ดูรอบๆ ไป กลุ่มอยู่ทุกที่ นั่นคือวิธีที่เราทำงานในแอปโซเชียลอย่าง Facebook หรือ WhatsApp ทำไม Gmail เก่าและอื่อๆ จึงจะต่างออกไป? อีเมลกลุ่มใน Gmail สามารถประหยัดความยุ่งยากในการเลือกที่อยู่ทีละรายการ แต่เราต้องพูดถึงประโยชน์อื่นๆ ของอีเมลกลุ่มด้วย
อีเมลกลุ่มมากกว่ารายการที่อยู่อีเมลอย่างง่าย มาดูประโยชน์หลังจากที่เราสร้างกลุ่มอีเมลแรกใน Gmail กัน
วิธีสร้างอีเมลกลุ่มใน Gmail อย่างรวดเร็ว
สร้างกลุ่มอีเมลทันทีที่คุณพบว่าคุณส่งอีเมลให้กลุ่มคนเดิมบ่อยๆ อีเมลกลุ่มคืออย่างที่มันกล่าวไว้—ชุดที่อยู่อีเมลที่สามารถแบ่งปันการสนทนาร่วมกันได้ ดังนั้นเปิดกล่องจดหมาย Gmail ของคุณและทำตามขั้นตอนด้านล่าง
1. ล็อกอิน Google Contacts ด้วยบัญชี Gmail ของคุณ
2. เลือกรายชื่อติดต่อที่คุณต้องการจัดกลุ่มด้วยเครื่องหมายถูกติดชื่อและที่อยู่อีเมลในรายการ ผมเบลอ ID อีเมลในภาพด้านล่าง
3. คลิกไอคอน กลุ่ม ด้านบน (ไอคอนสามหัวคน) เพื่อแสดงเมนูดรอปดาวน์
4. ในเมนูดรอปดาวน์นี้ เลือกกลุ่มที่มีอยู่ หรือคลิก สร้างใหม่ เพื่อวางรายชื่อติดต่อเหล่านี้ลงในรายการเฉพาะของพวกเขา
5. ป้อนชื่อที่ไม่ซ้ำสำหรับกลุ่มใหม่ในกล่องโต้ตอบ กลุ่มใหม่ ที่ป๊อปอัปขึ้นมา
6. คลิก OK เพื่อบันทึกกลุ่มอีเมล กลุ่มตอนนี้ปรากฏด้านซ้ายของหน้าจอ ภายใต้ "My Contacts" คุณยังสามารถเห็นป้ายกำกับพร้อมชื่อกลุ่มต่อชื่อของพวกเขาในรายการรายชื่อติดต่อ
ใช้กล่องค้นหาเพื่อสร้างกลุ่มร่วม
กล่องค้นหาของ Google Contacts เป็นอีกวิธีรวดเร็วในการสร้างกลุ่มส่งอีเมล หากคุณจัดระเบียบข้อมูลติดต่อส่วนใหญ่ใน Google Contacts แล้ว คุณสามารถจัดกลุ่มรอบเกณฑ์การค้นหาใดๆ ได้
ตัวอย่างเช่น ในภาพด้านล่าง ผมใช้คีย์เวิร์ดจากฟิลด์ บันทึก เพื่อหาเพื่อนของผมที่ทำงานในเทคโนโลยีสารสนเทศ
จากนั้น เพียงแค่เลือกผู้ติดต่อและสร้างกลุ่มใหม่หรือเพิ่มสมาชิกไปยังกลุ่มเก่า
คุณสามารถใช้เกณฑ์ใดๆ เพื่อสร้างรายการร่วม ตัวอย่างเช่น รายการสมาชิกจากประเทศเดียวกัน หรือนามสกุลเดียวกัน นี่คือเหตุผลที่คุณควรเก็บ Google Contacts ของคุณให้สะอาดและเรียบร้อย
วิธีเพิ่มรายชื่อติดต่อไปยังกลุ่มอีเมล
กลุ่มอีเมลเฉพาะเหล่านี้เป็นหนึ่งในความลับของการจัดระเบียบกล่องจดหมาย ดังนั้นให้เพิ่มรายชื่อติดต่อใหม่ไปยังกลุ่มที่ถูกต้อง และคุณจะไม่ต้องลุยหาในรายการที่อยู่ทุกครั้ง คุณสามารถเพิ่มรายชื่อติดต่อไปยังกลุ่มอีเมลจากรายการ My Contacts หลัก หรือจากภายในกลุ่มได้ด้วยไม่กี่คลิก
นี่คือวิธีทำจากภายในกลุ่ม
1. เลือกกลุ่มจากแถบด้านซ้าย
2. คลิกไอคอนหัวคนเดี่ยวที่เขียนว่า เพิ่มไปยัง "ชื่อกลุ่ม"
3. พิมพ์ชื่อของพวกเขาในกล่องข้อความ และเลือกที่อยู่อีเมลที่ Gmail แนะนำ คลิก เพิ่ม หากพวกเขามีอีเมลหลายอัน Google จะเลือกอันแรกที่แสดงในรายชื่อติดต่อ
คุณยังสามารถเพิ่มรายชื่อติดต่อเดี่ยวไปยังกลุ่มใดๆ จากบัตรรายชื่อติดต่อของพวกเขา ดูหน้าจอด้านล่าง:
วิธีลบรายชื่อติดต่อจากกลุ่มอีเมล
