การตั้งค่าตัวกรองอีเมล หรือจัดกลุ่มการสนทนาเป็นโฟลเดอร์ เป็นวิธีมีประสิทธิภาพในการจัดการ Inbox ตัวอย่างเช่น คุณอาจตั้งค่าตัวกรองแยกจดหมายข่าวจากข้อความสำคัญ หรือใช้ลบอัตโนมัติ/ทำเครื่องหมายสแปม
เราจะแสดงวิธีตั้งค่าตัวกรองเพื่อจัดเรียงอีเมลอัตโนมัติใน Gmail, Yahoo Mail และ Outlook
วิธีกรองอีเมลใน Gmail
เมื่อเริ่มแก้ไขตัวกรอง Gmail คุณอาจสังเกตว่า Gmail ไม่ใช้ "โฟลเดอร์" จริงๆ Gmail เรียกว่า Labels (ฉลาก) แต่เคียงเคียงกันกับโฟลเดอร์ในการทำงาน
เริ่มต้นสร้างตัวกรอง Gmail: เปิด Inbox คลิกไอคอนลูกศรเล็กๆ ขวามือของแถบค้นหาด้านบน จะเปิดกล่องค้นหาขั้นสูง ให้ระบุเงื่อนไขตัวกรอง
นี่คือวิธีการทำงาน:
- ใส่อีเมลในช่อง From เพื่อกรองข้อความจากที่อยู่นั้น
- อักขระ * คือ wildcard ใส่ *@domain.com กรองทุกข้อความจากโดเมนนั้นได้
- ช่อง To ใช้ร่วมกับ Gmail Aliases ได้ ทุกที่ที่ใส่อีเมลคุณ สามารถเพิ่ม + หลังอีเมลสร้างที่อยู่อีกมากมายที่ส่งเข้า Inbox เดียวกัน
- เช่น สมัคร LinkedIn ด้วย John+LinkedIn@gmail.com ไม่อยากให้ข้อความจาก LinkedIn อยู่ใน Inbox กรองข้อความที่ส่งไปที่อยู่นั้นได้
- ช่อง Subject กรองข้อความที่มีคำเฉพาะในเรื่อง
- Has the words (มีคำเหล่านี้) และ Doesn't have (ไม่มีคำเหล่านี้) สแกนคำในอีเมล ใช้ search operators ของ Gmail เช่น AND, OR ค้นหาหลายคำ
- เช่น ต้องการกรองข้อความที่มีคำ "unsubscribe" แต่ไม่รวมอีเมลธนาคาร ใส่ Unsubscribe ใน Has the words และ Bank of America ใน Doesn't have
- ระบุ size (ขนาด) ข้อความมากกว่าหรือน้อยกว่าที่กำหนด
- ใช้ Date within กรองข้อความที่รับใกล้วันที่กำหนด
- ติ๊ก Has attachment ค้นหาอีเมลที่มีไฟล์แนบ และ Doesn't include chats ตัดแชท Hangouts ออก
- ทิ้งช่อง Search ไว้ที่ All Mail เว้นแต่จะกรองจาก Label เฉพาะ
เสร็จแล้วคลิก Create filter (สร้างตัวกรอง) มุมล่างขวา หากต้องการตรวจสอบก่อน คลิก Search จะแสดงอีเมลที่ตรงเงื่อนไข
ปรับแต่งการกระทำของตัวกรอง
ต่อไป ตัดสินใจว่าข้อความที่ตรงตัวกรองจะเกิดอะไรขึ้น
หากต้องการ Inbox สะอาด เลือก Skip the Inbox (Archive it) (ข้าม Inbox เก็บถาวร) เป็นขั้นแรก ร่วมกับการเพิ่มดาว ติด Label เพื่อจัดประเภท หรือทำเครื่องหมายสำคัญ
มีตัวเลือกเพิ่มเติม เช่น Never send it to Spam (ไม่ส่งไป Spam) เหมาะหาก Gmail ส่งข้อความที่ถูกต้องไป Spam
เสร็จแล้วติ๊ก Also apply filter to X matching conversations (ใช้ตัวกรองกับข้อความที่ตรงกัน X รายการ) หากต้องการกรองอีเมลเก่าด้วย คลิก Create filter เพื่อเสร็จสิ้น
คุณสามารถตรวจสอบ/แก้ไขตัวกรองเดิมได้ตลอดเวลา คลิกไอคอน Settings เฟืองมุมขวาบน เลือก See all settings เลือกแท็บ Filters and Blocked Addresses จะเห็นทั้งหมด ลบหรือแก้ไขได้ Gmail มีฟีเจอร์ Export ตัวกรองเป็นไฟล์แชร์ได้
คิดไอเดียตัวกรองไม่ออก? Gmail ช่วยได้
ติ๊กเช็คบ็อกซ์ข้อความใดๆ ใน Inbox ไปที่ three-dot menu > Filter messages like these (กรองข้อความแบบนี้) จะเปิดหน้าต่างตัวกรองพร้อมกรอกข้อมูลจากข้อความที่เลือกไว้ล่วงหน้า
