ชีวัยหมุนเวียนรอบการสื่อสาร และโดยปริยายไม่มีอะไรสำเร็จโดยไม่มีมัน อีเมลเป็นเครื่องมือสื่อสารที่มีเจตนาทำให้ชีวิตคุณง่ายขึ้น แทนที่จะต้องพิมพ์จดหมายหรือพยายามจับคนทางโทรศัพท์หรือ 직접 你可以快速打幾行就結束了
但郵件也可能是一個重要的時間黑洞。這通常發生在它被以錯誤方式使用時。許多人發送你不需要的郵件，主題行不能反映內容，並且使用比必要更多的詞。但這也可能是你自己的錯，例如如果你不正確處理郵件或濫用你的收件箱作為待辦事項或閱讀清單。事實是，你可以通過改善習慣並嚴格採用幾個關鍵的郵件效率提示來更快地處理郵件。
安排郵件時間
如果你害怕處理郵件，或者你經常花太多時間清理收件箱，試著承諾一個時間表。有些人建議每天做兩次郵件，每次一段固定時間。安排時間很聰明，因為它創造了時間框架和心理空間來專注於完成任務。此外，你會弄清楚你到底花了多少時間在郵件上。
每天只查兩次郵件並不適合所有人。如果你需要掌握情況並一天多次查郵件，給自己每小時幾分鐘，除了早晚查和處理郵件。那些短暫的郵件衝刺是回覆緊急郵件或回覆你首先需要獲取信息的郵件的機會。
這個想法是...
- 通過安排郵件時間創建時間限制，
- 有留在該限制內的雄心，
- 變得更快，和
- 逐步釋放你時間表上的時間。
這種心態幫助你專注並變得更有效率。將其與本文中的所有其他郵件效率提示相結合，你很快就能以前所未有的速度處理郵件。
處理你打開的每一封郵件
你打開的每一封郵件都要求你以一種或另一種方式行動。立即這樣做可以節省時間，因為你不必再次處理那封郵件。你也將至少一天清空一次收件箱，這是一種解脫的感覺。
對於你打開的每一封郵件，如果可能請立即行動，如果必要則安排任務，然後歸檔或刪除郵件。立即行動可能意味著你快速回覆，進行簡短電話，將日期轉移到日曆，將任務添加到待辦事項列表，歸檔郵件或任何稍後閱讀的內容。每當你無法立即回覆或行動時，起草回覆並安排任務來處理你需要做的任何事情。在任何情況下，將所有郵件從收件箱中移出。
請注意，在 Gmail 中，每封郵件都有唯一的 URL。現在不要用它來書籤你的郵件！相反，將鏈接添加到待辦事項列表或日曆條目上的相應任務。這比在收件箱中跟蹤那些郵件好得多。
為了充分利用你的時間...
- 對你打開的每一封郵件採取行動，
- 將任務和日期轉移到待辦事項列表或日曆並
- 添加郵件 URL 以供參考，
- 如果可能請立即回覆，
- 如果需要請起草回覆，
- 歸檔或刪除你打開的每一封郵件，和
- 每天處理一次草稿資料夾和任務列表。
過濾 & 標籤郵件
許多人將郵件保留在收件箱中，因為他們不知道有更好的方法來跟蹤它們。這導致雜亂，並隨著時間實際上使得更難找到東西。在 Gmail 中，你可以使用強大的搜索功能輕鬆找到任何郵件。或者，你可以給郵件加上標籤以便在必須將它們保留在收件箱中時快速找到它們，或將它們排序到資料夾中以便稍後檢索。
與其手動排序郵件，你可以設置過濾器來自動處理你定期收到的郵件，包括通知、訂閱、摘要，以及來自特定人員的郵件。與為每個單獨來源設置新過濾器不同，為郵件類型創建電子郵件別名（例如論壇通知或時事通訊訂閱），並根據郵件發送到的電子郵件地址過濾郵件。通過將那些郵件導向它們自己的專用資料夾，它們永遠不會堵塞你的收件箱，你不會浪費時間處理它們，並且你仍然可以在有時間時閱讀它們。
管理郵件的最佳方式是...
- 學習如何搜索你的郵件，
- 標籤和
- 排序郵件，
- 理想情況下盡可能使用自動化過濾器，和
- 如果你從不需要立即處理它們，讓它們繞過收件箱。
減少傳入郵件
當你開始每天清理收件箱時，你會注意到哪些郵件你不需要。與其為你不真正想接收或永遠沒時間閱讀的郵件設置過濾器，不如採取行動。這可能意味著取消訂閱你從不閱讀的時事通訊，告訴朋友不要再轉發漫畫給你，或要求同事只在重要郵件上抄送你。
簡而言之，處理不必要的郵件，嚴格取消訂閱，必要時過濾到垃圾桶。
樹立榜樣: 保持你自己的郵件清晰 & 簡潔
撰寫一封詳細的郵件需要時間。閱讀和處理它也需要時間。節省你自己和他人的時間，並學會保持你的郵件清晰簡潔。
這始於一個好的主題行。確保它清楚地反映你郵件的內容。如果你堅持每封郵件一個主題，這會變得更容易。最後，保持你的郵件簡短。我不會建議一句話政策，但日常工作郵件應該簡短。在發送前先思考並提煉你想傳達的本質。
你的收件人會愛上你的郵件，如果它們包含...
- 清晰的主題行，
- 每封郵件一個主題，
- 關鍵思想清晰表達在
- 不超過 1-5 句子。
使用預設回復
如果你收到很多或多或少需要相同回復的郵件，創建一個模板並設置預設回復。這可以節省大量時間，並且用 Gmail 很容易做到。我們已經專門用一整篇文章來介紹如何使用預設回復更快更好地發送郵件。
使用鍵盤快捷鍵
大多數郵件程序提供鍵盤快捷鍵。例如 Gmail 有回覆 (a)、刪除 (SHIFT + 3) 或歸檔郵件 (a) 的快捷鍵。我們在這裡編譯了有用的 Gmail 快捷鍵 PDF 摘要。請注意，你可能必須啟用鍵盤快捷鍵。花幾分鐘學習你選擇的郵件客戶端的鍵盤快捷鍵，你將每天更快地處理郵件。
這裡有一些更多的郵件效率提示幫助你更有效地使用郵件。
結論
郵件是一種溝通工具，應該為你服務，而不是控制你的生活。清楚你想用這個溝通工具達成什麼，你想怎麼花時間，並自動化或消除任何阻礙你快速處理郵件的東西。如果做得正確，清理收件箱不需要花很多時間。一旦你有了好的常規，你就不會擔心幾個小時或一天不查郵件，因為你在做更重要的工作。你會知道你的常規會讓你在短時間內衝過淹沒的收件箱。
你有任何我遺漏的郵件處理提示嗎？
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