คุณอาจได้รับอีเมลหลายฉบับจากลูกค้า เพื่อน หรือครอบครัวทุกวัน การพยายามจัดระเบียบกล่องขาเข้าของอีเมลอาจทำได้ยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณมีนิสัยที่ควบคุมไม่ได้ที่จะเก็บทุกข้อความ
ต่อไปนี้คือเคล็ดลับและเครื่องมือบางส่วนที่จะช่วยคุณจัดระเบียบกล่องจดหมาย เพื่อให้คุณมีเวลามากขึ้นในการทำงานกับรายการสิ่งที่ต้องทำ
เคล็ดลับในการจัดระเบียบกล่องจดหมายอีเมลของคุณ
- ใช้เวลาสองสามนาทีในแต่ละวันในการลบอีเมลที่คุณไม่ต้องการ
- ยกเลิกการสมัครรับข้อมูลจากการสมัครที่ไม่จำเป็น
- สร้างโฟลเดอร์เฉพาะสำหรับอีเมลที่ทำงานหรือส่วนตัวตามความเหมาะสม และจัดเรียงข้อความลงในโฟลเดอร์เหล่านี้ทันทีที่มีเข้ามา
- ใช้ป้ายกำกับเพื่อจัดระเบียบอีเมลขาเข้าตามหัวข้อ (เช่น การเงิน การเดินทาง ฯลฯ)
- เก็บถาวรแทนที่จะลบข้อความสำคัญที่คุณต้องบันทึกเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต
- หากบัญชี Gmail ของคุณเชื่อมโยงกับที่อยู่อีเมลภายนอก ให้ปรับการตั้งค่าการแจ้งเตือนเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้การอัปเดตที่ไม่จำเป็นยุ่งเหยิง
- ใช้ที่อยู่อีเมลหลักของคุณสำหรับข้อความสำคัญ และสร้างบัญชีอื่นสำหรับอีเมลที่มีความสำคัญน้อยกว่า เช่น การสมัครรับข้อมูลทางอีเมล
เคล็ดลับเหล่านี้สามารถยกระดับประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้อย่างมาก อย่างไรก็ตาม ในกรณีที่คุณต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม คุณสามารถใช้เครื่องมือเหล่านี้:
7 เครื่องมือดิจิทัลที่มีประสิทธิภาพในการจัดการกล่องจดหมายอีเมลของคุณ
1. กะ
Shift ช่วยให้คุณจัดระเบียบกล่องจดหมายได้ในที่เดียว
คุณสามารถจัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณโดยใช้ตัวกรอง ซึ่งสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อคุณส่งอีเมลโดยใช้โปรแกรมรับส่งเมลต่างๆ เช่น Gmail หรือ Microsoft Outlook ด้วยตัวกรองเหล่านี้ คุณสามารถจัดระเบียบอีเมลตามผู้ส่ง รายชื่อ หัวข้อ และอื่นๆ เมื่อคุณใช้เกณฑ์การกรองกับข้อความแล้ว ข้อความนั้นจะถูกวางไว้ในโฟลเดอร์เฉพาะที่มีป้ายกำกับ
Shift ยังมาพร้อมกับฟังก์ชันการค้นหาที่ยอดเยี่ยมซึ่งใช้ได้กับทุกบัญชีและแอปอื่นๆ ของคุณ เช่น Slack และ Facebook Messenger คุณจึงสามารถเรียกข้อมูลการสนทนาได้อย่างรวดเร็วเมื่อจำเป็น
ข้อดีอย่างหนึ่งของการใช้ Shift คือมันรวมศูนย์ขั้นตอนการทำงานทั้งหมดของคุณ ประหยัดเวลาในการสลับระหว่างแอปพลิเคชันและบัญชีอีเมล และปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณ
2. MailDrop
สาเหตุหนึ่งที่คุณอาจไม่ต้องการดาวน์โหลดแอปหรือลงชื่อสมัครใช้เว็บไซต์ก็คือคุณกลัวว่าพวกเขาจะส่งอีเมลถึงคุณอย่างต่อเนื่อง การมีที่อยู่อีเมลชั่วคราวและแบบใช้แล้วทิ้งเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดระเบียบกล่องจดหมายและหลีกเลี่ยงสแปม
แทนที่จะให้ที่อยู่อีเมลหลัก คุณสามารถใช้ MailDrop เพื่อสร้างที่อยู่ทิ้งฟรีสำหรับแอป/เว็บไซต์ที่มีชื่อเสียงด้านความปลอดภัยต่ำ หรือเพื่อหลีกเลี่ยงโฆษณาสแปม
3. Google Inbox
Inbox by Gmail มีหมวดหมู่ที่ปรับแต่งได้และเก็บอีเมลที่มีหัวข้อเหล่านั้นไว้ที่ด้านบนสุดของกล่องจดหมายของคุณ นอกจากนี้ยังมีคุณลักษณะ "เลื่อนการแจ้งเตือน" ซึ่งช่วยให้คุณสามารถซ่อนอีเมลได้จนถึงวันที่หรือเวลาที่กำหนด คุณยังสามารถใช้คุณลักษณะ "เพิ่มในงาน" เพื่อเชื่อมโยงอีเมลสำคัญกับรายการงาน Google ของคุณได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งคุณสามารถเพิ่มบันทึกและกำหนดวันครบกำหนดได้
“การรวมกลุ่ม” เป็นอีกวิธีหนึ่งในการจัดเรียงข้อความที่คล้ายกันโดยอัตโนมัติจากจดหมายข่าวและการอัปเดตโซเชียลมีเดียเป็นหมวดหมู่ที่จัดการได้ง่าย กลยุทธ์เหล่านี้ช่วยคุณขจัดความยุ่งเหยิงทั้งหมด ไม่ว่าจะมาจากการสมัครรับข้อมูลหรืออีเมลงานจำนวนมากไม่รู้จบ และเข้าถึงสิ่งที่สำคัญได้โดยตรง
4. Unroll.me
Unroll.me เป็นเครื่องมือฟรีที่ให้คุณยกเลิกการสมัครรับจดหมายข่าวและจัดระเบียบกล่องจดหมายพร้อมกันได้
การยกเลิกการสมัครรับจดหมายข่าวฉบับหนึ่งอาจดูเหมือนไม่ใช่เรื่องยาก แต่จะกลายเป็นเรื่องล้นหลามเมื่อคุณต้องการจัดการกับการสมัครรับข้อมูลนับสิบหรือหลายร้อยครั้ง
Unroll.me ทำให้การจัดการอีเมลหลายร้อยฉบับพร้อมกันเป็นเรื่องง่าย เพียงไม่กี่คลิก คุณสามารถยกเลิกการสมัครรับจดหมายข่าวทั้งหมด จัดระเบียบด้วยป้ายกำกับหากต้องการ และค้นหาข้อความเฉพาะตามคำหลัก
สำหรับผู้ที่เต็มไปด้วยจดหมายข่าวทางอีเมลมากมาย คุณลักษณะ "ค่าสะสม" ใน Unroll.me อาจมีประโยชน์ ช่วยให้คุณสามารถรวบรวมการสมัครรับอีเมลที่คุณชื่นชอบทั้งหมดลงในรายการง่ายๆ วันละครั้ง
ด้วยวิธีนี้ คุณจะติดตามการสมัครรับข้อมูลได้ในคราวเดียว แทนที่จะเสียเวลาเข้าไปที่กล่องจดหมายทุกครั้งที่ได้รับข่าวโปรโมชัน
5. เกมอีเมล
หากคุณเป็นบุคคลที่มีการแข่งขันสูงและสนุกกับการทำสิ่งต่างๆ ด้วยตัวเอง คุณสามารถเปลี่ยนแคมเปญยกเลิกการสมัครรับอีเมลจำนวนมากให้เป็นเกมที่สนุกได้ เกมอีเมลเป็นเครื่องมือฟรีที่หลอกล่อกระบวนการล้างกล่องจดหมายของคุณ
