บ่อยแค่ไหนที่คุณได้รับอีเมลที่ทำให้คุณสงสัยว่า "ฉันสงสัยว่าทำไมพวกเขาถึงส่งมาให้ฉัน ฉันควรทำอย่างไรกับมันดี" ในฐานะผู้ใหญ่ การรู้วิธีเขียนอีเมลแบบมืออาชีพที่ช่วยประหยัดเวลาและได้รับการตอบกลับถือเป็นทักษะที่จำเป็นอย่างยิ่ง
แม้ว่าคุณจะส่งอีเมลหลายฉบับทุกวัน แต่คุณอาจเขียนข้อความเหล่านี้ไม่เก่ง และเช่นเดียวกับรูปแบบการสื่อสารใดๆ มารยาทในการใช้อีเมลก็เปลี่ยนแปลงไปตามกาลเวลา คุณสามารถเรียนรู้วิธีเขียนอีเมลแบบมืออาชีพโดยใช้ข้อมูลสำรองเหล่านี้ หรือใช้แอปและเว็บไซต์เหล่านี้เพื่อสร้างเทมเพลตและกฎง่ายๆ
1. อีเมลของคุณน่าจะดีกว่านี้ (เว็บ):10 ข้อผิดพลาดทั่วไปและการแก้ไข
อีเมลมีกฎเกณฑ์และสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำที่ยังไม่ได้พูด น่าแปลกใจที่เราฝ่าฝืนกฎเหล่านี้บ่อยเพียงใด อีเมลของคุณน่าจะดีกว่านี้ได้เป็นคำแนะนำโดยย่อเกี่ยวกับข้อผิดพลาดทั่วไป 10 ข้อและวิธีแก้ไข
เรามักจะไม่สังเกตเห็นพวกเขาเหมือนปกติ ตัวอย่างเช่น การหลีกเลี่ยงหัวเรื่องที่คลุมเครือ และการเรียกร้องให้ดำเนินการสำหรับผู้รับ ดูเหมือนจะเป็นเรื่องธรรมดา แต่ลองดูที่กล่องจดหมายแล้วคุณจะพบว่าอีเมลจำนวนมากข้ามไปโดยสิ้นเชิง
ข้อผิดพลาด 10 ข้อแต่ละข้อยังรวมถึงการเขียนสั้นๆ เกี่ยวกับโปรโตคอลที่ถูกต้องที่จะปฏิบัติตาม หากคุณต้องการบอกคนอื่นเกี่ยวกับการปฏิบัติตามกฎข้อใดข้อหนึ่ง เว็บไซต์มีลิงก์ที่มีประโยชน์สำหรับแต่ละประเด็น แนวทางตัวอย่างของพวกเขาอาจดูก้าวร้าวหรือหยาบคายเล็กน้อยสำหรับบางคน ดังนั้นให้ปรับแต่งโทนเสียงที่คุณต้องการใช้กับผู้รับ
2. อีเมลเครือข่าย (เว็บ):เทมเพลตฟรีสำหรับการเติบโตในอาชีพ
คุณพบคนที่สามารถช่วยงานของคุณ แลกเปลี่ยนอีเมล จากนั้นคุณต้องติดตามพวกเขา แต่อย่างไร พวกเราส่วนใหญ่ประสบปัญหาในการหาคำพูดที่เหมาะสมเพื่อขอความช่วยเหลือ งานหรือเพื่อพัฒนาสาเหตุที่เกี่ยวข้องกับงานของเราต่อไป Resume Worded หนึ่งในเว็บไซต์ประวัติย่อและประวัติย่อที่ดีที่สุด รวบรวมเทมเพลตอีเมลมากกว่า 50 รายการสำหรับโอกาสดังกล่าว
มีช่องค้นหาที่สะดวก หรือคุณสามารถเลือกแท็กอย่างใดอย่างหนึ่ง เช่น เทมเพลตเครือข่ายอีเมลแบบเย็นหรือแบบอุ่น ขอคำแนะนำหรือคำแนะนำ และการเชื่อมต่อกับผู้ติดต่อเก่าอีกครั้ง เรียกดูรายการและคุณจะพบเทมเพลตที่เจาะจงสำหรับวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน เช่น เทมเพลตแยกต่างหากสำหรับการติดตามผลโดยผู้ที่ไม่ตอบกลับและผู้ตอบกลับ
