ไม่มีเรื่องว่าเคล็ดลับ Gmail มากเกินไป จริงไหม?
Gmail มีอินเทอร์เฟซน่าสนใจและฟีเจอร์ที่มีประโยชน์หลายอย่างทำให้มันนำช้ำบริการเว็บเมลอื่นๆ และไคลเอนต์อีเมลเดสก์ท็อป ความนิยมทำให้นักพัฒนาสร้างส่วนขยายและปลั๊กอินให้ตลอดเวลา
ถ้า คุณ เป็นผู้ใช้ Gmail คุณมีเคล็ดลับและส่วนขยายไร้รู้จบที่จะช่วยให้คุณใช้ประโยชน์สูงสุด เราจะสำรวจบางส่วนในบทความนี้ แล้วชี้ทางไปยัง ส่วนขยาย Gmail อีก 20 ตัว!
3 ส่วนขยายเบราว์เซอร์ Gmail ที่จำเป็น
เริ่มต้นด้วย 3 ส่วนขยายยอดนิยมที่เรารู้ว่าคุณจะตกหลุมรัก:
- Gmail Offline [ไม่มีแล้ว]: แอป Chrome อย่างเป็นทางการจาก Gmail อนุญาตให้คุณประมวลผลอีเมลแม้ไม่มีอินเทอร์เน็ต
- Boomerang: แอปนี้ช่วยจัดตารางส่งอีเมลและติดตามได้อย่างง่ายดาย ทำงานบน Chrome, Firefox และ Safari
- Checker Plus for Gmail: ส่วนขยาย Chrome นี้เป็นตัวแจ้งเตือนเดสก์ท็อปสูงสุดสำหรับ Gmail ให้คุณอ่านอีเมลและแม้แตลบได้โดยไม่ต้องเปิด Gmail ในเบราว์เซอร์
หลังจากนำของโปรดเหล่านี้ไปแล้ว มาดู 10 เคล็ดลับ Gmail ที่จะเลื่อนคุณขึ้นสู่ระดับ Power User เราจะใช้การตั้งค่า Gmail บ่อย ดังนั้นคุณควรทราบว่าหาได้ที่ไหน: คลิกไอคอนเฟืองใต้รูปโปรไฟล์ (มุมขวาบน) ใน Gmail แล้วคลิก Settings ในเมนูที่ขึ้นมา
1. ทำให้ Gmail เป็นศูนย์กลางอีเมลของคุณ
ในทางปฏิบัติ คุณไม่อยากข้ามไปมาระหว่างบัญชีอีเมลหลายบัญชีทุกวัน ตั้งค่าบัญชี Gmail หลักให้ทำหน้าที่หนัก — ส่ง รับ และจัดเรียงอีเมล ทำได้จาก Settings > Accounts
ค้นหาตัวเลือก Send mail as และ Check mail from other accounts และทำตามกระบวนการตั้งค่าที่นำทาง เพื่ออนุญาตให้อีเมลหลักส่งและรับ (ผ่าน POP3) ข้อความแทนบัญชีอื่นที่คุณเป็นเจ้าของ คุณจะต้องทำซ้ำสำหรับทุกบัญชีที่ต้องการเพิ่ม และการตั้งค่าเซิร์ฟเวอร์เมลเหล่านี้จะช่วยได้
ถ้าคุณอยากมอบหมายงานประมวลผลอีเมลให้คนที่ไว้วางใจ คุณยังสามารถมอบสิทธิ์เข้าถึงบัญชีจากส่วนนี้ (Accounts) ได้
หมายเหตุ:
1. หากต้องการรับอีเมลผ่าน IMAP แทน POP คุณสามารถตั้งค่าการส่งต่อ (forwarding) จากแต่ละบัญชีไปยัง Gmail หลักได้
2. ขณะเพิ่มที่อยู่อีเมลใน "send mail as" คุณต้องตัดสินใจว่าจะให้ Gmail จัดการอีเมลเป็น alias หรือไม่ ไม่แน่ใจว่าคืออะไร? คู่มือ Gmail aliases ของเราช่วยคุณได้
2. ทำความสะอาด เร่งความเร็ว Gmail
ในฐานะ Power User คุณจะอยากกำจัดทุกอย่างที่ทำให้ Gmail วุ่นวายหรือช้า คุณยังอยากเพิ่มการแก้ไขเพื่อเร่งความเร็ว เริ่มจากที่นี่:
