Google ไดรฟ์กลายเป็นวิธีการแชร์ไฟล์ที่ดีที่สุดและเป็นที่นิยมที่สุดวิธีหนึ่งระหว่างลูกค้า เพื่อนร่วมงาน และเพื่อนโดยไม่ต้องดาวน์โหลดโดยตรง
ทศวรรษที่แล้ว คุณจะส่งไฟล์เหล่านี้เป็นไฟล์แนบอีเมลหรือลิงก์จากไซต์เช่น Megaupload หรือ MediaFire ขอให้ทุกคนชื่นชมยินดีที่วันเหล่านั้นอยู่ข้างหลังเรา
คุณลักษณะที่ได้รับความนิยมในไซต์เก่าๆ ที่ส่งต่อไปยังไซต์การแบ่งปันที่เป็นที่นิยมในปัจจุบัน เช่น Pastebin คือความสามารถในการทำให้ลิงก์ของคุณใช้งานไม่ได้หรือยกเลิกการแชร์ไฟล์ของคุณหลังจากช่วงระยะเวลาหนึ่ง นี่ไม่ใช่สิ่งที่เราสามารถทำได้ผ่านอีเมล อย่างไรก็ตาม เป็นคุณลักษณะที่หลายคนไม่รู้จักใน Google ไดรฟ์
ไฟล์ที่ละเอียดอ่อนบางไฟล์ไม่ควรอยู่บนอินเทอร์เน็ตตลอดไป ในบทความนี้ มาพูดถึงวิธีกำหนดวันที่หมดอายุในการเข้าถึงไฟล์ที่แชร์ใน Google ไดรฟ์
ข้อจำกัดของการเข้าถึงไฟล์ที่แชร์หมดอายุใน Google ไดรฟ์
สิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าฟีเจอร์นี้ใช้ได้กับบัญชีภายใต้องค์กร G Suite แบบชำระเงินเท่านั้น ซึ่งหมายความว่าบัญชี Google มาตรฐานหรือบัญชีที่ใช้ G Suite เวอร์ชันเก่าฟรีจะใช้การหมดอายุของการเข้าถึงไฟล์ที่แชร์ไม่ได้
ผู้ใช้ที่ไม่ได้อยู่ในองค์กร G Suite แบบชำระเงินยังคงสามารถแชร์ไฟล์กับพวกเขาได้โดยมีวันหมดอายุ แต่ต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดนี้เพื่อกำหนดวันหมดอายุของการเข้าถึงไฟล์ที่แชร์ใน GoogleDrive หากคุณทำงานให้กับบริษัทที่กำหนดบัญชีอีเมลของคุณผ่านโดเมน Gmail ที่กำหนดเอง มีโอกาสสูงที่คุณจะสามารถเข้าถึงคุณลักษณะนี้ผ่านบัญชีนั้นได้
วิธีตั้งค่าการหมดอายุการเข้าถึงไฟล์ที่แชร์ใน Google ไดรฟ์
โดยปกติ ขั้นตอนแรกของกระบวนการนี้คือการแชร์ไฟล์กับผู้อื่นจริงๆ ในการแชร์ไฟล์ของคุณใน Google ไดรฟ์ วิธีที่ง่ายที่สุดคือการเข้าถึงไฟล์ จากนั้นมองหา แชร์สีน้ำเงินขนาดใหญ่ที่มุมบนขวา ปุ่ม—คุณไม่ควรพลาด
คลิกแล้วไลท์บ็อกซ์จะปรากฏขึ้นเพื่อให้คุณพิมพ์รายชื่อที่อยู่อีเมลเพื่อแชร์ไฟล์ได้
คลิก ตกลง ปุ่มเพื่อส่งคำเชิญให้แชร์ไฟล์ของคุณเมื่อคุณพร้อม หลังจากนั้น คุณจะต้องเปิดไฟล์เดิมนี้อีกครั้งและคลิกที่ แชร์ blue สีน้ำเงินอีกครั้ง ปุ่มหรือคลิกขวาที่ไฟล์แล้วคลิกแชร์ คราวนี้คลิก ขั้นสูง ที่มุมขวาล่างของไลท์บ็อกซ์
ที่นี่ หากคุณวางเมาส์เหนือแถวของผู้ใช้ที่คุณกำลังแชร์ไฟล์ด้วย ไอคอนตัวจับเวลาจะปรากฏขึ้นพร้อมข้อความว่า “ตั้งค่าวันหมดอายุ ” เมื่อคุณวางเมาส์เหนือมัน หากไม่เห็นไอคอนนี้ แสดงว่าคุณไม่ได้ใช้บัญชีภายใต้องค์กร G Suite ที่เข้ากันได้ ถ้าใช่ ให้คลิกเลย
อีกสาเหตุหนึ่งที่คุณอาจไม่เห็นเป็นเพราะ Google ได้อัปเดตอินเทอร์เฟซ GUI สำหรับ Google ไดรฟ์ คุณอาจต้องคลิกที่เมนูแบบเลื่อนลงเล็กๆ ข้างชื่อของเขา แล้วคลิก ให้สิทธิ์การเข้าถึงชั่วคราว .
