เมื่อเริ่มต้นปีใหม่ คุณอาจเคยคิดว่าจะทำอะไรที่ต่างไปจากเดิม ระหว่างที่ทำงานและที่บ้าน มีอะไรให้ทำมากมาย แต่ด้วยเครื่องมือและนิสัยที่เหมาะสม คุณจะสามารถทำให้ปี 2017 เป็นปีที่มีประสิทธิผลสูงสุดได้
เราได้เตรียมโปรแกรม 12 ขั้นตอนที่จะช่วยให้คุณเปลี่ยนนิสัยการผลิตของคุณ คุณสามารถพิชิตพวกมันได้ทีละตัว ตั้งแต่เดือนมกราคมถึงธันวาคม
มกราคม:ทำตามกำหนดเวลา
ไม่มีวิธีใดที่จะดีไปกว่าการเริ่มต้นปีใหม่ด้วยการตรงต่อเวลาและทำตามตารางเวลาของคุณ คุณสามารถให้คำมั่นสัญญากับตัวเองได้อย่างแน่นอน แต่ถ้าคุณมีเครื่องมือดีๆ ที่จะช่วยคุณ สิ่งนั้นจะง่ายยิ่งขึ้นไปอีก
เลือกปฏิทินที่มีการเตือนความจำ กิจกรรมที่เกิดซ้ำ และการเข้าถึงข้ามแพลตฟอร์ม หนึ่งในตัวเลือกที่ได้รับความนิยมและใช้งานง่ายที่สุดคือ Google ปฏิทิน คุณสามารถใช้บนเว็บและอุปกรณ์ Android หรือ iOS ของคุณ
คุณสามารถตั้งค่าการเตือนความจำสำหรับแต่ละกิจกรรมที่คุณสร้างและตัดสินใจว่าจะรับการแจ้งเตือนเมื่อใด คุณสามารถเพิ่มกิจกรรมที่เกิดซ้ำสำหรับการประชุมรายสัปดาห์ แชร์ปฏิทินของคุณกับผู้อื่น และใช้คุณลักษณะหน้านัดหมายเพื่อบล็อกเวลาได้
กุมภาพันธ์:ตั้งเป้าหมาย
การตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนจะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้ คุณสามารถเริ่มต้นง่ายๆ โดยมีเป้าหมายในแต่ละวัน หรือเริ่มต้นทันทีและตั้งเป้าหมายสำหรับแต่ละสัปดาห์ ทุกเดือน หรือทั้งปี แล้วใส่ลงในปฏิทินนั้นเลย
เมื่อคุณตั้งเป้าหมายเหล่านี้สำหรับตัวคุณเอง ให้พิจารณารางวัลเมื่อคุณทำสำเร็จ สิ่งนี้ไม่เพียงทำให้คุณมองเห็นแสงสว่างที่ปลายอุโมงค์เท่านั้น แต่ยังทำให้คุณมีแรงบันดาลใจมากขึ้นอีกด้วย
ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณทำเอกสารที่ยุ่งยากและยาวเสร็จภายในสิ้นสัปดาห์ ให้รางวัลตัวเองด้วยการรับประทานอาหารกลางวันที่ร้านอาหารที่คุณชื่นชอบ
มีนาคม:ใช้เทมเพลต
พูดถึงเอกสาร พิจารณาใช้ (เพิ่มเติม) แม่แบบในปีใหม่ เมื่อคุณสร้างเอกสารธุรกิจตั้งแต่เริ่มต้น อาจใช้เวลานานมหาศาล แต่เมื่อคุณเริ่มต้นด้วยเทมเพลต คุณสามารถย่อเวลานั้นให้เหลือน้อยที่สุดและไปยังงานถัดไปได้อย่างง่ายดาย
คุณสามารถใช้เทมเพลต Microsoft Word สำหรับจดหมายและแผนธุรกิจ เทมเพลต Excel สำหรับงบประมาณและการเงิน และเทมเพลต PowerPoint สำหรับงานนำเสนอ