- Mute อีเมลกลุ่ม โดยคลิก Mute จากเมนู More ในข้อความ ทำให้เงียบการแจ้งเตือนสำหรับอีเมลเหล่านั้น ในขณะที่ยังรับข้อความใหม่ในสレッド
- ซ่อนป้ายกำกับที่ไม่ใช้ ผ่าน Manage labels จากแถบด้านข้าง หรือ Settings > Labels
- แสดงรายชื่อและข้อความมากขึ้นต่อหน้า ผ่านตัวเลือก Maximum page size ภายใต้ Settings > General
- โหลด Gmail เร็วขึ้น โดยสลับไปใช้เวอร์ชันพื้นฐาน (HTML) มันดูไม่สวยและลื่นไหลเท่าเวอร์ชันปกติ แต่ประหยัดเวลามากเมื่อคุณจัดการกับอินเทอร์เน็ตช้า
ถ้าคุณอยาจัดการอินเทอร์เฟซและเวิร์กโฟลว์ Gmail อย่างละเอียด ส่วนขยาย Gmelius สำหรับ Chrome, Firefox, Opera และ Safari เป็นวิธีที่สมบูรณ์ มันอนุญาตให้คุณเปลี่ยนลักษณะ Inbox, แปลงอีเมลเป็นกิจกรรม Google Calendar, บล็อกการติดตามอีเมล และอื่นๆ อีกมาก
3. สำรองข้อความ Gmail ออฟไลน์ด้วย Gmvault
Gmvault เป็นโปรแกรมเดสก์ท็อปฟรีและโอเพนซอร์สที่ทำให้การสำรอง Gmail ไม่ปวดหัว ติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ Windows, Linux, หรือ Mac และรันโหมดซิงค์เต็มรูปแบบเพื่อสำรองบัญชี Gmail ทั้งหมด จากนั้นใช้ตัวเลือกซิงค์เร็วเพื่อเก็บที่เก็บข้อมูลสำรองให้ทันสมัยเป็นประจำ คุณสามารถใช้ Gmvault สำรองบัญชี Gmail หลายบัญชี และแม้แต่เข้ารหัสอีเมลที่บันทึก
อีกวิธีที่น่าเชื่อถือในการสำรองอีเมลคือการติดตั้งไคลเอนต์อีเมลเดสก์ท็อปและเพิ่มบัญชี Gmail เพื่อบันทึกอีเมลลงเครื่องท้องถิ่น เพื่อให้แน่ใจว่ามีสำเนาอีเมลอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ คุณต้องทำแบบนี้โดยใช้ IMAP
คุณยังสามารถดาวน์โหลดสำเนาข้อมูล Gmail ด้วยฟีเจอร์ Takeout ของ Google เอง และนำเข้าข้อมูลนั้นเข้าไคลเอนต์อีเมล
หมายเหตุ: หากไคลเอนต์อีเมลของคุณไม่สามารถซิงค์อีเมลจาก Gmail ได้ อาจเป็นเพราะคุณยังไม่ได้เปิดใช้งานการเข้าถึง IMAP หากต้องการเปลี่ยน ให้ไปที่ Settings > Forwarding and POP/IMAP ใน Gmail บนเว็บ และภายใต้ IMAP access เลือกปุ่มไรดิโอข้าง Enable IMAP
4. จัดระเบียบอีเมลาอัจฉริยะ
คุณรู้ไหมว่าจุดในชื่อผู้ใช้ Gmail ไม่มีผล? สิ่งน่าสนใจคือคุณสามารถใช้ประโยชน์จากนี้ได้ มาดูวิธี:
สมมติ Gmail ID ของคุณคือ muo.reader@gmail.com นี่เหมือนกับ muoreader@gmail.com ซึ่งเหมือนกับ m.u.o.r.e.a.d.e.r@gmail.com ซึ่งเหมือนกับ mu.or.re.ad.er@gmail.com จริงๆ จุดไม่มีผล
