วิธีควบคุมกล่องจดหมายอีเมลของคุณและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สำหรับมืออาชีพ เป็นไปไม่ได้เลยที่จะนึกถึงวันที่ไม่มีอีเมล ผลการศึกษาพบว่าผู้เชี่ยวชาญในองค์กรใช้เวลาประมาณหนึ่งในสามของชั่วโมงทำงานในการตรวจสอบกล่องจดหมาย

การจัดลำดับความสำคัญของอีเมลจะทำให้คุณต้องเสียสละประสิทธิภาพการทำงาน โฟกัส และความคิดสร้างสรรค์ เคล็ดลับต่อไปนี้สามารถช่วยให้คุณควบคุมเวลาในการตรวจสอบกล่องจดหมายได้

1. จำกัดการตรวจสอบอีเมล

การตรวจสอบกล่องจดหมายของคุณหลายครั้งจะไม่ทำให้คุณไปไหน ดังนั้น จำกัดจำนวนครั้งที่คุณต้องการตรวจสอบอีเมลใหม่ในกล่องจดหมายของคุณ

สร้างขีดจำกัดตามความต้องการและปริมาณงานของคุณ การตรวจสอบอีเมลในตอนต้นและตอนสิ้นสุดของชั่วโมงทำงานนั้นเป็นเรื่องปกติ หากจำเป็น คุณสามารถตรวจสอบได้หลังอาหารกลางวัน

อย่าตรวจสอบกล่องจดหมายของคุณในช่วงเวลาที่มีประสิทธิผลมากที่สุดของวัน เช่น ตอนเช้าและตอนเย็น หรือเมื่อคุณใช้เวลาอยู่กับครอบครัว คุณสามารถยืดหยุ่นและทำการทดลองต่อไปได้จนกว่าคุณจะพบสิ่งที่เหมาะสม ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกำหนดขีดจำกัดเช่น:

• ห้ามเช็คอีเมลธุรกิจก่อนเวลา 10.00 น. และหลัง 19.00 น. หรือในช่วงวันหยุดสุดสัปดาห์
• ตรวจสอบกล่องจดหมายของคุณเพียงวันละสองครั้งหรือสามครั้ง
• ใช้ระบบที่มีโครงสร้างที่แสดงเฉพาะอีเมลล่าสุดหรืออีเมลสำคัญ

2. รับงานโดยตรงไปยังแอปการจัดการงาน

คุณเป็นหนึ่งในนั้นที่พึ่งพาอีเมลสำหรับการมอบหมายงานหรือไม่? ถ้าใช่ ก็ถึงเวลาต้องเปลี่ยน สาเหตุหลักประการหนึ่งที่ทำให้ตรวจสอบกล่องจดหมายอยู่เสมอคือมีผู้อื่นมอบหมายงานใหม่ให้คุณทางอีเมลหรือเก็บงานของคุณไว้ที่นั่น

กล่องจดหมายอีเมลของคุณไม่จำเป็นต้องทำงานเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำ จำกัดการใช้อีเมลเพื่อวัตถุประสงค์ในการสื่อสารเท่านั้น ย้ายทุกสิ่งที่จำเป็นต้องดำเนินการนอกเหนือจากการตอบสนองต่อแอปการจัดการงานหรือแอปพลิเคชันรายการสิ่งที่ต้องทำ แอปพลิเคชันดังกล่าวยังมีคุณลักษณะการสื่อสารแบบทันทีซึ่งจะทำให้การจัดการโครงการเป็นไปอย่างราบรื่น

3. ดำเนินการกับอีเมลทันที

หากคุณเปิดอีเมลและอ่าน อย่าเพิ่งปิดหลังจากอ่านแล้วไปยุ่งกับอีเมลอื่น ดำเนินการกับอีเมลนั้นทันทีเพื่อหลีกเลี่ยงการกลับมาที่กล่องจดหมายของคุณอีกครั้งเพื่อตอบกลับ

