หากใช้ Mac ในที่ทำงาน น่าจะใช้แอป Mail สำหรับสื่อสารอีเมล Built-in macOS utility นี้มีฟีเจอร์ยืดหยุ่น ทำให้เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์สำหรับมืออาชีพ
อาจไม่เคยมีเวลาสำรวจฟีเจอร์เหล่านี้ หรือเป็นผู้ใช้ Mac ใหม่ ไม่ว่าจะเป็นอย่างไร รายการเคล็ดลับ Productivity สำหรับ Mail บน Mac นี้จะช่วย Setup ให้ประสบความสำเร็จ
1. ใช้ VIPs สำหรับหัวหน้าหรือลูกค้า
ฟีเจอร์ VIP ของ Mail (มีทั้ง Mac และ iOS) ให้วิธีจับอีเมลจาก Contact สำคัญได้ง่าย ด้วย Mailbox 專用 นี่คือวิธีสะดวกให้แน่ใจว่าคุณเห็นข้อความจากหัวหน้าหรือลูกค้ารวดเร็ว
ตั้งค่า VIP แล้ว กำหนดเสียงแจ้งเตือนเฉพาะ (Custom notification sounds) ตอนอีเมลจาก VIP เข้ามา จะรู้ทันที แม้ตาจะไม่ได้ดูหน้าจอ
ตั้งค่า VIP ใน Mail
กำหนด Contact หรือ Sender เป็น VIP ง่ายเพียงไม่กี่คลิก:
- เลือกอีเมลในแอป Mail จาก Sender ที่ต้องการทำ VIP
- คลิก ชื่อ ใน Header ของอีเมล
- เลือก Add to VIPs จากเมนูลัด
ทันทีจะเห็นการเปลี่ยนแปลง: ชื่อคนใน Header จะมีดาว (Star) ติดอยู่ และชื่อ/อีเมลของพวกเขาจะปรากฏใน Mailbox VIPs
ตั้งค่า Custom VIP Notification
ส่วนนี้ Optional แต่ใช้งานได้จริง ตั้งเสียงแจ้งเตือนเฉพาะสำหรับอีเมลจาก VIP:
- คลิก Mail > Preferences จาก Menu Bar ไปแท็บ Rules
- คลิก Add Rule
- ตั้ง ชื่อ Rule ทิ้ง If [any/all] of the following conditions are met ไว้ที่ any
- Condition: เลือก Sender is VIP
- Action: เลือก Play Sound แล้วเลือกเสียงที่ต้องการในกล่องขวา
- กด OK กล่องถามว่า Apply rule กับ Inbox ปัจจุบัน ให้เลือก Don't Apply
ตอนศีรษะต่ำอ่านเอกสาร จะรู้ทันทีว่ามีอีเมล VIP เข้ามา จากเสียง
2. สร้าง Email Groups สำหรับทีมหรือพนักงาน
ทำงานกับ Project Team ทุกวัน หรือส่งอีเมลพนักงานบ่อย ใช้ Group สำหรับ Contact เหล่านั้น ทำให้ส่งอีเมลหลายคนพร้อมกันง่าย แม้ต้องใช้ Contacts App สร้าง Group แต่ส่งอีเมลผ่าน Mail App ได้
สร้าง Group ของคุณ
เปิด Contacts App บน Mac มี 2 วิธีเร็ว:
- คลิก File > New Group จาก Menu Bar หรือคลิก Plus sign ที่ปรากฏข้าง Category เช่น iCloud หรือ Gmail ตั้งชื่อ Group ใหม่ กด Return แล้วลาก Contact จากตำแหน่งต่างๆ เข้า Group ใหม่
- Select Contact ทั้งหมดที่ต้องการใน Group คลิกคนแรก ถือ Command และคลิก คนอื่นๆ แล้วเลือก File > New Group from Selection จาก Menu Bar ตั้งชื่อ Group
สร้าง Group Email
ตั้งค่า Group ใน Contacts App เสร็จ การส่งอีเมลให้พวกเขาง่ายมาก ทำได้ทั้ง Contacts และ Mail App
ใน Contacts App: คลิกขวา Email Group เลือก Send Email to [group name] หน้าต่าง New Message ใน Mail จะเปิดพร้อม Group ในช่อง To
ใน Mail App: เริ่มพิมพ์ชื่อ Group ในช่อง To เวลา Group แสดงใน Suggestion ให้คลิกเลือก
วิธีไหนก็ตาม เคล็ดลับนี้ทำให้ส่งอีเมลหลายคนพร้อมกันสะดวก โดยเฉพาะส่งคนเดิมบ่อย
3. ตั้งค่า Mail Rules สำหรับอีเมลโครงการ
หากตั้งค่า Custom notification sound สำหรับ VIP ตามข้อ 1 แสดงว่าลอง Rules ใน Mail แล้ว แต่ Rules ทำได้มากกว่านั้นมาก
