ผู้ใช้ Apple Mail อาจเผชิญปัญหากับไฟล์แนบหลากหลาย รูปภาพและ PDF อาจแสดงในเนื้อหาข้อความ ไฟล์ที่ส่งจาก Mac อาจไม่แสดงถูกต้องใน Windows หรือแย่กว่า — ข้อความอาจไม่ถึงผู้รับเนื่องจากขนาดใหญ่เกินไป
ปัญหานี้ซับซ้อน เพราะผู้คนใช้ไคลเอนต์อีเมลและระบบปฏิบัติการต่างกันแลกเปลี่ยนข้อความ การเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับไฟล์แนบอีเมลจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงปัญหาบางส่วน
เราจะแสดงให้เห็นว่าไฟล์แนบทำงานอย่างไร และวิธีแก้ไขปัญหาสำคัญ
MIME คืออะไร?
ในยุคแรก อีเมลเป็นเพียงข้อความธรรมดา (Plain Text) ตามเวลา ผู้คนต้องการแลกเปลี่ยนไฟล์มัลติมีเดียและอื่นๆ ผ่านอีเมล
ดังนั้น ระบบใหม่เกิดขึ้นชื่อ MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions) เป็นมาตรฐานขยายความสามารถจำกัดของอีเมลด้วยฟีเจอร์ที่มีประโยชน์มากมาย คุณสามารถส่งไฟล์แนบหลายไฟล์ในข้อความเดียว ใช้ชุดอักขระระหว่างประเทศนอกเหนือจาก ASCII ใช้ Rich Text ในข้อความสำหรับฟอนต์และสีต่างๆ และส่งไฟล์เสียง วิดีโอ และรูปภาพ
MIME ทำงานอย่างไร?
วัตถุประสงค์ของ MIME คือ ติดฉลากเนื้อหาข้อความด้วย Header พิเศษ มันกำหนดและอธิบายส่วนต่างๆ ในเนื้อหาข้อความ Header นี้จะถูกอ่านโดยไคลเอนต์อีเมลเพื่อตีความและจัดรูปแบบข้อความ
MIME กำหนดฟิลด์ Header หลายตัว ได้แก่ MIME-Version, Content-Type, Content-Transfer-Encoding, Content-Disposition และอื่นๆ ดูหน้า Wikipedia เกี่ยวกับ MIME สำหรับรายละเอียด
การมี Header MIME-Version บ่งชี้ว่าข้อความเป็นไปตาม MIME Content-Type ระบุประเภทสื่อในเนื้อหาข้อความ และ Content-Disposition กำหนดการตั้งค่าไฟล์แนบ
Content-Type พร้อม image/gif บอกไคลเอนต์ว่าไฟล์แนบรูปภาพเป็น GIF และต้องใช้ Image Viewer ดู Content-Type พร้อม multipart/mixed บอกไคลเอนต์ว่าข้อความเป็นผสมของข้อความธรรมดาและไฟล์แนบ
หากคุณเปิด Source ของข้อความ คุณสามารถตรวจสอบ Header เหล่านี้ได้ เปิดข้อความในแอป Apple Mail เลือก View > Message > Raw Source
เมื่อผู้ใช้ส่งข้อความพร้อมไฟล์แนบ MIME จะเข้ารหัสส่วนต่างๆ ของข้อความเป็นข้อความธรรมดา กระบวนการเข้ารหัสเกิดขึ้นเร็วในเบื้องหลัง ไคลเอนต์ผู้รับอ่าน Header ถอดรหัสส่วนต่างๆ ของข้อความ และแสดงให้ผู้ใช้เห็น
เมื่อไฟล์แนบผิดปกติ
บทบาทของไคลเอนต์อีเมล สำหรับข้อความเข้าและออก ก็คือ ต้องเข้ารหัสและถอดรหัสข้อความอย่างถูกต้อง สร้างและตีความแท็ก HTML ด้วยการอ้างอิงที่เหมาะสมสำหรับกราฟิก และตั้งค่าแอตทริบิวต์ content-disposition ให้ถูกต้องสำหรับแต่ละไฟล์แนบ