นอกจากนี้ หากคุณต่อข้อความสุ่มขึ้นต้นด้วยเครื่องหมาย '+' หลังชื่อผู้ใช้ ข้อความนั้นก็ไม่นับเช่นกัน ดังนั้น muo.reader+longtime@gmail.com จะเหมือนกับ muo.reader@gmail.com
อีเมลที่ส่งไปที่ที่อยู่ข้างต้นจะไป parar ใน Inbox ที่เชื่อมโยงกับ ID เดิม: muo.reader@gmail.com แต่คุณสามารถใช้การเปลี่ยนแปลงชื่อผู้ใช้นี้เพื่อส่งอีเมลเฉพาะไปยังโฟลเดอร์เฉพาะโดยใช้ฟิลเตอร์
เช่น คุณสามารถแชร์ ID muo.reader@gmail.com ให้เพื่อนร่วมงาน และส่งอีเมลที่รับที่ที่อยู่นั้นไปยังโฟลเดอร์ชื่อ Work ทำนองเดียวกัน แชร์ muoreader@gmail.com ให้เพื่อน และส่งอีเมลไปโฟลเดอร์ Personal คุณแม้แต่สามารถใช้เคล็ดลับนี้ติดตาม/บล็อกสแปมเมอร์ได้ แต่ควรทราบว่าไม่ทำงานกับบัญชี Google Apps
นี่ไม่ใช่วิธีเดียวที่ใช้ฟิลเตอร์ Gmail จัดระเบียบ Inbox ไปที่ Settings > Filters and Blocked Addresses ตั้งค่าฟิลเตอร์จับการแจ้งเตือนกิจกรรม Google Calendar, จดหมายข่าว, การเตือนงาน ฯลฯ ไว้ในโฟลเดอร์ที่เหมาะสมและหาง่าย อย่าลืมว่าป้ายกำกับ Gmail ทำได้อะไรสำหรับ Inbox (และสุขภาพจิตของคุณ) ใช้ประโยชน์จากมัน!
5. เปิดใช้งานฟีเจอร์ Gmail Labs ที่ดีที่สุด
ส่วน Labs ใน Settings ของ Gmail มีฟีเจอร์เก๋ๆ หลายอย่างที่คุณควรใช้แต่อาจไม่ได้ใช้ นี่คือบางอย่างที่เราแนะนำให้เปิดทันที:
- Mark as Read Button เพื่อทำเครื่องหมายอ่านอีเมลด้วยการคลิกปุ่ม
- Authentication icon for verified senders เพื่อกำจัดอีเมลจากสแปมเมอร์โดยเน้นอีเมลที่แท้จริงด้วยไอคอน กุญแจ พิเศษ
- Canned Responses เพื่อหลีกเลี่ยงการพิมพ์ข้อความซ้ำในอีเมลซ้ำๆ
- Preview pane เพื่อโหลดอีเมลแต่ละฉบับในหน้าต่างแทนหน้าใหม่ แบบ Outlook คุณเลือกมุมมองแยกแนวนอนหรือแนวตั้งได้หลังเปิดใช้งาน
- Multiple Inboxes เพื่อแบ่ง Inbox เป็นหลาย Sub-inboxes สะดวก สามารถจัดกลุ่มข้อความตามบัญชีที่ส่งไป, ว่าดาวตาราง, มีไฟล์แนบ ฯลฯ
- Auto-advance เพื่อเลื่อนไปข้อความถัดไปในคิวอัตโนมัติหลังประมวลผลอีเมล
6. ย้ายไฟล์แนบระหว่าง Gmail และที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์อย่างราบรื่น
ถ้าคุณใช้ Google Drive ขีดจำกัด 25MB ของไฟล์แนบ Gmail คืออุปสรรคที่เกือบไม่มีอยู่จริง เพราะคุณสามารถส่งไฟล์ใหญ่เป็นไฟล์แนบโดยลิงก์โดยตรงจาก Google Drive กระบวนนี้ทำงานย้อนกลับได้เช่นกัน คือ คุณสามารถบันทึกไฟล์แนบ Gmail ไปยัง Google Drive โดยตรง
