คุณอาจได้รับอีเมลหลายฉบับจากลูกค้า เพื่อน หรือครอบครัวทุกวัน การพยายามจัดระเบียบกล่องจดหมายอาจท่วมท้น โดยเฉพาะหากคุณมีนิสัยเก็บข้อความทุกอย่างไว้
นี่คือเคล็ดลับและเครื่องมือบางอย่างช่วยจัดระเบียบอินบ็อกซ์ ให้คุณมีเวลามากขึ้นทำงานบน to-do list ของคุณ
เคล็ดลับจัดระเบียบกล่องจดหมายอีเมล
- ใช้เวลานาทีละนิดทุกวัน ลบอีเมลที่ไม่ต้องการ
- ยกเลิกสมัครรับข่าวสารที่ไม่จำเป็น
- สร้างโฟลเดอร์เฉพาะสำหรับอีเมลงานหรือส่วนตัวตามที่เหมาะสม และจัดประเภทข้อความเข้าโฟลเดอร์เหล่านี้ทันทีที่เข้ามา
- ใช้ป้ายกำกับ (labels) จัดระเบียบเมลเข้าตามหัวข้อ (เช่น การเงิน, การเดินทาง ฯลฯ)
- เก็บถาวร (Archive) แทนการลบข้อความสำคัญที่ต้องเก็บไว้อ้างอิงอนาคต
- หากบัญชี Gmail ลิงก์กับที่อยู่อีเมลภายนอก ปรับตั้งค่าการแจ้งเตือนเพื่อหลีกเลี่ยงการเต็มไปด้วยอัปเดตที่ไม่จำเป็น
- ใช้อีเมลหลักสำหรับข้อความสำคัญ และสร้างบัญชีอื่นสำหรับสิ่งที่ไม่สำคัญมาก เช่น สมัครรับข่าวสาร
7 เครื่องมือดิจิทัลมีประสิทธิภาพ จัดการอินบ็อกซ์อีเมล
1. Shift
Shift ให้คุณจัดระเบียบอินบ็อกซ์ทั้งหมดไว้ที่เดียว
คุณจัดระเบียบอินบ็อกซ์ได้โดยใช้ตัวกรอง สร้างอัตโนมัติเมื่อคุณส่งอีเมลใช้ไคลเอนต์อีเมลต่างๆ เช่น Gmail หรือ Microsoft Outlook ด้วยตัวกรองเหล่านี้ คุณจัดระเบียบอีเมลตามผู้ส่ง รายการ หัวข้อ และอื่นๆ ได้ เมื่อคุณนำเกณฑ์ตัวกรองไปใช้กับข้อความ มันจะถูกวางในโฟลเดอร์เฉพาะพร้อมป้ายกำกับ
Shift ยังมาพร้อมฟังก์ชันค้นหายอดเยี่ยมที่ทำงานข้ามบัญชีทั้งหมดและแอปอื่นๆ เช่น Slack และ Facebook Messenger ดังนั้นคุณดึงการสนทนาได้เร็วเมื่อต้องการ
ข้อได้เปรียบหลักของ Shift คือการรวมเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดไว้ที่เดียว ประหยัดเวลาสลับระหว่างแอปพลิเคชันและบัญชีอีเมล และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ
2. MailDrop
เหตุผลหนึ่งที่คุณอาจไม่อยากดาวน์โหลดแอปหรือสมัครเว็บไซต์ คือคุณกลัวว่าพวกเขาจะยิงอีเมลมาตลอด การมีที่อยู่อีเมลชั่วคราวและทิ้งได้ (disposable) เป็นวิธีเยี่ยมจัดระเบียบอินบ็อกซ์และหลีกเลี่ยงสแปม
แทนที่จะให้ที่อยู่อีเมลหลัก คุณใช้ MailDrop สร้างที่อยู่อีเมลทิ้งฟรีสำหรับแอป/เว็บไซต์ที่มีชื่อเสียงด้านความปลอดภัยแย่ หรือหลีกเลี่ยงโฆษณาสแปม
3. Google Inbox
Inbox by Gmail ให้คุณหมวดหมู่ที่ปรับแต่งได้ และเก็บอีเมลที่มีหัวข้อนั้นๆ ไว้ด้านบนอินบ็อกซ์ มันยังเสนอฟีเจอร์ "snooze" ที่ให้คุณซ่อนอีเมลจนถึงวันที่หรือเวลาที่กำหนด คุณยังใช้ฟีเจอร์ "add to task" ลิงก์อีเมลสำคัญไป Google Task list ได้เร็ว ที่คุณเพิ่มโน้ตและตั้งวันครบกำหนดได้
"Bundles" เป็นอีกวิธีจัดเรียงข้อความคล้ายกันจากจดหมายข่าวและอัปเดตโซเชียลมีเดียเข้าไปในหมวดหมู่ที่จัดการง่าย กลยุทธ์เหล่านี้ช่วยตัดผ่านความยุ่งเหยิงทั้งหมด — ไม่ว่าจะมาจากการสมัครรับข่าวหรือกองงานอีเมลที่ไม่มีที่สิ้นสุด — และไปตรงที่สำคัญ
4. Unroll.me
Unroll.me เป็นเครื่องมือฟรีที่ให้คุณยกเลิกสมัครรับจดหมายข่าวและจัดระเบียบอินบ็อกซ์พร้อมกัน
