บ่อยแค่ไหนที่ได้อีเมลทำให้สงสัย "ทำไมส่งมาหาผม? ต้องทำยังไง?" บุคคลผู้ใหญ่ ต้องมีทักษะเขียนอีเมลมืออาชีพ ประหยัดเวลา ได้ตอบกลับ
แม้ส่งอีเมลหลายฉบับต่อวัน อาจไม่เก่งเขียนข้อความเหล่านี้ และเหมือนการสื่อสารทุกรูปแบบ Email Etiquette พัฒนาตามเวลา เรียนรู้วิธีเขียนอีเมลมืออาชีพจากข้อมูล (Data-backed) หรือใช้แอป/เว็บไซต์สำหรับ Template และกฎเกณฑ์ง่ายๆ
1. Your Email Could Be Better (Web): 10 ข้อผิดพลาดทั่วไปและวิธีแก้
อีเมลมีกฎและ Do's/Don'ts ที่ไม่ได้เขียนไว้ น่าประหลาดใจว่าละเมิดบ่อยแค่ไหน Your Email Could Be Better เป็นคู่มือเร็ว 10 ข้อผิดพลาดและวิธีแก้
เรามักไม่สังเกต เพราะมันพบบ่อย เช่น หลีกเลี่ยง Subject line คลุมเครือ ใส่ Call to Action ให้ผู้รับ ดูเหมือน Common sense แต่ลองดู Inbox จะพบอีเมลเยอะมากข้ามสิ่งเหล่านี้
แต่ละข้อผิด 10 ข้อ มีบทความสั้นอธิบาย Protocol ที่ถูกต้อง หากต้องบอกคนอื่นให้ปฏิบัติตามกฎ เว็บมีลิงก์ Handy สำหรับแต่ละข้อ แนวทางตัวอย่างอาจดู Aggressive หรือ Rude บ้าง ให้ปรับ Tone ให้เข้ากับผู้รับ
2. Networking Emails (Web): Template ฟรีสำหรับการเติบโตทางอาชีพ
เจอคนช่วยงานได้ แลกอีเมล ต้อง Follow up แต่มากเราสงสัยคำพูดที่จะขอความช่วยเหลือ งาน หรือก้าวหน้าด้านงานกับพวกเขา Resume Worded (เว็บ Resume/CV ดีที่สุด) รวบรวม Template อีเมล 50+ สำหรับโอกาสเหล่านี้
มี Search box หรือเลือก Tag เช่น Cold/Warm email networking, ขอแนะนำ/คำปรึกษา, ติดต่อกลับคนเก่า Browse รายการ จะเจอ Template เฉพาะเจาะจง เช่น Template แยกสำหรับ Follow up คนตอบ และคนไม่ตอบ
คลิก Template ดูข้อความเต็ม Copy-waste ไปที่ช่องเขียนอีเมล Template อธิบาย Logic และ Tips ให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ
3. Cold Email Template (Web): Template ฟรีติดต่อคนแปลกหน้า
งานยากที่สุดใน Networking คือ ส่ง Cold Email (อีเมลให้คนไม่รู้จัก ขอความช่วยเหลือ) อาจเป็น ขอความช่วยเหลือ ขายของ หรืออะไรก็ตาม แต่น่ากลัวที่จะขอจาก Stranger
Cold Email Template รวบรวม Template ฟรี 40 รายการ รวมถึง: ขอ Referral, Re-engage Prospects, ขายของ, Warm ways สร้างความสัมพันธ์, ข้อความสั้นกระชับ ตรงประเด็น Contacts app Markd พัฒนา ชุดนี้ อีเมลมาจากแหล่งต่างๆ: Freshworks, Sumo, Medium posts ฯลฯ
ใช้ง่าย: Copy-paste ไปที่ Email client กรอก/แทนที่ Field ที่เหมาะสม จำไว้: เป็น Template ใช้เป็นจุดเริ่มต้น ปรับแต่งให้เข้ากับตัวเอง เว็บมี Search และ Filter หากเร่งด่วน
4. 12 Done-For-You Email Scripts (Ebook): Template รายละเอียดเปิดประตูโอกาส
Zak Slayback (Venture Capitalist และ Career Advisor) ทำได้เกินคาด ติดต่ออีเมลกับคนไม่รู้จักเขา/สิ่งที่เสนอ ใน Ebook 50 หน้า รวบรวม 12 Script ที่ทดสอบจริงได้ผล
Slayback เองบอก: ไม่ใช่ Magic Template ต้องกรอกช่องว่าง แต่แตกต่างจุดที่เขาอธิบายว่าต้องเขียนอะไร และ ทำไม มี Focus สร้าง Personal connection ผ่านอีเมล และเป็นจริงพอที่ผู้รับไม่คิดว่าทำงานจาก Script
12 Scripts ครอบคลุม: จัด Meeting, ขอ Feedback, แนะนำ/Referral และสถานการณ์ที่เจอบ่อยในอาชีพ Ebook ช่วย Writers ที่ขอ Critique, Share จากคนที่นับถือ, หรือ Guest blogging spots
ต้องสมัคร Newsletter ของ Slayback เพื่อรับ Ebook ฟรี เหมือนเดิม แนะนำใช้ Burner/Disposable email สำหรับสมัคร
5. Email Guidelines for Students (Web): Etiquette จำเป็นสำหรับมหาวิทยาลัย
แม้ Text และ Tweet เก่ง อีเมลมืออาชีพเป็นเกมคนละชุด นักศึกษาโดยเฉพาะ สงสัยกฎไม่ได้เขียนของอีเมล อาจารย์หงุดหงิด Educational blog Inside Higher Ed รวบรวม Guideline จำเป็นสำหรับนักศึกษาหลังมัธยม
บทความอ่านล้ำค่า เข้าใจข้อผิดพลาดทั่วไปของนักศึกษา และสาเหตุ แต่สิ่งดีกว่าคือ ลิงก์ในบทความ Inside Higher Ed ชี้ Gem จากอาจารย์ให้นักศึกษา:
- How to Email Your Professor (without being annoying AF) - 10 องค์ประกอบอีเมลมีประสิทธิภาพ และ Template เรียบง่าย
- 5 Ways to Get a Busy Professor to Answer Your Emails - 5 สิ่งที่อาจารย์ค้นหาก่อนตอบ
- How to email a professor - เขียนอีเมลกระชับแต่อธิบายได้ และ Follow-up Etiquette สำคัญ
นำไปปฏิบัติ 1, 3 หรือทั้งบทความ ก็ตาม แต่นักศึกษาต้องอ่านทั้งหมด เข้าใจว่าอีเมลแย่ทำให้ถอยหลังกี่ขั้น และแก้ไขได้ง่ายแค่ไหน
เครื่องมือเขียนอีเมลให้ดีขึ้น
ผู้เชี่ยวชาญอีเมลข้างต้น มีคำแนะนำที่สอดคล้องกัน: ต้อง Spell-check และ Proofread, จัด Format ให้อ่านง่าย, กระชับ สั้น หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเล็กๆ มี App ช่วยเรื่องนี้
จากคำแนะนำ Spelling/Grammar อัตโนมัติ จนถึงหลีกเลี่ยงปุ่ม Reply-all เมื่อถูก BCC ใช้เครื่องมือเหล่านี้เขียนอีเมลดีขึ้น ที่คนจะอ่านและตอบ รายละเอียดเล็กๆ มักสร้าง Impact ใหญ่