ในการจัดการกล่องจดหมายอีเมลของคุณ ให้ป้อนที่อยู่อีเมลของคุณและเริ่มเกม วัตถุประสงค์คือการจัดระเบียบอีเมลให้ได้มากที่สุดภายในระยะเวลาที่กำหนด คุณจะถูกลงโทษหากคุณใช้เวลานานเกินไป แต่คุณจะได้คะแนนมากขึ้นหากคุณจัดการข้อความอย่างรวดเร็ว
เกมอีเมลช่วยให้คุณพัฒนานิสัยในการจดจ่อกับอีเมลทีละฉบับก่อนที่จะย้ายไปที่อีเมลถัดไป ในขณะที่ตัวจับเวลาในตัวจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ
6. อินโมท
InMoat เป็นเครื่องมือที่จัดระเบียบอีเมลตามประเภทของอีเมล เช่น การเงิน ประสิทธิภาพการทำงาน สุขภาพ ฯลฯ เครื่องมือนี้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณโดยการเลือกและใส่ประเภทของอีเมลที่สำคัญสำหรับคุณไว้ที่ด้านบนสุดของกล่องจดหมายของคุณ โดยให้ความสำคัญกับอีเมลเหล่านั้น เหนือผู้อื่น
หลังจากเข้าสู่ระบบบัญชีของคุณ InMoat จะขอให้คุณเลือกอุตสาหกรรมและอาชีพเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ของคุณและกำหนดลำดับความสำคัญ คุณสามารถใช้ตัวเลือก “ตัวกรองอัจฉริยะ” เพื่อเลือกหมวดหมู่อีเมลที่จะคงอยู่ในกล่องจดหมายของคุณ มันจะย้ายอีเมลที่สำคัญน้อยกว่าไปยังโฟลเดอร์ InMoat ของคุณเพื่อดูในภายหลังตามความสะดวกของคุณ
InMoat จะวิเคราะห์เครือข่ายของคุณและขอให้คุณเลือกรายชื่อติดต่อที่เชื่อถือได้เพื่อจัดลำดับความสำคัญของอีเมล ขณะที่ย้ายข้อความจากแหล่งที่ไม่รู้จักไปยังโฟลเดอร์อื่น
7. ติดตามต่อจากนั้น
ติดตามจากนั้นเป็นผู้ช่วยส่วนตัวของคุณที่จะเตือนให้คุณติดตามอีเมลเฉพาะ เป็นเครื่องช่วยชีวิตสำหรับคนไม่ว่างหรือผู้ที่มักลืมข้อความสำคัญ
เมื่อคุณส่งอีเมลด้วย FollowUp จากนั้น อีเมลจะส่งคืนตามวันและเวลาที่คุณระบุไปยังกล่องจดหมายของคุณอย่างแม่นยำ ไม่ต้องลืมข้อตกลงทางธุรกิจที่สำคัญหรือออกเดทกับเพื่อนๆ อีกต่อไป
ใช้เครื่องมือเหล่านี้เพื่อจัดระเบียบกล่องจดหมายและควบคุมเวลาของคุณอีกครั้ง
กล่องขาเข้าของคุณสามารถส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้อย่างรวดเร็ว เนื่องจากคุณได้รับอีเมลจำนวนมากจากลูกค้าที่มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า เพื่อน เพื่อนร่วมงาน และจดหมายข่าวและข่าวส่งเสริมการขายที่น่ารำคาญที่คุณไม่เคยขอ!
ครั้งต่อไปที่คุณรู้สึกหนักใจกับทุกสิ่งในกล่องจดหมาย ให้หายใจเข้าลึกๆ เริ่มใช้เคล็ดลับเหล่านี้และใช้เครื่องมือเหล่านี้เพื่อควบคุมทุกอย่างและเพิ่มระดับการทำงานของคุณ