ไม่มีแอปอีเมลที่สมบูรณ์ ทุกตัว รวมถึง Apple Mail ก็สามารถประสบปัญหาเหล่านี้:
- ผู้รับอาจมีแอปอีเมลเก่าที่ไม่รองรับรูปแบบการเข้ารหัสเฉพาะ ดังนั้นข้อความและไฟล์แนบมาถึงเป็นโค้ดสับสน
- ไฟล์แนบปรากฏแบบ Inline (ในบรรทัด) ไม่ใช่ท้ายข้อความ
- คนใช้ระบบปฏิบัติการต่างกันอาจเจอพฤติกรรมแปลกกับไฟล์แนบ
- บางคนอาจไม่ได้รับไฟล์แนบเลย แอปและบริการอีเมลปฏิเสธจัดการข้อความที่ใหญ่เกินขนาดที่กำหนด
ปฏิบัติตามเคล็ดลับด้านล่างเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาไฟล์แนบ
1. ใช้ Mail Drop และบริการคลาวด์คล้ายกัน
ใน macOS 10.10 Yosemite หรือใหม่กว่า หากขนาดข้อความขาออกรวมเกิน 20 MB ฟีเจอร์ Mail Drop จะทำงานอัตโนมัติ เมื่อเปิดใช้งาน มันจะอัปโหลดไฟล์ไป iCloud (จำกัด 5 GB) ลบไฟล์แนบทั้งหมดจากข้อความ และแทนที่ด้วยลิงก์ ลิงก์เป็นชั่วคราว และหมดอายุหลัง 30 วัน
โดยค่าเริ่มต้น Mail Drop เปิดอยู่สำหรับ iCloud แต่หากต้องการอนุญาตให้ทำงานกับบัญชีอีเมลที่ไม่ใช่ iCloud ไปที่ Mail > Preferences คลิกแท็บ Accounts เลือกบัญชีอีเมลที่ไม่ใช่ iCloud จากแผงซ้าย ภายใต้ Account Information ติ๊กช่อง Send large attachments with Mail Drop
หากไม่ต้องการใช้ Mail Drop ให้ใส่ไฟล์ในคลาวด์สตอเรจที่คุณชอบ และแชร์ลิงก์ไฟล์นั้นโดยตรงกับผู้รับ ข้อความจะถึงเร็วกว่า และหลีกเลี่ยงปัญหาขีดจำกัดขนาดไฟล์แนบ
2. ใช้ไฟล์แนบที่เข้ากันได้กับ Windows
ใน macOS บางไฟล์กราฟิกมีส่วนประกอบที่มองไม่เห็นชื่อว่า Resource Fork ส่วนนี้เก็บข้อมูลไฟล์ เช่น ประเภท ไอคอน ข้อมูลเมตา รูปย่อภาพ และอื่นๆ เมื่อคุณแชร์ไฟล์เหล่านี้ผ่านอีเมลหรือกับ Windows คุณจะเห็น 2 ไฟล์แยกกัน หนึ่งคือไฟล์ข้อมูล อีกหนึ่งคือ Resource Fork นำหน้าด้วยการตั้งชื่อ "__"
บน macOS คุณไม่เห็นไฟล์นี้ แต่ระบบปฏิบัติการและไคลเอนต์อีเมลอื่นๆ ไม่รู้จักจัดการ Resource Fork ดังนั้นจึงปรากฏเป็นไฟล์เพิ่มเติมที่อ่านไม่ได้ เพื่อป้องกัน ให้เลือก Edit > Attachments > Always Send Windows-Friendly Attachments
ตัวเลือกนี้ยังปรากฏเป็นช่องติ๊กที่ด้านล่างของหน้าต่างเลือกไฟล์ เมื่อคุณคลิกปุ่ม Attach บนแถบเครื่องมือ หากคุณส่งไฟล์ให้คนใช้ Outlook Mail ใน Windows บ่อย ให้แน่ใจว่าเลือกตัวเลือกนี้ เพื่อตัด Resource Fork ออกจากกราฟิกทั้งหมดที่ส่งออก
3. รวมนามสกุลไฟล์เสมอ
