วิธีการควบคุมความวิตกกังวลของกล่องจดหมาย Gmail

อีเมลเยอะมาก เวลาน้อย คุณรู้สึกแบบนี้เมื่อต้องจัดการกล่องจดหมาย Gmail ของคุณหรือไม่

อาจเป็นเรื่องยากที่จะค้นหาข้อความสำคัญเมื่อกล่องจดหมายของคุณเต็ม แต่ด้วยการปรับการตั้งค่าที่เรียบง่ายและเครื่องมือที่เป็นประโยชน์ คุณจะหลีกเลี่ยงความกังวลในกล่องจดหมายของ Gmail ได้

เลือกรูปแบบ

Gmail มีมุมมองกล่องจดหมายหลายประเภทและแต่ละแบบสามารถกำหนดเองได้ ไม่ว่าคุณต้องการเห็นข้อความที่สำคัญที่สุดก่อนหรือข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน ประเภทกล่องจดหมาย ครอบคลุมการตั้งค่าของคุณ

ค่าเริ่มต้น ประเภทกล่องจดหมายจะจัดเรียงอีเมลของคุณตามหมวดหมู่เป็นแท็บ นี่เป็นวิธีที่สะดวกในการแยกข้อความโซเชียล โปรโมชั่น อัปเดต และฟอรัมออกจากข้อความหลักของคุณ คุณยังสามารถเปิดหรือปิดใช้งานแท็บต่างๆ ได้อีกด้วย

สำคัญก่อน เหมาะสำหรับการดูข้อความที่สำคัญที่สุดก่อน สิ่งนี้สร้างสองส่วน อันหนึ่งมีข้อความสำคัญอยู่ด้านบนและอีกอันหนึ่งมีอย่างอื่นอยู่ข้างใต้ เลือกได้ตั้งแต่ 5--50 ตัวในแต่ละพื้นที่

ยังไม่ได้อ่านก่อน และ ติดดาวก่อน ประเภททำงานเหมือนกับประเภทแรกที่สำคัญโดยแต่ละส่วนมีสองส่วน

หากต้องการเลือก ให้คลิกไอคอนรูปเฟือง> การตั้งค่า> อินบ็อกซ์ . จากนั้นเลือกจากประเภทกล่องจดหมาย กล่องแบบเลื่อนลง

หากคุณรู้สึกกระวนกระวายในการรออีเมลหรือค้นหาอีเมลที่ต้องการ การเปลี่ยนรูปแบบกล่องจดหมายอาจเป็นวิธีที่ถูกต้อง

ดำเนินการตามลำดับความสำคัญ

ด้วย Gmail คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญของข้อความสำคัญของคุณได้อย่างง่ายดาย และหากคุณทำการปรับเปลี่ยนง่ายๆ สองสามฉบับ อีเมลขาเข้าในอนาคตจะถูกจัดเรียงและทำเครื่องหมายตามนั้น

กล่องจดหมายสำคัญ

อีกรูปแบบหนึ่งที่ใช้ส่วนต่างๆ คือ กล่องจดหมายสำคัญ . ประเภทนี้ทำให้ข้อความสำคัญและยังไม่ได้อ่านของคุณเป็นอันดับแรก ติดดาวเป็นอันดับสอง และจากนั้นทุกอย่างจะอยู่ที่ด้านล่างโดยค่าเริ่มต้น แต่ข้อดีของประเภทนี้คือคุณสามารถปรับเปลี่ยนส่วนต่างๆ ให้เหมาะกับความต้องการของคุณได้

ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการให้มีข้อความที่ยังไม่ได้อ่านก่อน ตามด้วยข้อความที่สำคัญ การเปลี่ยนแปลงง่ายๆ คุณลักษณะที่ยอดเยี่ยมอีกประการหนึ่งของกล่องจดหมายสำคัญคือคุณสามารถเพิ่มส่วนตามป้ายกำกับของคุณได้ ซึ่งสะดวกมากหากคุณต้องการดูอีเมลที่ติดป้ายกำกับอย่างรวดเร็ว

เครื่องหมายแสดงความสำคัญ

ส่วนเครื่องหมายสำคัญจะมีประโยชน์ในการพิจารณาว่าข้อความใดควรถูกทำเครื่องหมายเช่นนั้น และหากคุณใช้รูปแบบกล่องจดหมายสำคัญหรือรูปแบบสำคัญอันดับแรก อย่าลืมตรวจสอบตัวเลือกเหล่านี้

Gmail จะวิเคราะห์อีเมลขาเข้าของคุณและทำเครื่องหมายว่ามีความสำคัญตามนั้น การพิจารณาประกอบด้วยปัจจัยหลายประการ รวมถึงกิจกรรมของคุณในข้อความที่คล้ายคลึงกันและคำหลักทั่วไปในสิ่งที่คุณอ่าน หากคุณไม่ต้องการใช้คุณลักษณะการคาดคะเนนี้ คุณสามารถปิดใช้งานคุณลักษณะนี้ได้ในการตั้งค่า

ทั้งสองตัวเลือกสามารถตั้งค่าได้โดยการเลือกไอคอนรูปเฟือง> การตั้งค่า> อินบ็อกซ์ .