คุณยังสามารถดูเทมเพลตสำหรับ OneNote, Evernote และ Google Docs ได้อีกด้วย ทั้งหมดนี้ทำให้การสร้างเอกสารง่ายขึ้น
เมษายน:แบ่งโครงการขนาดใหญ่
หลายครั้งที่เราได้รับมอบหมายโครงการหรือสร้างโครงการขึ้นมาเองและต้องการจัดการทั้งหมดในคราวเดียว แต่สิ่งนี้อาจกลายเป็นผลตรงกันข้าม คุณสามารถโฟกัสได้ชัดเจนยิ่งขึ้นโดยแบ่งโปรเจ็กต์ออกเป็นชิ้นขนาดพอดีคำและทำงานที่ทำอยู่ก่อนดำเนินการต่อไป
ผู้จัดการโครงการใช้โครงสร้างการแบ่งงานเพื่อแยกสาขา องค์ประกอบ และแพ็คเกจงานของโครงการแยกกัน
การเห็นภาพรวมของโครงการขนาดใหญ่เป็นสิ่งสำคัญแน่นอน แต่ถ้าคุณสามารถจดจ่อกับงานทีละอย่างได้ คุณจะสามารถจัดระเบียบได้ดีขึ้น ติดตามได้ง่ายขึ้น และมั่นใจได้ว่าโครงการจะเสร็จสิ้นอย่างสมบูรณ์
พฤษภาคม:สร้างและจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่ต้องทำ
เพื่อช่วยเหลือคุณในโครงการขนาดใหญ่เหล่านั้นหรือเพียงแค่งานประจำวันของคุณ ให้ใช้รายการสิ่งที่ต้องทำและจัดลำดับความสำคัญ เช่นเดียวกับปฏิทิน คุณควรมองหาเครื่องมือที่ช่วยเตือนความจำ งานที่เกิดซ้ำ และการเข้าถึงข้ามแพลตฟอร์ม
Wunderlist เป็นผู้จัดการรายการงานที่ยอดเยี่ยม คุณสามารถสร้างรายการหลายรายการด้วยสิ่งที่ต้องทำในแต่ละรายการ จากนั้นเพิ่มการเตือนความจำ ตั้งค่าและจัดเรียงตามลำดับความสำคัญ รวมบันทึกย่อ และแนบไฟล์ คุณยังสร้างงานที่เกิดซ้ำและเพิ่มงานย่อยได้อีกด้วย
สำหรับการติดตามและจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่ต้องทำ แอปพลิเคชันมีให้บริการฟรีบนเว็บ, Android, iOS และแอปพลิเคชันเดสก์ท็อป Windows ใน Windows 10 ตอนนี้ Wunderlist จะซิงค์กับ Cortana ด้วย
มิถุนายน:งานมอบหมาย
การปฏิบัติตามเครื่องมือรายการงานนั้นมีประสิทธิภาพ แต่บ่อยครั้งการมอบหมายก็เช่นกัน หากคุณอยู่ในฐานะที่จะแบ่งเบาภาระได้ ให้ทำเป็นนิสัย คุณไม่จำเป็นต้องทำทุกอย่างด้วยตัวเอง และไม่ว่าจะที่ทำงานหรือที่บ้านถ้าคุณมีคนช่วยก็ปล่อยให้พวกเขาไป
เมื่อคุณแบ่งโปรเจ็กต์ออกเป็นงาน ให้ตัวเองจดจ่อกับงานที่มีลำดับความสำคัญสูง เป็นต้น จากนั้นให้งานที่มีลำดับความสำคัญต่ำกว่าแก่พนักงานหรือทีมของคุณ วิธีนี้ช่วยให้คุณดูแลสิ่งที่สำคัญที่สุดได้ แต่ยังคงมั่นใจได้ว่ารายการทั้งหมดจะเสร็จสมบูรณ์
ให้ Eisenhower Matrix ช่วยคุณจัดลำดับความสำคัญและมอบหมายงานของคุณ เมื่อคุณระบุงานที่เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ คุณควรมอบหมายงานนั้น
