ขึ้นต้นปีใหม่ คุณอาจคิดว่าจะทำอะไรต่างจากเดิม ไม่ว่างานหรือบ้าน มีอะไรทำเยอะมาก แต่ด้วยเครื่องมือและนิสัยที่ถูกต้อง คุณสามารถทำให้ปี 2017 เป็นปีที่มีประสิทธิภาพที่สุด
เราเตรียมโปรแกรม 12 ขั้นตอนช่วยปรับเปลี่ยนนิสัยประสิทธิภาพ ทำทีละขั้นตอน ตั้งแต่ มกราคมถึง ธันวาคม
มกราคม: ตรงต่อเวลา ตามตาราง
เริ่มต้นปีใหม่ไม่มีอะไรดีกว่าการตรงเวลาและยึดติดตาราง คุณสามารถสัญญาตัวเองได้ แต่ถ้ามีเครื่องมือช่วย จะง่ายกว่ามาก
เลือกปฏิทินที่มีการแจ้งเตือน, เหตุการณ์ซ้ำ, และเข้าถึงข้ามแพลตฟอร์ม Google Calendar เป็นตัวเลือกยอดนิยมและเข้าใจง่าย ใช้ได้บนเว็บ, Android, iOS
ตั้งแจ้งเตือนแต่ละกิจกรรม, กำหนดเวลาแจ้ง, เพิ่มกิจกรรมซ้ำสำหรับประชุมรายสัปดาห์, แชร์ปฏิทิน, ใช้ฟีเจอร์ Appointment Page จองเวลา
กุมภาพันธ์: ตั้งเป้าหมาย
ตั้งเป้าหมายชัดเจนและมุ่งมั่นช่วยให้สำเร็จ เริ่มง่ายๆ ด้วยเป้าหมายรายวัน หรือกระโดดเข้ามาตั้งรายสัปดาห์, รายเดือน, หรือทั้งปี และใส่ลงปฏิทินเลย
ตอนตั้งเป้า ควรกำหนดรางวัลเมื่อสำเร็จ จะไม่ได้แค่เห็นแสงสว่างท้ายอุโมงค์ แต่ยังเพิ่มแรงจูงใจ
เช่น เสร็จเอกสารยากยาวสิ้นสัปดาห์นี้ แทนตัวเองกินข้าวเที่ยงที่ร้านโปรด
มีนาคม: ใช้เทมเพลต
เรื่องเอกสาร ใช้ (เพิ่ม) เทมเพลตในปีใหม่ สร้างเอกสารธุรกิจจากศูนย์ใช้เวลามาก แต่เริ่มจากเทมเพลตจะลดเวลาลงมากและไปงานต่อได้เร็ว
ใช้เทมเพลต Word สำหรับจดหมาย/แผนธุรกิจ, Excel สำหรับงบประมาณ/การเงิน, PowerPoint สำหรับนำเสนอ
เช็คเทมเพลต OneNote, Evernote, Google Docs ทำให้สร้างเอกสารง่ายขึ้น
เมษายน: แบ่งโครงการใหญ่เป็นชิ้นเล็ก
บ่อยครั้งได้โครงการใหญ่ อยากทำหมดในครั้งเดียว แต่กลับผลผกผัน แบ่งเป็นชิ้นเล็กๆ จัดการงานทีละอย่าง จะมุ่งเน้นชัดเจนกว่า
ผู้จัดการโครงการใช้ Work Breakdown Structure แยกสาขา, องค์ประกอบ, และแพ็กเกจงาน
เห็นภาพใหญ่สำคัญ แต่โฟกัสงานทีละอย่าง จะจัดระเบียبได้ดีกว่า, ติดตามง่ายกว่า, และโครงการเสร็จสมบูรณ์
พฤษภาคม: สร้างและจัดลำดับ To-Do List
ช่วยงานโครงการใหญ่หรืองานประจำวัน ใช้ To-Do list และจัดลำดับความสำคัญ เหมือนปฏิทิน คว้าหาเครื่องมือที่มีแจ้งเตือน, งานซ้ำ, เข้าถึงข้ามแพลตฟอร์ม
Wunderlist จัดการงานดีมาก สร้างลิสต์หลายลิสต์, เพิ่มแจ้งเตือน, จัดลำดับความสำคัญ, ใส่โน้ต, แนบไฟล์, สร้างงานซ้ำและงานย่อย
ฟรีบนเว็บ, Android, iOS, และ Windows desktop บน Windows 10 ซิงค์กับ Cortana ได้
มิถุนายน: มอบหมายงาน
จัดการงานด้วยเครื่องมือ To-Do ดี แต่การมอบหมายงานก็เท่าเทียม หากคุณมอบหมายได้ ให้ทำเป็นนิสัย ไม่ต้องทำทุกอย่างเอง ไม่ว่าที่ทำงานหรือบ้าน หากมีคนช่วย ให้พวกเขาช่วย
แบ่งโครงการเป็นงาน ให้ตัวเองโฟกัสงานสำคัญ ให้งาน優先น้อยกับพนักงาน/ทีม ทำให้คุณทำสิ่งสำคัญ แต่ทุกอย่างก็เสร็จ
ใช้ Eisenhower Matrix ช่วยจัดลำดับและมอบหมาย งานที่ "ด่วนแต่ไม่สำคัญ" ควรมอบหมาย
เพียงหนึ่งในหลายวิธีจัดลำดับงาน
กรกฎาคม: จัดการเวลา