ดังนั้นหากอีเมลที่มีลำดับความสำคัญเป็นปัญหาที่ใหญ่ที่สุดของคุณ ให้พิจารณาตัวเลือกเหล่านี้ เมื่อคุณใช้ประเภทกล่องจดหมายสำคัญและปรับเครื่องหมายสำคัญ คุณจะมีข้อความที่สำคัญที่สุดอยู่ใกล้เพียงปลายนิ้วสัมผัส

ตะกั่วพร้อมป้ายกำกับ

ป้ายกำกับ Gmail เป็นกุญแจสำคัญในการจัดระเบียบกล่องจดหมาย หากคุณตั้งค่าป้ายกำกับ ข้อความของคุณจะถูกแท็กโดยอัตโนมัติด้วยชื่อและสีที่คุณกำหนด วิธีนี้ช่วยให้คุณดูอีเมลบางฉบับได้อย่างรวดเร็วและจัดกลุ่มอีเมลเหล่านั้นได้อย่างง่ายดาย

คุณสามารถนึกถึงป้ายกำกับเป็นโฟลเดอร์ได้ เมื่อสร้างป้ายกำกับแล้ว ป้ายกำกับจะแสดงในรายการกล่องจดหมายและมีข้อความทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง คุณยังสามารถซ้อนป้ายกำกับไว้ใต้ป้ายกำกับอื่นๆ ได้ เช่นเดียวกับแนวคิดของโฟลเดอร์ย่อย

คุณสามารถสร้าง แก้ไข แสดง ซ่อน และนำป้ายกำกับออกได้โดยเลือกไอคอนรูปเฟือง> การตั้งค่า> ป้ายกำกับ . คุณสามารถใช้และสร้างป้ายกำกับใหม่ในขณะที่เปิดอีเมลอยู่โดยคลิกที่ไอคอนป้ายกำกับ คุณยังดำเนินการนี้จากหน้าจอหลักได้หากคุณเลือกข้อความไว้ตั้งแต่หนึ่งข้อความขึ้นไป

กรอกตัวกรอง

คุณลักษณะตัวกรองของ Gmail สามารถเป็นอาวุธที่มีประสิทธิภาพในการต่อต้านความรู้สึกท่วมท้น เช่นเดียวกับฟีเจอร์กฎใน Outlook คุณสามารถตั้งค่าทริกเกอร์สำหรับอีเมลที่จะตั้งค่าสถานะ ติดป้ายกำกับ เก็บถาวร ติดดาว และอื่นๆ วิธีนี้ช่วยให้คุณดูกล่องจดหมายที่เป็นระเบียบมากขึ้นได้ทันทีที่เปิดขึ้น

คุณสามารถสร้าง แก้ไข และลบตัวกรองโดยเลือก ไอคอนรูปเฟือง> การตั้งค่า> ตัวกรองและที่อยู่ที่ถูกบล็อก . หากคุณมีอีเมลที่เปิดอยู่และต้องการตั้งค่าตัวกรอง ให้เลือกลูกศรเพิ่มเติม ข้าง ตอบกลับ และเลือก กรองข้อความแบบนี้ . คุณยังดำเนินการนี้จากหน้าจอกล่องจดหมายหลักได้โดยใช้ช่องทำเครื่องหมายเพื่อทำเครื่องหมายอีเมล

เมื่อหน้าต่างป๊อปอัปตัวกรองปรากฏขึ้น คุณจะเลือกตัวเลือกการกรองของคุณ ขั้นแรก คุณจะต้องเลือกประเภทของข้อความที่คุณต้องการกรอง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเลือกให้มีข้อความทั้งหมดจากผู้รับบางราย โดยมีคำเฉพาะในบรรทัดเรื่องหรือเนื้อหาข้อความ หรือข้อความที่มีไฟล์แนบ

จากนั้นคุณจะคลิก สร้างตัวกรองด้วยการค้นหานี้ และเลือกการดำเนินการที่จะดำเนินการ คุณสามารถเลือกการทำงานได้มากกว่าหนึ่งอย่าง เช่น การใช้ป้ายกำกับ การทำเครื่องหมายว่าสำคัญ และการจัดหมวดหมู่

ย้ายอย่างรวดเร็วด้วยคำสั่งลัด

สำหรับการรูดซิปผ่านกล่องจดหมายของคุณและดำเนินการกับข้อความอย่างรวดเร็ว แป้นพิมพ์ลัดอาจมีประโยชน์ ขั้นแรก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เปิดใช้งานตัวเลือกโดยเลือก ไอคอนรูปเฟือง> การตั้งค่า> ทั่วไป > แป้นพิมพ์ลัด .