ตั้งค่า Mail Rules สำหรับอีเมลเกี่ยวกับ Project หรือหัวข้อเฉพาะ ให้ App ทำ Action อัตโนมัติ วิธีจัดระเบียบ Inbox ให้ดี เก็บข้อความคล้ายกันไว้ด้วยกัน หรือ Mark อีเมลแบบเฉพาะเพื่อจับตาได้เร็ว
ย้ายอีเมลไปโฟลเดอร์
ตัวอย่าง: ย้ายอีเมลทั้งหมดของ Project X ไป Mailbox Project X รวมข้อความที่ Subject มี "Project X" และจากสมาชิก Project X Group
- คลิก Mail > Preferences จาก Menu Bar ไปแท็บ Rules
- คลิก Add Rule
- ตั้งชื่อ Rule เช่น Project X Emails
- ทิ้ง If [any/all] of the following conditions are met ไว้ any (จับเงื่อนไขไหนก็ได้)
- Condition: เลือก Subject ใน Dropdown แรก contains ในตัวที่สอง พิมพ์ "Project X"
- คลิก Plus sign ขวา เพิ่ม Condition
- Condition ถัดไป: Sender is member of group Dropdown แรก Project X Group (Group ที่สร้างก่อนหน้า) Dropdown ที่สอง
- Action: Move Message Dropdown แรก Project X Dropdown ที่สอง
- กด OK เลือก Don't Apply หรือ Apply ตามต้องการ
Mark อีเมลด้วยสีหรือ Flag
อาจไม่อยากย้ายโฟลเดอร์ แต่อยากจับตาอีเมลได้เร็วใน Inbox ใช้ Colors, Flags หรือทั้งคู่กับ Mail Rules
ใช้ตัวอย่าง Project X เหมือนเดิม ทำ Step 1-7 ตั้ง Condition ตรง Step 8 Action ให้เลือกอย่างใดอย่างหนึ่งหรือทั้งสอง:
- Set a color: Dropdown แรก Set Color ถัดไป Background หรือ Text แล้วเลือก Color
- Mark as flagged: Dropdown แรก Mark as Flagged ถัดไปเลือก Flag color
กด OK และเลือก Apply หรือ Don't Apply ตามต้องการ
กับ Rule ประเภทนี้ ย้ายข้อความอัตโนมัติ หรือจับตามอง Project Emails ได้ทันทีใน Inbox
4. สร้าง Smart Mailboxes สำหรับอีเมลที่ยังไม่ตอบ
Smart Mailboxes ใน Mail App คล้าย Rules แต่แทนที่จะ Move, Mark, Play sound Smart Mailboxes เก็บ (Hold) อีเมลที่ตรงเงื่อนไข
อีเมลยังคงอยู่ Inbox ต้นทาง ไม่ออกจากบัญชีอีเมลนั้น แต่ก็แสดงในพื้นที่ Smart Mailboxes ใน Mailbox 專用ของมัน
ดู Conditions ที่ตั้งได้สำห Smart Mailbox จะเจอหลายอย่างที่มีประโยชน์ ตัวอย่างดีคือ Mailbox สำหรับอีเมลที่ยังไม่ตอบ หากรับอีเมลเยอะทุกวันที่ต้องตอบ ใช้ Smart Mailbox รวมดูที่เดียว
ตั้งค่า:
- คลิก Mailbox > New Smart Mailbox จาก Menu Bar ตั้งชื่อ Mailbox
- ใน Contains messages that match [any/all] of the following conditions เลือก all (อาจต่างไปหากใช้ Smart Mailbox แบบอื่น)
- Condition: เลือก Message was not replied to ใน Dropdown
- คลิก Plus sign ขวา เพิ่ม Condition
- Condition ถัดไป: Date received Dropdown แรก is today Dropdown ที่สอง (เลือกได้: Yesterday, This week, Last week ตามต้องการ)
- กด OK
กับ Smart Mailbox นี้ สิ้นสุดวันตรวจดู ได้อีเมลที่ยังไม่ตอบทั้งหมด ไม่พลาดโอกาสตอบกลับ
ทำอะไรกับ Mac Mail ได้อีกมากกว่านี้
เคล็ดลับ Productivity 4 ข้อนี้เพียงจุดเริ่มต้นของการใช้ Mail บน Mac ให้มีประสิทธิภาพ ยังมีวิธีทำให้ Mail เป็น Desktop Email Client ที่ดีกว่านี้
แต่หากยังไม่เชื่อ อยากดูตัวเลือกอีเมลอื่น ลองดูทำไมควรใช้ Spark จัดการ Mail บน Mac และ iOS