อยากใช้ Dropbox สำหรับบันทึกและอัปโหลดไฟล์แนบ? Dropbox for Gmail คือสิ่งที่คุณต้องการ แต่ทำงานบน Chrome เท่านั้น นั่นคือเหตุผลที่คุณอาจอยากดู Kloudless [ไม่มีแล้ว] ซึ่งทำงานบน Chrome และ Firefox และ รองรับ Dropbox, Box และ Google Drive
ตอนนี้มาดูว่าจะหาตัวเลือกที่จะ:
- บันทึกไฟล์แนบ:
- อัปโหลดไฟล์แนบ:
ถ้าคุณใช้ Dropbox หรือ Google Drive ให้หาไอคอนที่ตรงกับบริการนั้นในตำแหน่งคล้ายๆ ข้างต้น
7. ประมวลผลอีเมลเป็นชุดๆ ด้วย Batched Inbox
แม้คุณจะเลื่อนอีเมลทุกเช้าไม่ได้ ก็อัจฉริยะที่จะมีพิธีกรรมจัดการอีเมลที่เหมาะกับคุณ โดยเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับการจัดการอีเมลเป็นชุดๆ ในเวลาที่กำหนด Batched Inbox เหมาะสำหรับนี้และทำงานบนเบราว์เซอร์หลักทุกตัว
บริการนี้ส่งอีเมลเข้าไปในโฟลเดอร์พิเศษที่มีป้ายกำกับ BatchedInbox และในช่วงเวลาที่คุณเลือก มันจะย้ายอีเมลเหล่านั้นเข้าสู่ Inbox ของคุณ
ถ้าคุณอยากให้อีเมลบางฉบับหรือจากผู้ติดต่อบางคนข้ามป้ายกำกับ BatchedInbox ไป? ไม่เป็นปัญหา คุณสามารถตั้งค่าให้อีเมลเหล่านั้นไป Inbox โดยตรงเมื่อมาถึง คุณแม้แต่สามารถจัดชุดอัปเดตจากโซเชียลมีเดียอย่าง Twitter และ Facebook ได้
ถ้าอยากเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Batched Inbox ก่อนลิงก์กับ Gmail หน้า FAQ นี้บอกทุกอย่างที่คุณต้องการรู้
8. ใช้ปุ่มลัดแป้นพิมพ์แบบกำหนดเองและเครื่องมือป้อนข้อมูล
คุณรู้ว่า Power User ไม่เล่นกับการชี้และคลิกเมาส์ใช่ไหม? พวกเขาไปตรงที่ปุ่มลัดแป้นพิมพ์ทุกที่ที่เป็นไปได้ บางผู้ใช้แม้แต่ปรับแต่งปุ่มลัดเพื่อจดจำได้ดีขึ้น และคุณก็ทำได้ แต่ก่อนอื่นคุณต้องเปิดใช้งานฟีเจอร์ Custom Shortcut ผ่าน Settings > Labs เมื่อทำแล้ว (และบันทึกการเปลี่ยนแปลง) คุณจะเห็นแท็บใหม่ชื่อ Keyboard Shortcuts ใน Settings สลับไปที่นั่นเพื่อ Remap ปุ่มลัด Gmail สำหรับการกระทำต่างๆ
ขณะที่คุณเพิ่มปุ่มลัดแบบกำหนดเอง คุณอาจอยากเพิ่มการรองรับการป้อนข้อมูลด้วยการเขียนมือใน Gmail นี่อนุญาตให้คุณปรับแต่งภาษาและเค้าโครงแป้นพิมพ์สำหรับพิมพ์อีเมล คุณสามารถเปิดใช้งาน input tools ภายใต้ Settings > General > Language หากเช็คบ็อกซ์ Enable input tools ไม่ขึ้น ให้คลิกลิงก์ Show all language options ในส่วน Language เพื่อแสดงมัน
9. จัดการบัญชีของคุณ