คุณสามารถใช้แป้นพิมพ์ลัดจำนวนมากในการเขียนข้อความ จัดรูปแบบข้อความ การดำเนินการ และการนำทาง สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถจัดการและจัดการกล่องจดหมายของคุณได้เร็วขึ้น นี่เป็นเพียงทางลัดทั่วไปบางส่วนที่สามารถช่วยคุณได้ แต่คุณสามารถไปที่ความช่วยเหลือของ Gmail เพื่อดูรายการทั้งหมด:

• เขียนอีเมล:C
• ตอบกลับอีเมล:R
• ส่งต่ออีเมล:F
• ลบอีเมล:#
• ทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว:Shift + ฉัน
• ทำเครื่องหมายว่าสำคัญ:+ หรือ =
• ไปที่ป้ายกำกับ: G + L
• ไปที่กล่องจดหมาย: G + I

จุดมุ่งหมายสำหรับแอปพลิเคชัน

แม้ว่า Gmail จะมีคุณลักษณะที่เป็นประโยชน์ที่จะช่วยให้คุณผ่านกล่องจดหมายได้อย่างราบรื่น แต่คุณยังสามารถใช้แอปพลิเคชันที่สะดวกได้

บูมเมอแรงสำหรับ Gmail

สำหรับการตั้งเวลาส่งอีเมลในภายหลังและรับการแจ้งเตือนที่เป็นประโยชน์ Boomerang for Gmail เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยม เมื่อคุณมีเวลานั่งเขียนอีเมลแต่ไม่ต้องการให้ส่งทันที แอพนี้สะดวก และหากคุณต้องการติดตามข้อความในเวลาอื่น ให้ตั้งค่าการเตือนความจำที่ดี

บูมเมอแรงสำหรับ Gmail ยังมีคุณลักษณะสำหรับการเตือนข้อความหากคุณไม่ได้รับการตอบกลับจากผู้รับ ฟีเจอร์นี้ทำให้การติดตามผลอีเมลเป็นเรื่องง่ายและช่วยให้คุณจำได้ง่ายขึ้น

กล่องจดหมายโดย Gmail

Inbox by Gmail เป็นอีกแอปพลิเคชันหนึ่งที่สามารถช่วยคุณเกี่ยวกับกล่องจดหมายของคุณ เครื่องมือแบบสแตนด์อโลนนี้มาจาก Gmail ของ Google เพื่อให้การจัดการข้อความง่ายขึ้น คุณเปลี่ยนอีเมลเป็นสิ่งที่ต้องทำ ใช้การตอบกลับที่สร้างไว้ล่วงหน้า สร้างการช่วยเตือน และปิดเสียงข้อความไว้เตือนทีหลังได้

เมื่อคุณลงชื่อเข้าใช้ Inbox by Gmail เป็นครั้งแรก คุณจะเห็นว่าป้ายกำกับทั้งหมดที่คุณสร้างใน Gmail จะอยู่ที่นั่น และคุณจะสังเกตเห็นคุณลักษณะที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดเรียงข้อความขาเข้าที่เรียกว่า Bundles

เช่นเดียวกับหมวดหมู่ใน Gmail สำหรับข้อความโซเชียล โปรโมชัน และฟอรัม แอปพลิเคชันมีเพิ่มเติมอีกสองสามรายการ อีเมลการเดินทาง การซื้อ และการเงินของคุณจะจัดอยู่ในหมวดหมู่เช่นกัน ทั้งหมดนี้ทำให้การดูกล่องจดหมายของคุณเป็นเรื่องง่าย

ดังนั้น หากคุณสนใจความช่วยเหลือเพิ่มเติมเล็กน้อยในการจัดระเบียบ กำหนดเวลา และจดจำ ให้ลองใช้เครื่องมือที่มีประโยชน์

คุณจัดการกับความวิตกกังวลของกล่องจดหมายอย่างไร

คุณไม่ต้องเสียเวลาพยายามควบคุมกล่องจดหมาย Gmail ของคุณ และทุกวันนี้ใครมีเวลาเหลือเฟือ? เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์เหล่านี้สามารถบรรเทาความเครียดของกล่องจดหมายที่ถูกน้ำท่วมได้

คุณมีกระบวนการที่มีประสิทธิภาพหรือเครื่องมือที่มีประโยชน์สำหรับจัดการกล่องจดหมาย Gmail ของคุณหรือไม่ หากเป็นเช่นนั้น โปรดแจ้งให้เราทราบในความคิดเห็นด้านล่าง!