การตั้งค่าตัวกรองอีเมลหรือการจัดการสนทนาลงในโฟลเดอร์เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการจัดการกล่องจดหมายอีเมลของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจตั้งค่าตัวกรองเพื่อแยกจดหมายข่าวออกจากข้อความที่สำคัญกว่า นอกจากนี้ยังเป็นวิธีที่ดีในการทิ้งหรือทำเครื่องหมายอีเมลบางฉบับว่าเป็นสแปมโดยอัตโนมัติ
เราจะแสดงวิธีตั้งค่าตัวกรองอีเมลเพื่อจัดเรียงอีเมลใน Gmail, Yahoo Mail และ Outlook โดยอัตโนมัติ
วิธีกรองอีเมลใน Gmail
เมื่อคุณเริ่มแก้ไขตัวกรอง Gmail คุณอาจสังเกตเห็นว่า Gmail ไม่ได้ใช้ "โฟลเดอร์" จริง Gmail เรียก ป้ายกำกับ . เหล่านี้ แต่นอกจากชื่อที่ต่างกันแล้ว ยังใช้งานได้เหมือนกัน
ในการเริ่มต้นสร้างตัวกรอง Gmail ให้เปิดกล่องจดหมาย Gmail ของคุณแล้วคลิกไอคอนลูกศรขนาดเล็กที่ด้านขวาของแถบค้นหาที่ด้านบน ซึ่งจะเปิดช่องค้นหาขั้นสูงขึ้น เพื่อให้คุณระบุแอตทริบิวต์สำหรับตัวกรองได้
นี่คือวิธีการทำงาน:
- ป้อนที่อยู่อีเมลในช่อง จาก เพื่อใช้ตัวกรองกับข้อความจากที่อยู่นั้น
- * ตัวอักษรเป็นไวด์การ์ด ดังนั้นคุณสามารถป้อน *@domain.com เพื่อกรองข้อความทั้งหมดจากโดเมนเฉพาะ
- ถึง ฟิลด์จับคู่อย่างดีกับนามแฝง Gmail ทุกที่ที่คุณป้อนที่อยู่อีเมล คุณสามารถเพิ่ม บวก (+) หลังจากนั้นเพื่อสร้างที่อยู่สำรองไม่จำกัดที่ส่งตรงไปยังกล่องจดหมายของคุณ
- ตัวอย่างเช่น หากคุณสมัครใช้งาน LinkedIn ด้วย [email protected] และไม่ต้องการข้อความจาก LinkedIn ในกล่องขาเข้าของคุณ คุณสามารถกรองข้อความที่ส่งไปยังที่อยู่นั้นได้
- เรื่อง ฟิลด์ช่วยให้คุณสามารถกรองข้อความใด ๆ ที่มีคำบางคำในเรื่อง
- มีคำพูด และ ไม่มี ให้คุณสแกนอีเมลเพื่อหาคำที่ต้องการได้ คุณใช้โอเปอเรเตอร์การค้นหาของ Gmail ได้ที่นี่ เช่น AND หรือ OR เพื่อค้นหาหลายคำ
- ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการสร้างตัวกรองสำหรับข้อความทั้งหมดที่มีคำว่า ยกเลิกการสมัคร แต่ไม่ต้องการรวมอีเมลของธนาคารของคุณ คุณสามารถป้อน ยกเลิกการสมัคร ใน มีคำ ฟิลด์ จากนั้น Bank of America ใน ไม่มี เพื่อแยกผลลัพธ์ที่มีคำเหล่านี้
- หากต้องการ ระบุ ขนาด ว่าข้อความจะมากหรือน้อยกว่านั้น
- ใช้ วันที่ภายใน เพื่อกรองตามข้อความที่ได้รับใกล้ถึงวันที่กำหนด
- หากคุณต้องการค้นหาเฉพาะอีเมลที่มีไฟล์แนบ ให้เลือก มีไฟล์แนบ กล่อง. และถ้าคุณแชทกับแฮงเอาท์ใน Gmail บ่อย คุณอาจต้องกาเครื่องหมายไม่รวมการแชท เพื่อลดเสียงรบกวนจากสิ่งเหล่านั้น
- สุดท้าย ปล่อยให้ ค้นหา กล่องใน จดหมายทั้งหมด เว้นแต่คุณต้องการกรองจากป้ายกำกับที่มีอยู่เท่านั้น
เมื่อเสร็จแล้ว คลิกสร้างตัวกรอง ที่มุมขวาล่างของหน้าต่าง หากคุณต้องการให้แน่ใจว่าตัวกรองถูกต้อง คลิกค้นหา ก่อนเพื่อแสดงอีเมลที่ตรงกัน
การกำหนดการทำงานของตัวกรองเอง
