรมที่ใช้กันทั่วโลก การแชร์สมุดงาน (Shared Workbook) จึงสำคัญมาก

แชร์ไฟล์ Excel แบบออฟไลน์ (Local Network)

หากมีเครือข่ายท้องถิ่น (LAN) ทุกคนในเครือข่ายเข้าถึงไฟล์ได้ ติดตามการเปลี่ยนแปลงได้ กำหนดสิทธิ์ผู้ใช้ได้

บันทึกไฟล์ในตำแหน่งที่ทุกคนเข้าถึงได้ แล้วตั้งค่าแชร์

เพิ่มฟีเจอร์ Shared Workbook กลับมา (สำหรับ Office 365)

Office 365 ซ่อน Shared Workbook ไว้ เพราะ Microsoft 推崇แชร์ออนไลน์ วิธีเปิด:

1. File > Options > Quick Access Toolbar
2. Choose Commands From > All Commands > หา Share Workbook (Legacy) > Add
3. เพิ่มคำสั่งต่อไปนี้เหมือนกัน:
   1. Track Changes (Legacy)
   2. Protect Sharing (Legacy)
   3. Compare and Merge Workbooks
4. กด OK

แชร์เอกสาร (Sharing a Document)

1. แท็บ Review > Share Workbook (ผู้ทำขั้นตอนก่อนหน้าจะหาปุ่มได้ที่ Quick Access Toolbar)
2. ติ๊กเปิดใช้งาน Shared Workbook
3. ไปแท็บ Advanced เปิด Track Changes และตั้งค่าอื่นๆ

ปกป้องไฟล์ (Protect Your File)

ขั้นตอนข้างบนให้ทุกคนเข้าถึงและเป็นแอดมิน จำกัดสิทธิ์และติดตามได้ด้วยการปกป้อง

1. แท็บ Review > Protect and Share Workbook
2. ติ๊ก Sharing With Track Changes
3. ตั้งรหัสผ่าน (สำคัญ มิฉะนั้นใครก็ย้อนกลับการตั้งค่าได้)
4. บันทึกและปิด

แชร์ไฟล์ Excel แบบออนไลน์

ออฟไลน์ต้องการ Shared Drive ออนไลน์สะดวกกว่า

ใช้ OneDrive

1. เปิดไฟล์ > File > Share > Save to Cloud
2. เชิญผู้ร่วมงานด้วยอีเมล ตั้งสิทธิ์
3. กด Share

ใช้ Google Drive

Google Drive เป็นวิธีง่ายที่สุด ทุกคนที่มีบัญชี Google เข้าถึงและแก้ไขพร้อมกันได้

1. ล็อกอิน Google Drive
2. สร้างไฟล์ใหม่ หรืออัปโหลดไฟล์มีอยู่
3. กดปุ่ม Share มุมขวาบน

แชร์ได้โดยอีเมลหรือลิงก์ การเปลี่ยนแปลงบันทึกและติดตามอัตโนมัติ ทำงานร่วมกัน Real-time สะดวกมาก