Text to Columns แยกข้อมูลในคอลัมน์เดียวเป็นหลายคอลัมน์ แต่บางครั้งข้อมูลหายไป บทความนี้อธิบาย 2 สาเหตุหลักและวิธีแก้
2 สาเหตุและวิธีแก้เมื่อ Text to Columns ลบข้อมูล
ตัวอย่าง: ข้อมูลนักเรียน 5 คน รวมในคอลัมน์เดียว (First Name, Last Name, Student ID, Birth Year คั่นด้วยคอมมาและเว้นวรรค)
สาเหตุที่ 1: มีคอลัมน์ที่ถูกซ่อน (Hidden Columns)
ขั้นตอนใช้ Text to Columns:
- เลือกช่วงข้อมูล (เช่น C5:C9) > Data > Text to Columns
- Step 1: Delimited > Next
- Step 2: เลือก Delimiters = Comma, Space > ติ๊ก Treat consecutive delimiters as one > Next
- Step 3: Column data format = General > Finish
ปัญหา: ข้อมูลหายเหลือแค่คอลัมน์แรก → อาจเพราะคอลัมน์ถัดไปถูกซ่อนไว้
วิธีแก้: แสดงคอลัมน์ที่ซ่อน (Unhide)
- วางเมาส์ที่หัวคอลัมน์ที่ซ่อน > คลิกขวา > Unhide
- ทำซ้ำจนข้อมูลทั้งหมดปรากฏ > ตั้งชื่อหัวคอลัมน์ให้เรียบร้อย
สาเหตุที่ 2: ถือ Line Break ว่าเป็น Space
ข้อมูลคั่นด้วย Space แต่จริงๆ แล้วบางช่วงคั่นด้วย Line Break (Alt+Enter) ทำให้ Text to Columns ตัดข้อมูลผิด
วิธีแก้: ตั้ง Line Break เป็น Delimiter
- Data > Text to Columns > Delimited > Next
- เลือก Space > ติ๊ก Other > กด Ctrl+J (จะได้เครื่องหมาย line break) > ติ๊ก Treat consecutive delimiters as one > Next
- Step 3: General > Finish
ข้อมูลจะแยกถูกต้องครบทุกคอลัมน์
สรุป
Text to Columns ลบข้อมูลได้ 2 สาเหตุ: 1) คอลัมน์ถูกซ่อน → Unhide 2) Line Break ถูกนับเป็น Space → ตั้ง Line Break เป็น Delimiter ด้วย Ctrl+J ติดตาม ExcelDemy สำหรับเทคนิคเพิ่มเติม
