เมื่อพูดถึงการจัดระเบียบอีเมล การตอบสนองทันทีมักเกี่ยวกับโฟลเดอร์ แท็ก ฟิลเตอร์ เครื่องหมายความสำคัญ และสิ่งแบบนั้น ไม่ได้ว่าอะไรแย่ – จริงๆ ฟีเจอร์ส่วนใหญ่นั้นเก๋มาก แต่มีอีกฟีเจอร์ใน Gmail ที่ช่วยจัดระเบียบอีเมลเข้าโดยอัตโนมัติ – alias (อีเมลตัวย่อ)
ในทุ่งใดที่ต้องการการจัดระเบียบ วิธีการสามารถแยกเป็นสองประเภท – reactionary (ตอบสนอง) และ proactionary (รุกหน้า) วิธี reactionary คือสิ่งที่ผู้ใช้ทำหลังรับเมล ไม่ว่าจะเป็นย้ายโฟลเดอร์ ลบ เปลี่ยนชื่อ แท็ก หรืออะไรก็ตาม วิธี proactionary จัดระเบียบเมลให้คุณขณะเข้ามา เช่นฟิลเตอร์ลบสแปมอัตโนมัติ
ฟีเจอร์ Gmail alias เป็นมาตรการ proactionary ที่ทำงานร่วมกับฟิลเตอร์เพื่อเก็บอินบ็อกซ์ให้จัดระเบียบที่สุด อ่านต่อเพื่อดูว่าตั้งค่าอย่างไรและจะได้ประโยชน์อย่างไร
Gmail Alias คืออะไร?
ก่อนอื่น อีเมลตัวย่อ คือ อะไร? มันเป็นเวอร์ชันที่ปรับเปลี่ยนของที่อยู่อีเมลจริงของคุณ ที่ Gmail ใช้เป็นพารามิเตอร์ในฟิลเตอร์ หากฟังดูสับสน อย่ากังวล นี่คือตัวอย่าง
สมมติอีเมลของคุณคือ johnsmith@gmail.com เมื่อคุณสมัครเว็บไซต์ ฟอรัม นิวส์เลทเตอร์ หรืออะไรก็ตาม คุณอาจพิมพ์นั้นเป็นอีเมลและจบ แต่นี่คือที่ที่ alias เข้ามา
ใน Gmail คุณสามารถเพิ่มเครื่องหมายบวก ('+') หลังตัวระบุอีเมลของคุณและสตริงตัวอักษรใดๆ – และ Gmail จะยังรับรู้ว่าเป็นของคุณ ตัวอย่าง หากใครส่งอีเมลไป johnsmith+abc@gmail.com มันยังจะไปถึงอินบ็อกซ์ของคุณ johnsmith+test@gmail.com ก็ทำงานเป็นอีเมลของคุณได้
ทุกอย่างหลังเครื่องหมายบวกคือ alias แต่สิ่งนี้ดีอย่างไร? คุณจะได้ประโยชน์อย่างไรจากการใช้ aliases? มาอธิบาย
วิธีใช้ Gmail Alias
สองสามปีก่อน ผมเป็นสมาชิกที่กระตือรือร้นในชุมชนออนไลน์หนึ่ง เวลานั้น คนส่งข้อความส่วนตัวและอีเมลให้ผมทุกวัน และซอฟต์แวร์ฟอรัมส่งการแจ้งเตือนอีเมลให้ผม การแจ้งเตือนเหล่านี้ช่วยได้ ดังนั้นผมไม่สามารถปิดได้ แต่ในเวลาเดียวกัน พวกเขากำลังทำให้อินบ็อกซ์ของผมวุ่นวาย
นี่คือวิธีที่ผมใช้ Gmail alias เพื่อปลดปล่อยตัวเองจากความวุ่นวาย
ผมเปลี่ยนที่อยู่อีเมลบนฟอรัมนั้นเป็น myemail+forum@gmail.com การทำเช่นนี้ทำให้การแจ้งเตือนเหล่านี้ส่งไปที่อีเมลตัวย่อ ใน Gmail ผมตั้งฟิลเตอร์ให้ย้ายอีเมลที่ส่งไปที่ alias นี้ไปโฟลเดอร์เฉพาะ มันทำงานได้อย่างสมบูรณ์
คุณสามารถใช้ aliases ในสถานการณ์เกือบทุกอย่าง ให้เพื่อนร่วมงานส่งอีเมลไป +work ในขณะที่เพื่อนและครอบครัวส่งไป +personal หากคุณสมัครบริการที่อาจส่งสแปม คุณสามารถใช้ +spam
โบนัสของทั้งหมดนี้คือ หาก alias เฉพาะถูกแฮกโดยสแปมบอท คุณสามารถฟิลเตอร์มันทั้งหมดไปและเริ่มใช้ alias ใหม่แทนที่จะต้องสร้างบัญชีอีเมลใหม่ทั้งหมด เหมือนกันมาก
การตั้งค่า Gmail Alias
ก่อนอื่น ไปที่การตั้งค่าบัญชี Gmail (โดยคลิกเมนูดรอปดาวน์เฟืองและเลือก Settings) เมื่อคุณได้ตัวเลือกต่างๆ ไปที่แท็บ Filters
ที่ด้านล่าง คลิก Create a New Filter คุณจะได้กล่องป๊อปอัพถามพารามิเตอร์ฟิลเตอร์ที่เกี่ยวข้อง เนื่องจากคนจะส่งอีเมล ไปยัง Gmail alias ใหม่ของคุณ คุณจะต้องตั้งพารามิเตอร์ฟิลเตอร์เป็น alias ของคุณ (เช่น johnsmith+test@gmail.com) ในช่อง To: คลิก Create Filter With This Search เพื่อยืนยัน
หน้าถัดไปคือรายการการกระทำที่ Gmail จะทำเมื่อตรวจพบอีเมลเข้าที่ถูกมอบหมายให้ alias ใหม่ของคุณ เพื่อติดป้ายใต้โฟลเดอร์เฉพาะ ให้ติ๊กช็อกบอกสำหรับ Apply the Label: และเลือกป้ายที่คุณต้องการ คลิก Create Filter เพื่อเสร็จสิ้น
เสร็จแล้ว! ตอนนี้ฟิลเตอร์ของคุณตั้งค่าแล้ว อีเมลใดๆ ที่ส่งไปที่ alias ของคุณจะถูกมอบหมายให้ป้ายที่คุณระบุอัตโนมัติ ทำซ้ำกับ aliases หลายตัว และคุณจะจัดระเบียบได้ในเวลานี้ – จดจำแค่ใช้ aliases เมื่อกรอกฟอร์มอีเมล! นอกจากนี้ หากคุณมองหาฟีเจอร์ขั้นสูงใน Gmail อีก อย่าลืมดูคู่มือ Gmail ที่มีประโยชน์สำหรับผู้ใช้ขั้นสูง
