Google Sheets เป็นหนึ่งในผลิตภัณฑ์ที่ทรงพลังที่สุดของ Google และเป็นโซลูชันสำหรับสเปรดชีตและจัดการข้อมูลบนเว็บที่ผู้คนนิยมใช้ อย่างไรก็ตาม เมื่อติดตั้งเสร็จ (out of the box) มันมีจุดอ่อน — หนึ่งในนั้นเราจะพูดถึงในบทความนี้
โชคดีที่ Sheets รองรับฟังก์ชันและสูตรกำหนดเอง (custom functions and formulas) ที่ช่วยชดเชยข้อบกพร่องบางส่วน หากผู้ใช้ชำนาญสูตรหรือเขียนสคริปต์เล็กน้อย Sheets จะทรงพลังเท่าที่พวกเขาทำให้มันเป็น
ฟังก์ชันเฉพาะหนึ่งที่ Sheets ไม่รองรับโดยตรง (natively) คือ ความสามารถในการ หาข้อมูลซ้ำ (duplicates) ใน Google Sheets — ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลซ้ำในเซลล์หรือแถว แม้จะมีวิธี ลบรายการซ้ำ (Remove duplicates) อยู่ภายใต้เมนู Data แล้ว แต่ไม่มีวิธีที่จะแยกเฉพาะข้อมูลซ้ำเหล่านั้นออกมา ข่าวดีคือ มีวิธีทำได้
ในบทความนี้ มาดูวิธีหาข้อมูลซ้ำใน Google Sheets โดยใช้ประโยชน์จาก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข (Conditional Formatting)
การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข (Conditional Formatting) ใน Google Sheets คืออะไร?
การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข เป็นฟีเจอร์ที่มีในโปรแกรมสเปรดชีตหลายตัว ซึ่งอนุญาตให้ผู้ใช้ ใช้การจัดรูปแบบข้อความและภาพ (text-based and other visual formatting) กับเซลล์ ตามเงื่อนไขบางอย่าง
ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้อาจบันทึกงบประมาณรายเดือนด้วยสเปรดชีต อยากรู้ในทันทีว่าพวกเขาใช้จ่ายเกินวงเงิน $500 หรือไม่ ในคอลัมน์ที่รวมยอดรวมของเดือน สามารถตั้งกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้ทำตัวหนา (bold) แถวที่มีค่ามากกว่า $500 ทำให้มองเห็นได้ง่ายว่ามันเกิดขึ้นเมื่อไหร่
ใน Google Sheets การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข อนุญาตให้ผู้ใช้ ใช้การจัดรูปแบบตามรายการกฎที่ตั้งไว้ล่วงหน้า (preset rules) ยาวนาน หรือโดยการป้อน สูตรกำหนดเอง (custom formula) สไตล์การจัดรูปแบบที่เปลี่ยนแปลงได้ รวมถึง ตัวหนา (bold), ตัวเอียง (italics), ขีดเส้นใต้ (underline), ขีดทับ (strikethrough), สีข้อความ (text color) และสีเซลล์ (cell color)
เพิ่มเติม ผู้ใช้สามารถใช้ สเกลสี (color scale) แทนสีเดียว และกำหนดค่าต่ำสุดและสูงสุด และสีของแต่ละค่า เพื่อการปรับสีอัตโนมัติ (automatic color scaling)
วิธีใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข เพื่อหาแถวซ้ำ (Duplicate Rows) ใน Google Sheets
สำหรับใครก็ตามที่ทำงานบนชีทข้อมูลยาวๆ รายการซ้ำ (duplicate entries) อาจกลายเป็นปัญหาที่ทำให้กระบวนการหยุดชะงัก บางครั้ง ผู้ใช้อาจไม่ต้องการแค่ลบข้อมูลนี้ ซึ่ง Sheets รองรับโดยตรง แต่ต้องการวิเคราะห์และทำงานกับมัน
ด้วยการใช้ สูตรกำหนดเอง (custom formula) ร่วมกับการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข สิ่งนี้เป็นไปได้ ขั้นตอนแรกคือ ไฮไลท์ (highlight) คอลัมน์ทั้งหมดที่ต้องการค้นหาข้อมูลซ้ำ โดยคลิกที่ป้ายกำกับคอลัมน์ (column label) ด้านบน