ตอนนี้คุณจะเห็นหน้าต่างเหมือนสองด้านล่าง รูปภาพด้านบนคือ Google ไดรฟ์เวอร์ชันใหม่กว่าและมีแนวโน้มมากที่สุดที่คุณจะพบ
สิ่งนี้จะทำให้ตัวเลือกการหมดอายุของการเข้าถึงปรากฏขึ้น การคลิกที่เมนูแบบเลื่อนลงจะแสดงวันที่ทั่วไปคือ 7 วัน 30 วัน หรือคุณสามารถคลิกที่ กำหนดวันที่... เพื่อกำหนดวันหมดอายุของคุณเอง
การตั้งค่าวันที่ที่กำหนดเองจะทำให้คุณสามารถเลือกวันจากมุมมองปฏิทินได้ สิ่งเดียวที่จับได้คือคุณไม่สามารถเลือกเวลาได้ เฉพาะวันที่ ไฟล์จะหมดอายุก่อนเที่ยงคืนหนึ่งนาทีของวันที่คุณเลือก
เมื่อคุณพอใจกับการกำหนดค่าการหมดอายุของการเข้าถึงไฟล์ที่แชร์แล้ว ให้คลิก บันทึกการเปลี่ยนแปลง แล้ว เสร็จสิ้น . นั่นสิ!
สิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้คือ ผู้ใช้จะยังสามารถเก็บไฟล์ของคุณให้พ้นวันหมดอายุได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยการดาวน์โหลด เพื่อป้องกันสิ่งนี้ คุณจะต้องตั้งค่าการเข้าถึงของพวกเขาเพื่ออนุญาตให้พวกเขาดูไฟล์เท่านั้น (ไม่ได้แก้ไข) และเปิดใช้งาน “ปิดใช้งานตัวเลือกในการดาวน์โหลด พิมพ์ และคัดลอกสำหรับผู้แสดงความคิดเห็นและผู้ดู ”ตัวเลือก
หากคุณมีบัญชีภายใต้องค์กร G Suite ที่ไม่ใช่ระบบเดิม การหมดอายุของการเข้าถึงไฟล์ที่แชร์เป็นหนึ่งในผลประโยชน์ที่ไม่ค่อยได้ใช้มากมายที่คุณนำไปใช้ประโยชน์ได้อย่างดีเยี่ยม ใช้เวลาเพียงไม่กี่วินาที อย่าปล่อยให้ไฟล์ที่ละเอียดอ่อนเหล่านั้นติดอยู่ตลอดไป!
ในกรณีที่ G Suite ไม่ปลอดภัยเพียงพอหรือไม่ถึงมาตรฐาน เรามีคำแนะนำที่ดีเกี่ยวกับวิธีตั้งค่าพื้นที่เก็บข้อมูลระบบคลาวด์ส่วนตัวของคุณเอง ลองดูเพื่อควบคุมการแชร์บนคลาวด์ของคุณอย่างสมบูรณ์