เช่นเดียวกับสิ่งดิจิทัลอื่นๆ บัญชี Gmail ของคุณไม่ได้ปลอดภัยจากแฮกเกอร์และสแปมเมอร์ ประเภทต่างๆ สิ่งที่ดีที่สุดคือติดตามบัญชี Gmail อย่างใกล้ชิดเพื่อหาความผิดปกติ และเสริมความปลอดภัย Gmail ด้วยเครื่องมืออย่างการเข้ารหัสอีเมลและการยืนยันตัวตนสองปัจจัย
เหมือนแฮกเกอร์ไม่พอให้กังวล Google ยังยืนยันว่าต้องเจาะจงเรื่องดิจิทัลของคุณ สิ่งปลอบใจคือ Google ตอนนี้ให้สรุปข้อมูลที่มีเกี่ยวกับคุณ และ ตัวเลือกในการล้างข้อมูลนั้น คุณจะพบทั้งสองในส่วน My Account เข้าถึงได้โดยคลิกรูปโปรไฟล์มุมขวาบนใน Inbox Gmail แล้วคลิก My Account จากเมนูดรอปดาวน์
ในส่วน My Account คุณจะพบ 3 ส่วนย่อย: Sign-in & security, Personal info & privacy, และ Account preferences. ไปทุกส่วนและตรวจสอบทุกการตั้งค่า คุณจะเห็นว่าแอปบุคคลที่สามไหนเข้าถึง Gmail ได้ บ้างว่าคุณเห็นโฆษณาที่ปรับให้เหมาะกับคุณ Google บันทึกคำค้นหาเว็บหรือไม่ ฯลฯ ปรับตั้งค่าทั้งหมดตามชอบและเพื่อความเป็นส่วนตัวสูงสุด
10. สำรองข้อมูลบัญชีของคุณ
ขณะที่คุณตรวจสอบบัญชีอย่างละเอียด ให้จดบันทึกรายละเอียดต่อไปนี้เมื่อเจอ และเก็บไว้ในที่ปลอดภัย:
- เดือนและปีที่คุณสร้างบัญชี Google
- คำตอบคำถามความปลอดภัย
- เบอร์โทรศัพท์ที่เชื่อมโยงกับบัญชี
- ที่อยู่อีเมลที่ระบุสำหรับกู้คืนบัญชี
- ชื่อป้ายกำกับ Gmail 4 ชื่อ
- อีเมล ID ของ 5 คนที่คุณส่งเมลบ่อยที่สุด
หากคุณสูญเสียการเข้าถึง Gmail รายละเอียดเหล่านี้ช่วยให้คุณกู้คืนการเข้าถึงได้โดยพิสูจน์ตัวตนว่าเป็นเจ้าของบัญชีจริง คุณจะขอบคุณเราสำหรับการเตือนนี้หากคุณเผชิญกระบวนการกู้คืนบัญชีที่น่าปวดหัวของ Google
พร้อมที่จะเป็น Gmail Power User แล้วไหม?
Gmail มีผู้วิพากษ์วิจารณ์มาก โดยเฉพาะแนวทางที่เจาะจงเข้าอีเมล แต่ความสะดวกสบายระดับสูงดูเหมือนชนะลบล้างจุดอ่อนทั้งหมด หากดูจากฐานผู้ใช้งานมหาศาลของ Gmail ในทุกกรณี หากคุณใช้ Gmail คุณก็ควรใช้ประโยชน์สูงสุดจากมัน
เราจะทิ้งไว้กับบางรอบรวมส่วนขยาย Gmail สำหรับ 3 เบราว์เซอร์ยอดนิยม ให้คุณได้ ส่วนขยายอีก 20 ตัวที่ไม่ซ้ำกัน เลือก:
- 11 Chrome Extensions That Will Super-Power Your Gmail Experience
- Send This: 10 Life-Enhancing Firefox Add-ons for Gmail
- 5 Extensions That Make Safari a Gmail Productivity Powerhouse
ถ้าคุณต้องเลือกฟีเจอร์หรือส่วนขยาย Gmail เพียงหนึ่งอย่างที่คุณไม่สามารถขาดได้ จะเป็นอะไร? แชร์เลือกของคุณในความคิดเห็น!
