ควบคุมกล่องจดหมายอีเมลและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สำหรับมืออาชีพ ไม่มีวันไหนไม่มีอีเมล การศึกษาพบว่ามืออาชีพบริษัทใช้เวลาประมาณ 1 ใน 3 ของเวลาทำงานในการเช็คกล่องจดหมาย

การให้ความสำคัญกับอีเมลทำให้คุณเสียประสิทธิภาพ โฟกัส และความคิดสร้างสรรค์ เคล็ดลับต่อไปนี้ช่วยควบคุมเวลาเช็คกล่องจดหมาย

1. จำกัดจำนวนครั้งเช็คอีเมล

เช็คกล่องจดหมายไม่รู้จบ ไม่ไปที่ไหน ขึ้นอยู่กับความต้องการและภาระงาน เช็คอีเมลต้นและปลายวันทำงานพอแล้ว หากจำเป็น เช็คเพิ่มอีก 1 ครั้งหลังอาหารกลางวัน

อย่าเช็คกล่องจดหมายในช่วงเวลาประสิทธิภาพสูงสุด เช่น เช้าและเย็น หรือเวลาอยู่กับครอบครัว สามารถยืดหยุ่นและทดลองจนพบวิธีที่เหมาะสม เช่น กำหนดข้อจำกัด:

• ไมเช็คอีเมลธุรกิจก่อน 10 โมงเช้า และหลัง 7 โมงเย็น หรือวันหยุดสุดสัปดาห์
• เช็คกล่องจดหมายเพียง 2-3 ครั้งต่อวัน
• ใช้ระบบที่มีโครงสร้าง แสดงเฉพาะอีเมลล่าสุดหรือสำคัญ

2. ส่งงานตรงไปที่แอปจัดการงาน

คุณเป็นคนที่พึ่งพาอีเมลมอบหมายงานไหม? ถ้าใช่ ถึงเวลาเปลี่ยน เหตุผลหลักที่เช็คกล่องจดหมายบ่อยคือ คนอื่นมอบหมายงานใหม่ผ่านอีเมล หรือเก็บงานไว้ที่นั่น

กล่องจดหมายอีเมลไม่ต้องทำหน้าที่เป็น To-do list จำกัดการใช้อีเมลเพื่อการสื่อสารเท่านั้น ย้ายสิ่งที่ต้องการการดำเนินการนอกเหนือจากการตอบกลับ ไปที่แอปจัดการงานหรือ To-do list แอปเหล่านี้ยังมีฟีเจอร์สื่อสารทันที ทำให้จัดการโครงการลื่นไหล

3. ดำเนินการกับอีเมลทันที

หากเปิดอีเมลและอ่านแล้ว อย่าปิดทิ้งไปแล้วทำอีเมลอื่น ดำเนินการกับอีเมลนั้นทันที เพื่อไม่ต้องกลับมาตอบในภายหลัง

หากอีเมลต้องตอบ ให้ตอบทันที หากต้องเก็บอีเมลไว้อ้างอิง:

• เก็บไว้
• หากอีเมลสำคัญต่อธุรกิจ ให้ติดดาว (star)
• หากไม่ต้องการแล้ว ให้ลบทิ้ง

จบสิ้นแต่ละอีเมลที่อ่าน เป็นกุญแจสำคัญในการเก็บกล่องจดหมายและสมองให้ปราศจากความวุ่นวาย

4. ปิดไคลเอนต์อีเมล

ใช่ คุณทำงานบนเดสก์ท็อปต่อได้โดยไม่ต้องเปิดแอปอีเมลตลอด หลังเช็คและตอบอีเมลแล้ว ให้ปิดแอป และโฟกัสทำงานให้เสร็จ

แจ้งครอบครัว เพื่อน เพื่อนร่วมงาน และลูกค้า ว่าอีเมลไม่ใช่ช่องทางที่ดีที่สุดสำหรับการตอบสนองทันที

เมื่อพวกเขารู้แล้ว ความคาดหวังในการตอบอีเมลจะลดลง สามารถใช้แอปแชทเรียลไทม์บนโทรศัพท์หรือแลปท็อปติดต่อครอบครัวและเพื่อนร่วมงานได้

5. ตอบอีเมลสั้นๆ

หากคุณนิสัยเขียนอีเมลยาว หยุดเสียเวลา และเปลี่ยนมาเขียนข้อความสั้น ทำให้อีเมลตรงประเด็น และคำถามระบุในบรรทัดแรกเพื่อไม่ให้สับสน ส่วนใหญ่อีเมลจบได้ในไม่กี่ประโยค และความกระชับบ่งบอกว่าคุณให้ค่าเวลาทุกคน รวมถึงตัวเอง

