Google Drive กลายเป็นวิธีแชร์ไฟล์ยอดนิยมระหว่างลูกค้า เพื่อนร่วมงาน เพื่อน โดยไม่ต้องดาวน์โหลดตรง
ทศวรรษก่อน ส่งไฟล์ผ่าน Email attachment หรือ Megaupload/MediaFire โชคดีที่สมัยนั้นผ่านไปแล้ว
ฟีเจอร์ยอดนิยมสมัยก่อนที่ยังคงอยู่ใน Pastebin คือ ตั้งเวลาหมดอายุลิงก์/ยกเลิกการแชร์หลังช่วงเวลา Email ทำไม่ได้ แต่ Google Drive มีฟีเจอร์นี้ (หลายคนไม่รู้)
ไฟล์ความลับบางอย่างไม่ควรอยู่บนเน็ตตลอดกาล มาดูวิธีตั้งวันหมดอายุการเข้าถึงไฟล์ที่แชร์ใน Google Drive
ข้อจำกัดของวันหมดอายุการแชร์ใน Google Drive
สำคัญ: ฟีเจอร์นี้ใช้ได้เฉพาะบัญชีภายใต้ Paid G Suite Organization บัญชี Google ธรรมดาหรือ G Suite Legacy ฟรี ใช้ไม่ได้
ผู้ใช้ที่ไม่ใช่ Paid G Suite ยังรับไฟล์ที่แชร์พร้อมวันหมดอายุได้ แต่ ต้องเป็น Paid G Suite Organization ถึงจะตั้งวันหมดอายุได้ หากบริษัทให้อีเมลโดเมนเอง ผ่าน Gmail Custom Domain มีโอกาสได้ฟีเจอร์นี้
วิธีตั้งวันหมดอายุการแชร์ไฟล์ใน Google Drive
ขั้นแรก แชร์ไฟล์ให้ผู้อื่น: เข้าไฟล์ > มุมขวาบนกดปุ่ม Share สีน้ำเงินใหญ่
คลิก ป็อปอัปขึ้น พิมพ์อีเมลผู้รับ > OK ส่งคำเชิญ
เปิดไฟล์เดิมอีกครั้ง กด Share อีกครั้ง หรือคลิกขวาไฟล์ > Share > คลิก Advanced มุมขวาล่าง
วางเมาส์ที่แถวผู้ใช้ที่แชร์ จะเห็น ไอคอนนาฬิกา เขียน Set expiration หากไม่เห็น อาจเพราะบัญชีไม่ใช่ Paid G Suite Organization หรือ Google อัปเดต GUI
GUI ใหม่: คลิก ลูกศรเล็กถัดจากชื่อ > Give temporary access
จะเห็นหน้าต่างตั้งค่าวันหมดอายุ (รูปบน = GUI ใหม่ ที่น่าจะเจอ)
Dropdown มีวันทั่วไป: 7 วัน, 30 วัน หรือ Custom date… ตั้งเอง
Custom date: เลือกวันจากปฏิทิน ไม่สามารถตั้งเวลาได้ เฉพาะวัน ไฟล์จะหมดอายุ 1 นาทีก่อนเที่ยงคืนของวันที่เลือก
ตั้งค่าเสร็จ คลิก Save changes > Done
สำคัญ: ผู้รับยังดาวน์โหลดไฟล์เก็บไว้หลังหมดอายุได้ ห้องกัน: ตั้งสิทธิ์ View only (ไม่ให้ Edit) และเปิด Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers
หากมีบัญชี Non-legacy G Suite Organization ฟีเจอร์นี้เป็นประโยชน์มาก ใช้ไม่กี่วินาที อย่าให้ไฟล์ความลับค้างอยู่ตลอดกาล!
หาก G Suite ไม่พอ/ไม่ตรงมาตรฐาน มีคู่มือตั้ง Personal Cloud Storage เอง ควบคุมการแชร์ได้เต็มที่