นี่เป็นเพียงหนึ่งในหลายวิธีการจัดลำดับความสำคัญของงาน
กรกฎาคม:จัดการเวลาของคุณ
จำไว้ว่าการมอบหมายเป็นส่วนสำคัญของการบริหารเวลา แต่เครื่องมือที่เหมาะสมก็เช่นกัน ในการติดตามเวลาของคุณ บันทึกการใช้จ่าย และสร้างแผนรายวันหรือรายสัปดาห์ ให้ใช้แอปพลิเคชันที่มีประโยชน์
จนถึงตอนนี้ คุณมีตัวจัดการปฏิทินและรายการงานแล้ว ตอนนี้คุณต้องการเครื่องมือติดตามเวลา ตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมคือ Toggl คุณสามารถเริ่มจับเวลากิจกรรมได้ด้วยการคลิก (หรือแตะที่แอพมือถือ) ตั้งค่าโครงการต่างๆ สำหรับการติดตาม เพิ่มแท็กสำหรับองค์กร และดูรายงานรายสัปดาห์ รายเดือน และรายปี
คุณสามารถใช้ Toggl บนเว็บและบนอุปกรณ์ Android หรือ iOS ของคุณได้ แอปพลิเคชันนี้ยังมีให้ใช้งานใน Windows, Mac และ Linux เป็นเครื่องมือเดสก์ท็อปอีกด้วย
สิงหาคม:ใช้เวลาเพื่อผ่อนคลาย
คุณอาจสงสัยว่าการใช้เวลาพักผ่อนสามารถช่วยให้คุณมีประสิทธิผลมากขึ้นได้อย่างไร แต่ให้คิดว่ามันเป็นเวลาที่จะก้าวออกจากโครงการหรืองานของคุณเพื่อล้างความคิดของคุณ เมื่อพร้อมจะกลับคืนสู่สภาพเดิม ก็ทำได้ด้วยสายตาที่สดใส ซึ่งมักจะทำให้คุณมองเห็นสิ่งที่คุณไม่เคยเห็นมาก่อน
บางวิธีใช้วิธีผ่อนคลายเช่นการทำสมาธิหรือการฝึกหายใจอย่างง่าย อีกครั้ง เครื่องช่วยประเภทนี้สามารถช่วยให้คุณคลายความเครียด ลดความวิตกกังวล และทำให้คุณมีทัศนคติที่สดชื่น ในช่วงท้ายของวันหรือแม้แต่ช่วงกลางวัน อย่าลืมจัดเวลาเพื่อผ่อนคลาย
กันยายน:รักษากล่องจดหมายของคุณ
คุณสามารถหาวิธีที่ดีกว่าในการจัดการได้เสมอ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับแอปพลิเคชันอีเมลที่คุณใช้ ถ้าคุณชอบ Microsoft Outlook คุณสามารถใช้ประโยชน์จากการตั้งค่ากฎ กฎเกณฑ์ทำให้ Outlook ย้ายอีเมลไปยังบางโฟลเดอร์ ตั้งค่าสถานะ และเล่นเสียงเตือน ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถตั้งค่าตัวกรอง Gmail ได้
บนอุปกรณ์มือถือของคุณ คุณสามารถใช้เครื่องมืออย่างเช่น Mailswipe [Broken URL Removed] เพื่อประมวลผลอีเมลของคุณได้เร็วขึ้น คุณเพียงแค่ปัดข้อความที่แสดงเป็นการ์ดเพื่อดำเนินการ คุณจึงสามารถย้ายอีเมลไปที่ถังขยะหรือบันทึกไว้ในภายหลังได้อย่างง่ายดาย
แอปฟรีสำหรับบัญชีอีเมลหนึ่งบัญชีทั้งบน Android [ไม่มีอีกต่อไป] และ iOS [ไม่มีให้บริการอีกต่อไป] โดยการซื้อในแอปเริ่มต้นที่ $2.99