หากอีเมลต้องการการตอบกลับ ให้ทำอย่างนั้น หากคุณต้องการอีเมลเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต:

• เก็บมันไว้
• หากอีเมลมีความสำคัญต่อธุรกิจ ให้ติดดาวไว้
• ถ้าไม่ต้องการแล้ว ให้ลบออก

การอ่านอีเมลแต่ละฉบับให้เสร็จเป็นกุญแจสำคัญในการทำให้กล่องจดหมายและสมองของคุณปราศจากความยุ่งเหยิง

4. ปิดไคลเอนต์อีเมลของคุณ

ได้ คุณสามารถทำงานบนเดสก์ท็อปของคุณต่อไปได้โดยไม่ต้องทำให้แอปอีเมลทำงานต่อไป หลังจากตรวจสอบและตอบกลับอีเมลของคุณแล้ว ให้ปิดแอปและโฟกัสไปที่การทำงานให้เสร็จ

แจ้งครอบครัว เพื่อน เพื่อนร่วมงาน และลูกค้าว่าอีเมลไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดในการติดต่อคุณเพื่อตอบกลับทันที

เมื่อทราบแล้ว พวกเขาก็จะมีความคาดหวังที่จำกัดเกี่ยวกับการตอบกลับอีเมลจากคุณ คุณสามารถใช้แอปพลิเคชันรับส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีอื่นๆ บนโทรศัพท์หรือแล็ปท็อปเพื่อติดต่อกับครอบครัวและเพื่อนร่วมงานได้

5. ตอบกลับอีเมลแบบสั้น

หากคุณมีนิสัยชอบเขียนอีเมลยาวๆ ให้หยุดเสียเวลาและเปลี่ยนไปเขียนข้อความอีเมลสั้นๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณตรงประเด็น และคำถามของคุณระบุไว้ในบรรทัดแรกเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน คุณสามารถเขียนอีเมลส่วนใหญ่ให้เสร็จในสองสามประโยค และความกระชับของอีเมลแสดงให้เห็นว่าคุณให้ความสำคัญกับเวลาของทุกคน รวมถึงเวลาของคุณเองด้วย

อีเมลเพียงไม่กี่ฉบับจะต้องมีการตอบกลับที่นานขึ้น และคุณสามารถเก็บไว้ในหมวดหมู่ "ตอบกลับภายหลัง" ได้อย่างง่ายดาย หากเป็นไปได้ คุณสามารถส่งคำตอบดังกล่าวได้ในรูปแบบข้อความเสียง

6. ปฏิเสธการแจ้งเตือนทางอีเมล

การแจ้งเตือนเป็นสาเหตุหลักของความฟุ้งซ่านสำหรับมืออาชีพยุคใหม่ ถือว่าผิดหากสันนิษฐานว่าการแจ้งเตือนทั้งหมดมาจากโซเชียลมีเดีย

การแจ้งเตือนทางอีเมลยังปรากฏขึ้นเป็นครั้งคราว ทำให้ขั้นตอนการทำงานปกติของคุณหยุดชะงัก เมื่อเปิดใช้งานการแจ้งเตือนทางอีเมล การปิดแอปหรือแท็บจะไม่ช่วยอะไร

หากคุณฟุ้งซ่านจากการแจ้งเตือนทางอีเมลใหม่ทุกครั้ง และคุณมัวแต่ยุ่งกับการตรวจสอบกล่องขาเข้าอีเมลของคุณ จะเป็นการดีกว่าที่จะปิดการใช้งานการแจ้งเตือนทางอีเมลใหม่ มันจะช่วยให้คุณมีสมาธิกับงานที่ทำอยู่ โดยเฉพาะงานที่ต้องการความเอาใจใส่อย่างเต็มที่

