ชีวิตหมุนไปรอบ ๆ การสื่อสารและแท้จริงแล้วไม่มีอะไรสำเร็จได้หากไม่มีมัน อีเมลเป็นเครื่องมือสื่อสารที่ทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น แทนที่จะต้องพิมพ์จดหมายหรือพยายามโทรหาใครซักคนทางโทรศัพท์หรือต่อหน้า คุณสามารถพิมพ์สองสามบรรทัดได้อย่างรวดเร็วแล้วข้ามไป
แต่อีเมลอาจเป็นตัวถ่วงเวลาที่สำคัญได้เช่นกัน ซึ่งมักเกิดขึ้นเมื่อมีการใช้ในทางที่ผิด หลายคนส่งอีเมลถึงคุณโดยที่คุณไม่ต้องการ โดยมีหัวเรื่องที่ไม่สะท้อนถึงเนื้อหา และพูดมากเกินความจำเป็น แต่อาจเป็นความผิดของคุณเองได้ เช่น หากคุณไม่ประมวลผลอีเมลอย่างถูกต้อง หรือใช้กล่องจดหมายเข้าในทางที่ผิดเป็นสิ่งที่ต้องทำหรือรายการเรื่องรออ่าน ความจริงก็คือ คุณสามารถอ่านอีเมลได้เร็วขึ้นด้วยการปรับปรุงนิสัยและนำเคล็ดลับสำคัญสองสามข้อเกี่ยวกับประสิทธิภาพของอีเมลมาใช้อย่างจริงจัง
กำหนดเวลาอีเมล
หากคุณกลัวที่จะดูแลอีเมลของคุณหรือหากคุณใช้เวลามากเกินไปในการเคลียร์กล่องจดหมาย ให้ลองจัดตารางเวลา บางคนแนะนำให้ทำอีเมลตามกำหนดเวลาวันละสองครั้ง การจัดเวลาเป็นเรื่องที่ชาญฉลาดเพราะจะสร้างกรอบเวลาและพื้นที่ของจิตใจเพื่อให้มีสมาธิกับการทำงานให้เสร็จลุล่วง นอกจากนี้ คุณจะรู้ว่าคุณใช้เวลากับอีเมลมากแค่ไหน
การตรวจสอบอีเมลเพียงวันละสองครั้งไม่ได้ผลสำหรับทุกคน หากคุณต้องการจัดการสิ่งต่างๆ และตรวจสอบอีเมลหลายๆ ครั้งตลอดทั้งวัน ให้เวลากับตัวเองทุกๆ ชั่วโมงนอกเหนือจากการตรวจสอบและประมวลผลอีเมลในตอนเช้าและตอนเย็น อีเมลสั้นๆ เหล่านี้เป็นโอกาสในการตอบกลับอีเมลด่วนหรือตอบกลับอีเมลที่คุณต้องการเพื่อดึงข้อมูลก่อน
แนวคิดคือ...
- สร้างการจำกัดเวลาโดยกำหนดเวลาอีเมล
- มีความทะเยอทะยานที่จะอยู่ภายในขอบเขตนั้น
- เร็วขึ้นและ
- ค่อยๆ เพิ่มเวลาว่างตามตารางเวลาของคุณ
ความคิดนี้จะช่วยให้คุณมีสมาธิและมีประสิทธิภาพมากขึ้น รวมกับเคล็ดลับประสิทธิภาพอีเมลอื่นๆ ทั้งหมดในบทความนี้ แล้วคุณจะส่งอีเมลอย่างรวดเร็วอย่างที่ไม่เคยเป็นมาก่อน
ประมวลผลอีเมลแต่ละฉบับที่คุณเปิด
อีเมลทุกฉบับที่คุณเปิดต้องการให้คุณดำเนินการไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง การทำเช่นนี้ช่วยประหยัดเวลาได้ทันที เพราะคุณจะไม่ต้องจัดการกับอีเมลนั้นอีก นอกจากนี้คุณยังจะล้างกล่องจดหมายของคุณอย่างน้อยวันละครั้งซึ่งเป็นความรู้สึกที่เป็นอิสระ
สำหรับอีเมลแต่ละฉบับที่คุณเปิด ให้ดำเนินการทันทีหากเป็นไปได้ หรือกำหนดเวลางานหากจำเป็น จากนั้นเก็บหรือลบอีเมล การดำเนินการทันทีอาจหมายความว่าคุณตอบสนองอย่างรวดเร็ว โทรออกสั้นๆ โอนวันที่ไปยังปฏิทินของคุณ เพิ่มงานลงในรายการสิ่งที่ต้องทำ ส่งอีเมลหรือเนื้อหาใดๆ เพื่ออ่านในภายหลัง เมื่อใดก็ตามที่คุณไม่สามารถตอบสนองหรือดำเนินการได้ทันที ให้ร่างคำตอบและกำหนดเวลางานเพื่อจัดการกับสิ่งที่คุณต้องทำ รับอีเมลทั้งหมดจากกล่องจดหมายของคุณไม่ว่าในกรณีใด
โปรดทราบว่าใน Gmail อีเมลทุกฉบับมี URL ที่ไม่ซ้ำกัน ตอนนี้อย่าใช้เพื่อบุ๊กมาร์กอีเมลของคุณ! ให้เพิ่มลิงก์ไปยังงานที่เกี่ยวข้องในรายการสิ่งที่ต้องทำหรือรายการปฏิทินแทน ดีกว่าการติดตามอีเมลเหล่านั้นในกล่องจดหมายของคุณ
เพื่อใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุด...