ตุลาคม:ไปเดินเล่น
คล้ายกับการหาเวลาพักผ่อน การจัดตารางเวลาในการออกกำลังกายเป็นความคิดที่ดี แม้เพียงก้าวเดินสั้นๆ คุณก็จะได้ประโยชน์ทั้งกายและใจ การศึกษาต่างๆ เผยให้เห็นถึงความเชื่อมโยงระหว่างการออกกำลังกายกับประสิทธิภาพการทำงาน
การศึกษาหนึ่งที่ดำเนินการโดยนักวิจัยจากมหาวิทยาลัยสตอกโฮล์มและสถาบันคาโรลินสกาแสดงให้เห็นว่า:
ผู้ที่ออกกำลังกายยังรายงานว่ามีการปรับปรุงประสิทธิภาพในการประเมินตนเองด้วย โดยพวกเขารับรู้ว่าทำงานเสร็จมากขึ้น มีศักยภาพในการทำงานมากขึ้น และป่วยน้อยลง
ดังนั้น ไม่ว่าคุณจะออกจากโต๊ะทำงานไปเดินเล่นหรือชอบออกกำลังกายตามปกติในช่วงท้ายของวัน คุณก็สามารถรักษาร่างกายและจิตใจให้ฟิตอยู่เสมอ
พฤศจิกายน:ใช้ตัวจับเวลา
วิธีหนึ่งที่จะทำให้แน่ใจว่าได้เดินเล่นหรือเพียงแค่พักผ่อนช่วงสั้นๆ ก็คือการใช้ตัวจับเวลา คุณสามารถใช้ส่วนขยายเบราว์เซอร์ที่สะดวกได้หากงานส่วนใหญ่ของคุณทำทางออนไลน์ เพียงแค่ตั้งเวลาสำหรับระยะเวลาที่กำหนดและเมื่อเสียงเตือนดังขึ้น ให้ลุกขึ้นและไป ลองใช้ตัวจับเวลาคลิก 1 ครั้งสำหรับ Chrome หรือ TimerFox [ไม่มีให้ใช้งานอีกต่อไป] สำหรับ Firefox
หากคุณไม่ต้องการใช้ส่วนขยายเบราว์เซอร์ ให้ลองใช้ตัวจับเวลาบนอุปกรณ์มือถือของคุณ ทั้งอุปกรณ์ Android และ iOS มีตัวจับเวลาในตัว ในอุปกรณ์ทั้งสองเครื่อง เพียงเปิดแอปนาฬิกาเริ่มต้นแล้วใช้ตัวจับเวลาเพื่อนับถอยหลังหรือตั้งปลุกในช่วงเวลาหนึ่ง
ธันวาคม:ปล่อยให้ตัวเองมีประสิทธิผล
กี่ครั้งแล้วที่คุณพูดกับตัวเองเช่น "ฉันมีงานมากเกินไป ฉันไม่รู้ว่าจะต้องทำอย่างไร"? หรือว่า "ไม่มีทางที่ฉันจะทำทุกอย่างให้เสร็จภายในสิ้นสัปดาห์" ล่ะ เป็นเรื่องที่เข้าใจได้เมื่อรู้สึกหนักใจในบางครั้ง
แทนที่จะพูดถึงตัวเองว่าจะทำงานอย่างไร ให้พูดถึงตัวเอง ให้ลองใช้ประโยคเช่น "สิ่งที่ฉันต้องทำเพื่อทำทุกอย่างให้สำเร็จคือ..." หรือ "ฉันจะจัดเรียงใหม่เพื่อให้เสร็จภายในสัปดาห์นี้คือ..." ส่วนนี้ของการมีประสิทธิผลมากขึ้นจะช่วยให้คุณ ตั้งใจและคิดบวก
กล่าวคือ หยุดบ่นและเริ่มคิดอย่างมีประสิทธิผล
คุณพร้อมหรือยังที่จะผลิตผลงานได้มากขึ้นในปี 2017
คุณอาจใช้เครื่องมือเหล่านี้สองสามอย่างแล้วหรือสาบานด้วยนิสัยบางอย่าง แต่ถ้าคุณทำไม่ได้ ไม่มีเวลาใดที่ดีไปกว่าการเริ่มต้นปีใหม่
คุณมีแผนที่จะผลิตผลงานได้มากขึ้นในปี 2560 หรือไม่? หากคุณมีข้อเสนอแนะ เรายินดีรับฟัง!
