บทช่วยสอนนี้สาธิตวิธีสร้าง Project Timeline (แผนเวลาโครงการ) ใน Excel สมมติเราจัดการโครงการเล็กๆ ต้องการสร้าง Timeline ด้วย Excel สร้างได้ง่ายด้วยเครื่องมือต่างๆ ของ Microsoft Excel
ดาวน์โหลดสมุดงานฝึกฝนได้ที่นี่
Project Timeline คืออะไร?
Project Timeline คือรายการเหตุการณ์สำคัญและไมล์스โตน (milestones) ทั้งหมดที่เกิดขึ้นระหว่างโครงการ โดยทั่วไปให้ภาพลำดับเหตุการณ์ของโครงการ เป็นชุดงานที่ต้องสำเร็จภายในเวลาที่กำหนด
Project Timeline ประกอบด้วย 4 ส่วน:
- ขั้นตอนต่างๆ ของงาน (Various phases of tasks)
- วันที่เริ่มและสิ้นสุดของงาน (Task's start and finish dates)
- ความสัมพันธ์ระหว่างงาน (Task-to-task dependencies)
- ไมล์สโตน (Milestones)
3 วิธีง่ายสร้าง Project Timeline ใน Excel
จะอธิบาย 3 วิธีง่าย สร้าง Project Timeline ใน Excel ใช้ชุดข้อมูลต่อไปนี้ประกอบการอธิบาย 3 วิธี ชุดข้อมูลมี Milestones (ไมล์สโตน) และเมตริก Effort (ความพยายาม) ของโครงการ
1. ใช้เครื่องมือ SmartArt Graphics สร้าง Project Timeline
ก่อนอื่น ใช้เครื่องมือ SmartArt グラフィックス (SmartArt graphics) สร้าง Project Timeline ใน Excel ด้วย SmartArt สามารถแทรกรายการต่างๆ ลงเวิร์กชีตได้ ดูขั้นตอน
ขั้นตอน:
- ไปที่แท็บ Insert
- เลือก SmartArt จากริบบอน
- คำสั่งจะเปิดกล่องโต้ตอบใหม่
- เลือก Process
- หาแผนภูมิ Basic Timeline คลิกเลือก
- กล่องโต้ตอบใหม่จะแสดง คลิกไอคอนลูกศรจากแผนภูมิ Timeline
- ใส่ ข้อมูล Timeline ในกล่องข้อความ สามารถใส่ข้อมูลลง Timeline โดยตรงได้
- สุดท้าย ได้ผลลัพธ์คล้ายภาพด้านล่าง
2. ใช้ Scatter Plot Chart สร้าง Project Timeline
อีกวิธีหนึ่งสร้าง Project Timeline ใน Excel คือใช้ Scatter Plot Chart ด้วย scatter chart สามารถนำเสนอข้อมูลซับซ้อนได้ง่าย เหมาะสำหรับวางแผนโครงการง่ายๆ ที่ไม่ต้องการทรัพยากรมาก ลองดูขั้นตอน
ขั้นตอน:
- ไปแท็บ Insert
- คลิก Scatter chart
- เลือกประเภทแผนภูมิที่ต้องการ
- คำสั่งจะแทรกแผนภูมิ Scatter ว่างในเวิร์กชีต
- Right-click บนแผนภูมิ Scatter เลือก Select Data
- ได้หน้าต่าง Select Data Source
- คลิก Add จาก Legend Entries (Series)
- ปรับช่วง Due Date และ Effort ให้เป็น Series X values และ Series Y values ตามลำดับ
- คลิก OK
- กลับไปที่ Select Data Source อีกครั้ง
- คลิก OK
- ได้แผนภูมิ Scatter ตามภาพ
- ติ๊ก Error Bars ใน Chart Elements เพื่อแสดง Timeline markers
- คลิก Chart Elements > Error Bars > More Options
- ติ๊ก No Cap จาก End Style ปรับ Percentage เป็น 0% จาก Error Amount
- เช่นเดียวกัน สำหรับ Horizontal Error Bar ติ๊ก Minus จาก Direction ปรับ Percentage เป็น 100%
- ไป Chart Elements > Data Labels > More Options
- ยกเลิกติ๊ก Y value จาก Format Data Labels ติ๊ก Value From Cells คลิกปุ่ม Select Range
- ใส่ช่วงค่านี้ในช่อง Select Data Label Range:
='Scatter Chart'!$B$6:$B$10- คลิก OK
- สุดท้าย ได้ผลลัพธ์ตามภาพ
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างแผนภูมิ Timeline ใน Excel (5 วิธีง่าย)
3. สร้าง Project Timeline ด้วยเทมเพลต Timeline ของ Excel
Microsoft Excel มีเทมเพลตฟรีหลายแบบ ใช้เทมเพลตเหล่านี้สร้าง Project Timeline ที่ต้องการ เพื่อทำ Timeline ง่ายๆ ใช้เทมเพลตฟรีของ Microsoft Excel แทนการสร้างเอง ดูวิธีใช้
ขั้นตอน:
- ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรี Project timeline with milestones จากไลบรารีเทมเพลตของ Office
- เปิดเทมเพลตที่ดาวน์โหลดใน Excel อัปเดตส่วน Date และ Milestone ตามชุดข้อมูลของเรา
- สุดท้าย แผนภูมิ Timeline อัปเดตอัตโนมัติพร้อมข้อมูลไมล์สโตนโครงการ
ข้อจำกัดของการสร้าง Project Timeline ใน Excel
มีข้อจำกัดในการสร้าง Project Timeline ใน Excel ไม่สามารถมองข้ามได้ ในส่วนนี้จะสาธิต 3 ข้อจำกัด
- ไม่มี To-Do List รายบุคคล: ปัญหาเมื่อทำงานบนชีตใหญ่ๆ Excel ไม่ให้สร้าง To-Do List ได้ จะให้ภาพรวมงานที่มอบหมายให้แต่ละคน แต่ต้องพิมพ์ข้อมูลทุกอย่างด้วยตัวเอง
- การติดตามแบบแมนนวล (Manual follow-ups): Project Timeline ใน Excel ขึ้นอยู่กับการติดตามแมนนวล ต้อง เช็คทุกชั่วโมง, ส่งอีเมลเพื่อนร่วมงาน หรือสอบถามความคืบหน้าแต่ละคนทีละคน กระบวนการนี้ไม่ได้แค่เหนื่อยล้าตัว แต่ยังไม่ให้ภาพความคืบหน้าที่ถูกต้อง
- ไม่รองรับการทำงานร่วมกัน (Non-Cooperative): Microsoft Excel ทำงานได้เฉพาะเจ้าของไฟล์คนเดียว หากหลายคนควบคุมเอกสาร Excel จะจัดการไม่ได้
สรุป
บทความนี้แสดง 3 วิธีสร้าง Project Timeline ใน Excel ใช้สมุดงานตัวอย่างในบทความฝึกฝนทักษะ แจ้งคำถามในกล่องด้านล่าง ทีมของเราจะตอบเร็วที่สุด ในอนาคต ให้ติดตามโซลูชัน Microsoft Excel ที่นวัตกรรมใหม่ๆ
บทความเกี่ยวข้อง
- สร้าง Timeline ใน Excel พร้อม Milestones (พร้อมขั้นตอนง่าย)
- วิธีสร้าง Timeline พร้อมวันที่ใน Excel (4 วิธีง่าย)
- วิธีสร้าง Timeline ใน Excel เพื่อกรอง Pivot Tables!