ถัดไป คุณจะต้องตัดสินใจว่าจะเกิดอะไรขึ้นกับอีเมลที่กระทบกับตัวกรองนี้
หากคุณกำลังพยายามรักษากล่องจดหมายที่สะอาด ให้เลือกข้ามกล่องจดหมาย (เก็บถาวร) เป็นก้าวแรกที่ดี เมื่อจับคู่กับสิ่งนี้ คุณสามารถเพิ่มดาว ติดป้ายกำกับ เพื่อให้คุณรู้ว่าต้องทำอย่างไรกับข้อความนั้นในภายหลัง หรือทำเครื่องหมายว่าสำคัญ
มีตัวเลือกเพิ่มเติมที่นี่ ซึ่งอาจมีประโยชน์ขึ้นอยู่กับตัวกรองที่คุณกำลังตั้งค่า อย่าส่งไปที่สแปม จะมีประโยชน์หาก Gmail กำลังส่งข้อความที่ถูกต้องอยู่ที่นั่น
เมื่อเสร็จแล้ว ให้เลือกใช้ตัวกรองกับ X การสนทนาที่ตรงกันด้วย หากคุณต้องการให้ตัวกรองนี้มีผลกับอีเมลที่มีอยู่ตลอดจนข้อความในอนาคต คลิก สร้างตัวกรอง จะเสร็จสิ้นกระบวนการ
คุณสามารถตรวจสอบหรือแก้ไขตัวกรองที่มีอยู่ได้ตลอดเวลา คลิก การตั้งค่า ไอคอนรูปเฟืองที่ด้านบนขวา ตามด้วยดูการตั้งค่าทั้งหมด . เลือก ตัวกรองและที่อยู่ที่ถูกบล็อก ที่ด้านบนเพื่อดูทั้งหมดและลบหรือทำการเปลี่ยนแปลงหากจำเป็น Gmail ยังมีคุณลักษณะการส่งออก คุณจึงใส่ตัวกรองลงในไฟล์เพื่อแชร์ได้
มีปัญหาในการคิดไอเดียตัวกรองที่ดีหรือไม่? Gmail ช่วยได้
ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากข้อความในกล่องจดหมายของคุณ จากนั้นไปที่เมนูสามจุด> กรองข้อความในลักษณะนี้ . การดำเนินการนี้จะเปิดหน้าต่างตัวกรองเหมือนเมื่อก่อน แต่มีบางช่องที่กรอกไว้ล่วงหน้าตามข้อความที่คุณเลือก
ดูปัญหาอีเมลที่น่ารำคาญที่คุณแก้ไขได้ด้วยตัวกรอง
วิธีการตั้งค่าตัวกรองอีเมล Yahoo
ในการตั้งค่าตัวกรองใน Yahoo Mail ให้เปิดกล่องจดหมายอีเมล Yahoo ของคุณ จากนั้นคลิกไอคอนรูปเฟืองที่ด้านบนขวาและเลือก การตั้งค่าเพิ่มเติม . เลือก ตัวกรอง ทางด้านซ้าย จากนั้นเลือก เพิ่มตัวกรองใหม่ เพื่อเริ่มต้น
Yahoo ไม่มีฟังก์ชันการกรองมากเท่ากับ Gmail มีสี่ฟิลด์ให้ปรับแต่ง:จาก , ถึง/สำเนาถึง , เรื่อง และ ร่างกาย . คุณสามารถตั้งชื่อตัวกรอง ซึ่งช่วยให้คุณตรวจสอบได้อย่างรวดเร็วในตัวกรอง โดยไม่ต้องตรวจสอบรายละเอียด
หมวดหมู่มีความชัดเจนในตัวเอง สำหรับแต่ละรายการ คุณสามารถเลือกที่จะกรองอีเมลที่มี , ไม่มี , เริ่มต้นด้วย หรือ ลงท้ายด้วย คำที่เลือก คุณยังมีความสามารถในการจับคู่เคส ซึ่งอาจเป็นประโยชน์หากคุณต้องการกรองตัวย่อทั้งหมด
เมื่อคุณเสร็จสิ้นเกณฑ์การกรองตามที่ต้องการแล้ว คุณสามารถเลือกโฟลเดอร์ที่จะย้ายข้อความที่ตรงกันไปไว้ได้
โปรดทราบว่าตัวกรองจะถูกนำไปใช้ในลำดับบนลงล่าง ดังนั้น เมื่อตรวจสอบรายการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวกรองที่สำคัญที่สุดอยู่ที่ด้านบนสุด ซึ่งจะมีความสำคัญหากข้อความอยู่ภายใต้ตัวกรองหลายตัว คุณยังสามารถแก้ไขหรือลบตัวกรองที่มีอยู่ออกจากหน้านี้ได้
นั่นคือทั้งหมดที่คุณต้องรู้สำหรับการกรอง Yahoo สำหรับเคล็ดลับเพิ่มเติม โปรดดูวิธีทำให้บัญชี Yahoo ของคุณปลอดภัย