คุณอาจเพิ่มผู้ติดต่อผิด หรือคุณแค่อยากสลับสมาชิกบ้าง ลบสมาชิกออกจากกลุ่มอีเมลโดยเพียงแค่ยกเลิกการเลือก นี่คือวิธีทำใน 6 ขั้นตอน
- เลือกและเปิดกลุ่มจากแถบด้านซ้ายของ Google Contacts
- เลือกหนึ่งหรือหลายรายชื่อติดต่อที่คุณต้องการลบด้วยเครื่องหมายถูกต่อชื่อของพวกเขา
- คลิกปุ่ม กลุ่ม ด้านบน
- ยกเลิกติ๊กเครื่องหมายสำหรับกลุ่มที่คุณต้องการลบพวกเขาออก
- คลิก ใช้ จากเมนูดรอปดาวน์นั้น
- รายชื่อติดต่อควรถูกลบออกจากรายการทันที และ Gmail แสดงการแจ้งเตือนเล็กน้อยที่ด้านบนของหน้าจอเพื่อยืนยัน คุณสามารถเลือก undo ได้ภายในไม่กี่วินาทีหากต้องการ
สร้างรายชื่อการกระจายใน Gmail
เมื่อสร้างกลุ่มแล้ว มันจะกลายเป็นรายชื่อการกระจายของคุณสำหรับเนื้อหาใดๆ คุณยังสามารถส่งอีเมลได้จาก Google Contacts แตเป็นไปได้มากกว่าที่คุณจะอยากใช้ Gmail แทน
- เปิด Gmail
- คลิกปุ่ม Compose
- ในกล่องข้อความ To: เริ่มพิมพ์ชื่อกลุ่ม Gmail จะแนะนำชื่อกลุ่มให้คุณเลือกโดยอัตโนมัติ
- เลือกชื่อกลุ่ม และ ID อีเมลทั้งหมดจะถูกเพิ่มเข้าไปในฟิลด์ To:
คุณยังสามารถรวมกลุ่ม Gmail ในฟิลด์ CC (Carbon Copy) และ BCC (Blind Carbon Copy) ได้เหมือนที่อยู่อื่นๆ ใช้ฟิลด์ BCC หากคุณต้องการส่งอีเมลให้กลุ่มคนที่ไม่เกี่ยวข้องกัน พวกเขาจะเห็นที่อยู่ของตัวเองอย่างเดียว
กลุ่มรายชื่อติดต่อ Gmail เทียบกับ Google Groups
รายชื่อส่งจดหมาย Gmail และ Google Groups เป็นสิ่งที่ต่างกัน
กลุ่มรายชื่อติดต่อ Gmail เป็นสำหรับการใช้งานส่วนตัว ในขณะที่ Google Groups เป็นอย่างเว็บบอร์ดออนไลน์ กลุ่มอีเมลใน Gmail จัดการผ่านรายชื่อติดต่อและเป็นของผู้สร้าง
คุณสามารถสร้างกลุ่มอีเมลกับ Google Groups ได้ พวกเขาสามารถใช้โดยสมาชิกทั้งหมดและใครก็ตามที่ขอสมาชิก หนึ่งในประโยชน์คือคุณสามารถเข้าร่วม Google Groups โดยไม่ต้องมี Gmail ได้ พวกเขาสามารถเป็นพื้นที่ทำงานร่วมที่ดีสำหรับทีมที่คล้ายคลึงกัน Google Groups ให้คุณสร้างกล่องจดหมายร่วมกับที่อยู่อีเมลร่วม และอิสระในการแชร์ Google Calendar
เราเน้นที่กลุ่มอีเมลจาก Gmail ที่นี่ จึงจะชี้ไปยังหน้าสนับสนุนที่ถูกต้องสำหรับ Google Groups หากคุณอยากรู้เพิ่มเติม
ประโยชน์ด้านประสิทธิภาพของกลุ่มอีเมล
กลุ่มอีเมล Gmail ไม่ได้หมายถึงทีมเท่านั้น เหมือนกลุ่มอื่นๆ คุณสามารถสร้างพวกเขารอบความสนใจร่วมกันได้ทุกอย่าง ผมแนะนำว่าคุณควรสร้างกลุ่มรายชื่อติดต่อแบบกำหนดเองสำหรับทุกวัตถุประสงค์
- อยากประสานกลุ่มเรียน? สร้างกลุ่ม Gmail
- อยากส่งจดหมายข่าวส่วนบุคคล? สร้างรายชื่อส่งกระจายพร้อมเทมเพลตจดหมายข่าว
- มีงานเงื่อนไหวใกล้เข้ามา? ด้วยรายชื่อการกระจายเหล่านี้ คุณไม่ต้องกังวลว่าจะลืมใคร
- จัดการบัญชีอีเมลหลายบัญชีใน Gmail? ใช้กลุ่มอีเมลแบบกำหนดเองจัดระเบียบจดหมายที่ส่ง
กลุ่มอีเมลในฐานะรายชื่อการกระจายเป็นฟีเจอร์ทั่วไปใน Outlook ด้วยความพยายามบางอย่าง คุณสามารถทำให้ Gmail พฤติกรรมเหมือนไคลเอนต์อีเมลเดสก์ท็อปอันทรงพลังได้ มันเป็นขั้นตอนง่ายและจะช่วยให้คุณกลายเป็นผู้ใช้ Gmail ระดับพาวเวอร์
