Google ชีตเป็นหนึ่งในผลิตภัณฑ์ที่ทรงพลังที่สุดของ Google และเป็นหนึ่งในโซลูชันที่ใช้งานได้จริงสำหรับการจัดการสเปรดชีตและข้อมูลบนเว็บ อย่างไรก็ตาม นอกกรอบก็มีจุดอ่อน — จุดที่เราจะพูดถึงในบทความนี้
โชคดีที่ชีตรองรับฟังก์ชันและสูตรแบบกำหนดเองที่ช่วยชดเชยข้อบกพร่องบางประการเหล่านี้ หากผู้ใช้เข้าใจสูตรหรือเขียนสคริปต์ได้เล็กน้อย ชีตก็มีประสิทธิภาพพอๆ กับที่พวกเขาสร้าง
ฟังก์ชันเฉพาะอย่างหนึ่งที่ชีตไม่สนับสนุนโดยกำเนิดคือความสามารถในการค้นหารายการที่ซ้ำกันใน Google ชีต ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลที่ซ้ำกันในเซลล์หรือแถว แม้ว่าจะมีวิธีลบรายการที่ซ้ำกันอย่างรวดเร็ว โดยใช้ปุ่ม ลบรายการที่ซ้ำกัน ตัวเลือกภายใต้ ข้อมูล เมนูไม่มีทางแยกเฉพาะรายการที่ซ้ำกันเหล่านั้น ข่าวดีก็คือมีวิธีที่จะทำให้สิ่งนี้สำเร็จ
ในบทความนี้ มาดูวิธีค้นหารายการที่ซ้ำกันใน Google ชีตโดยใช้ประโยชน์จากการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Google ชีตคืออะไร
การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเป็นคุณลักษณะที่มีอยู่ในโปรแกรมแก้ไขสเปรดชีตจำนวนมาก ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถนำการจัดรูปแบบข้อความและภาพอื่นๆ ไปใช้กับเซลล์ตามเงื่อนไขบางประการได้
ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้อาจบันทึกงบประมาณรายเดือนของตนโดยใช้สเปรดชีต โดยต้องการทราบข้อมูลโดยย่อว่าใช้จ่ายเกินขีดจำกัด $500 หรือไม่ ในคอลัมน์สเปรดชีตที่มีการนับยอดรวมสำหรับเดือน กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสามารถตั้งค่าให้เป็นแถวตัวหนาที่มีมูลค่ามากกว่า $500 ทำให้ง่ายต่อการดูว่าสิ่งนี้เกิดขึ้นที่ใด
ใน Google ชีต การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขทำให้ผู้ใช้สามารถใช้การจัดรูปแบบตามรายการกฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้าจำนวนมาก หรือโดยการป้อนสูตรที่กำหนดเอง การเปลี่ยนแปลงรูปแบบการจัดรูปแบบที่มีได้แก่ ตัวหนา ตัวเอียง ขีดเส้นใต้ ขีดทับ สีข้อความ และสีของเซลล์
นอกจากนี้ ผู้ใช้สามารถใช้มาตราส่วนสีแทนสีเดียว และกำหนดค่าต่ำสุดและสูงสุด และสีตามลำดับ สำหรับการปรับขนาดสีอัตโนมัติ
วิธีใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อค้นหาแถวที่ซ้ำกันใน Google ชีต
สำหรับทุกคนที่ทำงานบนแผ่นข้อมูลที่มีความยาว รายการที่ซ้ำกันอาจกลายเป็นปัญหาที่บางครั้งจะทำลายการไหลของสิ่งต่าง ๆ ผู้ใช้อาจไม่เพียงต้องการลบข้อมูลนี้ซึ่งชีตรองรับอยู่แล้ว แต่จะวิเคราะห์และดำเนินการแทน
เป็นไปได้โดยใช้สูตรแบบกำหนดเองที่มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ขั้นตอนแรกในการบรรลุสิ่งนี้คือการเน้นทั้งคอลัมน์ที่ต้องค้นหารายการที่ซ้ำกันโดยคลิกที่ป้ายกำกับคอลัมน์ด้านบน