หลังไฮไลท์แล้ว คลิกขวา และเลือก Conditional formatting จะแสดงแผงด้านขวาของหน้าต่าง ที่แสดงกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ช่วงคอลัมน์ที่เลือก จะถูกกรอกไว้ล่วงหน้าในฟิลด์ Apply to range จึงไม่ต้องแก้ไข
ต่อไป คุณต้องการคลิกที่เมนูแบบเลื่อนลง ใต้ Format rules เพื่อเปลี่ยนเงื่อนไขนี้เป็น Custom formula is ช่องข้อความจะปรากฏใต้เมนูแบบเลื่อนลงหลังจากนี้ ให้ป้อนสูตรต่อไปนี้:
=countif(A:A,A1)>1
อย่างไรก็ตาม สูตรนี้จะต้องปรับเปลี่ยน โดยแทนที่อินสแตนซ์ทั้งหมดของ "A" ด้วยตัวอักษรคอลัมน์ที่กำลังค้นหาข้อมูลซ้ำใน Google Sheets ซึ่งจะแสดงในฟิลด์ Apply to range
ขั้นตอนสุดท้ายคือ ตั้งค่าการจัดรูปแบบ ให้ใช้กับทุกเซลล์ในแถวนี้ ที่มีข้อมูลที่พบมากกว่าหนึ่งครั้ง หากทำงานกับชุดข้อมูลขนาดใหญ่ การจัดรูปแบบที่ดีที่สุดอาจเป็น สีเติม (fill color) การใช้สีสว่างและเด่นชัด เช่น สีเหลือง สีชมพูร้อน (hot pink) หรือ สีเขียวไลม์ (lime green) จะเด่นชัดมาก และช่วยให้สังเกตข้อมูลซ้ำได้ในทันทีขณะเลื่อนดู
ตอนนี้ ทุกแถวที่มีข้อมูลที่พบอย่างน้อยหนึ่งแถวอื่น จะถูกไฮไลท์หรือจัดรูปแบบตามที่เลือก หากลบแถวซ้ำออก แถวเดี่ยวที่เหลือ จะมีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขถูกลบออกอัตโนมัติ
อาจมีคำถามว่า "ทำไมต้องเสียเวลาทำอย่างนี้ เมื่อ Google รองรับการลบข้อมูลซ้ำได้ในแค่ 2 คลิก?" คำตอบคือ ระบบนั้น ไม่ยืดหยุ่นและไม่สมบูรณ์ ตัวอย่างเช่น ไม่มีวิธีเปลี่ยนว่าจะลบข้อมูลซ้ำตัวไหน บางคนอาจต้องการลบตัวแรก บางคนตัวสุดท้าย — Google ไม่ให้เลือก และลบข้อมูลซ้ำทั้งหมดยกเว้นตัวแรกสุด
ด้วยกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขง่ายๆ นี้ ผู้ใช้ควบคุมการจัดการข้อมูลซ้ำได้เต็มที่ โดยไม่เสี่ยงทำลายชีทของพวกเขา สิ่งที่ดีที่สุดคือ การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเป็นแบบไดนามิก (dynamic) ทั้งหมด ดังนั้นคุณจะไม่ต้องลบการจัดรูปแบบ หากคุณเลือกที่จะลบข้อมูลซ้ำทั้งหมดด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง
อย่างไรก็ตาม หากกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ต้องการลบเมื่อไร ก็สามารถทำได้ง่าย โดยคลิกที่เมนู Format แล้ว Conditional formatting ซึ่งจะแสดงเมนูด้านขวาเดียวกับก่อนหน้า ผู้ใช้สามารถวางเคอร์เซอร์เหนือแถวที่แสดงสูตรกำหนดเองที่เราสร้างไป และคลิกที่ไอคอนถังขยะ (trash can icon) ที่ปรากฏ เพื่อลบมัน
เมื่อตัวเลือกดั้งเดิมของ Google Sheets ในการหาข้อมูลซ้ำเพื่อลบ ไม่เพียงพอ หรือทำให้ข้อมูลสับสนในลักษณะที่ไม่สามารถยอมรับได้ สูตรกำหนดเองง่ายๆ ที่เน้นในบทความนี้ ช่วยให้ผู้ใช้ควบคุมเรื่องราวด้วยตัวเองได้
คุณมีคำถามหรือความคิดเห็นเกี่ยวกับการใช้กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขนี้ไหม? หากมี โปรดทิ้งความคิดเห็นด้านล่าง