คลิกเทมเพลตเพื่อดูข้อความทั้งหมด แล้วคัดลอกและวางลงในกล่องข้อความอีเมลของคุณ เทมเพลตยังอธิบายตรรกะและช่วยให้คุณทราบเคล็ดลับบางประการเพื่อให้แน่ใจว่ามีผลตามที่ต้องการกับผู้รับ
3. เทมเพลตอีเมลเย็น (เว็บ):เทมเพลตฟรีสำหรับติดต่อคนแปลกหน้า
งานที่ยากที่สุดในระบบเครือข่ายคือการส่งอีเมลที่เย็นชา เช่น อีเมลถึงคนที่ไม่รู้จักคุณและขอบางอย่างจากพวกเขา อาจเป็นความโปรดปราน การขาย หรืออย่างอื่น แต่น่ากลัวที่จะขอจากคนแปลกหน้า
เทมเพลต Cold Email คือชุดของเทมเพลตฟรี 40 แบบสำหรับอีเมลแบบเย็น รายชื่อรวมถึงอีเมลสำหรับการอ้างอิง การมีส่วนร่วมกับผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าอีกครั้ง การขายของ วิธีที่อบอุ่นในการสร้างความสัมพันธ์ และข้อความที่เรียบง่ายและตรงประเด็น แอพรายชื่อ Markd พัฒนาคอลเลกชั่น, ในขณะที่อีเมลมาจากแหล่งต่างๆ เช่น Freshworks, Sumo, โพสต์ขนาดกลาง และอื่นๆ
การใช้อีเมลใดๆ ก็ทำได้ง่ายๆ เพียงแค่คัดลอกและวางลงในโปรแกรมรับส่งเมลของคุณ และกรอกหรือแทนที่ฟิลด์ที่เหมาะสม จำไว้ว่านี่คือเทมเพลต ดังนั้นให้ใช้เป็นจุดเริ่มต้นและปรับแต่งได้หากทำได้ เว็บไซต์มีช่องค้นหาและตัวกรองด้วยหากคุณเร่งรีบ
4. 12 Done-For-You Email Scripts (Ebook):เทมเพลตโดยละเอียดเพื่อเปิดประตู
นายทุนและที่ปรึกษาด้านอาชีพ Zak Slayback ชกเกินน้ำหนักของเขา เขาแลกเปลี่ยนอีเมลกับคนที่ไม่รู้จักเขาหรือสิ่งที่เขาเสนอ ในคู่มือ ebook 50 หน้าสั้นๆ นี้ เขาได้รวบรวมสคริปต์อีเมลที่ได้รับการทดสอบและทดลองมากที่สุด 12 บท
Slayback เป็นคนแรกที่บอกว่านี่ไม่ใช่เทมเพลตที่วิเศษ คุณต้องเติมช่องว่าง แต่แตกต่างจากเทมเพลตอื่น ๆ เขาอธิบายสิ่งที่คุณต้องเขียนและทำไม มีการมุ่งเน้นอย่างมากในการสร้างความสัมพันธ์ส่วนตัวผ่านอีเมล และการจริงใจเพียงพอที่ผู้รับจะไม่คิดว่าคุณกำลังทำงานจากสคริปต์
สคริปต์ทั้ง 12 บทครอบคลุมหัวข้อต่างๆ เช่น การจัดประชุม รับคำติชม การแนะนำตัวและการอ้างอิง และสถานการณ์อื่นๆ ที่คุณน่าจะเผชิญในอาชีพการงานของคุณ eBook นี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับนักเขียนที่กำลังมองหาคำวิจารณ์ การแชร์จากบุคคลที่พวกเขาชื่นชม หรือจุดให้แขกรับเชิญในบล็อก