การมอบหมายงานเป็นส่วนสำคัญของการจัดการเวลา เครื่องมือที่เหมาะสมก็สำคัญเช่นกัน สำหรับติดตามเวลา, บันทึกการใช้เวลา, วางแผนรายวัน/รายสัปดาห์ ใช้แอปที่สะดวก
ตอนนี้มีปฏิทินและ To-D list แล้ว ต้องการเครื่องมือติดตามเวลา Toggl ตัวเลือกดี กดเริ่มจับเวลาได้ทันที (แท็บบนมือถือ) ตั้งโครงการต่างๆ เพื่อติดตาม, เพิ่มแท็กจัดระเบียบ, ดูรายงานรายสัปดาห์/เดือน/ปี
ใช้ Toggl บนเว็บ, Android, iOS และ desktop Windows, Mac, Linux
สิงหาคม: สักพักผ่อนคลาย
อาจสงสัยว่าพักผ่อนช่วยประสิทธิภาพได้ยังไง คิดว่ามันคือเวลาห่างจากงานเพื่อล้างสมอง กลับมาทำต่อด้วยสายตาใหม่ มักเห็นสิ่งที่ไม่เคยเห็นมาก่อน
บางคนใช้การทำสมาธิหรือหายใจลึก ช่วยลดความเครียด, ลดความวิตกกังวล, ให้มุมมองใหม่ สิ้นวันหรือกลางวัน จงแน่ใจว่าจัดเวลาพักผ่อนไว้
กันยายน: ระเบียบกล่องจดหมาย
ขึ้นอยู่กับแอปอีเมลที่ใช้ ยังมีวิธีจัดการที่ดีกว่านี้อยู่ ถ้าชอบ Outlook ใช้ Rules ย้ายอีเมลไปโฟลเดอร์, ตั้งธง, เล่นเสียงเตือน Gmail ก็มี Filters
บนมือถือ ใช้ Mailswipe [URL ถูกนำออก] ประมวลผลอีเมลเร็วขึ้น สไวด์การ์ดเพื่อกระทำ: ลบทิ้งหรือเก็บไว้อ่านภายหลัง
ฟรีสำหรับ 1 บัญชีบน Android [ไม่พร้อมใช้งาน] และ iOS [ไม่พร้อมใช้งาน] ซื้อในแอปตั้งแต่ $2.99
ตุลาคม: ไปเดินเล่น
คล้ายกับการจัดเวลาพักผ่อน การจัดเวลาออกกำลังกายดีไม่กินข้าว แม้เดินสั้นๆ ก็ดีต่อจิตใจและร่างกาย การศึกษาหลายชิ้นยืนยันความเชื่อมโยงระหว่างการออกกำลังกายและประสิทธิภาพ
การศึกษาของ Stockholm University และ Karolinska Institutet พบว่า:
ผู้ที่ออกกำลังกายรายงานว่าประสิทธิภาพที่ประเมินเองดีขึ้น — รู้สึกว่าทำงานได้มากขึ้น, ความสามารถทำงานเพิ่มขึ้น, และป่วยน้อยลง
ไม่ว่าจะจากโต๊ะทำงานเดินสั้นๆ หรือออกกำลังกายปกติตอนเย็น จิตใจและร่างกายจะแข็งแรง
พฤศจิกายน: ใช้ตัวจับเวลา
วิธีหนึ่งให้แน่ใจว่าจะไปเดินหรือพักสั้นๆ คือใช้ตัวจับเวลา หากงานส่วนใหญ่ออนไลน์ ใช้ส่วนขยายเบราว์เซอร์ ตั้งเวลา แจ้งเตือนดัง ก็ในและไป ใช้ 1-click-timer สำหรับ Chrome หรือ TimerFox [ไม่พร้อมใช้งาน] สำหรับ Firefox
หากไม่ชอบส่วนขยาย ใช้ตัวจับเวลาในมือถือ Android และ iOS มี built-in เปิดแอป Clock ใช้ Timer นับถอยหลัง หรือ Alarm ตั้งเวลา
ธันวาคม: ให้ตัวเองมีประสิทธิภาพ
พูดกับตัวเองบ่อยแค่ไหนว่า "งานเยอะเกิน ไม่รู้จะทำยังไง" หรือ "ไม่มีทางเสร็จสิ้นสัปดาห์นี้" รู้สึกท่วมท้นเป็นเรื่องปกติ
แทนที่จะพูดให้ตัวเองไม่อยากทำงาน ให้พูดให้อยากทำงาน ใช้คำว่า "สิ่งที่ต้องทำเพื่อให้เสร็จคือ..." หรือ "จะจัดใหม่ยังไงให้เสร็จสิ้นสัปดาห์นี้คือ..." ส่วนนี้ช่วยโฟกัสและคิดบวก
กล่าวคือ หยุดบ่น เริ่มคิดอย่างมีประสิทธิภาพ
พร้อมที่จะมีประสิทธิภาพมากขึ้นในปี 2017 ไหม?
คุณอาจใช้เครื่องมือบางอย่างหรือถนัดนิสัยบางอย่างแล้ว แต่ถ้ายังไม่ได้ลอง ไม่มีเวลาดีกว่าเริ่มต้นปีใหม่
คุณมีแผนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในปี 2017 ไหม? มีข้อเสนอแนะไหม? เรายินดีฟัง!