มีเพียงไม่กี่อีเมลที่ต้องการตอบยาว สามารถเก็บไว้ในหมวด "ตอบภายหลัง" ได้ หากทำได้ ส่งตอบแบบเสียงก็ดี

6. ปฏิเสธการแจ้งเตือนอีเมล

การแจ้งเตือนเป็นสาเหตุหลักของความ気が散 สำหรับมืออาชีพสมัยใหม่ การสมมติว่าการแจ้งเตือนมาจากโซเชียลมีเดียทั้งหมดผิด

การแจ้งเตือนอีเมลก็ขึ้นบ้าง ทำให้เวิร์กโฟลว์ปกติหยุดชะงัก ด้วยการแจ้งเตือนอีเมลเปิดอยู่ การปิดแอปหรือแท็บไม่ช่วยอะไร

หากคุณถูกรบกวนทุกครั้งที่มีอีเมลใหม่ และยุ่งกับกล่องจดหมาย ดีกว่า ปิดการแจ้งเตือนอีเมลใหม่ จะช่วยโฟกัสงานที่มีอยู่ โดยเฉพาะงานที่ต้องการความสนใจเต็มที่

7. ลองเปิดตัวตอบอัตโนมัติวันหยุดสุดสัปดาห์

วิธีนี้สำคัญหากคุณเป็นฟรีแลนซ์หรือผู้ประกอบการคนเดียว ตอบอัตโนมัติช่วยคุณไม่ถูกกดดันจากอีเมล ขณะที่เพลิดเพลินกับความสงบสุข

สร้างตัวตอบอัตโนมัติที่มีความคิดและให้ข้อมูล เพื่อดูแลอีเมลทั้งหมดที่ได้รับในวันหยุดหรือวันลาพักผ่อน

8. หยุดเช็คอีเมลบนสมาร์ทโฟน

ประเด็นนี้อาจทำให้คุณกลัว FOMO (Fear of Missing Out) แต่คิดซ้ำว่าคุณต้องการไคลเอนต์อีเมลบนโทรศัพท์จริงไหม แทนที่จะรับอีเมล ใช้แอปสื่อสารเรียลไทม์อย่าง Slack บนโทรศัพท์ ดีกว่า ให้อีเมลอยู่ที่เดสก์ท็อป และเพลิดเพลินกับพักผ่อนสั้นๆ โดยไม่กังวล

9. ให้คุณค่าพื้นที่กล่องจดหมาย

คุณอาจใช้ไคลเอนต์อีเมลฟรี แต่ไม่ได้ความหมายว่าปล่อยให้กล่องจดหมายวุ่นวายกับอีเมลไม่พึงประสงค์ หากสมัครรับเว็บไซต์ที่ส่งโปรโมชั่นและขายของตลอดวัน ถึงเวลาตัดสินใจแล้ว

อีเมลโปรโมชั่นเยอะมาถึงเพราะคุณอนุญาตตั้งแต่แรก จึงยกเลิกสมัครรับจากเว็บไซต์ที่ไม่สนใจแล้ว

คิดดีๆ ก่อนสมัครรับนิวส์เลทเตอร์ครั้งหน้า ด้วยนั้น คุณไม่ต้องใช้เวลาหาอีเมลสำคัญหรือลบอีเมลไม่จำเป็น

10. แยกบัญชีอีเมลส่วนตัวและธุรกิจ

ดูเหมือนเรื่องที่ทุกคนรู้ แต่จะมีคนบางคนที่รับอีเมลทั้งอาชีพและส่วนตัวในกล่องจดหมายเดียว หากคุณเป็นคนหนึ่ง ถึงเวลาสร้างอีเมลแยกสำหรับส่วนตัวและอาชีพแล้ว

พยายามอย่าเช็คอีเมลส่วนตัวในช่วงเวลาทำงาน (เว้นแต่รออีเมลสำคัญ) และหลีกเลี่ยงเช็คอีเมลงานนอกเวลาทำงาน ดังนั้น คุณสามารถรักษาสมดุลงาน-ชีวิตที่ดี ซึ่งสุดท้ายช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ

ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่ให้กล่องจดหมายเป็นอุปสรรค

แม้อีเมลจะเปลี่ยนแปลงการสื่อสารอย่างยิ่งใหญ่ การสนใจมากเกินไปก็รบกวนและทำลายได้ ด้วยการจำกัดความสนใจในกล่องจดหมาย คุณสามารถโฟกัสงานประจำวันต่อไปได้