สำหรับเคล็ดลับเพิ่มเติม ดูปัญหาอีเมลที่ไร้ที่ติที่แก้ได้ด้วยตัวกรอง
วิธีตั้งค่า Yahoo Mail Filters
ตั้งค่าตัวกรองใน Yahoo Mail: เปิด Inbox คลิกไอคอนเฟืองมุมขวาบน เลือก More Settings เลือกแท็บ Filters ด้านซ้าย คลิก Add new filters เพื่อเริ่มต้น
Yahoo มีฟีเจอร์ตัวกรองน้อยกว่า Gmail มี 4 ช่องปรับแต่ง: From, To/CC, Subject, Body สามารถตั้งชื่อตัวกรองได้ เพื่อตรวจสอบเร็วในแท็บ Filters หลัก
หมวดหมู่เข้าใจง่าย สำหรับแต่ละช่อง เลือกกรองข้อความที่ contains (มี), does not contain (ไม่มี), begins with (ขึ้นต้นด้วย), ends with (ลงท้ายด้วย) คำที่เลือก ยังมีตัวเลือก match case (ตรงตัวพิมพ์เล็ก/ใหญ่) สะดวกสำหรับกรองอักษรตัวใหญ่ทั้งหมด
เมื่อตั้งเงื่อนไขเสร็จ เลือกโฟลเดอร์ปลายทางสำหรับข้อความที่ตรงเงื่อนไข
โปรดทราบ ตัวกรองทำงานจากบนลงล่าง ดังนั้น ตัวกรองสำคัญที่สุดควรอยู่บนสุด จะมีความสำคัญกว่าหากข้อความตรงหลายตัวกรอง สามารถแก้ไข/ลบตัวกรองเดิมได้ในหน้านี้
ข้างต้นคือวิธีตั้งค่าตัวกรอง Yahoo สำหรับเคล็ดลับเพิ่มเติม ดูวิธีทำให้บัญชี Yahoo ปลอดภัย
วิธีกรองอีเมลใน Outlook
หากใช้ Outlook.com นี่คือวิธีกรองข้อความ
เปิด Inbox คลิก Gear มุมขวาบน เลือก All Outlook settings 下方 确保选中左侧的 Mail 然后选择 Rules 最后点击 Add new rule 创建新过滤器
ตั้งชื่อตัวกรอง เปิดกล่องภายใต้ Add a condition (เพิ่มเงื่อนไข) ดูตัวเลือกต่างๆ
ตัวเลือกเยอะมาก Outlook จัดกลุ่มไว้ เช่น หมวด My name is (ชื่อของฉันคือ) เลือก I'm on the To line (ฉันอยู่ในบรรทัด To), I'm on the CC line, I'm not on the To line ฯลฯ หากต้องการมากกว่าหนึ่ง คลิก Add another condition 下方
เยอะเกินกว่าจะเขียนหมด แต่ตัวเลือกที่มีประโยชน์:
- My name is > I'm not on the To line จับอีเมลที่คุณถูก CC หรือส่งกลุ่ม
- Marked with > Importance หรือ Sensitivity จับข้อความที่ตั้งระดับความสำคัญ/ความละเอียดอ่อนของ Outlook
- Received > Before หรือ After กรองข้อความตามวันที่
หลังตั้งเงื่อนไข ต้องระบุอย่างน้อยหนึ่งรายการภายใต้ Add an action (เพิ่มการกระทำ) เลือกย้าย/คัดลอกไปโฟลเดอร์ หรือลบ ตัวเลือกน่าสนใจ: Pin (ปักหมุด) เก็บข้อความไว้บนสุด Inbox ทำเครื่องหมายระดับความสำคัญ หรือส่งต่อไปที่อยู่อื่นก็ได้
Outlook ยังให้เพิ่มข้อยกเว้น (exceptions) ด้วยเงื่อนไขเดิมๆ สร้างตัวกรองที่ยกเว้นผู้ส่งคนใดคนหนึ่ง หรือข้อความที่ทำเครื่องหมายสำคัญได้
ติ๊ก Stop processing more rules (หยุดประมวลผลกฎอื่นๆ) หากไม่ต้องการให้ข้อความที่ผ่านตัวกรองนี้ ถูกตัวกรองอื่นกระทบ เช่น ตัวกรองหนึ่งปักหมุดข้อความสำคัญ ตัวกรองสองลบข้อความที่มีไฟล์แนบ ต้องติ๊กเพื่อไม่ให้ลบข้อความสำคัญที่มีไฟล์แนบ
ข้างต้นคือวิธีสร้างตัวกรอง Outlook ทำซ้ำหากต้องการเพิ่ม
Email Filters ทำได้ง่าย
ตัวกรองอีเมลเป็นเครื่องมือทรงพลังลดน้ำท่วมข้อความใน Inbox เราเชื่อว่าคุณจะใช้ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์อีเมลได้ — โดยเฉพาะ Gmail และ Outlook ที่มีตัวเลือกมากกว่า
สำหรับความช่วยเหลือเพิ่มเติม ดูวิธีจัดระเบียบและจัดการ Inbox อื่นๆ รวมถึงวิธีใช้ Custom Reply-to Email Address