วิธีกรองอีเมลใน Outlook
หากคุณใช้ Outlook.com สำหรับอีเมล ต่อไปนี้เป็นวิธีการกรองข้อความ
เปิดกล่องจดหมาย Outlook ของคุณและคลิก เกียร์ ที่ด้านขวาบน ตามด้วยการตั้งค่า Outlook ทั้งหมด ที่ด้านล่างของรายการนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่า อีเมล ถูกเลือกไว้ที่แท็บด้านซ้าย จากนั้นเลือก กฎ ในรายการถัดไป สุดท้าย คลิกเพิ่มกฎใหม่ เพื่อสร้างตัวกรองใหม่
คุณจะต้องตั้งชื่อตัวกรอง ถัดไป เปิดกล่องภายใต้ เพิ่มเงื่อนไข เพื่อดูตัวเลือกที่มี
มีหลายอย่างซึ่ง Outlook แบ่งออกเป็นกลุ่ม ตัวอย่างเช่น หมวดหมู่หนึ่งคือ ชื่อของฉันคือ ซึ่งคุณสามารถเลือก ฉันอยู่บนบรรทัด To , ฉันอยู่ในสาย CC , ฉันไม่ได้อยู่บนบรรทัด To และคล้ายคลึงกัน หากคุณต้องการมากกว่าหนึ่ง ให้คลิก เพิ่มเงื่อนไขอื่น ใต้ช่องแรก
มีรายการที่สมบูรณ์มากเกินไปที่นี่ แต่บางส่วนที่มีประโยชน์ที่สุด ได้แก่:
- ฉันชื่อ> ฉันไม่ได้อยู่บนบรรทัด To จับอีเมลที่คุณถูก CC หรือส่งอีเมลจำนวนมาก
- ทำเครื่องหมายด้วย> ความสำคัญ หรือ ความไว เพื่อดักจับข้อความโดยใช้ระดับความอ่อนไหวหรือระดับความสำคัญเฉพาะสำหรับ Outlook
- ได้รับ> ก่อน หรือ หลัง เพื่อกรองข้อความตามวันที่
เมื่อคุณกำหนดเงื่อนไขแล้ว คุณจะต้องระบุอย่างน้อยหนึ่งรายการภายใต้เพิ่มการทำงาน . คุณสามารถเลือกที่จะย้ายหรือคัดลอกข้อความไปยังโฟลเดอร์หรือลบข้อความนั้นได้ ทางเลือกที่ดีคือการตรึงข้อความ ซึ่งจะเก็บไว้ที่ด้านบนสุดของกล่องจดหมายของคุณเพื่อตรวจสอบ การทำเครื่องหมายข้อความที่มีความสำคัญบางอย่างหรือส่งต่อไปยังที่อยู่อื่นถือเป็นการดำเนินการที่มีประโยชน์อื่นๆ
นอกจากนี้ Outlook ยังให้คุณเพิ่มข้อยกเว้นโดยใช้เงื่อนไขใดๆ ก่อนหน้านี้ได้ ดังนั้น คุณจึงตั้งค่าตัวกรองที่แยกข้อความจากบุคคลใดบุคคลหนึ่งหรือข้อความที่ทำเครื่องหมายว่าสำคัญได้
ตรวจสอบ หยุดการประมวลผลกฎเพิ่มเติม ถ้าคุณไม่ต้องการให้ข้อความที่เรียกใช้ผ่านตัวกรองนี้ได้รับผลกระทบจากผู้อื่น ตัวอย่างเช่น ถ้าตัวกรองหนึ่งตรึงข้อความสำคัญทั้งหมด และตัวกรองที่สองลบข้อความทั้งหมดที่มีไฟล์แนบ คุณควรเลือกช่องนี้เพื่อไม่ให้ Outlook ลบข้อความสำคัญที่มีไฟล์แนบ
นั่นคือทั้งหมดที่ใช้เพื่อสร้างตัวกรอง Outlook ทำซ้ำด้านบนหากต้องการเพิ่มเติม
ตัวกรองอีเมลที่ใช้งานง่าย
ตัวกรองอีเมลเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพที่คุณสามารถใช้เพื่อลดจำนวนข้อความในกล่องจดหมายเข้าของคุณ เรามั่นใจว่าคุณสามารถใช้สิ่งเหล่านี้เพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์อีเมลของคุณ โดยเฉพาะใน Gmail และ Outlook ซึ่งมีตัวเลือกเพิ่มเติม
สำหรับความช่วยเหลือเพิ่มเติม โปรดดูวิธีเพิ่มเติมในการจัดระเบียบและจัดการกล่องจดหมายอีเมลของคุณ นอกจากนี้ สำหรับเคล็ดลับอีเมลเพิ่มเติม ต่อไปนี้คือวิธีใช้ที่อยู่อีเมลตอบกลับที่กำหนดเอง