7. ลองเปิดใช้งานระบบตอบกลับอัตโนมัติในช่วงสุดสัปดาห์

วิธีนี้จำเป็นอย่างยิ่งหากคุณเป็นฟรีแลนซ์หรือโซโลพรีเนอร์ ระบบตอบรับอัตโนมัติช่วยให้คุณไม่ต้องถูกกีดกันจากทุกคนในขณะที่ละเลยอีเมลเพื่อความสบายใจของคุณ

สร้างระบบตอบรับอัตโนมัติที่รอบคอบและให้ข้อมูลที่สามารถดูแลอีเมลทั้งหมดที่คุณได้รับในช่วงสุดสัปดาห์หรือวันหยุด

8. หยุดตรวจสอบอีเมลบนสมาร์ทโฟนของคุณ

ประเด็นนี้อาจทำให้คุณกลัวด้วย FOMO อย่างไรก็ตาม ลองคิดดูดีๆ ว่าคุณจำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรมรับส่งเมลในโทรศัพท์ของคุณจริงๆ หรือไม่ แทนที่จะรับอีเมล คุณสามารถใช้แอปสื่อสารแบบโต้ตอบทันที เช่น Slack บนโทรศัพท์ของคุณ ทิ้งอีเมลไว้บนเดสก์ท็อปของคุณและเพลิดเพลินกับช่วงพักสั้นๆ ได้โดยไม่ต้องกังวล

9. ให้ความสำคัญกับพื้นที่กล่องจดหมายของคุณ

คุณอาจใช้โปรแกรมรับส่งเมลฟรี แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณจะปล่อยให้กล่องจดหมายของคุณเกะกะด้วยอีเมลที่ไม่ต้องการ หากคุณสมัครรับข้อมูลเว็บไซต์ที่โจมตีคุณตลอดทั้งวันด้วยการขายและการส่งเสริมการขาย ก็ถึงเวลาที่จะดำเนินการบางอย่าง

อีเมลส่งเสริมการขายจำนวนมากส่งถึงอีเมลของคุณเนื่องจากคุณอนุญาตตั้งแต่แรก ดังนั้น ยกเลิกการสมัครจากเว็บไซต์ที่คุณไม่สนใจอีกต่อไป

นอกจากนี้ คิดให้รอบคอบก่อนสมัครรับจดหมายข่าวในครั้งต่อไป ด้วยเหตุนี้ คุณจึงไม่ต้องเสียเวลาค้นหาอีเมลสำคัญหรือลบอีเมลที่ไม่จำเป็น

10. แยกบัญชีอีเมลส่วนบุคคลและธุรกิจออกจากกัน

อาจดูเหมือนเป็นสิ่งที่เราทุกคนรู้ แต่จะมีบางคนที่ได้รับอีเมลทั้งแบบมืออาชีพและส่วนตัวในกล่องจดหมายเดียวกันเสมอ หากคุณเป็นหนึ่งในนั้น ถึงเวลาแล้วที่คุณจะต้องสร้างอีเมลที่แตกต่างกันเพื่อวัตถุประสงค์ส่วนตัวและเพื่อการทำงาน

พยายามอย่าตรวจสอบอีเมลส่วนตัวของคุณในช่วงเวลาทำการ (เว้นแต่ว่าคุณคาดหวังว่าจะได้รับอีเมลสำคัญบางอย่าง) ในทำนองเดียวกัน หลีกเลี่ยงการตรวจสอบอีเมลอย่างเป็นทางการนอกเวลาทำการ ดังนั้น คุณจึงสามารถรักษาสมดุลชีวิตการทำงานและชีวิตที่ดีได้ ซึ่งจะส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานของคุณในที่สุด

ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่รบกวนกล่องจดหมายของคุณ

แม้ว่าอีเมลจะนำมาซึ่งการเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญในวิธีที่เราสื่อสารกัน แต่การให้ความสนใจกับอีเมลมากเกินไปอาจทำให้เสียสมาธิและทำลายล้างได้ เมื่อจำกัดความสนใจไปที่กล่องจดหมาย คุณจะยังคงจดจ่อกับงานประจำวันต่อไปได้