- ดำเนินการกับอีเมลทุกฉบับที่คุณเปิด
- โอนงานและวันที่ไปยังรายการสิ่งที่ต้องทำหรือปฏิทินและ
- เพิ่ม URL อีเมลเพื่อใช้อ้างอิง
- ตอบกลับทันทีหากเป็นไปได้
- ร่างคำตอบหากจำเป็น
- เก็บหรือลบอีเมลทุกฉบับที่คุณเปิดและ
- ประมวลผลโฟลเดอร์ฉบับร่างและรายการงานวันละครั้ง
ตัวกรองและป้ายกำกับอีเมล
หลายคนเก็บอีเมลไว้ในกล่องจดหมายเพราะพวกเขาไม่ทราบวิธีที่ดีกว่าในการติดตามอีเมล ทำให้เกิดความยุ่งเหยิงและเมื่อเวลาผ่านไปทำให้หาของได้ยากขึ้น ใน Gmail คุณสามารถค้นหาอีเมลได้อย่างง่ายดายโดยใช้คุณลักษณะการค้นหาที่มีประสิทธิภาพ อีกวิธีหนึ่ง คุณสามารถติดป้ายกำกับอีเมลเพื่อให้ค้นหาได้อย่างรวดเร็ว หากคุณต้องเก็บไว้ในกล่องจดหมายหรือจัดเรียงไว้ในโฟลเดอร์เพื่อเรียกค้นในภายหลัง
แทนที่จะจัดเรียงอีเมลด้วยตนเอง คุณสามารถตั้งค่าตัวกรองเพื่อประมวลผลอีเมลที่คุณได้รับเป็นประจำโดยอัตโนมัติ รวมถึงการแจ้งเตือน การสมัครรับข้อมูล สรุป รวมถึงอีเมลจากบุคคลที่ต้องการ แทนที่จะตั้งค่าตัวกรองใหม่สำหรับแหล่งที่มาแต่ละรายการ ให้สร้างอีเมลแทนสำหรับประเภทของอีเมล (เช่น การแจ้งเตือนในฟอรัมหรือการสมัครรับจดหมายข่าว) และกรองอีเมลตามที่อยู่อีเมลที่ส่งไป โดยการนำอีเมลเหล่านั้นไปยังโฟลเดอร์เฉพาะของตนเอง อีเมลจะไม่อุดตันกล่องจดหมายของคุณ คุณจะไม่เสียเวลากับการประมวลผล และคุณยังสามารถอ่านได้ทุกเมื่อที่คุณมีเวลา
วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการอีเมลของคุณคือ...
- เรียนรู้วิธีค้นหาอีเมลของคุณ
- ป้ายกำกับและ
- จัดเรียงอีเมล
- ควรใช้ตัวกรองอัตโนมัติหากเป็นไปได้ และ
- ทำให้พวกเขาข้ามกล่องจดหมายของคุณหากคุณไม่ต้องจัดการกับพวกเขาทันที
ลดอีเมลขาเข้า
เมื่อคุณเริ่มล้างกล่องจดหมายของคุณทุกวัน คุณจะสังเกตเห็นว่าอีเมลใดที่คุณไม่ต้องการ แทนที่จะตั้งค่าตัวกรองสำหรับอีเมลที่คุณไม่ต้องการรับหรือจะไม่มีเวลาอ่าน ให้ดำเนินการแทน ซึ่งอาจหมายความว่าคุณยกเลิกการสมัครรับจดหมายข่าวที่คุณไม่เคยอ่าน บอกเพื่อนว่าอย่าส่งต่อการ์ตูนให้คุณอีกต่อไป หรือขอให้เพื่อนร่วมงาน CC เฉพาะคุณในอีเมลสำคัญๆ
กล่าวโดยย่อ ให้ระบุอีเมลที่ไม่จำเป็น ยกเลิกการสมัครอย่างเข้มงวด และกรองไปที่ถังขยะหากจำเป็น
ตั้งค่าตัวอย่าง:ทำให้อีเมลของคุณชัดเจน &บรีฟ
ต้องใช้เวลาในการเขียนอีเมลที่ซับซ้อน และใช้เวลาในการอ่านและประมวลผล ช่วยตัวเองและผู้อื่นให้มีเวลา และเรียนรู้ที่จะรักษาอีเมลของคุณให้ชัดเจนและกระชับ
นี้เริ่มต้นด้วยหัวเรื่องที่ดี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้สะท้อนเนื้อหาในอีเมลของคุณอย่างชัดเจน สิ่งนี้จะง่ายขึ้นหากคุณยึดติดกับหัวเรื่องเดียวต่ออีเมล สุดท้าย เก็บอีเมลของคุณโดยย่อ ฉันจะไม่แนะนำนโยบายหนึ่งประโยค แต่อีเมลงานประจำวันควรจะสั้น คิดและดึงสาระสำคัญของสิ่งที่คุณต้องการสื่อสารก่อนที่จะส่ง
ผู้รับของคุณจะชอบอีเมลของคุณหากมี...
- หัวเรื่องที่ชัดเจน
- หนึ่งเรื่องต่ออีเมล
- แนวคิดหลักแสดงไว้อย่างชัดเจนใน
- ไม่เกิน 1-5 ประโยค
ใช้คำตอบสำเร็จรูป
หากคุณได้รับอีเมลจำนวนมากซึ่งต้องการคำตอบเดียวกันไม่มากก็น้อย ให้สร้างเทมเพลตและตั้งค่าการตอบกลับสำเร็จรูป ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาได้มากและดำเนินการกับ Gmail ได้ง่ายมาก เราได้ทุ่มเททั้งบทความเกี่ยวกับวิธีการส่งอีเมลได้เร็วขึ้น &ดีขึ้นด้วยการตอบกลับสำเร็จรูป
ใช้แป้นพิมพ์ลัด
โปรแกรมอีเมลส่วนใหญ่มีแป้นพิมพ์ลัด ตัวอย่างเช่น Gmail มีทางลัดสำหรับการตอบกลับ (ก) การลบ (SHIFT + 3) หรือการเก็บถาวรอีเมล (ก) เราได้รวบรวมสรุป PDF ของ Gmail Shortcuts ที่มีประโยชน์ไว้ที่นี่ โปรดทราบว่าคุณอาจต้องเปิดใช้งานแป้นพิมพ์ลัด ใช้เวลาสักครู่เพื่อเรียนรู้แป้นพิมพ์ลัดสำหรับโปรแกรมรับส่งเมลที่คุณเลือก และคุณจะประมวลผลอีเมลของคุณเร็วขึ้นทุกวัน
ต่อไปนี้คือเคล็ดลับประสิทธิภาพของอีเมลเพิ่มเติมที่จะช่วยให้คุณใช้งานอีเมลได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
บทสรุป
อีเมลเป็นเครื่องมือสื่อสารที่ควรให้บริการคุณ ไม่ใช่ควบคุมชีวิตของคุณ ระบุให้ชัดเจนว่าคุณต้องการบรรลุอะไรด้วยเครื่องมือสื่อสารนี้ วิธีที่คุณต้องการใช้เวลาของคุณ และทำให้เป็นอัตโนมัติหรือขจัดสิ่งที่ขวางกั้นระหว่างคุณและการประมวลผลอีเมลของคุณอย่างรวดเร็ว หากทำถูกต้อง การล้างกล่องจดหมายก็ไม่ต้องใช้เวลานาน และเมื่อคุณมีกิจวัตรที่ดีแล้ว คุณจะไม่ต้องกังวลว่าจะไม่ตรวจสอบอีเมลสักสองสามชั่วโมงหรือหนึ่งวันในขณะที่คุณทำงานที่สำคัญกว่านั้น คุณจะรู้ว่ากิจวัตรของคุณจะช่วยให้คุณลุยผ่านกล่องจดหมายที่ถูกน้ำท่วมได้ในเวลาไม่นาน
คุณมีเคล็ดลับในการประมวลผลอีเมลที่ฉันพลาดไปไหม
เครดิตรูปภาพ:โลโก้อีเมลผ่าน Shutterstock นาฬิกาและอีเมลผ่าน Shutterstock กล่องจดหมายผ่าน Shutterstock อีเมลขาเข้าทาง Shutterstock ฟองคำพูดผ่าน Shutterstock