การยกเลิกสมัครรับจดหมายข่าวหนึ่งฉบับอาจดูไม่น่ากลัว แต่มันกลายเป็นท่วมท้นเมื่อคุณต้องจัดการสิบหรือร้อยการสมัคร
Unroll.me ทำให้ง่ายต่อการจัดการอีเมลหลายร้อยฉบับพร้อมกัน ในไม่กี่คลิก คุณยกเลิกสมัครรับจดหมายข่าวทั้งหมด จัดระเบียบด้วยป้ายกำกับหากต้องการ และค้นหาข้อความเฉพาะด้วยคีย์เวิร์ด
สำหรับผู้ที่ท่วมท้นกับจดหมายข่าวอีเมลจำนวนมาก ฟีเจอร์ "Rollup" ใน Unroll.me อาจช่วยได้ มันให้คุณรวมการสมัครรับข่าวโปรดทั้งหมดเป็นรายการง่ายๆ วันละครั้ง
วิธีนี้ คุณตรวจสอบการสมัครรับข่าวครั้งเดียว แทนที่จะเสียเวลาไปตรวจสอบอินบ็อกซ์ทุกครั้งที่รับข่าวโปรโมชั่น
5. The Email Game
หากคุณเป็นบุคคลแข่งขันที่ชอบทำเอง คุณสามารถเปลี่ยนแคมเปญยกเลิกสมัครรับอีเมลจำนวนมากเป็นเกมสนุกได้ The Email Game เป็นเครื่องมือฟรีที่ทำให้กระบวนการล้างอินบ็อกซ์เป็นเกม
เพื่อจัดการอินบ็อกซ์อีเมล ใส่ที่อยู่อีเมลของคุณและเริ่มเกม เป้าหมายคือจัดระเบียบอีเมลให้มากที่สุดภายในเวลาที่กำหนด คุณถูกปรับหากใช้เวลานาน แต่ได้คะแนนมากหากจัดการข้อความเร็ว
The Email Game ให้คุณพัฒนานิสัยโฟกัสที่อีเมลเดียวก่อนไปอีกอัน ในขณะที่ตัวจับเวลาบูรณาการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ
6. InMoat
InMoat เป็นเครื่องมือจัดระเบียบอีเมลตามประเภท เช่น การเงิน ประสิทธิภาพ การสุขภาพ ฯลฯ เครื่องมือนี้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณโดยการเลือกและวางประเภทอีเมลที่สำคัญต่อคุณไว้ด้านบนอินบ็อกซ์ ให้ลำดับความสำคัญมากกว่าอื่นๆ
หลังจากล็อกอินบัญชี InMoat จะขอให้คุณเลือกอุตสาหกรรมและอาชีพเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์และตั้งลำดับความสำคัญ คุณใช้ตัวเลือก "Smart Filters" เลือกหมวดหมู่อีเมลที่จะคงอยู่ในอินบ็อกซ์ มันจะย้ายอีเมลที่น้อยกว่าสำคัญไปโฟลเดอร์ InMoat เพื่อดูภายหลังตามสะดวก
InMoat ยังวิเคราะห์เครือข่ายของคุณและขอให้คุณเลือกผู้ติดต่อที่ไว้วางใจ เพื่อให้ลำดับความสำคัญอีเมลของพวกเขา ในขณะที่ย้ายข้อความจากแหล่งที่ไม่รู้จักไปโฟลเดอร์อื่น
7. FollowUpThen
FollowUpThen เป็นผู้ช่วยส่วนตัวของคุณ ที่เตือนคุณติดตามอีเมลเฉพาะ มันเป็นชีวิตสำหรับคนยุ่งหรือคนที่มักลืมข้อความสำคัญ
เมื่อคุณส่งอีเมลพร้อม FollowUpThen อีเมลจะกลับมาที่อินบ็อกซ์ของคุณในวันและเวลาที่คุณระบุอย่างแม่นยำ ไม่มีการลืมเกี่ยวกับธุรกิจสำคัญหรือนัดหมายกับเพื่อนอีกต่อไป
ใช้เครื่องมือเหล่านี้จัดระเบียบอินบ็อกซ์ และคืนการควบคุมเวลา
อินบ็อกซ์ของคุณสามารถส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานได้รุนแรง เนื่องจากอีเมลเยอะมากที่คุณรับจากลูกค้าที่เป็นไปได้ เพื่อนร่วมงาน เพื่อนร่วมงาน และจดหมายข่าวและข่าวโปรโมชั่นที่น่ารำคาญที่คุณไม่เคยขอ!
ครั้งหน้าที่คุณรู้สึกท่วมท้นจากทุกอย่างในอินบ็อกซ์ ให้ลองหายใจลึก เริ่มนำเคล็ดลับเหล่านี้ไปใช้ และใช้เครื่องมือเหล่านี้เพื่อให้ทุกอย่างอยู่ภายใต้การควบคุม และเพิ่มระดับประสิทธิภาพการทำงานของคุณ