คุณจะต้องสมัครรับจดหมายข่าวของ Slayback เพื่อรับ ebook ฟรี และเช่นเคย เราแนะนำให้ใช้เครื่องเขียนหรือบริการอีเมลแบบใช้แล้วทิ้ง
5. แนวทางอีเมลสำหรับนักศึกษา (เว็บ):มารยาทที่จำเป็นสำหรับมหาวิทยาลัย
แม้ว่าคุณจะส่งข้อความและทวีตข้อความที่ดีที่สุดได้ก็ตาม อีเมลสำหรับมืออาชีพก็คือเกมบอลที่ต่างออกไป โดยเฉพาะอย่างยิ่ง นักศึกษามีปัญหากับกฎของอีเมลที่ไม่ได้เขียนไว้ และอาจารย์จะรู้สึกรำคาญ บล็อกการศึกษา Inside Higher Ed รวบรวมแนวทางที่จำเป็นสำหรับนักเรียนหลังมัธยมศึกษาตอนปลาย
บทความนี้เป็นการอ่านเชิงลึกเกี่ยวกับข้อผิดพลาดทั่วไปที่นักเรียนทำ และปัญหาที่ก่อให้เกิดพวกเขาตั้งแต่แรก แต่สิ่งที่ดียิ่งกว่าคือลิงก์ในบทความ Inside Higher Ed ชี้ให้เห็นความล้ำค่าบางอย่างที่อาจารย์เขียนสำหรับนักเรียน:
- วิธีส่งอีเมลถึงศาสตราจารย์ของคุณ (โดยไม่ใช้ AF ที่น่ารำคาญ) - 10 องค์ประกอบของอีเมลที่มีประสิทธิภาพ และเทมเพลตง่ายๆ ที่ควรปฏิบัติตาม
- 5 วิธีในการรับศาสตราจารย์ที่ยุ่งเพื่อตอบอีเมลของคุณ - ห้าสิ่งที่อาจารย์ของคุณกำลังมองหาก่อนที่จะตอบ
- วิธีส่งอีเมลถึงศาสตราจารย์ - วิธีเขียนอีเมลที่กระชับแต่อธิบายได้กระชับ และที่สำคัญคือมีมารยาทในการติดตามผล
ไม่ว่าคุณจะนำไปใช้จริงเพียงข้อเดียว ทั้งสามบทความ หรือบทความ Inside Higher Ed นั้นขึ้นอยู่กับคุณ แต่หากคุณเป็นนักเรียน คุณต้องอ่านทั้งหมดเพื่อทำความเข้าใจว่าอีเมลที่ไม่ดีสามารถทำให้คุณกลับมาได้มากแค่ไหน และการแก้ไขนั้นง่ายเพียงใด
เครื่องมือในการเขียนอีเมลที่ดีขึ้น
ผู้เชี่ยวชาญด้านอีเมลทั้งหมดข้างต้นมีคำแนะนำที่สอดคล้องกัน พวกเขาคิดว่าคุณต้องตรวจตัวสะกดและตรวจทานอีเมล จัดรูปแบบข้อความให้อ่านง่าย กระชับและสั้น และหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่งี่เง่า มีแอพที่ช่วยคุณได้
ตั้งแต่คำแนะนำอัตโนมัติสำหรับการสะกดคำและไวยากรณ์ไปจนถึงการหลีกเลี่ยงปุ่มตอบกลับทั้งหมดเมื่อคุณเป็น BCC ให้ใช้เครื่องมือเหล่านี้เพื่อเขียนอีเมลที่ดีขึ้นซึ่งผู้คนจะอ่านและตอบกลับ รายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ดังกล่าวมักสร้างผลกระทบอย่างมาก