macOS และ Linux มีกลไกระบุประเภทไฟล์ในตัว ใช้ MIME กำหนดประเภทเนื้อหา และ UTIs ระบุข้อมูลในเอกสาร แอป และคลิปบอร์ด หากคุณมีไฟล์รูปภาพโดยไม่มีนามสกุล คุณดับเบิลคลิกเปิดใน Preview ได้ ไฟล์ประเภทอื่นเปิดในแอปเริ่มต้นได้ แอปต้องประกาศประเภทเอกสารที่เปิดและเขียนได้ในไฟล์ PLIST
ในทางกลับกัน Windows ไม่สนใจ MIME Types มันพึ่งพานามสกุลไฟล์อย่างเดียว หากคุณลบนามสกุลไฟล์ Windows จะไม่รู้จัดการไฟล์นั้นอย่างไร ดังนั้น ก่อนลากไฟล์เข้าไปในข้อความ ให้แน่ใจว่าไฟล์มีนามสกุล
เพื่อให้เห็นง่ายขึ้น เปิด Finder > Preferences คลิกปุ่ม Advanced และเลือกช่องติ๊ก Show All Filename Extensions เมื่อเลือกตัวเลือกนี้ Finder จะแสดงนามสกุลไฟล์บนเดสก์ท็อป ในโฟลเดอร์ และทุกที่ คุณจึงตรวจสอบได้ว่าทุกไฟล์แนบมีนามสกุล ทำให้ชีวิตผู้ใช้ Windows ง่ายขึ้น
4. วางไฟล์แนบที่ท้ายข้อความ
เมื่อคุณลากวางไฟล์เข้าไปในข้อความขาออก Mail จะวางไอคอนหรือรูปภาพขนาดเต็มที่จุดที่คุณวาง แต่อาจก่อให้เกิดปัญหากับไคลเอนต์ผู้รับ แอปอีเมลของพวกเขาอาจไม่รองรับกราฟิก Inline หรือผู้ใช้อาจปิดการแสดง Inline
หากคุณต้องการให้ไฟล์แนบทั้งหมดปรากฏที่ท้ายข้อความขาออก ให้เลือก Edit > Attachments > Always Insert Attachments at End of Message แต่สิ่งนี้ไม่ส่งผลต่อการที่ไฟล์แนบจะแสดงเป็นไอคอนหรือรูปย่อ
หากคุณคลิกขวาที่ไฟล์แนบ และเลือก View as Icon คุณสามารถทำให้รูปภาพขนาดเต็มแสดงเป็นไอคอนแทน แต่สิ่งนี้ไม่ส่งผลต่อวิธีที่ Mail ส่งข้อความ — แค่การแสดงผลให้คุณเห็น
เพื่อแก้ไข ให้เปิด Terminal และพิมพ์คำสั่งต่อไปนี้:
defaults write com.apple.mail DisableInlineAttachmentViewing -bool yesคำสั่งนี้จะปิดภาพ Inline ทั้งหมด รวมถึงรูปภาพในลายเซ็นอีเมลของคุณ แต่อย่างน้อยจะป้องกันปัญหาที่ฝั่งผู้รับ หากต้องการเปิดภาพ Inline อีกครั้ง ให้พิมพ์:
defaults write com.apple.mail DisableInlineAttachmentViewing -bool false
คำสั่งนี้มีประโยชน์ แต่ไม่สะดวกที่ต้องเปิด/ปิดกราฟิก Inline บ่อยๆ ทางเลือกอื่น คือบีบไฟล์ (Zip) ก่อนแนบ ไม่เพียงแต่รวมหลายไฟล์เป็นไฟล์เดียว แต่ยังรับประกันว่าไฟล์แนบจะแสดงเป็นไอคอนในไคลเอนต์ผู้รับ
ทำให้ Apple Mail ดีขึ้นอีก
การแก้ปัญหาไฟล์แนบเป็นเรื่องท้าทาย แม้แอปอีเมลทุกตัวพยายามให้ความเข้ากันได้ดีที่สุด คุณไม่เคยแน่ใจว่าจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อไฟล์แนบไปจากผู้ส่งถึงผู้รับ หากปฏิบัติตามเคล็ดลับทั้งหมด คุณไม่ควรกลัวปัญหาไฟล์แนบอีก
อย่าลืมกล่องจดหมายมือถือด้วย เราเคยแสดงวิธีบล็อกอีเมลบน iPhone เพื่อป้องกันข้อความรบกวน
สุดท้าย หากคุณใช้ Mac Mail ลองเคล็ดลับเพิ่มผลิตivité ของเรา