เมื่อไฮไลต์แล้ว ให้คลิกขวาและเลือกการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข . นี่จะแสดงแผงทางด้านขวาของหน้าต่างที่แสดงกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ช่วงของคอลัมน์ที่เลือกจะถูกเติมไว้ล่วงหน้าในส่วน นำไปใช้กับช่วง เพื่อจะได้ไม่ต้องแตะต้อง
ถัดไป คุณต้องการคลิกที่เมนูแบบเลื่อนลงใต้กฎของรูปแบบ เพื่อเปลี่ยนเงื่อนไขนี้เป็น สูตรที่กำหนดเองคือ . ช่องข้อความจะปรากฏใต้เมนูแบบเลื่อนลงหลังจากเสร็จสิ้น และควรป้อนสูตรต่อไปนี้:
=countif(A:A,A1)>1
อย่างไรก็ตาม จำเป็นต้องแก้ไขเพื่อแทนที่ทุกกรณีของ "A" ด้วยตัวอักษรประจำคอลัมน์ที่กำลังค้นหารายการที่ซ้ำกันใน Google ชีต ซึ่งจะแสดงในนำไปใช้กับช่วง สนาม
ขั้นตอนสุดท้ายคือการตั้งค่าการจัดรูปแบบเพื่อนำไปใช้กับเซลล์ทั้งหมดในแถวนี้ที่มีข้อมูลที่พบมากกว่าหนึ่งครั้ง หากทำงานกับชุดข้อมูลจำนวนมาก การจัดรูปแบบที่ดีที่สุดอาจเป็นสีเติม การใช้สีที่สว่างและเด่นชัด เช่น สีเหลือง สีชมพูร้อน หรือสีเขียวมะนาว จะดูโดดเด่นและช่วยให้สังเกตเห็นรายการซ้ำได้อย่างรวดเร็วขณะเลื่อน
ตอนนี้ แถวทั้งหมดที่มีข้อมูลที่พบในแถวอื่นอย่างน้อยหนึ่งแถวจะถูกเน้นหรือจัดรูปแบบในลักษณะใดก็ตามที่เลือกไว้ หากแถวที่ซ้ำกันถูกลบ แถวเดียวที่เหลืออยู่จะถูกนำการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขออกโดยอัตโนมัติ
อาจมีคนถามว่า “ทำไมต้องประสบปัญหานี้ในเมื่อ Google สนับสนุนการลบซ้ำซ้อนในสองคลิกง่ายๆ” ระบบนี้ไม่ยืดหยุ่นและไม่สมบูรณ์ ตัวอย่างเช่น ไม่มีทางเปลี่ยนแปลงได้ว่าจะลบรายการใดที่ซ้ำกัน ผู้ใช้บางคนอาจต้องการลบอินสแตนซ์แรก และส่วนอื่นๆ ครั้งสุดท้าย— Google ไม่มีตัวเลือกและลบรายการที่ซ้ำกันทั้งหมดยกเว้นรายการแรก
เมื่อใช้กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขง่ายๆ นี้ ผู้ใช้จะควบคุมการจัดการรายการซ้ำได้อย่างสมบูรณ์และไม่เสี่ยงต่อการทำลายแผ่นงาน เหนือสิ่งอื่นใดคือการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเป็นไดนามิกทั้งหมด ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องลบการจัดรูปแบบหากคุณเลือกที่จะลบรายการที่ซ้ำกันทั้งหมดด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง
อย่างไรก็ตาม หากจำเป็นต้องลบกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ก็ทำได้ง่ายๆ เพียงคลิกที่รูปแบบ เมนูแล้ว การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ซึ่งจะแสดงเมนูด้านขวาเหมือนเดิม ผู้ใช้สามารถวางเคอร์เซอร์เหนือแถวที่แสดงสูตรที่กำหนดเองที่เราเพิ่งสร้างขึ้น และคลิกไอคอนถังขยะที่ปรากฏขึ้นเพื่อลบออก
เมื่อตัวเลือกดั้งเดิมของ Google ชีตในการค้นหารายการซ้ำเพื่อนำออกไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอหรือแปลงข้อมูลในลักษณะที่ไม่สามารถจ่ายได้ สูตรที่กำหนดเองอย่างง่ายที่ไฮไลต์ในบทความนี้ช่วยให้ผู้ใช้จัดการเรื่องนี้ได้
คุณมีคำถามหรือความคิดเห็นเกี่ยวกับการใช้กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขหรือไม่ ถ้าเป็นเช่นนั้นโปรดแสดงความคิดเห็นด้านล่าง
