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掌握電子郵件排程:Gmail 與 Outlook 提升生產力技巧

當大多數辦公室工作都在家進行時,電子郵件不再是「收到即回覆」的東西。我的意思是,它本來就不該是這樣,但試著跟你老闆說說看……

這意味著你永遠不知道該現在發送郵件,還是等到更合適的時間。不是每個人喜歡凌晨 3 點收到郵件,即使那是唯一不會被悶熱影響大腦、適合回覆的時間。

幸運的是,大多數郵件軟體都支援排程寄送,所以你可以凌晨 3 點寫好回覆,排程在正常時間發送。我們不會告訴你這也能讓老闆以為你在朝九晚五工作,而不是隨心情工作……但這非常可能。

在瀏覽器版 Gmail 中排程郵件

Gmail 讓排程郵件超級簡單。

  1. 在瀏覽器開啟 Gmail,點擊 撰寫 按鈕並草擬郵件
  2. 別點 寄送 按鈕,改點它旁邊的 向上箭頭,選擇 排程寄送

    圖片:KnowTechie

  3. 從預設排程選項中挑選,或點 選擇日期和時間 設定未列出的特定時間

    圖片:KnowTechie

就是這樣,Gmail 會代表你在該時間發送。

在 Gmail 行動應用程式中排程郵件

Gmail 在行動應用程式也很簡單,Android 和 iOS 操作相同

  1. 寫好郵件,然後 點擊 右上角的 三個點

    圖片:KnowTechie

  2. 點擊 選項中的 排程寄送(iOS 在底部,Android 在下拉選單)

    圖片:KnowTechie

  3. 選擇 Google 建議的時間或自訂日期和時間

    圖片:KnowTechie

  4. iOS 則 點擊 右上角 儲存,Android 點擊右下角 排程寄送

郵件會進入你的 已排程 信箱,你可以在排程時間前隨時編輯,點擊郵件選擇 取消寄送。如果不想立即發送,必須重新完整排程一次。

在 Outlook 中排程郵件

Outlook 也能輕鬆排程郵件,但必須使用桌面應用程式

  1. 開始新郵件,點擊工具列上的 延遲傳遞

    圖片:KnowTechie

  2. 在 傳遞選項 區域,確保勾選 不早於,並設定發送日期時間。完成後點 關閉,別點右上角的 X

    圖片:KnowTechie

  3. 點擊寄送後郵件會進入發件匣,停留到設定的時間。在那之前你可以修改任何內容,包括發送時間本身

記住必須保持 Outlook 開啟才能按時發送,否則下次開啟程式時就會發送出去。

這就是最熱門郵件軟體排程郵件的快速指南!

打算用這些功能排程下一封郵件? 在下方留言告訴我們,或到我們的 Twitter 或 Facebook 繼續討論.

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